鄂履鶴

丹東農(nóng)業(yè)科學(xué)院 遼寧 丹東 118109

引言

目前在事業(yè)單位方案信息管理中，最常見(jiàn)的就是重保管忽視開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題，而在信息技術(shù)發(fā)展的環(huán)境中，事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，利用當(dāng)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，挖掘檔案資源開(kāi)發(fā)的渠道，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的有效利用。但是由于檔案管理還處在不斷發(fā)展的階段，對(duì)檔案信息資源的管理工作投入技術(shù)和人才支持不足，因此在開(kāi)發(fā)利用事業(yè)單位檔案信息資源的過(guò)程中還面對(duì)著一系列的挑戰(zhàn)。

1 事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中存在的不足

1.1 電子檔案安全性問(wèn)題

信息技術(shù)的更新為事業(yè)單位檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)、利用帶來(lái)了一定的便利，但是也存在著一定的不安全因素，由于新時(shí)期的電子檔案都是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，如果檔案管理人員的疏忽或者不良因素的干擾和侵入，不利于事業(yè)單位檔案信息資源的安全性，尤其是非法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取檔案資源，則會(huì)對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生較大的損失。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)由于網(wǎng)絡(luò)安全制度不成熟，檔案管理人員缺乏一定的安全意識(shí)，因此電子檔案的安全問(wèn)題一直是備受關(guān)注的問(wèn)題。

1.2 檔案管理信息化程度欠缺

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案信息管理中信息資源逐漸朝著數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展，電子檔案和電子文件越來(lái)越普遍，就傳統(tǒng)的檔案信息管理方式來(lái)說(shuō)，這種海量的信息資源難以滿足需要，因此有些事業(yè)單位具備發(fā)展的觀念，利用先進(jìn)的管理理念與手段，提高檔案信息資源的管理效率與質(zhì)量。但是由于部分檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)較低，在利用信息化技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理的過(guò)程中難免會(huì)遇到困難，導(dǎo)致信息化檔案管理只流于一種形式，在實(shí)際的工作中還是紙質(zhì)檔案資料占據(jù)更多。例如在借閱檔案時(shí)，不登記現(xiàn)象普遍存在，檔案管理人員為了某些原因，在檔案借閱過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行登記，導(dǎo)致檔案收集工作缺乏嚴(yán)密性，對(duì)檔案的完整性產(chǎn)生影響。關(guān)鍵資料內(nèi)容受損，紙質(zhì)的檔案信息資源難免會(huì)出現(xiàn)缺損或丟失的問(wèn)題，因此對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作來(lái)說(shuō)都會(huì)產(chǎn)生一定的消極影響。

1.3 檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作中，檔案管理工作人員需要具備良好的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的工作能力，需要其具備良好的信息素養(yǎng)，但是通過(guò)對(duì)目前的事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的工作人員進(jìn)行深入的分析可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，更不用說(shuō)工作能力了，并不能滿足新時(shí)期開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源工作的具體要求。還有部分事業(yè)單位在檔案管理工作人員的招聘上往往條件較低，或者將其他部門(mén)的工作人員安排到對(duì)檔案的管理工作中，更有甚者部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)利用人際關(guān)系對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行招聘[1]。所以在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量往往較低，不能滿足事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用工作中的實(shí)際要求。

1.4 檔案信息資源利用率低

在事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，存在檔案信息資源利用率較低的現(xiàn)象，究其原因還是由于沒(méi)有合理利用現(xiàn)有的條件與技術(shù)，導(dǎo)致工作人員和資金投入等出現(xiàn)浪費(fèi)的情況，同時(shí)也增加了事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)的壓力；其次是在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的建設(shè)中，檔案信息檢索功能和檢索入口沒(méi)有根據(jù)用戶(hù)的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，不能滿足不同身份用戶(hù)的各種需求；還有缺乏對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源的宣傳工作，沒(méi)有得到廣大人民群眾的支持，這也使得事業(yè)單位檔案信息資源利用受到較大的限制，沒(méi)有對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用形成正確的認(rèn)知。

2 事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的方式

2.1 樹(shù)立開(kāi)發(fā)利用意識(shí)

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的順利進(jìn)行，需要廣大人員給予充分的支持與參與，因此，為了得到全社會(huì)的支持，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要樹(shù)立先進(jìn)的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，提高對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的宣稱(chēng)力度。尤其是對(duì)于事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)直接關(guān)系到檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的有效性，因此事業(yè)單位可以定期舉辦相關(guān)的知識(shí)講座，讓領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)知開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的工作。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等方式，為全社會(huì)普及和宣傳檔案管理的知識(shí)與法律規(guī)范，激發(fā)人們開(kāi)發(fā)利用檔案的意識(shí)；此外還要重點(diǎn)宣傳，可以通過(guò)舉辦展覽等方式，使人民群眾了解到事業(yè)單位檔案信息資源，向人民群眾介紹檔案對(duì)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，為事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)建積極的外部環(huán)境。

2.2 加強(qiáng)信息資源建設(shè)

只有擁有大量的信息資源作為支撐，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的順利、高效展開(kāi)。基于此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員都需要提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源的重視，將其作為工作的重要內(nèi)容，只有最大限度地收集才能確保對(duì)其進(jìn)行最大化的利用，只有提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重視，做好事業(yè)單位檔案的錄入、整理工作，才能更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。因此事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要確保收集的檔案資源準(zhǔn)確、及時(shí)，不斷豐富自身的資源，完善檔案資源收集的制度與范圍，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案資源編研

檔案資源編研的效率與質(zhì)量檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用有著息息相關(guān)的影響，因此為了促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的順利進(jìn)行，必須做好事業(yè)單位檔案資源的編研工作。作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，要積極參與社會(huì)活動(dòng)，深入群眾，了解用戶(hù)對(duì)檔案管理的需求，從而明確檔案資源編研的題目，以便于充分發(fā)揮檔案資源編研的針對(duì)性與實(shí)用性，通過(guò)編寫(xiě)具有時(shí)效性和特色性質(zhì)的事業(yè)單位檔案，使得編研結(jié)果符合新時(shí)期社會(huì)群眾的需求，提高事業(yè)單位檔案信息的價(jià)值，充分滿足事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案用戶(hù)的各種信息需求[2]。

2.4 加強(qiáng)行政干預(yù)

因?yàn)槟壳拔覈?guó)很多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作予以充分的重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案進(jìn)行隨性整理，得過(guò)且過(guò)，在用戶(hù)需要查閱檔案時(shí)浪費(fèi)大量時(shí)間，導(dǎo)致工作效率低的現(xiàn)象。所以在新時(shí)期提高事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的有效性，除了事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)給予重視以外，政府必須加強(qiáng)行政干預(yù)，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展有法可依，從而保障事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作有序展開(kāi)。

2.5 充分利用數(shù)字信息技術(shù)

要想充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的優(yōu)勢(shì)，就必須提高對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)用到檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的全過(guò)程，將現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作變得更具現(xiàn)代化，以便于將不同形式與載體的檔案信息資源通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源實(shí)施自動(dòng)化的錄入與管理。其次事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要?jiǎng)?chuàng)建相關(guān)的數(shù)字信息開(kāi)發(fā)部門(mén)，構(gòu)建完善的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作體系，構(gòu)建數(shù)字化、信息化的全文數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源管理系統(tǒng)，在國(guó)家檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下編制一些檢索工具，使檔案管理工作人員的工作效率得到質(zhì)的飛躍[3]。通過(guò)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)事業(yè)單位中網(wǎng)絡(luò)上的信息資源進(jìn)行科學(xué)的開(kāi)發(fā)利用，在網(wǎng)絡(luò)中將事業(yè)單位檔案信息變得更加透明化，為事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用與宣傳工作提供指導(dǎo)與技術(shù)保障，為廣大人民群眾提供更加便捷、更加全面的信息資源服務(wù)。

2.6 擴(kuò)大信息資源開(kāi)放

事業(yè)單位的檔案管理部分在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的工作中，要遵循擴(kuò)大開(kāi)放檔案范圍、縮小檔案保密范圍的原則，提高事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)放工作，加快對(duì)檔案期限的鑒定，并且按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)法律，將可以開(kāi)放的檔案信息資源在最短的時(shí)間內(nèi)開(kāi)放，并且對(duì)開(kāi)放的檔案信息資源進(jìn)行劃控和解密，并且通過(guò)不同形式向人民群眾開(kāi)放，提高事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。因?yàn)槲覈?guó)目前還處在發(fā)展的階段，雖然多年前我國(guó)就頒布了《檔案法》，但是很多單位并沒(méi)有對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作予以重視，因此事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要加大檔案鑒定開(kāi)放的力度，最大化地滿足民生的需求。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)還要對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行錄入、歸檔、整理和保護(hù)工作，確保檔案信息資源管理的結(jié)構(gòu)不斷完善，還要做好檔案查閱的工作，為用戶(hù)和團(tuán)體提供更便捷的查閱工作，積極為民謀利。

2.7 優(yōu)化服務(wù)方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，對(duì)管理制度和服務(wù)方式都要進(jìn)行革新。不管是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員，都必須跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變以往落后的觀念和效率低下的服務(wù)方式。例如檢索工具可以為使用戶(hù)在最短的時(shí)間內(nèi)，從海量的檔案信息資源中搜索出自己需要的信息，因此事業(yè)單位檔案管理部門(mén)可以通過(guò)現(xiàn)代化的服務(wù)手段，將檢索工具和手段改革得更加現(xiàn)代化，提高服務(wù)的效率。其次，檔案管理工作人員要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，要跟隨信息社會(huì)發(fā)展的步伐，通過(guò)對(duì)電腦等技術(shù)的學(xué)習(xí)和充分掌握，利用電腦對(duì)檔案進(jìn)行管理工作。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，建立檔案信息網(wǎng)站，創(chuàng)新檔案服務(wù)的新方式，確保充分利用檔案信息資源。同時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案的翻閱率進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握。最后事業(yè)單位的檔案管理人員要樹(shù)立積極的工作態(tài)度，為用戶(hù)提供更加熱情、全面的服務(wù)，主動(dòng)拓展服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)用戶(hù)檔案信息資源的利用率。

2.8 提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

為了切實(shí)提高事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的有效性，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員的培訓(xùn)與再教育，創(chuàng)建高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，端正其工作態(tài)度。首先，事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)在招聘檔案管理工作人員時(shí)，依據(jù)單位的實(shí)際情況選擇綜合素質(zhì)較高，政治覺(jué)悟高、工作細(xì)心、在生活和工作中都有較高的責(zé)任心和創(chuàng)新精神較強(qiáng)的人才，保障檔案管理工作得以高效性和完整性地展開(kāi)。其次要對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍中的人才進(jìn)行定期培訓(xùn)；最后，要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和高素質(zhì)的人才，還要確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，盡可能留住管理隊(duì)伍中的高素質(zhì)人才[4]。檔案管理人才是維持檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作穩(wěn)定健康發(fā)展的前提，通過(guò)選拔人才、留住人才，使檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)在年齡、專(zhuān)業(yè)等結(jié)構(gòu)體系上更具科學(xué)性，提高其檔案信息資源開(kāi)發(fā)的能力。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)快速發(fā)展和信息技術(shù)的普及的背景下，對(duì)有效開(kāi)展事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的要求也逐漸變高，所以事業(yè)單位要深刻意識(shí)到目前檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作中面臨的問(wèn)題并進(jìn)行深入的分析和解決，檔案管理部門(mén)的工作人員也要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，提高自身的工作責(zé)任感，優(yōu)化服務(wù)方式，提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力，提高檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作做出貢獻(xiàn)。