龔秋玲
(廣州華立學(xué)院,廣州 511300)
“大智移云”最早由鄔賀銓院士在2013年8月中國互聯(lián)網(wǎng)大會上提出,具體是指大數(shù)據(jù)、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)和云計算,其使信息傳播發(fā)生了重大變化,推動了產(chǎn)業(yè)變革,改變了人們的生活方式?!按笾且圃啤本哂袛?shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、傳播速度快、準(zhǔn)確性高、價值密度低等特點[1]。
財務(wù)共享服務(wù)中心簡稱FSSC(Financial Shared Service Center),是指集團企業(yè)借助信息技術(shù)將分散在各個地區(qū)的分公司或子公司的部分財務(wù)業(yè)務(wù)納入財務(wù)共享中心統(tǒng)一處理。通過集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式對企業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行再次分工。其采用了一種新型的財務(wù)管理模式,旨在規(guī)范集團企業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)流程,優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu),降低企業(yè)運營成本,提高財務(wù)管理效率,使財務(wù)業(yè)務(wù)處理更加靈活,提高財務(wù)報告質(zhì)量。目前,我國的財務(wù)共享服務(wù)中心主要是集中財務(wù)共享服務(wù)中心和虛擬財務(wù)共享服務(wù)中心這兩種模式。
RPA是機器人流程自動化(Robotic Process Automation)的英文簡稱,RPA財務(wù)機器人是將RPA技術(shù)按照設(shè)計的規(guī)則和指令自動執(zhí)行財務(wù)工作流程或任務(wù)的一種計算機智能編程軟件[2]。其工作原理是通過軟件自動化方式以機器人為虛擬勞動力,根據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序完成重復(fù)性高、有明確規(guī)則的財務(wù)業(yè)務(wù)工作。作為智能財務(wù)領(lǐng)域中使用最廣、最成熟的技能技術(shù),RPA財務(wù)機器人能為企業(yè)大數(shù)據(jù)收集和挖掘相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)提供幫助,實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化、可操作的循環(huán)利用。
財務(wù)共享服務(wù)中心的工作形式主要是有效整合企業(yè)財務(wù)工作內(nèi)容,通過對財務(wù)工作流程進(jìn)行整合與優(yōu)化,實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)成本控制。這種規(guī)范統(tǒng)一的管理模式,減少了各分公司、子公司對財務(wù)人員的需求,減少了大量雇傭會計人員的支出,從而降低了成本,提高了效率。此外,將RPA財務(wù)機器人應(yīng)用于財務(wù)共享中心,其取代了重復(fù)性高、規(guī)則性高的人工操作,使財務(wù)工作流程自動化,解放了部分勞動力,可以在財務(wù)工作中創(chuàng)造更多的價值,與手工財務(wù)管理相比,自動化流程降低了人員操作成本。因此,可以從薪酬和福利的角度來控制公司的運營成本,從而達(dá)到企業(yè)運營成本有效降低的效果。
在集團企業(yè)中財務(wù)數(shù)據(jù)比較多,財務(wù)人員工作量大、工作繁雜,企業(yè)發(fā)票核銷、銀行對賬和增值稅發(fā)票數(shù)據(jù)校驗等工作比較簡單,會計人員又因工作量大且枯燥,在計算過程中可能發(fā)生人為計算、核對錯誤,嚴(yán)重影響后續(xù)工作。在“大智移云”技術(shù)的驅(qū)動下,企業(yè)采用RPA財務(wù)機器人,其效率是人工財務(wù)管理的2~5倍。此外,RPA可以24小時連續(xù)工作,具有較高的準(zhǔn)確性,提高了業(yè)務(wù)處理的效率。RPA財務(wù)機器人可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動化批量處理,并且在速度和準(zhǔn)確性上均較高,總體上幫助財務(wù)共享服務(wù)中心在財務(wù)管理上實現(xiàn)了效率和質(zhì)量方面質(zhì)的飛躍。例如,在財務(wù)單據(jù)審批和付款方面,通過財務(wù)共享中心系統(tǒng),實現(xiàn)支付信息的高效傳輸和連接,付款成功后會顯示相關(guān)信息,并將信息同步到發(fā)票系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的財務(wù)管理相比,財務(wù)機器人改變了財務(wù)人員的工作方式,顯著提高了財務(wù)人員的整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量,同時,提高了產(chǎn)品的生產(chǎn)效率,從而達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
“大智移云”的背景為企業(yè)財務(wù)管理和財務(wù)共享服務(wù)帶來了新的機遇,特別是優(yōu)化了財務(wù)業(yè)務(wù)的工作流程,同時,為企業(yè)財務(wù)共享中心提供了數(shù)據(jù)支持,整合財務(wù)共享服務(wù)體系,提高了財務(wù)管理和會計核算的效率,使企業(yè)和財務(wù)人員能夠在短時間內(nèi)獲得財務(wù)風(fēng)險數(shù)據(jù),實時掌握財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)和財務(wù)報表信息,通過對這些數(shù)據(jù)的分析,企業(yè)可以了解財務(wù)共享中心存在的問題,識別和分析財務(wù)共享中心的風(fēng)險,構(gòu)建財務(wù)共享中心風(fēng)險預(yù)警和防控體系,加強對財務(wù)風(fēng)險的針對性監(jiān)測。在云技術(shù)的支持下,企業(yè)管理層可以在最短的時間內(nèi)作出合理的決策以規(guī)避財務(wù)風(fēng)險,形成有針對性的、合理的問題解決方案和財務(wù)共享中心改進(jìn)計劃,提高企業(yè)財務(wù)管理水平,提高財務(wù)決策效率。與傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中手工記錄的數(shù)據(jù)和信息相比,“大智移云”技術(shù)在已有企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)信息的基礎(chǔ)上,能夠形成精確的計算模型,獲得更精確的數(shù)據(jù)分析結(jié)果,篩選出有價值的數(shù)據(jù)和信息[3]。由此可見,財務(wù)共享中心可以借助RPA技術(shù)解決財務(wù)核算中的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題,打通各系統(tǒng)之間的空間限制,鏈接系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)收集兩個相互獨立的環(huán)節(jié),減少數(shù)據(jù)錄入方面的問題。
費用報銷工作是財務(wù)工作中最常見的內(nèi)容。在“大智移云”的背景下,將RPA應(yīng)用于報銷活動,可以簡化報銷流程,并且每次報銷時可以降低問題出現(xiàn)的頻次,進(jìn)而幫助工作人員提高工作質(zhì)量。財務(wù)機器人的工作流程主要包括4個環(huán)節(jié):①報銷單據(jù):財務(wù)機器人會自動識別并匯總被輸入財務(wù)系統(tǒng)的退款發(fā)票和單據(jù),還可以對各類單據(jù)進(jìn)行智能分類、匯總和轉(zhuǎn)移。完成上述工作后,RPA可以發(fā)起授權(quán)審批申請,進(jìn)入下一階段的傳輸??梢赃M(jìn)一步理解為,在審核報銷賬單的環(huán)節(jié),財務(wù)人員可以利用掃描的方法把不同類型的賬單通過互聯(lián)網(wǎng)上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心,審計崗位的人員同樣可以借助RPA將賬單掃描到電腦終端。當(dāng)出現(xiàn)紙質(zhì)票據(jù)后,可以借助RPA生成電子圖像。以上操作既實現(xiàn)了賬單的自動分類儲存和整理,還節(jié)省了財務(wù)工作人員的勞動力。②智能審核:在報銷系統(tǒng)中,可以手動將報銷審核規(guī)則提前輸入費用報銷系統(tǒng),建立費用報銷流程。在RPA工作的過程中可以按照預(yù)先設(shè)定的工作邏輯進(jìn)行報銷,根據(jù)建立的邏輯規(guī)則記錄和報告檢測結(jié)果。實踐證明,RPA有能力檢查發(fā)票的合理性,同時,可以識別是否存在重復(fù)報銷、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否超標(biāo)等問題。在現(xiàn)有的報銷流程中,紙質(zhì)發(fā)票存在開具煩瑣、真?zhèn)舞b定困難等諸多問題,而使用RPA技術(shù)的報銷流程可以有效避免上述問題。眾所周知,每張電子發(fā)票都有一個特殊且唯一的代碼,可以證明電子發(fā)票真實有效,這類代碼便于企業(yè)利用RPA技術(shù)自動獲取發(fā)票的有用信息。因此,在開票階段和審批階段都可以大大節(jié)省人力和物力。③自動支付:報銷審核完成后,系統(tǒng)直接生成付款單,付款單據(jù)進(jìn)入付款中心,準(zhǔn)備付款單據(jù),并自動將其傳送到付款中心[4]。審核后,RPA將根據(jù)付款計劃付款。④記賬和出具報告:完成上述費用報銷流程后,RPA將根據(jù)財務(wù)人員制定的會計準(zhǔn)則自動生成會計憑證、編制財務(wù)會計報告,并上傳至系統(tǒng)。
應(yīng)收賬款管理是企業(yè)的基本業(yè)務(wù),但企業(yè)在開展銷售業(yè)務(wù)時可能出現(xiàn)壞賬問題。因此,企業(yè)應(yīng)全方位、多角度避免類似問題,并及時收回應(yīng)收賬款。在出現(xiàn)此類問題的情況下,財務(wù)機器人可以充分應(yīng)用于企業(yè)的應(yīng)收核算業(yè)務(wù),具體包括3個環(huán)節(jié):①進(jìn)一步規(guī)范客戶信用管理:借助“大智移云”先進(jìn)的技術(shù)手段,建立完善的客戶信用體系,在完善客戶信息的基礎(chǔ)上,將客戶信息傳遞到相應(yīng)的評估模塊,然后對客戶信息進(jìn)行星級評定。RPA機器人可以幫助企業(yè)查找客戶信息,也可以幫助企業(yè)掌握客戶的債務(wù)償還能力,這有助于企業(yè)了解客戶,并在整個過程中觀察他們的還款過程,企業(yè)可以在這個過程中有效地識別異常客戶。②自動開票結(jié)算:具體來說,RPA具有智能識別技術(shù),涵蓋情報采集、情報檢查等多項功能。例如,企業(yè)可以對客戶的發(fā)票、合同等各種單據(jù)進(jìn)行掃描、識別并歸納整理,當(dāng)企業(yè)接收這些信息時,借助RPA技術(shù)可以自動識別并將其歸錄到已有的信息平臺當(dāng)中。RPA自動過濾銷售數(shù)據(jù)的功能可以促進(jìn)財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)一步實現(xiàn)共享。③對賬與核銷:將RPA收集的信息傳輸?shù)叫畔⑵脚_后,平臺將自動核對應(yīng)收賬款的原始證據(jù)是否與交易數(shù)據(jù)一致。如果對賬存在差異,將單獨列出,并反饋給相應(yīng)的責(zé)任部門進(jìn)行確認(rèn);如果對賬正確,將自動生成憑證并自動沖銷。
應(yīng)付核算業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動中的重點工作環(huán)節(jié),主要內(nèi)容包括以下4個部分:①供應(yīng)商管理:通過發(fā)出掃描請求,將具體的金額信息輸入系統(tǒng),借助OCR和圖像處理技術(shù),RPA自動將訂單的全部內(nèi)容、發(fā)票代碼、發(fā)票內(nèi)容等核對校準(zhǔn)信息全部導(dǎo)出,完成供應(yīng)商發(fā)票信息的自動識別核對,并通過發(fā)票代碼核對入庫單和發(fā)票信息,核對有異常則及時處理異常問題。②采購付款環(huán)節(jié):利用RPA根據(jù)信用期順序自動提交付款申請信息,核對付款單據(jù)的各種重要數(shù)據(jù)信息,并與收款單據(jù)、發(fā)票和訂單信息進(jìn)行匹配和核對。審核后的信息提交至銀行支付系統(tǒng),系統(tǒng)自動生成支付憑證,然后根據(jù)支付憑證執(zhí)行支付操作。③賬期處理:根據(jù)上述支付活動,RPA財務(wù)機器人自動將相應(yīng)的財務(wù)信息提取到總賬系統(tǒng),以完成支付流程。付款完成后,RPA機器人可根據(jù)發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票金額等發(fā)票信息自動編制會計分錄,生成會計憑證,并且自動計算應(yīng)付賬款余額。④供應(yīng)商確認(rèn):財務(wù)人員需要提前設(shè)置RPA機器人的對賬觸發(fā)時間。RPA機器人可以自動登錄并啟動對賬功能,根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品、單價、數(shù)量等信息自動與供應(yīng)商確認(rèn),并返回結(jié)果信息,同時,自動查詢訂單狀態(tài)和發(fā)貨狀態(tài)。
資金結(jié)算業(yè)務(wù)是企業(yè)財務(wù)管理活動中一項常規(guī)性、重復(fù)性較高的財務(wù)核算工作,將RPA財務(wù)機器人應(yīng)用到財務(wù)共享中心具有以下功能:①銀行對賬:首先,RPA財務(wù)機器人自動登錄每個銀行系統(tǒng)下載銀行流水賬單,并以Excel表格形式保存;其次,RPA財務(wù)機器人對企業(yè)銀行日記賬與銀行流水賬單的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,以完成自動對賬功能;最后,RPA財務(wù)機器人可以生成銀行余額調(diào)節(jié)表。②現(xiàn)金管理:RPA財務(wù)機器人根據(jù)嵌入式系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的現(xiàn)金管理規(guī)則,根據(jù)不同支付方式和金額等,計算最優(yōu)組合并自動安排資金。結(jié)合專業(yè)的智能算法,可以直接使用或參考用戶的執(zhí)行情況,及時完成資金的最優(yōu)使用,同時,動態(tài)監(jiān)督企業(yè)的資金使用過程,以完成現(xiàn)金的合理安排和分配。③收付處理:RPA財務(wù)機器人可以核對企業(yè)的訂單信息和供應(yīng)商信息,如果內(nèi)容完全一致,系統(tǒng)的RPA財務(wù)機器人將根據(jù)訂單信息和供應(yīng)商信息自動完成收款和付款。④收付款單查詢:在收付款單發(fā)出后,RPA財務(wù)機器人可以自動登錄查詢銀行返回的收付款結(jié)果,并通過電子郵件反饋查詢結(jié)果。
稅務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié),RPA財務(wù)機器人也廣泛應(yīng)用于企業(yè)稅務(wù)管理,包括納稅申報準(zhǔn)備、獲取稅務(wù)數(shù)據(jù)、核對涉稅數(shù)據(jù)信息和納稅申報,具體如下:①發(fā)票驗證:RPA財務(wù)機器人可以登錄國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺對發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開票金額信息等進(jìn)行查驗,掌握發(fā)票的真?zhèn)吻闆r。②稅務(wù)申報準(zhǔn)備:財務(wù)人員通過RPA財務(wù)機器人預(yù)先設(shè)計登錄稅務(wù)系統(tǒng)的程序,從而提取科目余額表和試算平衡表的數(shù)據(jù)。③獲取并核對稅務(wù)數(shù)據(jù):財務(wù)人員預(yù)先設(shè)定校驗公式對稅務(wù)科目和稅務(wù)金額進(jìn)行校驗,校驗后對需要調(diào)整的信息進(jìn)行調(diào)整,并自動導(dǎo)入底稿數(shù)據(jù)。④稅務(wù)申報:登錄稅務(wù)系統(tǒng)后,在系統(tǒng)中分別導(dǎo)入增值稅、附加稅、所得稅等數(shù)據(jù),生成申報表,財務(wù)機器人根據(jù)表中的內(nèi)容自動提交到系統(tǒng),保存并提交納稅申報。⑤稅務(wù)賬務(wù)處理:RPA財務(wù)機器人根據(jù)涉稅項目的實際情況自動計算資產(chǎn)、負(fù)債和遞延所得稅金額,做好賬務(wù)處理,編制稅務(wù)分錄。
在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下,財務(wù)人員需要賬實核對、賬證核對、賬賬核對、賬表核對,財務(wù)人員工作量很大,人工操作容易導(dǎo)致失誤和問題。通過應(yīng)用“大智移云”先進(jìn)的技術(shù)手段,企業(yè)可以自動提取財務(wù)數(shù)據(jù),保證財務(wù)報表數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。具體來說,RPA機器人首先根據(jù)關(guān)聯(lián)規(guī)則下載月度、季度和年度財務(wù)報表,然后可以通過預(yù)編程代碼登錄財務(wù)共享中心,提取公司的財務(wù)數(shù)據(jù)和信息,并通過模擬人工操作完成各種財務(wù)報表的拼接匹配。如果發(fā)現(xiàn)異常信息,RPA機器人能夠發(fā)出報警,提示財務(wù)人員手動檢查糾正;數(shù)據(jù)校正后,RPA機器人可以根據(jù)算法重新進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配。對于需要核對的財務(wù)數(shù)據(jù),RPA機器人可以自動向往來銀行、金融機構(gòu)、供應(yīng)商和業(yè)務(wù)部門發(fā)送電子郵件,以便再次核對財務(wù)數(shù)據(jù),同時方便財務(wù)人員后續(xù)查詢和檢查,編制相應(yīng)的差異報告,保證財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量[5],有助于指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。
綜上所述,信息技術(shù)水平的提高加快了“大智移云”時代的發(fā)展步伐,本文在“大智移云”背景下,將RPA與財務(wù)共享中心相結(jié)合,通過將RPA財務(wù)機器人應(yīng)用到費用報銷、應(yīng)收應(yīng)付核算、資金管理、稅務(wù)管理及財務(wù)報表等環(huán)節(jié),加強對日常財務(wù)工作中的紙質(zhì)票據(jù)的高效錄入、驗證、報銷和對賬等,在很大程度上減少了煩瑣且重復(fù)的手工操作,提高了財務(wù)工作效率,降低了成本和差錯概率,打破了傳統(tǒng)財務(wù)管理的局限,貫徹了財務(wù)共享的理念,優(yōu)化了財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程,同時,讓企業(yè)的財務(wù)管理更加便捷,推進(jìn)財務(wù)共享中心智能化發(fā)展,加快財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐,對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。