馮玉成

(內(nèi)蒙古開放大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

引言

基于開放大學(xué)建設(shè)背景，學(xué)籍檔案管理的當(dāng)務(wù)之急就是加快電子化。促使學(xué)籍檔案管理切實(shí)滿足學(xué)校管理需求，數(shù)據(jù)篩選效率也得到提升。

一、學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)價值

(一)檔案移交更加便捷

高校學(xué)生眾多，一旦有移交檔案的需求，涉及的檔案信息十分龐大，在電子化技術(shù)的支持下，能夠切實(shí)保障移交信息的完整和效率。[1]一般情況下，移交學(xué)生檔案主要體現(xiàn)在兩方面：移入和移出。學(xué)生在升入大學(xué)之后，原來學(xué)校會將學(xué)生的學(xué)籍檔案移交到當(dāng)前學(xué)校，主要通過網(wǎng)絡(luò)形式實(shí)現(xiàn)。而在傳統(tǒng)形式下，學(xué)生的檔案以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，如有移交的需求，要將其裝入檔案袋密封按照學(xué)生升入的大學(xué)一一轉(zhuǎn)出，這種移交方式十分浪費(fèi)人力資源和時間資源。另外，當(dāng)學(xué)生完成學(xué)業(yè)畢業(yè)后，需要將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)出到單位或者學(xué)校，在電子化系統(tǒng)下，管理人員可以根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況將其準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)出到相應(yīng)的單位。

(二)檔案管理更加先進(jìn)

傳統(tǒng)形式下，學(xué)生學(xué)籍檔案的紙質(zhì)材料在長時間的存儲下很容易受到外部環(huán)境影響，出現(xiàn)檔案遺失、破損的情況。為了保證材料的保存質(zhì)量，學(xué)校對于檔案存儲區(qū)具有更高的要求。在長時間存儲下，一些比較久遠(yuǎn)的資料想要保障完整性是非常困難的。但是電子化學(xué)籍檔案管理方式避免了這一問題。學(xué)生在升學(xué)之后，學(xué)校接收學(xué)生的檔案資料，并將其歸類，形成電子檔案。有需求的情況下可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索，無論是管理和存儲都具有充分的保障。高校通過建設(shè)電子化學(xué)籍檔案，學(xué)生、教師和管理人員可以隨時隨地進(jìn)入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺，搜尋想要了解的內(nèi)容，對其進(jìn)行修改和使用。[2]

(三)有利于數(shù)據(jù)篩選

互聯(lián)網(wǎng)的普及，將人們與外部世界距離大大拉近，降低人們了解世界的成本。而電子化學(xué)籍檔案的建設(shè)降低了了解信息的成本，使得工作更加順利。在電子化系統(tǒng)之上，大量的學(xué)生信息被容納進(jìn)來，形成一個完整的、先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫能夠提供所有學(xué)生和課程信息，使得管理學(xué)生的需求得到滿足。同時管理人員在完善學(xué)生信息時，可以選擇關(guān)鍵詞，比如學(xué)生生源地、專業(yè)，從而確保檔案信息的精細(xì)科學(xué)管理。管理人員在查詢時，可以輸入關(guān)鍵詞，數(shù)據(jù)庫會為其匹配檔案信息。

二、開放大學(xué)建設(shè)背景下學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)策略

在建設(shè)電子化學(xué)籍檔案時，首先應(yīng)該對使用者進(jìn)行明確的規(guī)范，想要進(jìn)入學(xué)籍管理系統(tǒng)須注冊賬號并完善個人信息，系統(tǒng)根據(jù)個人信息明確使用者的身份，并為其劃分功能權(quán)限。開放大學(xué)建設(shè)背景下，學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)可以分為四個方面：

(一)完善查詢區(qū)系統(tǒng)

查詢區(qū)的作用體現(xiàn)在：第一，呈現(xiàn)規(guī)范的學(xué)籍檔案導(dǎo)引和范例；第二，使用者可以在系統(tǒng)中搜索并查看學(xué)生檔案，在其權(quán)限內(nèi)對學(xué)生檔案進(jìn)行修改反饋。在建設(shè)完善查詢區(qū)系統(tǒng)時，應(yīng)該從以下幾點(diǎn)出發(fā)：第一，針對學(xué)籍檔案概念和制作進(jìn)行詳細(xì)說明，表現(xiàn)為靜態(tài)網(wǎng)頁。在這一過程中也需要做好學(xué)籍檔案歸納整理的工作，了解學(xué)籍檔案信息的來源和傳輸渠道，并在保證各項(xiàng)基礎(chǔ)信息完善和綜合管控效果的同時強(qiáng)化學(xué)籍檔案信息化建設(shè)力度，保障學(xué)籍檔案在學(xué)生信息調(diào)度中的作用全面表現(xiàn)出來；第二，具備標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的學(xué)籍檔案制作范例，為使用者和制作者提供借鑒，表現(xiàn)為靜態(tài)網(wǎng)頁。對開放大學(xué)學(xué)籍檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行完善處理時，也需要按照各項(xiàng)基礎(chǔ)要求更新關(guān)聯(lián)靜態(tài)網(wǎng)頁，并且保證靜態(tài)網(wǎng)頁信息呈現(xiàn)效果和學(xué)籍檔案傳輸共享達(dá)到合理狀態(tài)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)在學(xué)籍檔案管理和實(shí)際規(guī)劃中的作用，避免學(xué)籍檔案管理與開放大學(xué)綜合管控要求存在出入，彰顯學(xué)籍檔案管理的電子化建設(shè)優(yōu)勢和信息傳輸共享成果，為開放大學(xué)各項(xiàng)檔案資料綜合管理提供有效參考；第三，能夠展示所有學(xué)生的學(xué)籍檔案，以學(xué)生姓名或者學(xué)號的形式，促使學(xué)生情況完整展現(xiàn)出來，同時給管理者和教師留下區(qū)域進(jìn)行教學(xué)評價。在建設(shè)電子化學(xué)籍檔案時，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案系統(tǒng)的安全性，明確劃分不同層級使用者權(quán)限，在清晰的權(quán)限下為其提供服務(wù)和開放區(qū)域。除此之外，學(xué)籍系統(tǒng)對于查詢地點(diǎn)和設(shè)備不作限制，從而確保學(xué)籍系統(tǒng)使用具有更大的便利性。[3]

(二)完善制作區(qū)系統(tǒng)

制作區(qū)的作用體現(xiàn)在：第一，呈現(xiàn)學(xué)生管理卷宗的名稱；第二，為使用者提供學(xué)生個人學(xué)籍檔案；第三，為教師提供學(xué)生的檔案信息。制作區(qū)系統(tǒng)是教師和學(xué)生可以共同使用的系統(tǒng)，教師在學(xué)生檔案上做出說明，而學(xué)生在學(xué)籍卷宗上完善自己的學(xué)習(xí)檔案。在建設(shè)完善制作區(qū)系統(tǒng)時，應(yīng)該從以下幾點(diǎn)出發(fā)：第一，在卷宗名稱上，學(xué)生根據(jù)不同的單元建立學(xué)籍卷宗，具有修改和刪除的權(quán)限。而且不同專業(yè)學(xué)生綜合素養(yǎng)和理論知識學(xué)習(xí)情況等方面存在一定差異，這就需要從專業(yè)教學(xué)和學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容入手做好改善工作，在保證學(xué)生學(xué)籍檔案與開放大學(xué)專業(yè)教學(xué)要求關(guān)聯(lián)性和協(xié)調(diào)配合度的同時更新系統(tǒng)，保證標(biāo)準(zhǔn)完善的電子系統(tǒng)在開放大學(xué)建設(shè)和學(xué)籍檔案管理中的作用。降低開放大學(xué)各時期學(xué)籍檔案管理以及相關(guān)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)問題的可能性。第二，學(xué)生在建立一份學(xué)籍檔案之后，可以將其提交到學(xué)籍卷宗當(dāng)中，并且根據(jù)檔案內(nèi)容在上面附注說明。同時還需要在保證說明準(zhǔn)確性的條件下，積極解決系統(tǒng)在運(yùn)行和管控過程中可能出現(xiàn)的問題。突出學(xué)籍檔案管理電子化系統(tǒng)構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)意義和具體作用，借助電子化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)推進(jìn)開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理，繼而將各項(xiàng)學(xué)籍檔案在開放大學(xué)綜合管理和學(xué)生基礎(chǔ)信息歸納收集上提供有效參考。第三，為使用者賦予檔案修改和刪除權(quán)限，確保學(xué)籍檔案得到完善。而對于開放大學(xué)學(xué)籍檔案在管理和應(yīng)用過程中可能出現(xiàn)的問題來說，也需要從現(xiàn)代系統(tǒng)角度出發(fā)，對問題進(jìn)行有效解決，并對不夠準(zhǔn)確合理的學(xué)籍檔案進(jìn)行有效更新，從而發(fā)揮信息化手段在學(xué)籍檔案管理和現(xiàn)存問題綜合調(diào)整中的作用，繼而將開放大學(xué)建設(shè)背景下學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)勢表現(xiàn)出來。

(三)完善討論區(qū)系統(tǒng)

討論區(qū)的作用體現(xiàn)在：為使用者提供一定的討論空間，讓其針對學(xué)籍信息進(jìn)行討論和分析。在建設(shè)完善討論區(qū)系統(tǒng)時，應(yīng)該從以下幾點(diǎn)出發(fā)：第一，可以設(shè)定發(fā)表主題，并闡述自己的意見。而對相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行完善討論時，也需要保證信息的合理性和準(zhǔn)確性，并在標(biāo)準(zhǔn)完善信息支持下及時處理學(xué)籍檔案管理討論區(qū)系統(tǒng)現(xiàn)實(shí)存在的問題，滿足系統(tǒng)使用者對學(xué)籍檔案管理提出的要求，為方便相關(guān)人員從標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)入手，針對學(xué)籍檔案信息展開有效討論。破除開放大學(xué)建設(shè)背景下學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)和基礎(chǔ)信息管理過程中遇到的限制。第二，對于討論主題進(jìn)行回復(fù)，并在保證信息回復(fù)及時性和準(zhǔn)確性的條件下將開放大學(xué)建設(shè)的目標(biāo)落到實(shí)處，使得學(xué)籍檔案管理以及電子化系統(tǒng)運(yùn)行均可以滿足開放大學(xué)建設(shè)要求。同時還可以強(qiáng)化對學(xué)籍檔案管理以及相關(guān)系統(tǒng)的歸納調(diào)整力度，強(qiáng)化電子化建設(shè)作用，繼而為學(xué)籍檔案管理以及開放大學(xué)整體建設(shè)穩(wěn)步開展提供標(biāo)準(zhǔn)化參考。第三，可以針對某項(xiàng)內(nèi)容、標(biāo)題和發(fā)表人進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)搜索。同時通過電子化建設(shè)還能為學(xué)籍檔案管理以及信息查詢提供便利支持，借此保證相關(guān)系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和學(xué)籍檔案信息管理的全面性，縮小電子化系統(tǒng)規(guī)劃與學(xué)籍檔案管理要求的差距，確保這兩項(xiàng)工作可以滿足開放大學(xué)建設(shè)和學(xué)生基礎(chǔ)信息管理要求。第四，針對討論區(qū)內(nèi)的文章，根據(jù)其特定特征進(jìn)行排序。[4]將文章潛藏的信息清楚表現(xiàn)出來，發(fā)揮各項(xiàng)基礎(chǔ)信息在學(xué)籍檔案管理和電子化系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)中的作用，找準(zhǔn)學(xué)籍檔案管理電子化調(diào)控與開放大學(xué)建設(shè)契合點(diǎn)，使得各項(xiàng)文章資料在學(xué)籍檔案管理中的作用發(fā)揮。

(四)完善管理區(qū)系統(tǒng)

管理區(qū)的作用體現(xiàn)在：管理區(qū)是主要為管理人員提供的區(qū)域，管理人員可以在該區(qū)域?qū)W(xué)籍進(jìn)行修改，提交學(xué)生成績等信息，同時定期對這些信息進(jìn)行更新和維護(hù)。在建設(shè)完善管理區(qū)系統(tǒng)時，應(yīng)該從以下幾點(diǎn)出發(fā)：第一，提交信息，確保管理人員具有修改、更新和維護(hù)學(xué)生信息的權(quán)限，同時管理人員發(fā)布的信息會體現(xiàn)在最新消息的區(qū)域；第二，管理人員應(yīng)該對學(xué)生學(xué)籍檔案以及課程做出新增和有效管理；第三，對各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行專題分類，結(jié)合檔案主題管理和修改；第四，使用者會在系統(tǒng)反饋處提出意見，管理者可以做出回復(fù)并且修改問題。同時學(xué)籍檔案的管理者一般包括教師、學(xué)生和管理員，在不同的身份下，在系統(tǒng)中對應(yīng)不同的權(quán)限，從而確保落實(shí)管理職能。[5]

結(jié)語

通過對開放大學(xué)建設(shè)的了解，在學(xué)籍檔案管理中，積極推進(jìn)電子化建設(shè)，對學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新進(jìn)步具有重要影響。結(jié)合當(dāng)前開放大學(xué)建設(shè)實(shí)際，學(xué)籍檔案管理融合信息化技術(shù)對其未來發(fā)展具有直接影響。因此，應(yīng)立足開放大學(xué)建設(shè)背景，明確電子化建設(shè)優(yōu)勢，推動信息化技術(shù)充分運(yùn)用，為學(xué)籍檔案管理升級優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，從而進(jìn)一步強(qiáng)化開放大學(xué)的先進(jìn)性。