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基于業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下業(yè)財(cái)融合管理模式的應(yīng)用

2022-04-09 13:55張立
國際商務(wù)財(cái)會(huì) 2022年5期
關(guān)鍵詞:外貿(mào)出口業(yè)財(cái)融合

張立

【摘要】隨著數(shù)字化的深入發(fā)展,企業(yè)精益管理的要求逐漸加大,外貿(mào)出口企業(yè)積極推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益、提高運(yùn)營效率、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)賦能。外貿(mào)出口企業(yè)J公司實(shí)施業(yè)財(cái)融合以來,以精細(xì)化管理與合同全成本管理為主要目標(biāo),以業(yè)財(cái)融合為實(shí)施路徑,不斷推進(jìn)流程優(yōu)化,致力于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制度,持續(xù)降本增效。但由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求(權(quán)責(zé)發(fā)生制)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的局限性、多系統(tǒng)并存等原因,導(dǎo)致業(yè)財(cái)融合步伐略顯吃力。文章從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和業(yè)財(cái)融合基本理念出發(fā),結(jié)合外貿(mào)出口企業(yè)J公司實(shí)際情況,嘗試提出相應(yīng)的優(yōu)化策略,旨在進(jìn)一步提升其業(yè)財(cái)融合質(zhì)量,踐行精益管理理念。

【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)管理系統(tǒng);業(yè)財(cái)融合;外貿(mào)出口

【中圖分類號(hào)】F275

對(duì)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下業(yè)財(cái)融合管理的研究,是對(duì)業(yè)財(cái)融合理論的另一層豐富,能夠更好地剖析業(yè)財(cái)融合的重點(diǎn),同時(shí)以此指導(dǎo)企業(yè)實(shí)踐,為企業(yè)業(yè)財(cái)一體化的實(shí)施提供行動(dòng)指南,進(jìn)而由點(diǎn)及面,豐富整個(gè)行業(yè)的業(yè)財(cái)融合。從宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境來看,科學(xué)技術(shù)與信息理念的進(jìn)步,勢(shì)必帶領(lǐng)企業(yè)邁向新的發(fā)展時(shí)代,只有順應(yīng)時(shí)代變化,才能保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由此,不管從宏觀環(huán)境還是從微觀個(gè)體發(fā)展來看,本文對(duì)業(yè)財(cái)融合的闡述都有一定的價(jià)值。

一、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與業(yè)財(cái)融合基本概念

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是將企業(yè)經(jīng)營過程中生產(chǎn)、經(jīng)營、投資等業(yè)務(wù)按照經(jīng)營目的有序地嵌入到信息系統(tǒng)中管理。于外貿(mào)出口企業(yè)來說,業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)是結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn),以“供應(yīng)鏈思想”為核心,定制開發(fā)的一套針對(duì)國際貿(mào)易領(lǐng)域的“業(yè)務(wù)導(dǎo)向型”信息管理系統(tǒng)。包括經(jīng)營業(yè)務(wù)管理、客戶管理、供應(yīng)商管理、海外機(jī)構(gòu)管理、物流管理、項(xiàng)目管理、決策支持等功能模塊。采用EPM(企業(yè)項(xiàng)目管理)思想,以項(xiàng)目(合同)全流程管理為核心的經(jīng)營理念,實(shí)現(xiàn)了信息流、資金流、物流的全面整合,是經(jīng)營管理和內(nèi)控管理的主要平臺(tái)。

財(cái)政部于2016年發(fā)布的《管理會(huì)計(jì)基本指引》中,指出“單位應(yīng)用管理會(huì)計(jì),應(yīng)遵循融合性原則,管理會(huì)計(jì)應(yīng)嵌入到單位相關(guān)領(lǐng)域、層次、環(huán)節(jié),以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ),利用管理會(huì)計(jì)工具方法,將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)等有機(jī)融合”。綜上,財(cái)務(wù)界現(xiàn)行的“業(yè)財(cái)融合”觀點(diǎn)集中在四個(gè)方面:一是認(rèn)為財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)逐漸從主輔關(guān)系轉(zhuǎn)換到并列伙伴關(guān)系;二是認(rèn)為業(yè)財(cái)融合是合作與制衡的關(guān)系;三是認(rèn)為通過業(yè)財(cái)融合實(shí)現(xiàn)多維度數(shù)據(jù)共享,以此為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值;四是信息系統(tǒng)一體化,在信息化驅(qū)動(dòng)下,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和資金運(yùn)動(dòng)的有機(jī)集合,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息融為一體[1]。

二、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下業(yè)財(cái)融合管理模式難點(diǎn)

(一)系統(tǒng)并行問題

企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)并行是常態(tài),在業(yè)財(cái)融合理念之前,這種并行的管理模式能夠在一定程度上提高工作效率,但在業(yè)財(cái)融合管理模式下存在較為明顯的弊端:(1)重復(fù)工作,同一業(yè)務(wù)單據(jù),需要分別在兩個(gè)系統(tǒng)輸入,單據(jù)和數(shù)據(jù)重復(fù)性大;(2)信息壁壘,兩個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)、精確地反映業(yè)務(wù)情況,業(yè)財(cái)信息、數(shù)據(jù)共享性差,不能發(fā)揮兩個(gè)系統(tǒng)集成的優(yōu)點(diǎn),造成業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)不一致。這些問題導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員需要額外花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì),單據(jù)多通過線下進(jìn)行傳遞、交接,降低企業(yè)管理效率。

(二)企業(yè)業(yè)財(cái)融合氛圍差

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下,之所以業(yè)財(cái)融合模式推進(jìn)難,是因?yàn)樵谄髽I(yè)內(nèi)部尚未形成完全的業(yè)財(cái)融合氛圍。首先,對(duì)業(yè)財(cái)融合的認(rèn)知不到位,系統(tǒng)并行已是固定工作模式,財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各司其職,企業(yè)內(nèi)部沒有正視業(yè)財(cái)融合的重要性,尚未擺正態(tài)度;其次,業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)溝通壁壘,同系統(tǒng)并行一樣,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)由于工作內(nèi)容的不同,在日常運(yùn)轉(zhuǎn)中鮮少交流,溝通學(xué)習(xí)氛圍差,這是導(dǎo)致業(yè)財(cái)融合進(jìn)程緩慢的重要原因之一;最后,人員能力問題,業(yè)財(cái)融合意味著己方人員必須對(duì)對(duì)方專業(yè)知識(shí)等進(jìn)行了解,但在長(zhǎng)期固態(tài)的工作環(huán)境中,企業(yè)人員對(duì)內(nèi)外環(huán)境變化敏感度降低,學(xué)習(xí)能力也有所下降,新知識(shí)的積累能力弱化,不利于開展業(yè)財(cái)融合[2]。

(三)業(yè)財(cái)融合下的預(yù)算工作不到位

在外貿(mào)出口企業(yè)的業(yè)財(cái)融合中,預(yù)算管理工作也是重要的突破口,但在該程序中也存在若干問題。(1)戰(zhàn)略目標(biāo)不統(tǒng)一。在對(duì)企業(yè)整體發(fā)展目標(biāo)精細(xì)化分解后,部分部門錯(cuò)放目標(biāo)重心,用部門目標(biāo)取締了企業(yè)目標(biāo),從財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門來說,前者注重資金節(jié)約,后者注重業(yè)務(wù)拓展,在資金使用上難以達(dá)成一致,激發(fā)部門矛盾,不利于業(yè)財(cái)融合推進(jìn)。(2)預(yù)算控制和執(zhí)行力較弱。在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié),缺乏全過程的跟蹤監(jiān)督,對(duì)實(shí)際預(yù)算與目標(biāo)預(yù)算出現(xiàn)的偏差深層次分析不到位,預(yù)算超支審批程序不完善,存在一定先支出、后補(bǔ)單的行為,不利于企業(yè)資金的安全管理。(3)預(yù)算約束下的成本管理缺失。由于企業(yè)現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的限制,財(cái)務(wù)核算多針對(duì)區(qū)域、大宗產(chǎn)品、重大項(xiàng)目等,以此進(jìn)行全成本的專項(xiàng)損益核算,但對(duì)于單個(gè)合同,由于數(shù)量眾多,財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營成果的專項(xiàng)核算,自然也無法準(zhǔn)確、全面的判斷資金使用效果,周期性較差,在最終匯總時(shí)可能出現(xiàn)成本項(xiàng)缺失的情況。

(四)第三方信息接口未打開

業(yè)財(cái)融合除了要求企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)融合外,對(duì)與外貿(mào)業(yè)務(wù)相關(guān)的外部政府機(jī)構(gòu)的信息交融需求也較高,但就目前現(xiàn)行工作模式來看,企業(yè)與外部的三方信息接口并未打開。信息時(shí)代下,外貿(mào)企業(yè)涉及到的業(yè)務(wù)都要與海關(guān)、稅務(wù)局、外匯管理部門保持密切的聯(lián)系,需要與海關(guān)的進(jìn)出口報(bào)關(guān)單信息,稅務(wù)部門的增值稅發(fā)票認(rèn)證、出口退稅、納稅申報(bào)信息,外匯管理局的外匯核銷等信息實(shí)時(shí)共享,通過打通各系統(tǒng)接口,可實(shí)現(xiàn)與外部信息系統(tǒng)的互通互聯(lián)、信息共享共用。

三、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下業(yè)財(cái)融合管理模式應(yīng)用

在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下,業(yè)財(cái)融合的推進(jìn)需要企業(yè)全方面的配合,結(jié)合已有的研究資料和文獻(xiàn),針對(duì)上述存在的問題,從企業(yè)應(yīng)用實(shí)際出發(fā),優(yōu)化策略。

(一)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)雙向傳輸

單項(xiàng)傳輸?shù)男畔⒎窒砟J揭讶桓簧掀髽I(yè)業(yè)財(cái)融合的節(jié)奏,企業(yè)必須提高業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的兼容性,使得二者發(fā)揮合力作用,將人員從繁瑣、重復(fù)的工作程序中解放出來,提高工作效率的同時(shí),也提高了數(shù)據(jù)等的準(zhǔn)確性。首先,在現(xiàn)代信息技術(shù)的作用下,逐步將企業(yè)的日常工作流程轉(zhuǎn)移到線上,實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、跨區(qū)域的線上溝通交流,包括采購業(yè)務(wù)、差旅費(fèi)、薪酬等均通過現(xiàn)代信息系統(tǒng)核算;其次,深度運(yùn)用線上系統(tǒng),在財(cái)務(wù)共享的初期環(huán)境中實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)全面融合,一方面是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的包容,將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的前端與業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合,表明數(shù)據(jù)來源,幫助財(cái)務(wù)人員了解業(yè)務(wù)內(nèi)容,另一方面是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的嵌套,通過對(duì)發(fā)生的業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)自動(dòng)生成憑證,加深業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)容的學(xué)習(xí),自主站在對(duì)方的角度思考業(yè)務(wù)活動(dòng),以此不斷加深業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的融合,使得二者并軌運(yùn)行,逐步推動(dòng)數(shù)據(jù)雙向傳輸。

(二)貫徹業(yè)財(cái)融合理念

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下,對(duì)業(yè)財(cái)融合的正確認(rèn)識(shí)十分必要,否則極易造成系統(tǒng)應(yīng)用的偏向。一方面,必須構(gòu)建流暢的業(yè)財(cái)交流機(jī)制,提升企業(yè)全員業(yè)財(cái)融合意識(shí)。雖然諸多企業(yè)以財(cái)務(wù)部門為業(yè)財(cái)融合的牽頭部門,但業(yè)財(cái)融合是企業(yè)全面、全員的工作,因此可從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層入手,在充分認(rèn)識(shí)到業(yè)財(cái)融合重要性的前提下,其逐層級(jí)灌輸業(yè)財(cái)融合理念,形成基本的融合氛圍[3]。另一方面,著重加強(qiáng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門的溝通,從私下職員間的交流逐漸轉(zhuǎn)移到工作層面的交流,不僅能促進(jìn)業(yè)財(cái)融合發(fā)展,還能培養(yǎng)企業(yè)人員團(tuán)結(jié)合作的意識(shí)。此外,企業(yè)在人才選擇上也要注重對(duì)綜合人才的吸收,如財(cái)務(wù)人員,不僅要將其財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)作為招聘標(biāo)準(zhǔn),還要考核其對(duì)業(yè)務(wù)的了解度以及處理能力,對(duì)業(yè)務(wù)人員則要求其必須對(duì)財(cái)務(wù)工作內(nèi)容有基本的了解,以此推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展。

(三)預(yù)算管理流程再造

在業(yè)財(cái)融合的要求下,企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理流程再造,充分融入業(yè)財(cái)融合的要求,以此形成規(guī)范的預(yù)算管理流程,同時(shí)還要強(qiáng)化成本管理,雙管齊下,奠定企業(yè)業(yè)財(cái)融合基礎(chǔ)。提高預(yù)算管理質(zhì)量,具體可從預(yù)算管理的編制、執(zhí)行以及反饋環(huán)節(jié)出發(fā),先確定業(yè)財(cái)融合下的預(yù)算管理目標(biāo),逐層分解,形成可量化完成的工作任務(wù),在預(yù)算執(zhí)行過程中,輔以全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)督,保證實(shí)際預(yù)算支出與目標(biāo)預(yù)算相一致,由于客觀環(huán)境或政策等發(fā)生改變而導(dǎo)致的必要非預(yù)算支出,必須做好記錄,尤其要注意不明原因引起的預(yù)算超支,做好差異性分析,避免下次預(yù)算出現(xiàn)同樣情況。在預(yù)算管理末端,必須做好預(yù)算參與人員也就是企業(yè)全員的考核工作,如將企業(yè)財(cái)務(wù)資金運(yùn)用情況納入到業(yè)務(wù)人員的考核中,將業(yè)務(wù)完成率作為財(cái)務(wù)人員考核的一項(xiàng)內(nèi)容,以此增強(qiáng)二者對(duì)對(duì)方業(yè)務(wù)的關(guān)注度,進(jìn)一步促進(jìn)業(yè)財(cái)交融[4]。

(四)打開外部第三方系統(tǒng)接口

業(yè)財(cái)融合下,除了企業(yè)自有的系統(tǒng)融合,還要打開與外部第三方的系統(tǒng)接口,提高數(shù)據(jù)的周轉(zhuǎn)率、準(zhǔn)確率,與外部政府監(jiān)管部門共享信息,掌握第一手詳細(xì)、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息。一是提高信息獲取的效率,做到實(shí)時(shí)共享;二是提高信息準(zhǔn)確率,避免不必要的差錯(cuò);三是提高信息的可追溯性,完成外部監(jiān)管部門的監(jiān)管需求。

四、應(yīng)用案例——外貿(mào)出口企業(yè)

為了更好地展現(xiàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下業(yè)財(cái)融合管理模式的應(yīng)用,本文以外貿(mào)出口企業(yè)J公司為例,從其對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)的應(yīng)用、系統(tǒng)間的連接以及外部三方系統(tǒng)接口方面展現(xiàn)J公司的業(yè)財(cái)融合現(xiàn)狀,并從中發(fā)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的優(yōu)勢(shì)。

(一)系統(tǒng)的集合

業(yè)務(wù)系統(tǒng)——財(cái)務(wù)共享系統(tǒng):業(yè)務(wù)端取得海關(guān)出口報(bào)關(guān)單,收到供應(yīng)商發(fā)票、運(yùn)輸、保險(xiǎn)等其他經(jīng)營費(fèi)用票據(jù),通過兩個(gè)系統(tǒng)的接口將數(shù)據(jù)、單據(jù)傳輸?shù)截?cái)務(wù)共享系統(tǒng)中,自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)——業(yè)務(wù)系統(tǒng):將財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中已進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的收款、付款、相關(guān)經(jīng)營費(fèi)用的資金支出等,如保函費(fèi)、信用證費(fèi)用,業(yè)務(wù)員發(fā)生的差旅費(fèi)、接待費(fèi)等通過EXCEl等工具實(shí)時(shí)或按期導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理卡中,彌補(bǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中項(xiàng)目管理卡中相關(guān)費(fèi)用缺失情況,實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)反映單個(gè)合同盈虧情況,達(dá)到預(yù)算管理的事中控制、事后評(píng)價(jià)的目的。

(二)利用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)開展全成本管理

充分利用其單個(gè)合同全過程管理的特點(diǎn),依據(jù)合同管理卡,通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)共享實(shí)現(xiàn)全成本管理。在合同管理卡中已有以收付實(shí)現(xiàn)制統(tǒng)計(jì)的合同利潤項(xiàng)目的同時(shí),單列權(quán)責(zé)發(fā)生制下財(cái)務(wù)賬面核算利潤,即收入、成本、費(fèi)用項(xiàng)目情況。在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)合同管理卡中增加資金占用費(fèi)成本項(xiàng)目,將管理卡中收款與付款的資金差通過系統(tǒng)融合,與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中銀行實(shí)際收、支情況進(jìn)行核對(duì),按照占用(或持有)時(shí)間、一年期貸款(或存款)利率,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算該合同的每日資金占用成本(或利息收入),避免了財(cái)務(wù)核算由于受年度結(jié)算所限,無法跨年累計(jì)計(jì)算現(xiàn)金流收支產(chǎn)生的資金占用費(fèi)(或利息收入)的缺陷,從而可以準(zhǔn)確反映合同全周期執(zhí)行中各時(shí)點(diǎn)動(dòng)態(tài)的資金成本(或利息收入)。此外,通過與銀行系統(tǒng)鏈接,將每日匯率實(shí)時(shí)變動(dòng)情況納入成本管理項(xiàng),實(shí)現(xiàn)匯率成本變動(dòng)的動(dòng)態(tài)管理。

(三)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)與外部第三方系統(tǒng)的聯(lián)合

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與稅務(wù)部門的出口退稅管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單據(jù)、數(shù)據(jù)互聯(lián),將出口退稅所需單據(jù)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸至出口退稅系統(tǒng)進(jìn)行審核后申報(bào)退稅,實(shí)現(xiàn)退稅后將退稅款金額傳輸至業(yè)務(wù)系統(tǒng)的合同管理卡中。將財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的增值稅發(fā)票信息與稅務(wù)局相關(guān)的系統(tǒng)通過接口進(jìn)行互聯(lián),實(shí)現(xiàn)發(fā)票開具、自動(dòng)真?zhèn)巫R(shí)別、認(rèn)領(lǐng)認(rèn)證、納稅申報(bào)等。將海關(guān)、外匯管理局等進(jìn)出口報(bào)關(guān)信息、收付外匯的核銷信息等查詢功能嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)下,實(shí)現(xiàn)業(yè)、財(cái)、稅、關(guān)、匯等數(shù)據(jù)、信息共享的閉環(huán)管理。

五、結(jié)束語

綜上所述,在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)下,外貿(mào)企業(yè)的業(yè)財(cái)融合模式不僅是其尋求發(fā)展、提升內(nèi)部管理質(zhì)量的重要做法,更是防范國際市場(chǎng)各類風(fēng)險(xiǎn)必要手段。而今,企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了智能化辦公,線上管理系統(tǒng)貫徹企業(yè)始終,極大地提升了企業(yè)工作效率和透明度,而如何通過線上系統(tǒng)的運(yùn)用,促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的深度融合,還需要企業(yè)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn),從實(shí)際需求出發(fā),不斷的思考、進(jìn)步。由于對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)、理論等研究不深,觀點(diǎn)難免淺顯,未來會(huì)持續(xù)學(xué)習(xí),力求提出更具建設(shè)性的融合策略,幫助企業(yè)更好踐行商業(yè)價(jià)值。

主要參考文獻(xiàn):

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