展曉琳 董潔 (山東科技大學 山東青島 266590 濟南大學 山東濟南 250024)
自2019年1月1日開始,全國各級行政事業(yè)單位開始執(zhí)行政府會計制度。三年來,各單位已經(jīng)逐步適應新制度并不斷地完善適合自身特點的核算方法。對于高校而言,政府會計制度同樣得到了良好的貫徹與實施,但在實際操作過程中仍存在個別爭議點,受托代理業(yè)務便是其中之一。目前,高校的受托代理業(yè)務,尤其是跨地區(qū)跨校區(qū)間的受托代理業(yè)務在政府會計制度中并沒有給出具體的操作,這類業(yè)務在具體賬務處理上仍值得探討和分析。
“受托代理資產(chǎn)”和“受托代理負債”這兩個會計科目最早是在《民間非營利組織會計制度》 (財會[2004] 7號)中提出的?!笆芡写怼?,顧名思義就是代為管理、保管,僅有資產(chǎn)的使用權,沒有所有權,一切資產(chǎn)的使用范圍和使用方式必須遵守委托方的約定。這兩個會計科目在民間非營利組織會計中的應用比較常見,尤其像基金會這類慈善組織,受托業(yè)務幾乎占據(jù)了全部的經(jīng)濟業(yè)務。高校中也存在類似的經(jīng)濟業(yè)務,《高等學校會計制度》(財務[2013]30號)規(guī)定,“代管款項”是專門用來核算高校接受委托代為管理的各類款項,例如學會(協(xié)會)會費、黨團費等。但由于高校經(jīng)濟業(yè)務復雜且類別繁多,日均現(xiàn)金流量大且多,有些單位在實操過程中便將不易使用其他應付款、應付賬款等科目核算的業(yè)務,例如某些計提的專用基金、某些不確定如何處理的預收款項、某些科研課題的切塊資金等,全部使用代管款項核算,日積月累導致該科目金額巨大,且內(nèi)容復雜,從而使得報表數(shù)字反映不夠真實。在進行新舊制度銜接工作時,有些高校為了減少工作量,將代管款項科目核算的內(nèi)容不加以分析全部使用受托代理資產(chǎn)和受托代理負債核算,如此一來,就難以摸清高校實際的“家底”情況,更加無法準確核算高校辦學的成本和費用。
近年來,高校不斷引進社會資源,接受委托方代理的資產(chǎn)也隨之增多,高校自身的內(nèi)部環(huán)境和外部社會環(huán)境發(fā)生了很大的變化,對外的成果轉化、產(chǎn)學研合作越來越頻繁,同時社會對于高校承擔社會責任的期待也越來越高。但這類委托資產(chǎn)不同于單位自有資產(chǎn),高校擁有的僅僅是使用權,最終所有權還是歸資產(chǎn)原單位所有。為了更加嚴格區(qū)分這兩類資產(chǎn)和負債,全面、準確地進行會計核算和財務管理,政府會計制度設置了“受托代理資產(chǎn)”和“受托代理負債”兩個科目,并規(guī)定了其核算范圍及核算方式,有助于梳理各項往來業(yè)務、負債業(yè)務的實質(zhì),明確本單位所承擔的現(xiàn)時義務,從而更加嚴謹和準確地反映單位實際的“家底”情況。
但是從高校實踐調(diào)研情況看,由于受托代理業(yè)務核算復雜、影響銀行對賬、報表取數(shù)需校驗其勾稽關系等多種原因,從而增加了會計人員的工作量,很多高校將受托代理業(yè)務簡化使用其他應付款或者其他的負債類科目來代替。如此核算不但違背了政府會計制度設置受托代理科目的初衷,更是將此類業(yè)務變成了單位自身的現(xiàn)時負債,在增加高校負債規(guī)模的同時,也使其報表數(shù)據(jù)不準確?;诖?,本文詳細介紹和分析了受托代理業(yè)務的核算范圍和確認原則,同時結合高校案例,尤其針對跨校區(qū)之間的受托往來業(yè)務,探討受托代理業(yè)務的會計處理過程,以期為我國高校受托代理業(yè)務核算研究提供一定的參考。
目前國內(nèi)關于政府會計制度下的受托業(yè)務研究并不多。何施陶等(2020)從高校實際情況出發(fā),分析受托代理資金的范圍,并針對具體業(yè)務核算進行分析;胡冰等(2020)對受托代理資產(chǎn)與負債的確認、邏輯關系、計量屬性進行了總結,同時結合高校實際案例,提出完善受托代理業(yè)務會計核算體系的建議。曹宏進(2020)認為,應對受托代理業(yè)務進行重新優(yōu)化,取消受托代理資產(chǎn)和受托代理負債兩個科目,在凈資產(chǎn)中新增“受托代理盈余”,預算會計中增設“資金結存——受托貨幣資金”“受托代理收入”“受托代理支出”“受托代理結轉”,增加受托代理業(yè)務的財務會計和預算會計雙重功能。唐偉(2020)從高校受托代理業(yè)務的特殊性出發(fā),從貨幣資金和實物資產(chǎn)兩個維度分析受托代理業(yè)務的核算及存在的問題,并從制度完善、核算范圍確定、會計核算體系完善和財務人員培訓四個方面提出優(yōu)化建議。胡冰、耿彥軍(2020)從政府會計制度對會計要素的定義出發(fā),總結了受托代理資產(chǎn)和負債的確認、邏輯關系、計量屬性,同時結合高校案例,提出完善受托代理資產(chǎn)和負債核算體系的建議,幫助高校提升管理水平。
受托代理資產(chǎn)按照會計要素的分類屬于資產(chǎn)要素。政府會計制度對于資產(chǎn)要素的定義為:由過去的經(jīng)濟業(yè)務或者事項形成的,由單位控制的預期能夠產(chǎn)生服務潛力或者帶來經(jīng)濟利益流入的經(jīng)濟資源。受托代理資產(chǎn)是指單位接受委托方委托管理的各項資產(chǎn),包括受托指定轉贈物資、受托存儲保管物資等,也包括單位管理的罰沒物資。受托代理資產(chǎn)科目名稱中包含著兩項內(nèi)容,即“資產(chǎn)”和“受托代理”。“資產(chǎn)”揭示屬性,表明它具有一般資產(chǎn)的共性;“受托代理”說明特殊性,即:一是對會計主體而言,僅擁有其使用權,“受人之托,代為管理”,必須按照委托方的合同或者約定進行使用,沒有自行決定的支配權;二是該類資產(chǎn)的獲得并不是起源于交易行為,而是由會計主體與委托方通過委托和受托行為產(chǎn)生;三是該類資產(chǎn)無法產(chǎn)生經(jīng)濟利益的流入,因為會計主體只承擔了管理職責,并不是最終受益人,但管理職責的履行有利于提升高校的服務能力和社會地位。受托代理負債是指單位接受委托取得受托代理資產(chǎn)時形成的負債。
判定一項業(yè)務是否是受托代理業(yè)務,首先要明確和了解是否有關于該項經(jīng)濟業(yè)務的政策法規(guī)或財經(jīng)管理規(guī)定,例如《關于中國共產(chǎn)黨黨費收繳、使用和管理的規(guī)定》中明確“黨費的具體財務工作由各級黨委組織部門內(nèi)設的財務機構或者同級黨委的財務機構代辦”,《關于中國共產(chǎn)主義青年團團費收繳、使用和管理的規(guī)定》中要求“團費的具體財務工作由各級團委內(nèi)設的財務機構或團委所在單位財務部門代辦”,《政府會計準則制度解釋1號》規(guī)定“單位對于其集中管理的住宅專項維修資金,屬于本單位職工個人繳存的,應當作為受托代理業(yè)務,按照《政府會計制度》的規(guī)定進行會計處理”。對于有明確規(guī)定的黨費、團費、維修基金等資金,高校應按照政策法規(guī)要求確認為受托代理資產(chǎn)與受托代理負債。對于沒有明確規(guī)定的經(jīng)濟業(yè)務,應深入分析其實質(zhì),首先判斷該項業(yè)務是否具有資產(chǎn)的共性,其次分析其是否具有受托代理的三個特性。
在實際操作中,對于高校收到的某些特定用途的資金,如社會團體的會費、校園卡業(yè)務、政府轉撥款等,需要結合實際情況加以分析之后確認。(1)高校收取的社會團體的會員費,如果給對方開具社會團體收費票據(jù),按照社會團體章程管理使用該筆經(jīng)費,入賬時應確認為受托代理負債。如果給對方開具稅務票據(jù),則是高校的一項收入,在進行賬務處理時,財務會計應按照權責發(fā)生制將扣稅后凈收入確認為收入,預算會計則應遵循收付實現(xiàn)制將收到的金額全額確認預算收入。(2)高校收到的各類押金、校園卡圈存款,這類款項具有未來待返還的性質(zhì),符合確認負債的條件,可以使用“其他應付款”科目進行核算,預算會計不做任何賬務處理。(3)高校從非同級政府部門取得的經(jīng)費撥款,應按照資金的性質(zhì)確認為非同級財政撥款收入或事業(yè)收入。
2019年前,高校執(zhí)行的是《高等學校會計制度》(財會[2013]30號),并未將高校受托管理的資產(chǎn)確認為資產(chǎn),僅僅確認為負債,使用“代管款項”科目核算。但是由于不同高校對于代管款項的理解程度不同,有的單位代管款項科目的使用范圍過于寬泛,增加了高校的負債金額。為了保證高校順利實施政府會計制度,2018年財政部頒布了《關于高等學校執(zhí)行〈政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表〉的銜接規(guī)定》,要求將“代管款項”科目進行清理,根據(jù)受托代理資產(chǎn)的性質(zhì)進行區(qū)分。
1.科目設置。如果受托代管的是貨幣資產(chǎn),應在銀行存款或者貨幣資金科目下設置“受托代理資產(chǎn)”明細科目,按照貨幣金額,借記“銀行存款/貨幣資金——受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“受托代理負債”科目,記錄受托資金的存量和變化。如果高校存在一個以上的銀行賬戶,凡是涉及受托代理業(yè)務的銀行賬戶下都應該設置受托代理資產(chǎn)明細科目,每月月底編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表時,需將該銀行賬戶科目下的明細科目合并對賬。為減少不必要的對賬工作量,應盡量使用一個銀行賬戶來反映受托資金的變化。如果代為管理的是實物資產(chǎn),按照確認實物資產(chǎn)的價值,借記“受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“受托代理負債”科目,并在受托代理資產(chǎn)科目下設置固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、庫存物品等明細科目,同時還要增加暫付款科目,用來反映受托代理項目中的借款業(yè)務。
2.項目設置。高校會計核算有著自身的特殊性,資金量龐大且復雜,同時很多資金管理要求??顚S貌殡S經(jīng)常性的審計檢查。為了更好地管理各類資金,大部分高校都使用項目的輔助核算功能,以減少科目設置的復雜性,同時在項目設置時也應該注意分類設置。以浪潮GS系統(tǒng)為例,需要將受托代理資金項目單獨編號,例如以0109作為項目編號的開始數(shù)字,將這一類項目按照統(tǒng)一規(guī)律編號。
政府會計制度創(chuàng)新性地提出了“雙基礎、雙報告、雙功能”的概念。其中,雙基礎是指會計核算既有以權責發(fā)生制為基礎的財務會計,又有以收付實現(xiàn)制為基礎的預算會計。根據(jù)預算會計的核算基礎以及會計要素的定義,可以得出預算會計核算的三個條件:預算年度內(nèi)發(fā)生、預算范圍內(nèi)、現(xiàn)金的變動(這里的現(xiàn)金指的是廣義現(xiàn)金的概念,即現(xiàn)金、銀行存款、零余額用款額度、其他貨幣資金),這三個條件缺一不可。根據(jù)上述分析,結合受托資金的性質(zhì),對于受托資金的賬務處理只進行財務會計的核算,不進行預算會計的核算,同時會計核算要滿足恒等式“庫存現(xiàn)金/銀行存款——受托代理資產(chǎn)+受托代理資產(chǎn)=受托代理負債”。
1.受托管理的資產(chǎn)是貨幣資產(chǎn)。
(1)收到資金時。如果高校銀行賬戶收到資金當時即可判斷出資金的性質(zhì)是受托代理資金,應按照收到款項的金額以及相關的協(xié)議,設置該筆受托資金的輔助核算項目,具體賬務處理為:借記“銀行存款——××銀行——受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“受托代理負債(××項目)”科目。但實際業(yè)務中,尤其對于高校這種資金往來數(shù)量龐大的單位,在收到款項的當時,難以確定是否是受托代理資金,同時為便于與銀行對賬,收到款項需要及時入賬,確認為“其他應付款”,并在該科目下設置二級科目“暫存款項”,專門用于核算未確認用途和使用部門的銀行來款。具體會計處理為:收到款項時,借記“銀行存款——××銀行”科目,貸記“其他應付款——暫存款項”科目。待確定該筆資金是受托資金時,轉入受托代理負債,同時,需要將銀行存款下的該筆資金轉入“銀行存款——受托代理資產(chǎn)”,即借記“其他應付款——暫存款項”科目,貸記“受托代理負債”科目,同時借記“銀行存款——××銀行——受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“銀行存款”科目。
(2)發(fā)生支出時。受托代理資金的使用要求??顚S?,有合同或協(xié)議的,要嚴格按照合同或協(xié)議的約定執(zhí)行。受托代理資金的支出可分為以下三種情況:
第一,日常報銷業(yè)務的賬務處理。受托代理資金賬戶發(fā)生的日常業(yè)務,與高校其他專項一樣,涉及辦公費、差旅費等業(yè)務,以浪潮系統(tǒng)為例,項目的報銷范圍是通過預算會計的經(jīng)濟分類科目進行控制,由于受托代理業(yè)務僅通過財務會計核算,不進行預算會計核算,所以,受托代理項目的支出范圍無法通過系統(tǒng)進行控制,這也是在具體核算過程中一個無法克服的困難。具體日常報銷業(yè)務的賬務處理為:借記“受托代理負債”科目,貸記“銀行存款——××銀行——受托代理資產(chǎn)”科目。
第二,借款業(yè)務的賬務處理。一般項目的預借款,使用“其他應收款”科目進行核算。而受托代理項目資金發(fā)生預借款時,需要在受托代理資產(chǎn)科目下設二級明細科目“應收及暫付”。支付借款時,借記“受托代理資產(chǎn)——應收及暫付”科目,貸記“銀行存款——××銀行——受托代理資產(chǎn)”科目;報銷發(fā)票,沖銷借款時,借記“受托代理負債”科目,貸記“受托代理資產(chǎn)——應收及暫付”科目;交回現(xiàn)金,沖銷借款時,借記“銀行存款——××銀行——受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“受托代理資產(chǎn)——應收及暫付”科目。
第三,購置固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的賬務處理。受托代理賬戶性質(zhì)不同于普通專項資金,如果實際業(yè)務活動中發(fā)生代理資金購置資產(chǎn),同時又滿足代理資金的使用范圍,那么在這種業(yè)務核算前,需要將受托資產(chǎn)科目下設明細科目“受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)”或“受托代理資產(chǎn)——無形資產(chǎn)”。具體賬務處理為:借記“受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)”科目,貸記“銀行存款——受托代理資產(chǎn)”科目。
2.受托管理的資產(chǎn)是實物資產(chǎn)。高校不同于其他行政事業(yè)單位,常見的代管實物資產(chǎn)主要是存儲保管物資或代為轉贈物資,幾乎沒有罰沒資產(chǎn)。根據(jù)政府會計制度的要求,如果受托代理的是實物資產(chǎn),則借記“受托代理資產(chǎn)”科目,貸記“受托代理負債”科目。下面以受托轉贈物資為例,對受托代理實務資產(chǎn)的賬務處理方法進行分析。
例:2020年S高校收到某企業(yè)捐贈的疫情防控物資價值100萬元,用于該校師生疫情防控。根據(jù)協(xié)議約定,該校同時負擔該批物資的運輸費用1萬元,通過銀行轉賬方式支付。2020年5月,將50萬元物資發(fā)放給全校師生。2020年12月,該企業(yè)取消了該批物資的轉贈要求,且不再回收該批捐贈物資。
分析:該校收到物資時應將其確認為受托代理資產(chǎn),借記“受托代理資產(chǎn) 100萬元”,貸記“受托代理負債 100萬元”。該校承擔的1萬元運費用銀行存款支付,財務會計處理為:借記“其他費用 1萬元”,貸記“銀行存款 1萬元”;由于支付運費使用了資金,導致資金變動,應同時進行預算會計的賬務處理,借記“其他支出 1萬元”,貸記“資金結存 1萬元”。2020年5月發(fā)放物資50萬元,借記“受托代理負債 50萬元”,貸記“受托代理資產(chǎn) 50萬元”。2020年12月,該批防控物資取消轉贈,且不再收回,該筆物資性質(zhì)由受托物資轉變?yōu)閱挝蛔杂匈Y產(chǎn),借記“受托代理負債 50萬元”,貸記“受托代理資產(chǎn) 50萬元”;同時借記“庫存物品或固定資產(chǎn) 50萬元”,貸記“其他收入 50萬元”。
由前文分析可知,涉及受托代理項目的業(yè)務處理,在核算時僅進行財務會計處理,不進行預算會計賬務處理。該類資產(chǎn)驗收入庫時,不能使用固定資產(chǎn)或無形資產(chǎn)科目,而應該使用“受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)”科目來核算,在后續(xù)使用過程中不需要計提折舊或攤銷。需要注意的是,在受托物資運輸過程中發(fā)生的相關運費、稅費等,因為使用了貨幣資金支付,涉及資金變動的業(yè)務需要進行預算會計的賬務處理。
S大學的辦學特點是多地區(qū)多校區(qū)辦學,統(tǒng)一核算,統(tǒng)一賬務體系,各分校區(qū)作為二級核算組織稱之為校區(qū)層,校內(nèi)預算撥款單位作為一級核算組織稱之為事業(yè)層,同時S高校不同校區(qū)間又存在著自收自支、獨立核算的后勤保障單位(見圖1)。
圖1 S大學核算組織示意圖
由圖1可以看出,S大學的核算組織結構分為兩部分,一是不同校區(qū)事業(yè)部門的賬務體系,二是食堂、校醫(yī)院等具有后勤保障性質(zhì)的單位。根據(jù)《財政部關于印發(fā)高等學校執(zhí)行〈政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表〉的補充規(guī)定和銜接的通知》(財會[2018]19號)規(guī)定,高校在編制年度報表時,應將校內(nèi)獨立核算單位納入高等學校報表編制范圍。事業(yè)層和后勤作為第一層級核算組織僅具有報表取數(shù)功能,沒有核算功能;第二層級組織有核算功能。由于S大學組織結構比較復雜,在實際業(yè)務中,存在著大量的不同校區(qū)之間的業(yè)務往來情況,如何對受托代理業(yè)務的往來進行準確反映,是S大學賬務處理中的難點之一。
1.受托代理的貨幣資產(chǎn)跨校區(qū)間的業(yè)務處理。假設B校區(qū)收到學生團費,按照學校對于團費管理的要求,需要集中歸集到總部A校區(qū)統(tǒng)籌使用。按照政府會計制度的要求需進行如下賬務處理:
B校區(qū)收到團費資金:
借:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
貸:受托代理負債
B校區(qū)劃轉團費至A校區(qū),B校區(qū)的賬務處理為:
借:受托代理負債
貸:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
A校區(qū)賬戶收到團費資金:
借:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
貸:受托代理負債
但在實際業(yè)務中,對于這種校區(qū)之間的劃撥資金,大多數(shù)情況不會實際使用銀行存款支付。A、B校區(qū)屬于同一賬套體系內(nèi),校區(qū)間往來業(yè)務一般會采用往來科目記賬,減少銀行存款收付款的操作。具體業(yè)務處理如下:
B校區(qū)收到團費資金:
借:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
貸:受托代理負債
B校區(qū)劃轉團費至A校區(qū),采用往來科目記賬:
借:受托代理負債
貸:其他應收款——A校區(qū)
借:銀行存款
貸:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
A校區(qū)同步賬務處理為:
借:其他應收款——B校區(qū)
貸:受托代理負債
借:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
貸:銀行存款
按照如上賬務處理,從第一層級事業(yè)層的角度分析,“其他應收款——A校區(qū)”和“其他應收款——B校區(qū)”科目金額借貸相抵,僅僅是分校區(qū)受托資金發(fā)生了變化。這樣處理既簡化了校區(qū)間往來資金銀行匯款的流程操作,又滿足了政府會計制度對于受托代理業(yè)務的賬務處理要求,同時又滿足恒等式“受托代理負債=受托代理資產(chǎn)+銀行存款——受托代理資產(chǎn)”。
2.受托代理的實物資產(chǎn)跨校區(qū)間的業(yè)務處理。在實際業(yè)務中,S大學跨校區(qū)間偶爾會發(fā)生受托代理的實物資產(chǎn)在不同校區(qū)之間調(diào)撥。例如,將團費購置的電腦從B校區(qū)調(diào)撥至A校區(qū)。具體賬務處理為:
借:受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)
貸:銀行存款——受托代理資產(chǎn)
按照政府會計制度的要求,受托代理資金購置的固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)在持有期間不計提折舊和攤銷。一年后,B校區(qū)按照學校整體資產(chǎn)優(yōu)化調(diào)配方案的要求,將該臺電腦調(diào)配至A校區(qū),賬務處理為:
B校區(qū)調(diào)出該臺電腦:
借:受托代理負債
貸:受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)
A校區(qū)收到該臺筆記本電腦:
借:受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)
貸:受托代理負債
受托代理業(yè)務對于高校來說是一個全新的會計科目,與其他行政事業(yè)單位核算內(nèi)容不同,高校的受托代理業(yè)務幾乎沒有罰沒資產(chǎn)的情況,多數(shù)業(yè)務是關于黨費、團費、維修基金以及代為管理的某些學會的會費等。從高校受托代理業(yè)務賬務處理的調(diào)研情況來看,多數(shù)高校在受托代理業(yè)務的核算范圍上不明確,容易將代收的保證金、水電費等混淆為受托代理資產(chǎn)核算;某些高校在受托代理業(yè)務的賬務處理方面不規(guī)范,將黨團費等受托代理資金作為其他應收款核算;某些高校的財務人員的專業(yè)判斷能力不足,對于定期對賬的核算方法不重視甚至不理解,導致賬務處理頻頻出錯。然而,目前對受托代理業(yè)務研究和實操并不多,尤其是關于不同校區(qū)之間受托代理資金往來業(yè)務的研究更少,故本文在明確受托代理業(yè)務的確認原則和核算范圍的基礎之上,以S高校為例,詳細分析了受托代理貨幣資產(chǎn)和實物資產(chǎn)的具體核算方式,以及跨校區(qū)間受托代理業(yè)務的賬務處理方法。
雖然政府會計制度對于受托代理業(yè)務的賬務處理做出了明確規(guī)定,但由于高校業(yè)務有著自身的復雜性,在實際處理過程中,財務人員對于一些特殊的業(yè)務仍然會存在一些困惑和疑慮。因此我國應該盡快出臺關于高等學校特殊業(yè)務處理的補充規(guī)定,進一步完善政府會計制度;對于各高校存在的制度未詳實列示的情況,應根據(jù)制度的相關要求,做到觸類旁通、舉一反三,找到適合自身特點的核算方法;此外,應加強對財務人員的專業(yè)培訓,提高財務人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)判斷力。