李 燕

(內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 體育教學(xué)部，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等作為一種普適性技術(shù)，在人類社會(huì)各領(lǐng)域中的應(yīng)用越來越頻繁，并驅(qū)動(dòng)著深刻的數(shù)字轉(zhuǎn)型變革。對(duì)于高校檔案工作而言，隨著其信息化裝備的升級(jí)，泛在的數(shù)字化構(gòu)筑起了其運(yùn)行的基礎(chǔ)環(huán)境，并匯聚了大量的電子文件。如何建立并增強(qiáng)各類文檔之間的關(guān)聯(lián)性，提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值，更好地支持教學(xué)、科研等工作展開，是高校檔案工作面臨的一項(xiàng)全新挑戰(zhàn)。而文件分類則為高校檔案工作優(yōu)化提供了科學(xué)的前進(jìn)方向，尤其是基于職能的文件分類意義重大。

一、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下高校檔案文件數(shù)字化分類管理的背景與意義

隨著我國(guó)高等教育普及化、大眾化發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)張、生源數(shù)量增長(zhǎng)，使高校檔案信息源愈加豐富，并對(duì)相關(guān)管理工作提出了更多、更高要求。文檔分類作為高校檔案工作的關(guān)鍵與核心，是實(shí)現(xiàn)高校檔案高效收集、利用和銷毀的重要保障，[1]其在現(xiàn)實(shí)層面的開展意義體現(xiàn)在三個(gè)方面。

一是，有助于管理規(guī)范性。運(yùn)行在一定標(biāo)準(zhǔn)下的科學(xué)文件分類，可更加高效地導(dǎo)引教學(xué)、教研及行政管理等日常事務(wù)展開，并通過相關(guān)檔案資料的信息反饋，支持各項(xiàng)決策的制定，有利于突出高校檔案工作價(jià)值，提高了工作效率。

二是，有助于管理科學(xué)性。采取不同的科學(xué)分類方法對(duì)高校檔案文件進(jìn)行保存，可將復(fù)雜的信息清晰明了地歸結(jié)在一起，如紙質(zhì)文檔、電子文檔等，并采取針對(duì)性地保護(hù)措施，使管理更具操作性。實(shí)踐工作中，紙質(zhì)文檔容易受潮，且存在蟲蛀的風(fēng)險(xiǎn)；電子文檔包括照片、影像、視頻等容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)?；谖募诸愡M(jìn)行分類存儲(chǔ)，可達(dá)到最佳的防護(hù)效果。

三是，有助于管理便捷性?；谖募诸惪商岣吒咝n案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化，并為后續(xù)便捷的查詢利用提供支持，且更便于進(jìn)行分類銷毀工作，確保準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，宏觀信息化時(shí)代，數(shù)字轉(zhuǎn)型驅(qū)動(dòng)的社會(huì)發(fā)展改革愈加深化，基于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技應(yīng)用，其本身在處理龐雜信息上的功能優(yōu)勢(shì)，為文件分類在高校檔案工作中的部署與實(shí)施創(chuàng)造了便利條件，大幅降低了從業(yè)者的勞動(dòng)強(qiáng)度，且工作效率及質(zhì)量表現(xiàn)更高，是高校檔案工作進(jìn)展的必然方向。

二、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下高校檔案文件數(shù)字化分類管理存在的問題

高校檔案管理工作涉及部門較多、文件類型復(fù)雜、形成的檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、使用授權(quán)程序復(fù)雜等特點(diǎn)。因此，在日常工作中會(huì)出現(xiàn)以下幾種問題。

一是，高校檔案管理工作不集中，學(xué)生處、教務(wù)處、招生處、黨政辦公室等各部門不同程度擁有檔案資料管理職權(quán)，負(fù)責(zé)文件分類管理工作。

二是，高校各部門之間對(duì)檔案文件分類管理的要求不盡相同。有的高校必須使用《DA/T 10-1994高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》開展文件分類管理，有的則未做明確要求。

三是，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，大多數(shù)高校僅采用普通的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來輔助開展檔案文件分類工作，并未進(jìn)行深層次的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

四是，隨著高等教育普及化，生源數(shù)量與日俱增，高校教務(wù)部門匯聚了龐雜的文件信息，包括學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)單、課程表、教材等，而其又分屬于不同的“領(lǐng)域范疇”標(biāo)準(zhǔn)，破壞了其相互間的天然聯(lián)系，整體看起來較為繁瑣凌亂。

五是，過多、過細(xì)的類目層次劃分，容易出現(xiàn)類目交叉而難以確定文件歸屬的問題，且相同類別的檔案文件源數(shù)據(jù)來自不同的職能部門，等待排號(hào)降低了管理工作效率。尤其是在高等教育普及化發(fā)展格局下，高校檔案工作環(huán)境出現(xiàn)了較大的變化，查詢利用需求明顯提升。上述規(guī)則框架下生成的文件材料并不能包括所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如人物、實(shí)物、網(wǎng)頁等存在無類可歸的現(xiàn)象。[2]數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，高校信息化裝備水平不斷升級(jí)，電子文本的數(shù)量及種類不斷增加，如何進(jìn)行有序管理和便捷利用是高校檔案工作面臨的一大難題，科學(xué)的文件分類是關(guān)鍵。

三、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下高校檔案分類管理策略

(一)扎實(shí)基礎(chǔ)保障

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的高校檔案分類管理是一種機(jī)遇，更是一種挑戰(zhàn)，對(duì)整個(gè)工作部署提出了更多、更高要求，扎實(shí)的基礎(chǔ)保障是其循序漸進(jìn)推動(dòng)并不斷深化的前提。數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，高校要牢牢把握“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)真貫徹黨中央系列戰(zhàn)略政策部署，結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷升級(jí)檔案工作信息化裝備水平，緊密關(guān)注行業(yè)前沿動(dòng)態(tài)，積極引入先進(jìn)科技，包括計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等，持續(xù)改善檔案管理工作運(yùn)行環(huán)境，并由此來推動(dòng)深層次的變革，實(shí)現(xiàn)檔案工作效率及質(zhì)量的雙向提升。同時(shí)，基于職能的文件分類重構(gòu)了高校檔案工作模式，對(duì)從業(yè)者提出了新的崗位職責(zé)要求。因此，高校還需大力加強(qiáng)“軟件”建設(shè)，樹立高度的人才戰(zhàn)略意識(shí)定位，并將之作為檔案工作改革優(yōu)化的重要抓手，結(jié)合基于職能的文件分類理念，細(xì)化崗位工作要求，全方位審查文件生命周期中的業(yè)務(wù)開展實(shí)際，及時(shí)洞察其中存在的不足或問題，有針對(duì)性地提升從業(yè)隊(duì)伍素養(yǎng)。[3]在此過程中，定期或不定期展開多樣化的培訓(xùn)教育活動(dòng)，必要時(shí)可聘請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)支持，深入解讀基于職能的文件分類功能優(yōu)勢(shì)及基本方法，及時(shí)更新思想理念，豐富其知識(shí)涵養(yǎng)構(gòu)成，共享行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，搭建良好的內(nèi)部交互平臺(tái)，從而使之更好地支持該項(xiàng)工作發(fā)展。另外，以檔案管理信息化為切入視角，組織專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，分析數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下誘發(fā)的深刻變革，提升其“互聯(lián)網(wǎng)+”思維及信息素養(yǎng)，倡導(dǎo)終身學(xué)習(xí)，不斷提升他們的崗位適應(yīng)能力及勝任能力。如此，在扎實(shí)的技術(shù)與人文條件保障下，才能進(jìn)一步推動(dòng)基于職能的文件分類在高校檔案工作中的落實(shí)。

(二)遵循科學(xué)原則

作為高校重要的信息資源財(cái)富，高校檔案在其長(zhǎng)期的建設(shè)、發(fā)展與管理中形成具有門類多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)。文件分類工作需按照科學(xué)的原則導(dǎo)向，保證其可行性。

一是，遵循法制性原則。全面依法治國(guó)戰(zhàn)略視角下，高校要始終堅(jiān)持中國(guó)特色社會(huì)主義正確前進(jìn)方向，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)政策法規(guī)，包括《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等，在合法合規(guī)的框架下，結(jié)合自身工作特點(diǎn)加以創(chuàng)新。

二是，遵循系統(tǒng)性原則。高校檔案工作終將朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的方向發(fā)展，要制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，做好宏觀統(tǒng)籌，以此來保障各院系之間歸檔及利用的規(guī)范性，提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)信息共享。在此基礎(chǔ)上，高校還需兼顧檔案文件類目的內(nèi)涵及外延，按照一定的規(guī)律做好同層次子類目的次序安排。

三是，遵循準(zhǔn)確性原則。隨著高等教育普及化，無論是辦學(xué)規(guī)模還是生源規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件信息愈加繁多，涉及教學(xué)、科研、黨政、財(cái)物等檔案品類。同時(shí)，教學(xué)檔案又包括教學(xué)材料、教案、教學(xué)報(bào)告等。學(xué)生檔案則包括新生名冊(cè)、學(xué)籍登記、獎(jiǎng)懲資料等。無疑在很大程度上增加了高校檔案工作的難度，相應(yīng)的文件分類難度亦是有所增加，緣于現(xiàn)實(shí)工作需求，要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥幚砗酶咝n案文件的分類準(zhǔn)確性，以免錯(cuò)誤歸類，影響后期查詢應(yīng)用。[4]

基于上述三項(xiàng)基本原則導(dǎo)向，基于職能的文件分類在高校檔案工作中的部署與實(shí)施才能更加順暢且科學(xué)，是實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工程價(jià)值的前提條件。

(三)做好頂層設(shè)計(jì)

如上分析所述，數(shù)字背景下，基于職能的文件分類，可以幫助高校更好地從全局視角切入，根據(jù)檔案工作的相關(guān)信息披露與支持，清楚掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，從而制定科學(xué)的管理決策。在未來的高校檔案工作中，需充分重視并做好文件分類的頂層設(shè)計(jì)，清晰文件的產(chǎn)生到最終去向，以文件全生命周期理論為指導(dǎo)，明確管理需求、精細(xì)處置方案，使工作價(jià)值得到最大化地釋放?；诼毮艿奈募诸愄峁┝艘粋€(gè)說明機(jī)構(gòu)做什么及如何做的檔案體系。而關(guān)于如何進(jìn)行基于職能的文件分類建構(gòu)，中國(guó)人民大學(xué)馬林青博士探索出一條普適性道路，并在其《基于職能的文件分類：理論、方法與實(shí)踐》中進(jìn)行了詳細(xì)論述，大致可分為背景調(diào)查、業(yè)務(wù)分析、層級(jí)設(shè)置和分類編制等幾個(gè)環(huán)節(jié)的操作。其中，業(yè)務(wù)分析是整個(gè)建構(gòu)過程的重點(diǎn)與核心，應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，梳理清楚自有業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)框架，并建議采用自上而下和自下而上相結(jié)合的方法，做好宏觀與微觀層面的雙向把控，繼而生成科學(xué)的文件分類框架。[5]

(四)推進(jìn)精細(xì)管理

精細(xì)化管理是一種理念，更是一種文化，在現(xiàn)代管理學(xué)系統(tǒng)中占據(jù)中間層，是規(guī)范化的升級(jí)、個(gè)性化的基礎(chǔ)。精細(xì)化管理的中心就是落實(shí)管理責(zé)任，通過管理責(zé)任的具體化、明確化，對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行分解，從而使之在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中都能發(fā)揮作用，從而提升企業(yè)整體執(zhí)行力。在該種運(yùn)行結(jié)構(gòu)模式下，每個(gè)環(huán)節(jié)都是不可分割的基本單元，從而推動(dòng)組織系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)和不斷優(yōu)化。[6]基于文件分類思想的高校檔案工作，是推進(jìn)其精細(xì)化管理建設(shè)的重要推手，整個(gè)鏈路進(jìn)程應(yīng)做好文件分類設(shè)計(jì)，并集成保管期限、處置方案、權(quán)限設(shè)置等設(shè)計(jì)，形成了文件全生命周期的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，從而大幅提升其管理效能。例如，對(duì)于紙質(zhì)文檔而言，將每年間歇性、集中時(shí)段的歸檔工作精細(xì)化到日常工作事務(wù)中，可起到良好的規(guī)范作用，提升了高校檔案工作效果。而對(duì)于電子文檔，如此有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)捕獲、存取權(quán)限自動(dòng)管理等，提高了相關(guān)工作效率。事實(shí)上，基于精細(xì)化管理概念，加之文件分類方法應(yīng)用，將高校檔案管理布滿文件的整個(gè)生命周期，可實(shí)現(xiàn)整個(gè)動(dòng)態(tài)流程的集約整合。值得著重指出的是，基于職能的文件分類，對(duì)于文件功能的判定是關(guān)鍵，影響著保管期限、權(quán)限設(shè)置等操作，要善于從“文件為什么產(chǎn)生”的視角切入，滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下批量自動(dòng)化鑒定的實(shí)施，有效應(yīng)對(duì)電子文檔激增帶來的種種難題。在此過程中，要充分做好技術(shù)部門的支持工作，充分依托現(xiàn)代科技裝備，不斷完善高校文檔管理系統(tǒng)功能，全方位考慮權(quán)限控制、業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)等需求。

(五)優(yōu)化主題詞表

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案管理系統(tǒng)牽涉海量數(shù)據(jù)信息匯聚。為了方便查詢應(yīng)用，有必要做好文件分類工作，并基于此在大數(shù)據(jù)分析、人工智能等強(qiáng)大搜索技術(shù)應(yīng)用的加持下，按需成功查詢文件易如反掌。“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略格局下，依托數(shù)字轉(zhuǎn)型的高校檔案工作，要著力于突破全校不同職能機(jī)構(gòu)之間異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換及共享難題，基于文件分類，設(shè)計(jì)科學(xué)的數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，逐步推動(dòng)海量數(shù)據(jù)向大數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，從而有效支持各項(xiàng)管理決策，實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研等全流程可控。如上分析所述，基于職能的文件分類編織起了一個(gè)能夠說明機(jī)構(gòu)做什么及如何做的文檔體系結(jié)構(gòu)，且具有清晰、穩(wěn)定的性能，使各項(xiàng)管理決策更加貼合業(yè)務(wù)實(shí)際，為宏觀把控與微觀精細(xì)化奠定了基礎(chǔ)。在此過程中，精細(xì)化管理將高校檔案工作落實(shí)到“件”的力度，從而生成一致的信息流通語義，構(gòu)成信息共享的基本條件。[7]在具體的工作實(shí)踐中，值得客觀指出的是，基于職能的文件分類只是建構(gòu)起了高校檔案工作的“骨架”，而對(duì)于其“血肉”的填充，還需進(jìn)一步完善運(yùn)行制度及細(xì)則，將基于職能的文件分類作為通用檔案處置方案的同時(shí)，亦需考慮無法納入該運(yùn)行系統(tǒng)的文件信息，單獨(dú)設(shè)立特殊類別，并設(shè)計(jì)科學(xué)的主題詞表。由于高校教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)的復(fù)雜性，對(duì)于主題詞表的設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范全校學(xué)科、專業(yè)名稱等，并納入相應(yīng)的術(shù)語。同時(shí)，組織機(jī)構(gòu)作為業(yè)務(wù)的承擔(dān)者、實(shí)施者，亦是文件產(chǎn)生的來源，應(yīng)歸屬于分類系統(tǒng)中的一個(gè)層級(jí)，對(duì)其沿革脈絡(luò)進(jìn)行分析，將其在各個(gè)時(shí)期的規(guī)范名稱納入機(jī)構(gòu)名稱規(guī)范表中。

綜上所述，數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，受多重因素影響，我國(guó)眾多高校當(dāng)前階段的檔案工作實(shí)踐中仍舊暴露出了些許不足，大數(shù)據(jù)功能及價(jià)值尚未得到充分挖掘?；诼毮艿奈募诸悾軜?gòu)起了以文件功能為導(dǎo)向的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)解決其在現(xiàn)實(shí)語境下的問題有著積極意義，應(yīng)引起足夠重視。在實(shí)際組織過程中，依托扎實(shí)的保障條件，以科學(xué)的原則遵循為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際情況，做好頂層設(shè)計(jì)，推進(jìn)精細(xì)化管理，優(yōu)化主題詞表，從而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值意義。