肖先存

(福建三明市第二醫(yī)院藥學(xué)部,福建 永安 366000)

人力成本支出是公立醫(yī)院成本支出的重要組成部分[1],提高工作效率是降低人力成本支出的重要方法。隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用的,為提高工作效率提供了有力支持。但由于不同醫(yī)院信息化程度及工作模式不同,而市場(chǎng)提供的基礎(chǔ)版信息系統(tǒng)難以滿足醫(yī)院個(gè)性化的工作模式,因此,需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)基礎(chǔ)版信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。根據(jù)我院藥房工作的實(shí)際,與信息部溝通,通過優(yōu)化軟件功能,提高藥房的工作效率。

1 處方權(quán)限信息化

不同專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格、不同科室的醫(yī)生對(duì)不同藥品的處方權(quán)限不一樣,如開具麻醉藥品、精神藥品的醫(yī)生除有普通處方的權(quán)限外還需取得麻醉藥品、精神藥品的處方權(quán)限才能開具;終止妊娠藥品只有婦科或產(chǎn)科的醫(yī)生才有權(quán)限開具;抗菌藥物分為特殊使用級(jí)、限制使用級(jí)及非限制使用級(jí),依據(jù)醫(yī)生的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格級(jí)別分別授予不同級(jí)別的抗菌藥物處方權(quán)限,在緊急情況下臨床醫(yī)師才可以越級(jí)使用高于權(quán)限的抗菌藥物,但僅限于1天用量。有些藥品有時(shí)只限某一科室、某一診療小組或某個(gè)醫(yī)生使用。這些情況如果單靠藥學(xué)人員靠人力來限制,就可能出現(xiàn)頻繁的退藥或醫(yī)師越權(quán)用藥等不合理現(xiàn)象發(fā)生,如果通過優(yōu)化信息系統(tǒng)對(duì)藥品進(jìn)行醫(yī)生權(quán)限的批量設(shè)定,或通過實(shí)時(shí)對(duì)某一科室、某一診療小組或某個(gè)醫(yī)生進(jìn)行個(gè)別藥品的權(quán)限設(shè)定,讓沒有權(quán)限的醫(yī)生在開具這一藥品時(shí),系統(tǒng)無法錄入,同時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框提示該醫(yī)生,實(shí)現(xiàn)處方開具的源頭控制,簡(jiǎn)化流程且精準(zhǔn)無誤,從而減少不合理用藥的發(fā)生,通過系統(tǒng)進(jìn)行處方權(quán)限的審核,提高藥學(xué)人員工作效率。

2 藥品精準(zhǔn)定位

藥品定位存放后,按柜、行、列用6位號(hào)碼進(jìn)行編號(hào),如某種藥品貯存于5號(hào)柜第6行第5列,其編號(hào)為050605,在信息系統(tǒng)中錄入該種藥品存放的相應(yīng)位置信息,讓藥學(xué)人員一目了然。

2.1 提高調(diào)劑效率

調(diào)劑單上藥品也按編號(hào)順序依次顯示,調(diào)劑時(shí)按順序走一圈就可完成整份領(lǐng)藥單的調(diào)劑任務(wù),避免相同的路徑重復(fù)往返。通常,藥學(xué)部每隔一段時(shí)間會(huì)對(duì)各個(gè)部門的人員進(jìn)行微調(diào),通過信息系統(tǒng)對(duì)藥品進(jìn)行精準(zhǔn)定位后,藥房新進(jìn)人員可根據(jù)編號(hào),迅速查找到藥品,有效縮短了記憶藥品貯存位置的時(shí)間,從而提高工作效率。

2.2 降低易混淆藥品的差錯(cuò)率

易混淆的藥品除分開擺放、設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)外,按編號(hào)定位可有效降低易混淆藥品的調(diào)劑差錯(cuò),從而減少處理差錯(cuò)的時(shí)間。

3 藥品用法用量設(shè)置及熱敏紙打印

不同的藥品都有各自不同的用量及用法,通過優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置藥品最常用的用量及用法,醫(yī)師在開具藥品時(shí),由系統(tǒng)自動(dòng)彈出該藥品的常用量及用法,如有特別要求,可以在處方上修改并保存,從而提高醫(yī)師的開方錄入速度。患者取藥時(shí),藥師將藥品的用量、用法及某些特殊的要求通過熱敏紙打印并粘貼在藥品包裝物上,從而提高調(diào)劑速度,避免手工書寫字跡撩草、不清,或污染,造成字跡難以辨認(rèn)。

4 工作量統(tǒng)計(jì)

沒有合理的工作量統(tǒng)計(jì),就無法通過量化來衡量工作量的大小,就會(huì)造成“吃大鍋飯”“搞平均主義”。若按照年資、職稱方案進(jìn)行獎(jiǎng)金分配,年資長(zhǎng)、職稱高所得到的績(jī)效獎(jiǎng)金就高, 而工作積極主動(dòng)者的付出就無法得到量化體現(xiàn),不利于提高部門人員的工作積極性,久而久之部門人員就會(huì)“攀懶”,工作作風(fēng)越來越散漫,效率低下。藥房信息系統(tǒng)的使用,由于藥房的大部分操作,如審核、調(diào)劑、發(fā)藥等都要通過信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn),如果在登入各自的工號(hào)操作時(shí)信息系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)得到部門人員操作的量值,并通過設(shè)計(jì)各項(xiàng)工作的分值,以及難度、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)等,難度大、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高的工作分值高,按勞分配,多勞多得,優(yōu)勞多得,就可以避免人員消極怠工現(xiàn)象發(fā)生,從而提高工作效率。

5 麻醉處方電子化

手工開具麻醉處方常因漏項(xiàng)、涂改、字跡潦草等因素,使不規(guī)范、不合理處方出現(xiàn),增加處方駁回修改或重開的概率同時(shí),也相應(yīng)增加了藥師審核難度及審核時(shí)間。按照《處方管理辦法》中麻醉藥品、一類精神藥品的要求,如果在系統(tǒng)中增加設(shè)置我院麻醉藥品、一類精神藥品處方的格式,醫(yī)生只需在患者醫(yī)囑中錄入麻醉藥品的醫(yī)囑,點(diǎn)擊打印麻、精一處方,系統(tǒng)自動(dòng)按麻、精一處方的格式導(dǎo)入患者的有關(guān)信息,并生成處方打印出來,就可以避免醫(yī)生手寫處方前記部分出現(xiàn)漏項(xiàng)問題,并有效縮短醫(yī)生開具麻、精一處方的時(shí)間。藥師審核處方時(shí),只需要考慮合理性及是否超天數(shù)使用等問題,減少了審核項(xiàng)目,縮短審核時(shí)間。

6 特殊藥品賬冊(cè)登記電子化

麻醉藥品、終妊藥品等特殊管理的藥品需要專用賬冊(cè)登記。采用手工登記耗時(shí)費(fèi)力,且可能因字跡模糊,或工作繁忙漏登,等到發(fā)現(xiàn)問題時(shí)去尋找原因再補(bǔ)登,需要耗費(fèi)大量時(shí)間。如果按照有關(guān)管理規(guī)定,通過與信息部門溝通,優(yōu)化軟件功能,提取出特殊管理藥品賬冊(cè)登記所需的信息,設(shè)計(jì)每日特殊藥品《使用登記表》《每月藥品的出入賬表》, 形成特殊管理藥品的日、月消耗電子賬冊(cè),就可以讓之前一兩個(gè)小時(shí)才能夠完成的工作,通過優(yōu)化信息系統(tǒng)數(shù)秒鐘就可完成,且打印出來的賬目更為完整清晰、準(zhǔn)確可靠。

7 藥品庫存管理

通過醫(yī)院信息化藥房管理系統(tǒng)的使用,使藥品庫存管理從金額管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)庫存的數(shù)量管理模式得以實(shí)施。

7.1 實(shí)庫存管理

藥品實(shí)庫存的數(shù)量管理,是信息系統(tǒng)中藥品庫存信息與藥品實(shí)際庫存量一致。實(shí)庫存管理的實(shí)施,可有效提高藥品賬物相符率、領(lǐng)藥效率、盤點(diǎn)效率、藥品周轉(zhuǎn)率,并降低盤點(diǎn)誤差率。實(shí)現(xiàn)庫存的數(shù)量管理模式,醫(yī)師開具處方輸入藥品時(shí),信息系統(tǒng)自動(dòng)顯示該藥品當(dāng)前藥房的實(shí)時(shí)庫存信息,當(dāng)處方的藥品數(shù)量大于庫存量時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)提醒開方醫(yī)師該藥品藥房數(shù)量不足,系統(tǒng)無法保存處方信息,有效解決因藥品缺貨或庫存不足,使患者往返于醫(yī)師與藥房間的問題。

7.2 虛擬實(shí)庫存與實(shí)庫存的結(jié)合

實(shí)現(xiàn)實(shí)庫存管理后,當(dāng)某個(gè)藥品的實(shí)際庫存量較小,又出現(xiàn)醫(yī)院多個(gè)醫(yī)師同一時(shí)段開具了該藥品,會(huì)因患者未到藥房取藥,藥房系統(tǒng)中顯示該藥品的庫存信息未及時(shí)扣減,造成后面取藥的患者出現(xiàn)缺藥的情況出現(xiàn)。為避免這一情況的發(fā)生,我們可以在系統(tǒng)中設(shè)置藥品的虛擬實(shí)庫存,在醫(yī)師未開具處方時(shí),虛擬實(shí)庫存數(shù)與實(shí)庫存數(shù)相同,開具處方后系統(tǒng)逐筆扣減虛擬實(shí)庫存數(shù),當(dāng)藥房調(diào)劑該處方時(shí)系統(tǒng)核減實(shí)庫存數(shù),此時(shí)虛擬實(shí)庫存數(shù)與實(shí)庫存數(shù)恢復(fù)一致。根據(jù)《處方管理辦法》對(duì)處方有效期的規(guī)定,除醫(yī)師在系統(tǒng)中特別選擇注明有效期外,由于開具處方而扣減的虛擬實(shí)庫存數(shù),在24h內(nèi)未到藥房調(diào)劑,該張?zhí)幏娇蹨p的虛擬實(shí)庫存數(shù)將自動(dòng)增加,恢復(fù)至原庫存數(shù)。在醫(yī)師電腦的界面中只顯示系統(tǒng)虛擬實(shí)庫存。這一功能的設(shè)計(jì),解決了同一時(shí)段內(nèi)多個(gè)醫(yī)師同時(shí)開具某一庫存量小的藥品時(shí)患者無法取到藥品的問題,有效徹底解決患者因藥品庫存因素往返于藥房與醫(yī)師間的問題。

7.3 提高盤點(diǎn)效率

在沒有實(shí)庫存管理的情況下,盤點(diǎn)大多采用盲盤模式,容易出現(xiàn)賬物不符問題。當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬物不符只能盲目查找,難免發(fā)生漏盤問題。采用實(shí)庫存管理后,由于每日對(duì)藥房?jī)?nèi)易差錯(cuò)的藥品實(shí)時(shí)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)的查找原因,確保易差錯(cuò)藥品庫存的準(zhǔn)確性減少差錯(cuò)。在半年的盤點(diǎn)時(shí),結(jié)合貨柜碼的精準(zhǔn)定位,按貨柜碼的排序打出《盤點(diǎn)表》,按表上賬目數(shù)核對(duì)實(shí)物數(shù),如有差異,及時(shí)查找原因,由于是按貨柜碼排序生成《盤點(diǎn)表》,在一個(gè)貨柜前就可盤點(diǎn)整個(gè)貨柜上的藥品,避免為尋找藥品往返多次,盤點(diǎn)效率可提高一倍。

7.4 提高領(lǐng)藥效率

在沒有實(shí)庫存管理的情況下,領(lǐng)藥時(shí)需要領(lǐng)藥員查看每個(gè)藥架,估算出每個(gè)藥品的每周使用量,結(jié)合當(dāng)前的庫存填報(bào)領(lǐng)用量。這要求領(lǐng)藥員非常熟悉藥房每種藥品的使用量,并時(shí)刻關(guān)注各種藥品的庫存變化情況,如出現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)大量使用某種藥品,易造成該藥品的短缺,當(dāng)使用量下降時(shí),又易造成藥品的積壓。實(shí)行實(shí)庫存管理后,每次領(lǐng)藥系統(tǒng)自動(dòng)生成申領(lǐng)單,并在申領(lǐng)單中加入藥房每個(gè)藥品的實(shí)時(shí)庫存及近一周每個(gè)藥品使用量信息,領(lǐng)藥員在電腦前就可掌握每個(gè)藥品的實(shí)時(shí)庫存及近一周各個(gè)藥品的庫存變化情況,不需要通過查看藥架的藥品庫存就可錄入申領(lǐng)量,在登入系統(tǒng)時(shí)通過增加藥品庫存下限提醒功能,得到低于下限的藥品的信息,及時(shí)掌握藥品庫存的突變情況,減少藥品庫存不足的發(fā)生率。

8 滯銷藥品監(jiān)控

藥品長(zhǎng)時(shí)間的滯銷會(huì)造成醫(yī)院運(yùn)行成本的占用以及藥品過期報(bào)廢造成的浪費(fèi)。優(yōu)化前滯銷藥品監(jiān)控需要管理人員經(jīng)常對(duì)每個(gè)藥架上的藥品進(jìn)行查看。在實(shí)庫存管理優(yōu)化后,只要在系統(tǒng)中錄入查詢的時(shí)間段,幾秒鐘就可查詢到該時(shí)間段內(nèi)未使用的藥品,及時(shí)通過與其他藥房調(diào)撥或退回醫(yī)藥公司等措施,降低醫(yī)院運(yùn)行成本,避免藥品過期浪費(fèi)。

綜上所述,根據(jù)醫(yī)院的工作模式優(yōu)化軟件功能可以降低不合理用藥的發(fā)生率、部門人員的勞動(dòng)強(qiáng)度及醫(yī)院運(yùn)行成本,提高藥品調(diào)劑速度、領(lǐng)藥效率、盤點(diǎn)效率、藥品周轉(zhuǎn)率及部門人員工作積極性等。藥師可從繁瑣的手工工作中解脫出來,有更多的時(shí)間去進(jìn)行用藥咨詢、用藥交待以及不合理用藥的監(jiān)測(cè)和干預(yù)等,為藥師從保障供給型向技術(shù)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變提供條件,充分發(fā)揮藥師在藥品使用安全及使用效果的專業(yè)化服務(wù)作用,最大程度地服務(wù)于患者。