□ 劉斌 LIU Bin 段雨晴 DUAN Yu-qing 翟輝輝 ZHAI Hui-hui

Hospital business involves many aspects, such as medical treatment, scientific research, teaching, equipment procurement, material procurement, foreign cooperation, etc. The disadvantages of the traditional offline contract management model can no longer meet the requirements of modern hospital development. On the basis of electronic contract management,combined with the practice and experience of hospital contract management system in improving contract management, this paper discusses the information management mode of hospital contract, standardizes hospital contract management, improves the efficiency of hospital contract signing and management, ensures the whole process, dynamic and systematic management of hospital contract, and reduces the workload of clinical department managers.

隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展和人民群眾醫(yī)療服務(wù)需求日益增加，大型公立醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)持續(xù)增長，醫(yī)療機構(gòu)涉及的經(jīng)濟活動也日趨頻繁。醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、采購、信息、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施改造等日常業(yè)務(wù)中簽訂的合同大量增加。合同是醫(yī)療機構(gòu)經(jīng)濟活動的重要組成部分，它貫穿于項目立項、招標采購、項目建設(shè)、資金管理等系列經(jīng)濟活動中，因此，合同管理對于維護合同當事方的合法權(quán)益、保障醫(yī)院利益、維護醫(yī)院聲譽顯得尤為重要[1-2]。

我院的合同管理模式

為做好醫(yī)院的合同管理工作，我院對醫(yī)院各職能部門的合同管理現(xiàn)狀進行了調(diào)研，根據(jù)《民法典》《招標投標法》《政府采購法》以及衛(wèi)規(guī)財發(fā)〔2010〕89 號《衛(wèi)生部關(guān)于進一步加強經(jīng)濟合同管理工作的通知》等相關(guān)法律規(guī)范，制定了醫(yī)院合同管理制度。制度包含合同立項、合同審批、合同簽章與歸檔、合同履行與監(jiān)管等全生命周期的合同管理內(nèi)容，明確了合同歸口管理部門及其職責權(quán)限，統(tǒng)一了醫(yī)院采購、科研、教育、信息、維修等各類型合同的審批流程。

我院合同管理實行三級管理模式，即醫(yī)院層級合同管理部門、二級歸口管理部門和合同負責部門三者相結(jié)合的管理方式。醫(yī)院層級合同管理部門負責醫(yī)院全部合同的管理，管理內(nèi)容包括合同的法務(wù)審核、合同簽署流程管理、合同歸檔和編號管理、重大合同糾紛處理等；二級歸口管理部門主要負責合同的業(yè)務(wù)審核、合同審批流程、履行監(jiān)管、糾紛處理、合同歸檔等；合同負責部門是合同的具體執(zhí)行部門，負責合同的起草、簽署、日常履行及異常上報等。二級歸口管理部門配合醫(yī)院層級合同管理部門的工作，設(shè)置合同崗位專員負責與醫(yī)院層級合同管理部門進行業(yè)務(wù)對接。

自醫(yī)院合同管理辦法實施后，全院各合同二級歸口管理部門以及合同負責部門嚴格按照醫(yī)院合同管理辦法以及合同審批流程辦理合同的審批及簽署工作。三重一大的合同需經(jīng)過院長辦公會及黨委會審批通過，且合同文本須由外聘的律師事務(wù)所提供專業(yè)的法律審核并出具意見。通過三級管理模式，細化管理責任，保證了醫(yī)院對外簽訂的所有合同均經(jīng)過統(tǒng)一的合同審批流程，合同從起草、審核、簽署、執(zhí)行到完結(jié)，全流程責任落實到人，保證了合同全生命周期運行的合規(guī)、可控。同時我院每年根據(jù)各部門的合同管理情況以及合同審批過程中所產(chǎn)生的問題，修訂醫(yī)院合同管理辦法，優(yōu)化合同審批流程。我院每年簽訂合同三千余份，均統(tǒng)一經(jīng)過醫(yī)院的審批，醫(yī)院所簽署的合同紙質(zhì)版與電子版均有存檔可查。

傳統(tǒng)合同管理模式存在的缺陷

雖然醫(yī)院的合同管理工作已經(jīng)趨于正規(guī)，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同及線下審批方式仍存在缺陷，隨著醫(yī)院簽訂的合同數(shù)量逐年增加，傳統(tǒng)合同管理、審批與歸檔方式的缺點得更加突出。

1.合同審批時間長。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。簽訂合同是一種法律行為，雙方簽訂合同后，就要為各自的行為負責。因此，對于合同的審核必須是嚴格、專業(yè)的，合同業(yè)務(wù)所涉及到的臨床科室和職能部門都應參與到合同的審批之中。對于一份業(yè)務(wù)比較簡單的普通合同，所涉及到的審批部門一般有3 到4 個，而對于重大合同，涉及到的審批部門可能會有10 個甚至更多。傳統(tǒng)的合同線下審批會簽流程，需要合同經(jīng)辦人將合同審批表和合同草稿依次送交到審批部門進行審核，當審批部門不能現(xiàn)場審核完畢或者審批部門審批人臨時不在辦公室或者單位的話，就需要審批人審批完成后再通知經(jīng)辦人來取審批表與合同，當參與的審批部門較多時，審批時間就會較長，同時增加了經(jīng)辦人的工作量。

2.合同文本的修改意見不易留痕。傳統(tǒng)的合同線下審批，當審批部門有修改意見時，多數(shù)將修改意見寫在審批表中，當修改意見較多時，則在合同草稿中直接修改，而后審批表和合同草稿將會被經(jīng)辦人拿走交送到下一個審批部門。審批完成后，經(jīng)辦人需要根據(jù)各部門的審批意見對合同文本進行修改，有時修改后還需再次讓審批部門進行審批，因此有時會有多個合同修改版本，而經(jīng)辦人需要保存所有的合同修改版本，并在正式合同簽署前對照確認所簽合同內(nèi)容是否正確。因此對于合同審批表以及合同文本修改意見的留痕和保存至關(guān)重要，對于合同數(shù)量很大的部門來說，合同相關(guān)文件的保存和查找都會隨著時間的推移變得越來越困難。而若出現(xiàn)審批表或者合同草稿丟失的情況，當此情況出現(xiàn)在合同簽署前，合同需要重新進行審批流轉(zhuǎn)，不僅降低了合同的審批效率，同時也會影響合同的簽署時間以及合同業(yè)務(wù)的執(zhí)行。而當此情況出現(xiàn)在合同簽署后，此時已無法再重新進行合同的審批流程，這便在管理上產(chǎn)生了無法補救的漏洞。

3.合同信息流通不便捷。在傳統(tǒng)的合同管理過程中，合同的相關(guān)信息在各部門之間流通不夠便捷。例如在合同審批過程中，往往除了合同文本需要審批，同時合同的相關(guān)信息，比如院長辦公會紀要、中標通知書、對方資質(zhì)證明等均需對照查看，此時如果經(jīng)辦人沒有將該信息一起交給審批部門，則需要后續(xù)補充，降低了合同的審批效率。同樣補充合同的審批需附上原合同原件或復印件，當前后簽署多個補充合同時，需附上原合同和之前的多個補充合同原件或復印件，不利于合同的歸檔保存，存在原件損壞與丟失的風險，或者產(chǎn)生紙張浪費。又如財務(wù)處需要依照合同來執(zhí)行收付款，傳統(tǒng)的合同管理中，生效合同的電子版由院級合同管理部門交給財務(wù)處，因此可能會出現(xiàn)合同經(jīng)辦人去財務(wù)處辦理合同的收付款但合同電子版還沒有交給財務(wù)處，或合同交給財務(wù)處了，但是因為合同量大，財務(wù)處老師無法找到相對應的合同，還需要再次從院級合同管理部門進行查找，從而降低了工作效率。同時，合同二級歸口管理部門或合同負責部門經(jīng)常會找院級合同管理部門查找生效合同的電子版，隨著醫(yī)院對外簽訂合同數(shù)量的日益增加，不利于各部門管理本部門的合同。

4.合同相關(guān)信息不易統(tǒng)計。在傳統(tǒng)的合同管理過程中，合同的相關(guān)信息只能是人工錄入到Excel 表格中，錄入的信息有限，且工作量龐大，不易于整理與查找，例如合同的審批進度、合同當前狀態(tài)、合同簽訂方信息、采購方式、是收款合同還是付款合同等。由于人工錄入的Excel 表格因為錄入的信息有限以及很多合同的動態(tài)信息無法錄入，導致無法進行多維度的統(tǒng)計分析，例如合同的平均審批時間、審批部門的平均審批時間、自定義的合同臺賬等。

構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)彌補傳統(tǒng)合同管理的缺陷

我院根據(jù)傳統(tǒng)合同線下管理中所存在的問題，借助現(xiàn)代化醫(yī)院運營管理系統(tǒng)(hospital resource plan，HRP)，拓展了合同管理模塊，建立了醫(yī)院合同管理系統(tǒng)，并與醫(yī)院財務(wù)收付款模塊、人事信息模塊等對接與同步，實現(xiàn)了每位員工的權(quán)限管理、審批管理、調(diào)閱管理等多種功能，對合同簽訂的全周期進行全程、動態(tài)、系統(tǒng)管理，實現(xiàn)了合同電子管理及線上流轉(zhuǎn)、審批，有效提升了合同簽訂的時效性，減輕了合同會簽人員的工作量，提高合同流轉(zhuǎn)效率[3-4]。

1.合同管理系統(tǒng)減少了合同的審批時間。在合同管理系統(tǒng)中，合同仍然嚴格按照醫(yī)院合同管理辦法中的合同審批流程進行審核，但我們通過系統(tǒng)將合同發(fā)給各個參與審核的部門審核，審核部門從之前線下合同審批中的依次審核變?yōu)榱司€上合同審批中的同時審核，審批部門可以同時審核同一份合同，不需要等待上一個審批部門審核通過后再進行審核，提高了合同的流轉(zhuǎn)效率，從而減少了合同的審批時間，同時保證了合同的審批質(zhì)量不會因為合同流轉(zhuǎn)效率的提高而降低。合同通過線上進行審核，經(jīng)辦人無需再像傳統(tǒng)的線下審批中將合同審批表及合同草稿依次交送到各個審批部門，避免了審批部門無法當場審核合同的情況，很大程度上減少了經(jīng)辦人的工作量。

2.實現(xiàn)了合同審批的全程留痕。在合同管理系統(tǒng)中，經(jīng)辦人會將合同電子版上傳后進行審批，各個審批部門可以將修改意見寫在審批欄中，或者直接在合同電子版中進行修改，再上傳修改后的合同電子版，合同審批后，經(jīng)辦人和二級歸口部門需根據(jù)審批意見對合同內(nèi)容進行修改，并最終在系統(tǒng)里上傳終版合同，這樣就保證了合同審批意見全過程的留痕，也便于核對正式合同是否按照修改意見進行了修改，系統(tǒng)也支持將最終確認的終版合同導出帶醫(yī)院水印的PDF版本，保證合同簽署的準確性。通過線上審批，實現(xiàn)了合同審批的全過程留痕，保證了最終簽訂合同內(nèi)容的準確性，也規(guī)避了合同審批表或合同草稿丟失的情況發(fā)生。

3.改善了合同管理、執(zhí)行效率。在合同管理系統(tǒng)中，院級合同管理部門會將已經(jīng)生效的合同電子版上傳到系統(tǒng)中，各部門都可以在系統(tǒng)中查詢并下載本部門生效合同電子版，便于各部門的留檔。目前合同管理系統(tǒng)已與財務(wù)處的收付款系統(tǒng)完成了對接，使得財務(wù)處可直接將生效合同的相關(guān)信息以及電子版導入到財務(wù)處的收付款系統(tǒng)中，并且將生效合同分為付款合同、收款合同、收付款合同和描述類合同，便于合同的收付款執(zhí)行。經(jīng)辦人在合同管理系統(tǒng)中錄入合同信息時，需要同時錄入合同的收付款金額、收付款時間，便于經(jīng)辦人及時進行合同收付款的辦理，也便于財務(wù)處進行收付款的審核、執(zhí)行、預算分析等。當經(jīng)辦人在合同系統(tǒng)中上傳合同電子版，發(fā)起合同審批時，可將合同的相關(guān)信息一同上傳到系統(tǒng)中，如院長辦公會紀要、中標通知書、對方資質(zhì)證明等，方便審批部門一起查看。當簽署一份補充合同時，經(jīng)辦人可以將補充合同與原合同在系統(tǒng)中進行關(guān)聯(lián)，尤其當簽署多份補充合同時，便于審批部門在補充合同審批時與原合同進行對照，避免了從已歸檔的合同中挑出原合同或浪費紙張打印或復印。

4.便利管理部門對合同信息進行統(tǒng)計分析。在合同管理系統(tǒng)中，經(jīng)辦人會將合同的相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中，例如合同的簽訂方信息、合同金額、合同有效期限、合同概況、合同是否通過院長辦公會，合同是否經(jīng)過法律顧問審核等，以及一些在合同審批過程中產(chǎn)生的信息，比如合同審批時間、合同審批進度、合同當前狀態(tài)等。系統(tǒng)可以對合同信息進行多維度的統(tǒng)計分析，即按照全院合同、各二級歸口管理部門的合同、各種狀態(tài)的合同或與某個公司所簽訂過的所有合同導出統(tǒng)計表，并且可以根據(jù)想要的信息調(diào)整所顯示的內(nèi)容。系統(tǒng)中每一份合同都有對應的編號，從而使得醫(yī)院的每一份合同都可以快速查找到，經(jīng)辦人也可以在系統(tǒng)中查詢合同的審批進度，合同的狀態(tài)，例如審批中、審批完成、合同生效、合同變更、合同終止等。另外，系統(tǒng)可以計算合同的審批時間，從而掌握醫(yī)院目前的合同流轉(zhuǎn)效率。系統(tǒng)可根據(jù)合同的有效期限進行合同到期提醒，從而經(jīng)辦人可按時辦理新一期合同的簽署工作。

小結(jié)

隨著醫(yī)療機構(gòu)的快速發(fā)展，醫(yī)院對外簽訂的合同數(shù)量日益增多，傳統(tǒng)線下合同管理與審批中所存在的弊端逐漸凸顯，因此醫(yī)院建立自己的合同管理系統(tǒng)是現(xiàn)代醫(yī)院管理的趨勢。通過合同管理系統(tǒng)，在保證合同審核質(zhì)量的同時，提高了合同的流轉(zhuǎn)效率和各部門的工作效率，同時彌補了傳統(tǒng)線下合同管理的缺陷。我院通過合同管理系統(tǒng)的使用，既保證了醫(yī)院在對外簽訂合同時的合法權(quán)益，保證了合同的全過程、動態(tài)、系統(tǒng)管理，同時又使醫(yī)院的職能部門更好地服務(wù)于臨床科室，減少了臨床科室經(jīng)辦人的工作量，從而有更多時間為患者提供更好的服務(wù)。