周倩倩

審計視角下高校后勤管理中的問題及對策

周倩倩

[揚州大學(xué)審計處]

高校后勤“立德樹人”的作用愈發(fā)重要，成為教書育人、管理育人、服務(wù)育人不可或缺的一環(huán)，需要不斷地提升后勤管理規(guī)范化、精細(xì)化水平。本文以審計為視角，從國家重大政策措施落實、內(nèi)部控制制度建設(shè)與執(zhí)行兩個維度分析高校后勤管理中存在的問題，并提出要從研習(xí)重大政策、建立健全內(nèi)控、推進(jìn)信息化建設(shè)方面入手構(gòu)建高質(zhì)量教育后勤保障體系。

高校; 后勤管理; 問題; 對策

高校后勤服務(wù)范圍涉及學(xué)生食堂、公寓、物業(yè)、水電、維修、醫(yī)療等各個方面，管理難度較大，也是上級主管部門審計、內(nèi)部審計關(guān)注的重點和問題“重災(zāi)區(qū)”。本文基于高校后勤審計實務(wù)經(jīng)驗，從國家重大政策措施落實、內(nèi)部控制制度建設(shè)與執(zhí)行兩個維度分析高校后勤管理中存在的問題并提出對策。

一、國家重大政策措施未落實或落實不到位

（一）違反學(xué)生食堂公益性政策“零租賃”規(guī)定

根據(jù)教育部等五部委聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強高等學(xué)校學(xué)生食堂工作的意見》（教發(fā)[2011]7號），高校學(xué)生食堂要明確體現(xiàn)公益性的投入責(zé)任和優(yōu)惠政策，對服務(wù)實體實行“零租賃”，免收管理費，學(xué)校不得以任何形式從學(xué)生食堂盈利。但在實際執(zhí)行過程中，一些高校仍然還是以收取租金、管理費等形式引入餐飲企業(yè)經(jīng)營食堂，究其原因在于對學(xué)生食堂公益性政策理解不到位不及時，收取的租金、管理費等用于維持食堂持續(xù)運營，在一定時期內(nèi)雖具備一定的合理性，但這樣的引入方式給予了餐飲企業(yè)較大的經(jīng)營自主權(quán)，趨利本性使其缺乏公益性、責(zé)任感，無法始終把學(xué)生利益擺在首位。

（二）轉(zhuǎn)供電環(huán)節(jié)不合理加價

根據(jù)《國家發(fā)展改革委辦公廳關(guān)于清理規(guī)范電網(wǎng)和轉(zhuǎn)供電環(huán)節(jié)收費有關(guān)事項的通知》（發(fā)改辦價格〔2018〕787號），要全面清理規(guī)范轉(zhuǎn)供電環(huán)節(jié)不合理加價行為，糾正轉(zhuǎn)供電主體的違規(guī)加價、不執(zhí)行國家電價政策的行為。高校將校內(nèi)的門面房出租給經(jīng)營戶，在轉(zhuǎn)供電的過程中往往會因為電路損耗等原因提高經(jīng)營戶的用電價格，而經(jīng)營戶則會將電價、房租成本轉(zhuǎn)嫁到學(xué)生頭上。長期來看，是學(xué)校的不合理加價行為間接損害了學(xué)生的利益。

二、內(nèi)部控制制度建設(shè)不健全或執(zhí)行不到位

（一）預(yù)決算管理方面

一是預(yù)算編制不全面、不精細(xì)。如高校后勤維修項目較多，新生宿舍維修出新工程基本是每年的固定維修專項，但往往只有一個總預(yù)算，無各校區(qū)、各宿舍樓分預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行數(shù)與預(yù)算數(shù)差異較大；二是預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整不規(guī)范。存在人為調(diào)控預(yù)算執(zhí)行、無預(yù)算、超預(yù)算開支或者預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度嚴(yán)重滯后等情形。

（二）收入管理方面

一是收入相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)不健全。如水電收費不相容崗位未實現(xiàn)職責(zé)分離。收款、開票、交款由水電收費員一人負(fù)責(zé)，且對于交款時限、額度等沒有明確制度規(guī)定，使其游離于制度制約和監(jiān)督之外，廉政風(fēng)險較大；二是公款私存。高校后勤基層員工如水電收費員、公寓中心宿管員、醫(yī)療中心收費員等一般是非編人員，總體文化素質(zhì)不高、法制觀念淡薄，但他們收取的校內(nèi)外經(jīng)營戶水電費、學(xué)生宿舍水電費、學(xué)生醫(yī)療費等多數(shù)以現(xiàn)金形式存放，無法做到及時上交學(xué)校財務(wù)，存在較高的資金安全風(fēng)險；三是部分自籌收入未作為學(xué)校非稅收入上繳國家財政部門。如目前很多高校學(xué)生公寓引入自助洗衣機、洗鞋機等生活設(shè)施供學(xué)生使用，并向設(shè)施供應(yīng)商收取管理費或資源占用費。這部分收入不同于常規(guī)的經(jīng)營性資產(chǎn)出租、出借收入，容易被忽視，導(dǎo)致未作為學(xué)校非稅收入上繳國家財政部門。

（三）支出管理方面

一是貨幣資金支付方式及流程不完善。勞務(wù)酬金支出業(yè)務(wù)，如專家咨詢費、公寓員工寒暑假值班勞務(wù)費的發(fā)放，以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付給報銷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，未直接支付至提供勞務(wù)者本人，存在舞弊風(fēng)險；二是費用支出手續(xù)不規(guī)范，報銷附件不完整。實務(wù)中比較典型的是食堂在支付蔬菜、糕點輔材等款項時僅以自制原始憑證和支付寶轉(zhuǎn)賬記錄或銀行支付憑證回單作為附件，沒有合法票據(jù)，難以充分證明支出的真實性、合規(guī)性和合理性；三是在校屬企業(yè)違規(guī)列支事業(yè)支出。雖然高校校屬企業(yè)體制改革一直在進(jìn)行中，但仍有很多高校后勤還在實際經(jīng)營著校屬企業(yè)，存在在校屬企業(yè)違規(guī)列支業(yè)務(wù)接待費、職工年終績效支出等現(xiàn)象。稍有不慎，校屬企業(yè)便可能成為“腐敗洼地”。

（四）采購管理方面

一是服務(wù)性項目引入外部運營商不規(guī)范。高校的服務(wù)性項目如電動車自助充電樁、直飲水設(shè)備等大多通過引入外部運營方來投資、運營，但引入時往往會存在限制和排除市場競爭現(xiàn)象，體現(xiàn)在不進(jìn)行公開招標(biāo)，通過集體決策、會議紀(jì)要等形式將依法必須招標(biāo)的項目轉(zhuǎn)變?yōu)檎勁小⑿值茉盒Ｍ扑]等方式；二是食堂大宗食品未按規(guī)定進(jìn)行集中招標(biāo)采購。很多高校食堂米、面、油等大宗食品的采購是由后勤部門通過比價等方式確定供應(yīng)商，對外承包的食堂窗口則由承包方自行選擇供應(yīng)商，后勤部門對承包方原材料采購缺乏有效控制，相關(guān)食品原材料無法溯源；三是招標(biāo)文件設(shè)置傾向性條款，明招暗定。如設(shè)置與業(yè)務(wù)需求無關(guān)的企業(yè)規(guī)模門檻，設(shè)定明顯超出招標(biāo)項目具體特點和實際需要的業(yè)績條件等，導(dǎo)致招標(biāo)明顯缺乏競爭性。

（五）合同管理方面

一是合同內(nèi)部管理制度不健全。合同歸口管理部門不明確，也未建立合同管理臺賬，后勤部門的合同散落在各業(yè)務(wù)中心，導(dǎo)致合同檔案歸檔不及時、材料不齊全等問題；二是合同簽訂不規(guī)范。未按規(guī)定的程序?qū)徍灪贤?，未?jīng)授權(quán)使用后勤下屬各業(yè)務(wù)中心印章對外簽訂合同，為規(guī)避招投標(biāo)、校長簽字審批程序拆分合同（尤其是維修工程類合同），合同要素簽訂不完整、合同倒簽等；三是合同執(zhí)行監(jiān)督不到位。未對合同履行情況實施有效監(jiān)控，如未按照合同約定及時收取管理費、資源占用費等收入，導(dǎo)致收入延遲入賬；食堂原材料、物業(yè)綠化保潔材料等的采買未按照合同約定收取履約保證金，導(dǎo)致供應(yīng)商以次充好。

（六）資產(chǎn)管理方面

一是經(jīng)營性資產(chǎn)出租出借不規(guī)范。后勤部門將部分房產(chǎn)資源對外出租，未按規(guī)定程序報批，自主協(xié)商定價、簽訂協(xié)議、收取租金，租金價格確定無依據(jù)、不公允；二是存貨管理不到位。如工程物資、水電維修材料以領(lǐng)代支、賬實不符，財務(wù)上已領(lǐng)用出庫但實際并未使用完，其中不乏價值較高的電線電纜，但對這部分“已出庫”材料缺乏管控措施，存在材料丟失、毀損風(fēng)險；又如醫(yī)療中心藥品管理未建立規(guī)范的收發(fā)存臺賬，導(dǎo)致入賬不及時、賬實不符；三是生物資產(chǎn)管理缺位。高校生物資產(chǎn)的管理通常會被忽視，未建立明確的生物資產(chǎn)管理制度，導(dǎo)致名貴樹木、特種植物等生物資產(chǎn)未登記或登記不齊全。

（七）建設(shè)項目管理

一是工程項目立項準(zhǔn)備不充分。存在未立項便開工或先開工后立項的情況，導(dǎo)致無預(yù)算施工或預(yù)算數(shù)與實際執(zhí)行差異數(shù)較大。二是項目過程管理不到位。工程造價控制不嚴(yán)，變更簽證及現(xiàn)場計量單審核不到位，維修改造項目竣工結(jié)算送審不及時，驗收滯后；三是甲供材管理不規(guī)范。建設(shè)單位、施工單位關(guān)于甲供材的登記、領(lǐng)用和退回?zé)o書面手續(xù)、未形成完整記錄，耗用數(shù)量或價款的結(jié)算缺乏監(jiān)督，易造成資產(chǎn)流失。

三、從“三個下功夫”入手，構(gòu)建高質(zhì)量教育后勤保障體系

（一）在“研習(xí)重大政策”上下功夫，精準(zhǔn)把握政策要求,有力有效落實政策

政策和策略是黨的生命。高校后勤領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)增強大局意識、突出政治站位，充分認(rèn)識政策研究的重要性，提高政策敏銳度，將政策精神實質(zhì)研究透、領(lǐng)悟清，精準(zhǔn)施策、靶向破題，制定出符合政策要求、符合實際情況的執(zhí)行方案，確保落實黨中央重大政策、決策部署不做選擇、不打折扣、不搞變通。如針對學(xué)生食堂公益性政策“零租賃”要求，后勤應(yīng)研究主要矛盾，緊緊圍繞“如何確保不收管理費后，學(xué)生能從中受益”做準(zhǔn)做實做細(xì)。一是要聚焦公益性，改變餐飲企業(yè)引進(jìn)方式以強化其公益性屬性，提升服務(wù)質(zhì)量。將“收取管理費”改為“購買勞務(wù)服務(wù)”，餐飲企業(yè)由“所有者”變?yōu)椤按蚬ふ摺保矸莸霓D(zhuǎn)變有利于強化其公益性屬性，提高其責(zé)任感和使命感。二是要扭住成本控制“牛鼻子”，改革經(jīng)營管理模式以降低原材料成本、運營成本，提高管理質(zhì)效。統(tǒng)一伙食物資采驗、伙食成本核算，設(shè)置原材料、水電氣成本等限額比例，超出部分從勞務(wù)費中扣除。為獲取更多勞務(wù)費，企業(yè)會主動節(jié)約水電氣等成本，在限額內(nèi)多用、用實原材料，保證伙食質(zhì)價相符，吸引更多學(xué)生購買。這一方式能有效避免企業(yè)為謀取高利潤偷工減料的現(xiàn)象，捍衛(wèi)學(xué)生舌尖上的權(quán)益，確保學(xué)生食堂公益性政策落地見效。

（二）在“建立健全內(nèi)控”上下功夫，優(yōu)化改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，規(guī)范提升管理體系

不以規(guī)矩，難以成方圓。高校后勤應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度，梳理完善業(yè)務(wù)流程，制定作業(yè)流程指導(dǎo)書，尤其要把好重點崗位關(guān)，將權(quán)力、腐敗約束在制度的牢籠之中，不斷強化后勤管理監(jiān)督體系，有效促進(jìn)后勤管理效能的提升。如針對收入相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)不健全、公款私存等問題，一方面，在實際可操作的情況下，設(shè)置校園一卡通聚合支付，各類收入直接支付至學(xué)校財務(wù)處賬戶上，從源頭上避免收費員接觸到貨幣資金。同時，加強群眾監(jiān)督，建立舉報激勵機制，一旦發(fā)現(xiàn)收費員違規(guī)收取現(xiàn)金，舉報即可獲得一定的現(xiàn)金獎勵；另一方面，對于部分小額、經(jīng)常性收費無法實現(xiàn)一卡通聚合支付的情形，應(yīng)從健全制度入手，設(shè)置收款、開票與交款不相容崗位職責(zé)分離，并對交款時限、額度等作出明確的規(guī)定。同時，建立復(fù)核監(jiān)督機制，在關(guān)鍵管理崗位上安排編內(nèi)人員，由編內(nèi)的主管或業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人定期對收費、開票的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，規(guī)避潛在的資金安全風(fēng)險。又如針對服務(wù)性項目引入外部運營商不規(guī)范問題，高校后勤部們可以通過制定高校后勤服務(wù)項目外包管理辦法，合理確定服務(wù)項目的承包規(guī)則、引入機制和資金的使用范圍等，確保服務(wù)規(guī)范、有效、可持續(xù)。同時，后勤應(yīng)加強對校內(nèi)直飲水等服務(wù)性項目支付平臺或APP的建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)性項目的智能化，切實減輕學(xué)生負(fù)擔(dān)，保障學(xué)校和學(xué)生利益。

（三）在“信息化建設(shè)”上下功夫，改革創(chuàng)新工作方式，持續(xù)推進(jìn)治理現(xiàn)代化

沒有信息化，何談現(xiàn)代化。教育信息化一直是我國高等教育事業(yè)建設(shè)的重點工程，而高校后勤信息化建設(shè)是教育信息化中必不可少的一部分。以信息化建設(shè)為抓手，不斷推進(jìn)后勤治理體系和治理能力現(xiàn)代化，能夠為高等教育現(xiàn)代化之路奠定堅實的支撐保障基礎(chǔ)。一方面，牢固樹立“讓信息多跑路，讓師生少跑腿”的理念，將后勤OA管理系統(tǒng)與學(xué)校OA管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)后勤工作流程與學(xué)校接軌，方便教職工及時跟進(jìn)工作進(jìn)展，提高工作效率和效果；另一方面，高校后勤作為一個規(guī)模不小的企業(yè)化運作集團，應(yīng)當(dāng)建立后勤信息化管理平臺，集合同、采購、財務(wù)、建設(shè)項目管理等功能于一體，將內(nèi)部控制相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、訪問審批權(quán)限等嵌入管理平臺，能夠顯著減少人為干預(yù)因素，有效防范各種經(jīng)濟風(fēng)險。上述提到的關(guān)于內(nèi)部控制制度建設(shè)不健全或執(zhí)行不到位的很多問題都可以通過信息化管理平臺來避免或減少。如關(guān)于經(jīng)營性資產(chǎn)出租出借不規(guī)范問題，在信息化管理平臺中嵌入合同管理模塊，設(shè)置合同錄入、審批、過程管理等環(huán)節(jié)，經(jīng)系統(tǒng)審批的合同才會生效。這樣一來，便可避免房產(chǎn)資源等對外出租時未按規(guī)定程序報批、自主協(xié)商定價、簽訂協(xié)議等問題。

[1]卜文藝,周倩倩.“研”文件精神實質(zhì) “糾”政策落實偏差——揚州大學(xué)學(xué)生食堂公益性政策落實研究型審計的探索[J].中國內(nèi)部審計,2023 (01):70-73.

[2]崔亮.甘肅省高校后勤管理信息化建設(shè)路徑研究[J].高校后勤研究,2019(11):5-7.

（責(zé)任編輯：楊書元）