唐玲

摘要：檔案管理是企事業(yè)單位的一項重要工作。新時代，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯現(xiàn)出效率低下、失誤率高、調(diào)取不方便等問題。因此，需要通過科學(xué)的管理模式及技術(shù)升級推動現(xiàn)代化檔案管理模式的建設(shè)，從而有效保障我國檔案管理工作發(fā)展。信息時代，檔案管理工作不僅要實現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術(shù)優(yōu)勢提升檔案管理的工作效率，同時降低工作成本。本文通過對當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，提出科學(xué)的檔案管理解決對策，旨在提高檔案管理水平，促進我國經(jīng)濟社會穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；管理模式

一、檔案管理概述

檔案作為一種重要的信息資源，有助于我國現(xiàn)代社會健康穩(wěn)定發(fā)展。檔案管理即對企業(yè)或單位的檔案材料進行規(guī)范整合、歸納以及管理的工作。對于任何單位的發(fā)展來說，檔案材料都是非常重要的。檔案管理工作需要將單位的檔案材料按照規(guī)范的方式進行整合、歸納，并在單位發(fā)展過程中提供信息支持。信息時代，檔案管理工作的重要性被進一步凸顯，傳統(tǒng)的管理方法、理念、形式等都已經(jīng)無法很好地滿足時代發(fā)展需求。為此，在當(dāng)前信息交流、信息傳播及信息應(yīng)用手段和渠道更加方便的大環(huán)境下，檔案管理及檔案信息對單位及企業(yè)發(fā)展推動作用也更加顯著。因此，相關(guān)單位需要通過科學(xué)的管理模式升級，引進新興技術(shù)，為檔案管理活動的開展提供有利條件，有效推動檔案管理不斷發(fā)展，保障單位在信息時代的發(fā)展能力，以推動單位穩(wěn)步發(fā)展。此外，在建設(shè)檔案信息化平臺時，還要確保檔案資源的共享性與系統(tǒng)性，不斷提高服務(wù)水平，拓展服務(wù)領(lǐng)域，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的實效性。

二、信息時代檔案管理工作的重要性

信息時代，檔案管理即信息管理，對單位的發(fā)展規(guī)劃、日常工作及創(chuàng)新改革具有積極的推動作用。檔案管理是一項政治性、服務(wù)性及管理性非常強的工作，雖然無法為單位帶來實質(zhì)性的收益，但可通過檔案信息為社會發(fā)展及社會實踐服務(wù)，更好地促進我國社會經(jīng)濟建設(shè)。

檔案管理工作是推動我國社會建設(shè)穩(wěn)定進步及現(xiàn)代化社會信息體系建設(shè)的關(guān)鍵，因此，相關(guān)單位及管理人員要重視并穩(wěn)步開展檔案管理工作，提升檔案管理水平及管理能力。

三、信息時代檔案管理工作中存在的不足及成因

（一）檔案管理工作中存在的不足

1.現(xiàn)代化信息管理技術(shù)應(yīng)用不充分

信息時代，應(yīng)用信息管理平臺是提升檔案管理工作效率和水平的關(guān)鍵。但是在對部分檔案管理機構(gòu)進行調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)（見表1），現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的應(yīng)用并不充分，從而導(dǎo)致檔案管理工作水平無法適應(yīng)當(dāng)前的時代發(fā)展需求。

2.檔案管理隊伍職業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理工作的主要參與者是檔案管理人員，部分人員的職業(yè)素養(yǎng)沒有達到相關(guān)要求，導(dǎo)致檔案管理工作的水平及效率低下。員工隊伍職業(yè)素養(yǎng)低下，導(dǎo)致現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用效果沒有充分落實，這也是當(dāng)前檔案管理工作中仍然存在的重要問題。

（二）檔案管理工作不足的原因

1.管理人員的管理理念不科學(xué)

經(jīng)過調(diào)查（見表2），部分檔案管理者沒有根據(jù)時代變化及時更新自身的檔案管理理念，導(dǎo)致檔案管理過程中疏忽了信息管理體系的建設(shè)，從而阻礙了檔案管理水平提升。

2.檔案管理單位內(nèi)部人力資源管理工作不完善，培訓(xùn)機制不健全

人力資源管理工作是保障檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)及工作水平的關(guān)鍵。在部分單位的發(fā)展過程中，并沒有建立完善的人力資源管理體系及培訓(xùn)機制，人才隊伍的建設(shè)難以滿足員工隊伍的發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理隊伍的職業(yè)水平有限，不利于管理工作的開展。

四、信息時代檔案管理工作的優(yōu)化策略

在當(dāng)前信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理工作需要明確自身的發(fā)展方向，利用現(xiàn)代化管理技術(shù)及管理模式，創(chuàng)新檔案管理機制、定期開展檔案培訓(xùn)、明確檔案數(shù)字化定位、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，以有效促進檔案管理工作水平提升。

（一）創(chuàng)新檔案管理機制

創(chuàng)新檔案管理機制是保障我國檔案管理工作水平提升的首要任務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理機制下，工作過于繁瑣，管理效率低下，且日后的應(yīng)用、查詢并不方便。在信息時代，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺，可進一步完善管理機制，將檔案管理工作逐步向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。這樣既能提升管理效率和水平，又能節(jié)省人力、物力，提升應(yīng)用效果，可以說，這是保障相關(guān)單位進步的科學(xué)舉措。

檔案管理機制在創(chuàng)新過程中，需要明確我國檔案管理需求，保障自身的創(chuàng)新模式能夠適應(yīng)社會發(fā)展。機制的創(chuàng)新不是一朝一夕的工作，需要通過長久的堅持來落實，從而有效推動工作水平不斷提高。

（二）提高管理人員的信息素養(yǎng)，定期開展檔案培訓(xùn)

其一，提高管理人員的信息素養(yǎng)，培養(yǎng)其互聯(lián)網(wǎng)思維。信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，以全新的交換方式展現(xiàn)自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，這是毋庸置疑的。其二，增強管理人員軟、硬件的使用能力。檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用者，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時代，提高管理人員的軟、硬件使用能力，可有效解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能節(jié)省軟件的運維成本，更可以節(jié)省不少工作時間。

檔案管理培訓(xùn)工作是保障檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)滿足管理工作的關(guān)鍵。因此，相關(guān)檔案管理機構(gòu)需要制定科學(xué)的人力資源管理模式，加大人才培訓(xùn)力度，從而推動檔案管理員工隊伍現(xiàn)代化建設(shè)。

首先，檔案管理單位需要根據(jù)自身的發(fā)展需求，逐步完善檔案管理人才隊伍的建設(shè)模式。在我國檔案管理過程中，不同區(qū)域的管理工作都有其特殊性，人才隊伍建設(shè)及管理培訓(xùn)需要根據(jù)這些特殊性開展有針對性的訓(xùn)練，從而保障員工隊伍能夠滿足區(qū)域檔案管理需求，推動檔案管理工作穩(wěn)步開展。其次，檔案管理單位需要建立完善的激勵機制，利用激勵手段，推動員工隊伍建設(shè)。激勵機制建設(shè)需要充分吸取員工意見，保障機制的應(yīng)用可滿足員工發(fā)展需求。最后，在員工隊伍建設(shè)過程中，需要注重提升其現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用水平，從而有效推動檔案管理工作不斷發(fā)展，促進信息化管理體系建設(shè)，提升檔案管理水平。

（三）明確檔案數(shù)字化定位

數(shù)字化定位是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵。信息時代，信息化、數(shù)字化管理模式及管理體系的建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的主要方向。相關(guān)管理單位需要通過引進先進技術(shù)，提升自身的數(shù)字化管理能力，并通過完善的平臺建設(shè)，保障數(shù)字化管理流程優(yōu)化。

數(shù)字化管理模式是當(dāng)前信息數(shù)據(jù)及檔案管理的主流，是當(dāng)前信息時代管理工作的發(fā)展方向。相關(guān)管理單位需要深刻認(rèn)識到數(shù)字化定位的重要意義，提升自身的管理能力及技術(shù)應(yīng)用水平，促進檔案管理工作穩(wěn)步落實。

（四）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障我國檔案管理工作開展的重點，基礎(chǔ)設(shè)施的完善是保障檔案管理工作順利進行的關(guān)鍵。因此，檔案管理單位需要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升管理能力，從而保障檔案管理工作順利開展。

首先，檔案管理單位需要淘汰落后設(shè)備，引進先進設(shè)備，逐步完成設(shè)備體系升級。其次，檔案管理單位需要加強設(shè)備的管理、養(yǎng)護、維修，從而延長設(shè)備的使用壽命，保障檔案管理工作正常開展。最后，在檔案管理單位基礎(chǔ)設(shè)備的完善過程中，需要注重信息化設(shè)備購置，以保障單位檔案信息化、數(shù)字化管理的能力。

檔案管理工作是我國社會建設(shè)過程中的重要內(nèi)容，是完善社會歷史體系的重要工作。相關(guān)單位需要重視檔案管理工作，通過制定科學(xué)的發(fā)展方案，促進檔案管理工作穩(wěn)步開展，促進我國社會發(fā)展。

五、結(jié)束語

信息時代，檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新升級，以滿足社會發(fā)展需求。信息技術(shù)及信息設(shè)備的應(yīng)用可有效推動檔案管理工作的開展，相關(guān)單位也需要通過科學(xué)的制度建設(shè)及員工培訓(xùn)，保障我國社會建設(shè)水平穩(wěn)步提升。因此，檔案管理工作水平的提升，需要充分契合信息時代背景，以保障自身的現(xiàn)代化管理模式建設(shè)。目前，數(shù)字化管理已逐步成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向，相關(guān)管理人員需要不斷創(chuàng)新、建設(shè)，推動檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。

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