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加強(qiáng)食堂財(cái)務(wù)管理的探討

2023-09-13 21:18:16趙靜
大眾投資指南 2023年16期
關(guān)鍵詞:食堂財(cái)務(wù)人員食材

趙靜

(石家莊瀚林投資有限公司,河北 石家莊 050000)

一、食堂財(cái)務(wù)管理概述

任何企業(yè)的經(jīng)營都離不開財(cái)務(wù)管理活動,財(cái)務(wù)管理的核心是價(jià)值創(chuàng)造,也就是為業(yè)務(wù)的開展提供有力支撐,為企業(yè)經(jīng)營提供數(shù)據(jù)支持,為企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動一般包括財(cái)務(wù)核算管控、稅務(wù)規(guī)劃、成本控制、內(nèi)部控制、投融資管理等。食堂作為特殊餐飲企業(yè),服務(wù)的對象主要是學(xué)校,食品安全為第一生命線,在保證食品安全的前提下向就餐者提供就餐服務(wù),同時(shí)不允許對外經(jīng)營產(chǎn)生盈利,食堂的財(cái)務(wù)管理持續(xù)規(guī)范化、精細(xì)化顯得尤為重要。

二、食堂財(cái)務(wù)管理過程中存在的問題

(一)會計(jì)基礎(chǔ)薄弱,會計(jì)信息質(zhì)量差

1.食堂財(cái)務(wù)從業(yè)人員素質(zhì)與能力偏低。一般情況下,食堂只重視運(yùn)營管理,對財(cái)務(wù)管理的重要性認(rèn)識不夠,招聘的人員工資待遇偏低、專業(yè)水平有限,更有甚者財(cái)務(wù)人員是從內(nèi)部其他崗位轉(zhuǎn)崗聘任,沒有任何財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn),這就決定了食堂財(cái)務(wù)從業(yè)人員的專業(yè)知識不系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)意識不足、財(cái)務(wù)管理理念淡薄。食堂財(cái)務(wù)的日常核算工作中會出現(xiàn)建賬不及時(shí)不規(guī)范、財(cái)務(wù)手續(xù)不完備、入賬票據(jù)管理不規(guī)范等情況,直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真,會計(jì)信息質(zhì)量差,甚至?xí)矶悇?wù)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn),使食堂面臨巨額處罰的風(fēng)險(xiǎn)。

2.票據(jù)管理規(guī)范性制度未建立或制度不健全。缺少完整的財(cái)務(wù)核算管控體系和規(guī)范的流程審批制度。食堂是典型地提供餐飲服務(wù)的主體,采購品類多、零星且金額都不大,供應(yīng)商多為一些個(gè)體戶,供應(yīng)商的財(cái)務(wù)管理規(guī)范性不足,導(dǎo)致物資采購過程中取得合規(guī)原始票據(jù)的難度較大。加上食堂管理人員不重視及內(nèi)部規(guī)范性管理的欠缺,索取發(fā)票的供貨價(jià)格要高于不開具發(fā)票的供貨價(jià)格,導(dǎo)致食堂財(cái)務(wù)支出憑據(jù)隨意性較大。

常見的情況有:無正規(guī)發(fā)票的白條入賬,開具了正規(guī)發(fā)票但發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際內(nèi)容不一致,實(shí)際供貨商不提供發(fā)票而造成發(fā)票虛開,無法取得發(fā)票的支出使用現(xiàn)金收支。這些情況如果財(cái)務(wù)人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止,很容易就形成虛假列支,成本支出結(jié)構(gòu)不合理,虛構(gòu)食堂成本利潤,導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算信息偏離實(shí)際情況,從而誤導(dǎo)食堂管理者進(jìn)行決策。

3.會計(jì)核算方法選擇不合理。受服務(wù)對象的影響,食堂會計(jì)核算基礎(chǔ)會參照事業(yè)單位核算要求而采用收付實(shí)現(xiàn)制,也就是說收入和支出在資金實(shí)現(xiàn)流入流出時(shí)就確認(rèn),即使是歸屬于下一期的收入或支出,只要資金流入流出發(fā)生在本期,就在本期確認(rèn)收入或成本,而不是按照實(shí)際歸屬的期間進(jìn)行分?jǐn)偞_認(rèn)。一般企業(yè)核算基礎(chǔ)都采用權(quán)責(zé)發(fā)生制,收入和支出按照收益期間進(jìn)行分?jǐn)偞_認(rèn),在這樣的核算基礎(chǔ)下,收入和成本符合匹配性原則,能準(zhǔn)確核算食堂的成本和利潤情況,為食堂經(jīng)營提供數(shù)據(jù)支持,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的價(jià)值創(chuàng)造。

(二)內(nèi)部管理混亂,內(nèi)部控制制度缺失

1.管理層財(cái)務(wù)管理意識淡薄。食堂管理層對食堂財(cái)務(wù)管理重視不足,對成本管控的重要性認(rèn)識上有很大的欠缺。大多數(shù)管理者認(rèn)為:食堂涉及廣大師生的切身利益,直接關(guān)系到師生的身體健康、安全和正常的學(xué)習(xí)與生活,還擔(dān)當(dāng)著管理育人、服務(wù)育人、保障教學(xué)的功能,以人為本,健康第一才是食堂管理的重點(diǎn)工作。主觀上將食堂定位為學(xué)校配套服務(wù)單位,在食堂日常管理過程中,將經(jīng)營的重點(diǎn)放在了食品安全、做好學(xué)校保障服務(wù)、穩(wěn)定運(yùn)營上,片面地認(rèn)為推進(jìn)財(cái)務(wù)管控只會增加內(nèi)部工作負(fù)擔(dān),會影響業(yè)務(wù)的順利開展,影響學(xué)校的不良反饋,于食堂運(yùn)營來說無重大意義。

2.崗位設(shè)置不合理,組織不健全。一是不相容崗位兼任。根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范》規(guī)定不相容崗位要分離,不相容崗位是指設(shè)置的崗位不能交叉,不能重疊,不能由一個(gè)人擔(dān)任,核心是內(nèi)部牽制。食堂中采購、庫管、會計(jì)、出納是典型的不相容崗位,采購與庫管、庫管與會計(jì)、會計(jì)與出納不能由同一人兼任,必須合理設(shè)計(jì)相關(guān)崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡的機(jī)制。

二是人員混用,不重視內(nèi)部財(cái)務(wù)管理。食堂屬于勞動密集型行業(yè),人員流動性大,全天業(yè)務(wù)時(shí)間集中度較高,這就造成食堂一線人員經(jīng)常出現(xiàn)短缺。通常情況下,食堂會安排庫管、財(cái)務(wù)、人力、采購等職能人員在用餐高峰期參與分餐作業(yè),占用了職能人員很大一部分的正常工作時(shí)間,導(dǎo)致職能工作拖拉、不規(guī)范。庫管出入庫不及時(shí),庫存盤點(diǎn)不準(zhǔn)確,食材驗(yàn)收過程敷衍;財(cái)務(wù)人員記賬不及時(shí),會計(jì)核算不準(zhǔn)確,學(xué)習(xí)主動性較差;采購人員市場詢價(jià)落實(shí)不到位,供貨商管理不足,成本價(jià)格過高。

3.未建立各環(huán)節(jié)規(guī)范化制度。食堂內(nèi)部對各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理不足,沒有建立相應(yīng)的檢查制度。

其一,供應(yīng)商管理體系不完善,采購未對供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)管理,導(dǎo)致材料供應(yīng)長期被獨(dú)家供貨,價(jià)格質(zhì)量管控不足,造成材料整體價(jià)格偏高、價(jià)格未及時(shí)根據(jù)食材市場價(jià)格趨勢調(diào)整、材料供貨質(zhì)量不穩(wěn)定等情況,大大增加了食堂材料采購成本。

其二,庫存環(huán)節(jié)管理粗放,采購需求憑借經(jīng)驗(yàn)測算,造成采購過量存儲成本困難、食材浪費(fèi),數(shù)量過少造成供不應(yīng)求、臨時(shí)采購成本上升。

其三,食材使用浪費(fèi)較大,生產(chǎn)未建立標(biāo)準(zhǔn)化管理,食堂切配、炒制環(huán)節(jié)均為人工操作,對人工的經(jīng)驗(yàn)和素質(zhì)要求較高。切配人員凈菜無具體操作步驟和標(biāo)準(zhǔn)可執(zhí)行,主要靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)為標(biāo)準(zhǔn)對食材進(jìn)行清洗、分切,清洗過量容易造成食材利用率低形成浪費(fèi),清洗不干凈則造成客訴形成社會輿情。廚師炒制時(shí)調(diào)料用量與手法習(xí)慣不一致,用量主要靠主廚的經(jīng)驗(yàn)判斷,標(biāo)準(zhǔn)化管控不到位就容易造成浪費(fèi)。菜品在炒制完成后到師生就餐食用過程的時(shí)間要嚴(yán)格把控好,菜品完成炒制后隨時(shí)間的流逝出成率會有所下降,同時(shí)時(shí)間越長菜品的營養(yǎng)和口感也大打折扣,需要食堂做好時(shí)間上的把控,兼顧經(jīng)濟(jì)效益與顧客體驗(yàn)。

其四,分餐過程中打餐員容易造成浪費(fèi),一方面學(xué)生未形成良好的餐飲習(xí)慣,有一定程度上的挑食偏食問題,另一方面學(xué)校要求食堂承擔(dān)食育職責(zé),就餐要葷素搭配、均衡營養(yǎng),不可避免地造成學(xué)生就餐后產(chǎn)生大量廚余垃圾,造成浪費(fèi)。

(三)成本管控責(zé)任不明確

食堂成本管理模式粗放,成本管理缺乏相應(yīng)的管控措施和激勵制度。各個(gè)部門工作任務(wù)不清晰,職責(zé)要求不明確,工作目標(biāo)不統(tǒng)一。未能通過預(yù)算管理等手段合理配置資源,將食堂整體的經(jīng)營目標(biāo)未分解到各個(gè)部門,成本控制目標(biāo)壓力未傳導(dǎo)至全員、全過程。成本責(zé)任人不明確,未建立標(biāo)準(zhǔn)化管理,各個(gè)環(huán)節(jié)日常責(zé)任控制弱,成本控制無法與績效工資進(jìn)行有機(jī)掛鉤,導(dǎo)致成本管控約束力不足、措施落實(shí)不到位。成本管控中的重點(diǎn)環(huán)節(jié),如采購環(huán)節(jié),沒有建立相關(guān)內(nèi)控制度,針對可能出現(xiàn)的漏洞和問題沒有制度、監(jiān)督等控制措施。

三、食堂加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的對策與措施

(一)轉(zhuǎn)變管理觀念,健全組織機(jī)構(gòu),加強(qiáng)食堂財(cái)務(wù)成本管理

首先,食堂管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變食堂管理工作的觀念,將加強(qiáng)成本管控、提升經(jīng)營管理的效率和質(zhì)量納入食堂管理工作目標(biāo)中。其次,建立健全組織架構(gòu),夯實(shí)各部門的工作職責(zé),明確工作目標(biāo)。細(xì)化財(cái)務(wù)管理工作,引入預(yù)算管理,充分發(fā)揮溝通與激勵作用,將成本控制責(zé)任落實(shí)到全員、全過程,通過預(yù)算管理與績效評價(jià)的有機(jī)結(jié)合提高各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化成本責(zé)任意識。最后,建立有效的監(jiān)督管理機(jī)制,從食材采購驗(yàn)收、出入庫、食材使用等環(huán)節(jié)中加強(qiáng)監(jiān)督管控。加強(qiáng)過程管控,提升各部門間溝通與配合效率,建立動態(tài)評估管理機(jī)制。食堂成本管控要建立日常動態(tài)數(shù)據(jù)上報(bào)、每周數(shù)據(jù)總結(jié)、每月分析考核的數(shù)據(jù)動態(tài)管理,使全員參與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與反饋中來,成本數(shù)據(jù)可及時(shí)、準(zhǔn)確采集、反饋,以便及時(shí)調(diào)整運(yùn)營思路,減少經(jīng)營過程缺陷。

(二)規(guī)范管理,建立標(biāo)準(zhǔn)化

1.規(guī)范財(cái)務(wù)管理制度,健全食堂內(nèi)控管理。合理設(shè)置機(jī)構(gòu)與人員,尤其是不相容崗位要嚴(yán)格按照要求執(zhí)行,采購、驗(yàn)收、保管、記錄職責(zé)不能兼任,定期對采購人員和驗(yàn)收人員進(jìn)行實(shí)行輪崗、調(diào)休。加強(qiáng)食堂資產(chǎn)管理,對資產(chǎn)出入庫管理要求日清日結(jié),做好出入庫歷史記錄,出入庫單要有相關(guān)責(zé)任人簽字。財(cái)務(wù)人員、食堂行政部門定期或不定期對食堂資產(chǎn)進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn),確保賬實(shí)相符。對廢舊物資清理要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行處置,出入食堂任何物資需要相關(guān)授權(quán)與檢查,避免出現(xiàn)私自處理廢舊物資,設(shè)立小金庫的情況。明確食堂收入管理部門,食堂收入統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收取,通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)手機(jī)端充值與終端機(jī)消費(fèi),嚴(yán)格控制現(xiàn)金收費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.要加強(qiáng)采購規(guī)范化管理,完善供應(yīng)商管理體系,切實(shí)做好優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的篩選與詢價(jià)工作。食堂作為衛(wèi)生安全第一位的企業(yè),篩選供應(yīng)商時(shí)要加強(qiáng)審核,資質(zhì)、歷史業(yè)績、同行業(yè)口碑審核均要考慮,尋求可靠性強(qiáng)、價(jià)格優(yōu)惠的供應(yīng)商。

發(fā)揮食堂規(guī)模效益,提升主要食材上與供應(yīng)商的議價(jià)能力,如米、面、油、肉、蛋、奶、冷凍食品等。建立價(jià)格監(jiān)督小組,多渠道對食材和物料進(jìn)行詢價(jià),定期和不定期對食材和物料質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行抽檢,保證質(zhì)量的前提下,提升采購價(jià)格的公開、透明,降低食材采購成本。大宗購買食材避免單一供應(yīng)商供貨,采購規(guī)范制度中建立價(jià)格緊急預(yù)警機(jī)制,確保食堂能夠從容應(yīng)對市場物價(jià)上漲、供應(yīng)商惡意抬價(jià)等情況,保持采購價(jià)格與市場價(jià)格的相對穩(wěn)定。優(yōu)化采購量與采購頻次,定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn),根據(jù)歷史使用量和近期使用情況、價(jià)格波動趨勢,綜合考慮采購時(shí)間、采購數(shù)量,從而減少庫存管理工作的負(fù)擔(dān),提高資金利用效率。

3.建立各環(huán)節(jié)操作可行的成本標(biāo)準(zhǔn)體系,提升各環(huán)節(jié)的成本控制措施。餐單設(shè)計(jì)方面,明確餐點(diǎn)結(jié)構(gòu)和品質(zhì)要求,廚師根據(jù)要求核定學(xué)生餐單備餐食材的使用標(biāo)準(zhǔn)量和食材品質(zhì)要求,既要保證學(xué)生飲食營養(yǎng)的均衡,又要考慮食材加工難度造成的人工成本增高,還要考慮高品質(zhì)食材的性價(jià)比。

備餐環(huán)節(jié),加強(qiáng)與學(xué)校教學(xué)間的信息傳遞,根據(jù)學(xué)校教學(xué)安排合理備餐,采用智慧校園系統(tǒng),對每天就餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì),評估出每天相應(yīng)需要的食材,避免出現(xiàn)食材采購過多的浪費(fèi),精細(xì)備餐、有量有節(jié)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)要嚴(yán)格對驗(yàn)收人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和日常培訓(xùn),保證對食堂制定的食材采購規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)了如指掌,嚴(yán)格根據(jù)采購食品規(guī)格指導(dǎo)書對驗(yàn)收的食材做出準(zhǔn)確判斷。

對食材的質(zhì)量和數(shù)量、重量進(jìn)行一一核對,成箱的要打開驗(yàn)貨,稱重的要再次過秤,蔬菜、水果要逐一檢驗(yàn),始終堅(jiān)持按制度辦理一切驗(yàn)收手續(xù)。按照廚師制定的食材標(biāo)準(zhǔn),粗加工和切配環(huán)節(jié),結(jié)合廚師制定的食材采購標(biāo)準(zhǔn)和衛(wèi)生檢驗(yàn)的要求,充分利用硬件設(shè)備的配置,明確食材粗加工環(huán)節(jié)的加工步驟和時(shí)間,保證要求的基礎(chǔ)上減少粗加工和切配造成的浪費(fèi),提高食材凈菜率。

制作環(huán)節(jié),標(biāo)準(zhǔn)化廚師加工制作手法、調(diào)料使用和制作時(shí)間,制作操作手冊將數(shù)據(jù)量化,配合學(xué)校學(xué)生就餐時(shí)間分批制作菜品,保證營養(yǎng)的同時(shí)提高出品率。分餐過程中明確分餐標(biāo)準(zhǔn),按學(xué)生年齡特點(diǎn)分層確定主食、主葷、水果等分餐分量,同時(shí)通過宣傳板、視頻、學(xué)生會組織等多途徑對學(xué)生進(jìn)行就餐教育,加大勤儉節(jié)約、反對浪費(fèi)的文化宣傳與監(jiān)督,減少就餐環(huán)節(jié)的浪費(fèi)。

4.建立責(zé)任考核制度,通過績效追蹤問責(zé)。根據(jù)定崗、定編確定好人員崗位職責(zé),制定相應(yīng)的考核指標(biāo)??己耸鞘侄?,提升績效才是真正目的。對于食堂執(zhí)行人員來說,考核按照標(biāo)準(zhǔn)化成本體系與行為規(guī)范,落實(shí)制度的高效執(zhí)行;對于食堂管理人員,主要考核監(jiān)督落實(shí)和管理責(zé)任,將管理人員的績效考核與執(zhí)行人員的考核結(jié)合考評,建立領(lǐng)導(dǎo)連帶責(zé)任追究機(jī)制。另外,在績效考核中,不但要考核個(gè)人的工作績效,而且要考核集體的、整個(gè)食堂的工作成效。

(三)選拔培養(yǎng)合格財(cái)務(wù)人員

合格的財(cái)務(wù)人員可以保證和提升財(cái)務(wù)會計(jì)信息質(zhì)量,也可以發(fā)揮財(cái)務(wù)防控風(fēng)險(xiǎn)和數(shù)據(jù)決策的價(jià)值創(chuàng)造作用。財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)會計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性要求,結(jié)合食堂的行業(yè)特色,合理設(shè)置食堂的核算科目,規(guī)范會計(jì)核算資料,尤其可以結(jié)合稅法相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員合理合規(guī)取得支出票據(jù),保證核算資料齊全,提升會計(jì)信息質(zhì)量。

選拔培養(yǎng)合格財(cái)務(wù)人員,一方面把好用人關(guān),財(cái)務(wù)人員的選拔要以德為主,德才兼?zhèn)?,篩選出職業(yè)道德水平良好且經(jīng)驗(yàn)豐富能全面系統(tǒng)開展工作的專業(yè)人員。另一方面要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育,鼓勵財(cái)務(wù)人員提高學(xué)習(xí)的主動性和積極性,不斷提升專業(yè)知識深度和廣度的同時(shí)重視工作創(chuàng)新,緊跟時(shí)代步伐,與時(shí)俱進(jìn),引入新技術(shù)新思維到日常工作中,結(jié)合實(shí)際不斷優(yōu)化、完善財(cái)務(wù)管理模式。

四、結(jié)束語

綜上所述,食堂財(cái)務(wù)管理的水平高低直接影響著經(jīng)營效果的優(yōu)劣,食堂管理人員要充分認(rèn)識到目前管理中存在的問題,采取有力措施不斷提升自身財(cái)務(wù)精益化管理水平,實(shí)現(xiàn)降本增效,才能更好地為學(xué)校提供滿意的餐飲服務(wù)。

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