王 翠

撫順職業(yè)技術(shù)學(xué)院（撫順師范高等專科學(xué)校），遼寧 撫順 113122

學(xué)籍檔案管理是成人教育階段各項管理工作中十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)生在成人繼續(xù)教育階段中所積累的教育經(jīng)歷、所獲榮譽、科研工作等一系列相關(guān)經(jīng)驗資料的記錄。學(xué)籍檔案是學(xué)生面對就業(yè)時，個人教育信息最有力的證明，做好學(xué)籍檔案管理工作，也能夠反映一所大學(xué)的教育水平和檔案管理水平[1]。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理的重要性

進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，以網(wǎng)絡(luò)為核心的信息傳輸和儲存技術(shù)，保障了學(xué)生學(xué)籍檔案可在有限單位內(nèi)共享，可線上查閱，對傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式造成了較大的沖擊，甚至顛覆了傳統(tǒng)的入檔流程和環(huán)節(jié)。在此背景下，學(xué)籍檔案管理技術(shù)作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與教育領(lǐng)域檔案管理工作融合的新形態(tài)，將為我國成人繼續(xù)教育檔案管理提供全新的工作思路[2]。為此，探究“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理的意義、尚存問題及策略是十分必要的。

成人教育學(xué)籍檔案是指學(xué)生個體在接受成人繼續(xù)教育時期所形成的各種形式的有保存價值的原始記錄，這份記錄是該名學(xué)生與成人教育學(xué)院隸屬關(guān)系的直接證明。學(xué)生學(xué)籍檔案中所包含的內(nèi)容信息涵蓋每名學(xué)生的個人基本資料、在校表現(xiàn)、黨團關(guān)系、學(xué)習(xí)成績水平等，是學(xué)生所受教育經(jīng)歷和其所達知識水平的真實記錄。

成人繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作是高校學(xué)籍管理中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好檔案管理工作，能夠?qū)W(xué)生在校期間的實際學(xué)習(xí)情況提供給用人單位，從而有助于用人單位對參加成人繼續(xù)教育的學(xué)生進行多方面的考核，有助于畢業(yè)學(xué)生在走向社會后，最大程度地發(fā)揮出自己的價值[3]。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，加速推進成人繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作的改革，將網(wǎng)絡(luò)信息化所延伸出的新技術(shù)應(yīng)用到成人繼續(xù)教育管理中，不但能夠提升成人繼續(xù)教育檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，還能夠提升學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案管理的認知水平，從而推動成人繼續(xù)教育事業(yè)在新時期的發(fā)展。

二、在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，成人教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前各成人繼續(xù)教育院校都逐步強化了學(xué)籍檔案管理工作意識，將網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)作為管理工作的一個重要研究項目開展調(diào)研和攻關(guān)。就目前成效來看，成人教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了初步進展[4]。但成人教育學(xué)籍檔案管理工作的改革依然無法追及信息技術(shù)發(fā)展的速度，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足當(dāng)前成人教育規(guī)模不斷擴大的需求。學(xué)籍檔案管理工作改革面對的挑戰(zhàn)巨大，具體表現(xiàn)為以下幾方面。

（一）學(xué)生自身檔案意識薄弱

與普通在校大學(xué)生相比，成人繼續(xù)教育的受教育者以在職職工為主，其接受教育的關(guān)注重點集中在提高自身的學(xué)歷水平上，以獲得學(xué)歷證書為主，并不理解或沒有充分理解學(xué)籍檔案的作用及意義[5]。部分學(xué)生在進行資料填寫時，帶著一種敷衍了事的態(tài)度，對各項信息不加核實，隨意填寫，導(dǎo)致一些資料信息與現(xiàn)實情況不相符，入學(xué)與畢業(yè)資料前后不一致的情況時有發(fā)生。而對于一些需要學(xué)生填寫的長篇信息，如個人鑒定、自我評價等，則是千篇一律的空話套話。無論是對于學(xué)?？己?，還是對于用人單位評定，都很少有參考價值。

（二）檔案管理方式相對滯后

目前，我國高校為教育學(xué)籍檔案管理改革提供了充足的財力支撐，相繼建成了高校學(xué)籍檔案管理信息化平臺，正積極推進檔案信息管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。然而，由于我國高校學(xué)籍檔案管理工作起步較晚，建設(shè)時間較短，管理人員專業(yè)度不達標(biāo)等問題，學(xué)籍檔案信息管理工作仍面臨諸多問題。

當(dāng)前，成人教育學(xué)籍檔案人工管理和信息化管理方式并存。有數(shù)據(jù)顯示，86%的大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的管理仍沿用著傳統(tǒng)紙質(zhì)化方式，手寫記錄學(xué)籍、成績、畢業(yè)登記表等信息[6]。這種情況既增加了學(xué)籍檔案管理人員的工作量，又因為無法統(tǒng)一線上線下管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)籍檔案錄入的準(zhǔn)確率降低，結(jié)果得不償失。此外，半人工、半信息化的記錄方式，還存在檔案難以保存等問題。可見，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，成人教育學(xué)籍檔案管理工作的改革依然無法追及信息技術(shù)發(fā)展的速度。

（三）缺乏專業(yè)化學(xué)籍管理人員

數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，高校中四分之三以上的成人繼續(xù)教育學(xué)籍管理人員并非檔案管理學(xué)專業(yè)出身，上崗前僅經(jīng)過崗前培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練和互聯(lián)網(wǎng)信息知識素養(yǎng)[7]。此外，有部分高校沒有招錄學(xué)籍管理專職人員，其檔案管理人員往往是從學(xué)校其他部門臨時借調(diào)過來，缺乏長期的工作經(jīng)驗。又因部分管理人員自知工作屬于臨時性質(zhì)，缺乏工作熱情，致使工作整體效率下降，在檔案錄入過程中，存在數(shù)據(jù)殘缺和信息錄入不完整的現(xiàn)象。

由于成人繼續(xù)教育學(xué)生的注冊登記具有較強的隨意性，導(dǎo)致學(xué)籍檔案的統(tǒng)一管理十分困難。如今成人繼續(xù)教育學(xué)生工作不穩(wěn)定，流動性大，學(xué)生資料變化實屬常態(tài)。也有少數(shù)學(xué)生因特殊原因，不能按時畢業(yè)，學(xué)籍檔案在時間上發(fā)生變動。這種個別信息的更改，成為缺乏專業(yè)素養(yǎng)的學(xué)籍檔案管理員的工作難點，稍有疏忽極易導(dǎo)致檔案資料的丟失和遺漏。可學(xué)生對此并不知情，直至學(xué)生畢業(yè)入崗后，單位要求學(xué)籍檔案存檔時，部分學(xué)生才發(fā)覺檔案不知去向，返回到學(xué)校進行尋找補辦，極大地增加了找尋的難度和工作人員的工作壓力。

三、在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提升繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理意識

隨著我國成人繼續(xù)教育規(guī)模的不斷擴大，學(xué)生檔案管理的困難也逐漸增加。目前，各大高校已經(jīng)提升了學(xué)籍檔案管理意識，但是成人繼續(xù)教育學(xué)生在此方面依然意識淡薄。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，可大力發(fā)揮網(wǎng)上學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)平臺管理優(yōu)勢[8]。

繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)生的學(xué)業(yè)階段明確規(guī)劃管理工作重點。比如，在學(xué)生報到注冊時，要求學(xué)生提交完備準(zhǔn)確的學(xué)籍信息，經(jīng)系統(tǒng)核對后，教師可向?qū)W生現(xiàn)場介紹學(xué)籍檔案信息的重要意義，并要求學(xué)生簽署電子承諾書，承諾填寫的信息屬實無誤。隨后，學(xué)生在讀期間，可運用互聯(lián)網(wǎng)平臺技術(shù)，對高校學(xué)生的學(xué)籍信息進行常規(guī)檢查和信息跟蹤。還可通過互聯(lián)網(wǎng)普及學(xué)籍檔案知識，引導(dǎo)學(xué)生正確對待學(xué)籍檔案，使成人繼續(xù)教育學(xué)生認識到學(xué)籍檔案的重要作用，增強學(xué)生對學(xué)籍檔案的管理意識，降低檔案廢棄率和檔案更新、補辦的難度。

在學(xué)生畢業(yè)之前，讓學(xué)生通過網(wǎng)上簽名的形式確認個人信息是否正確，再由相關(guān)學(xué)籍檔案負責(zé)人員集中打印學(xué)籍檔案，或以傳真的形式發(fā)送給用人單位，學(xué)校檔案館也需保存學(xué)生的規(guī)范電子版和紙質(zhì)檔案，以備后續(xù)查檔[9]。

上述做法需要檔案管理頂層設(shè)計人員和決策人員觀念上持續(xù)性轉(zhuǎn)變，強化檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相融合，確保各項措施能夠在實際工作中取得成效，為學(xué)生走出校園、到各單位就職時，幫用人單位提供一種行之有效的查檔渠道，同時，也可保證畢業(yè)生在未來就業(yè)再學(xué)習(xí)簡歷的連續(xù)性。

（二）建立切合實際的高校學(xué)生檔案管理制度

當(dāng)今，在以科技發(fā)展為主導(dǎo)的社會改革中，科技創(chuàng)新對于管理體制的改革、工作效率的提升、管理制度化和科學(xué)化都有著不可替代的作用。高等院校要根據(jù)其自身的特點及發(fā)展規(guī)律，建立符合本校特色、符合本校學(xué)生實際的學(xué)籍管理體系，實現(xiàn)學(xué)籍管理的規(guī)范化。

在制度構(gòu)建上，高等院校要主動學(xué)習(xí)國外成人繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理的先進經(jīng)驗；在頂層設(shè)計上，高等院校要對非學(xué)歷教育學(xué)籍檔案管理的先進管理經(jīng)驗進行探索。通過健全的行政體制與管理機制改革，提高學(xué)籍管理人員的工作熱情與創(chuàng)造性[10]。

在行政改革中，要將學(xué)籍管理各部門職責(zé)劃分清楚，將每一項工作內(nèi)容細化，將每一個工作環(huán)節(jié)落實到學(xué)籍管理人員肩上，讓學(xué)籍管理人員明確職責(zé)，使工作流程設(shè)計更加完善。要求學(xué)籍管理人員要解決一切問題，做到學(xué)生“一人一檔”，將學(xué)生檔案的書面資料和電子資料一一匹配，并做好雙重備份，以備相關(guān)部門調(diào)取和查驗。

在學(xué)籍檔案管理政策制定的初期，需對管理方案進行嚴格的把關(guān)，確保各項政策要求的可行性，在改革方案實施過程中，更要將學(xué)籍歸檔的每一步細化和優(yōu)化，避免由于管理項目重疊而造成失誤后，管理人員相互推卸責(zé)任的情況發(fā)生。

（三）培養(yǎng)信息化檔案管理人才隊伍

目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”的潛力得到了更加充分的發(fā)揮，極大地改進了現(xiàn)有的服務(wù)方式和管理方式。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，為了提高我國的成人繼續(xù)教育學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)大力建設(shè)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理工作隊伍。首先，要在管理人員結(jié)構(gòu)上下功夫。高校檔案管理工作不僅要配備學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的教職人員，還需配備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)的工作人員，共同攜手完成高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作。其次，要做好學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化建設(shè)。不僅要對檔案工作的隊伍結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，還要對管理人員的專業(yè)技術(shù)進行持續(xù)的培養(yǎng)和提升。為了適應(yīng)信息化對檔案工作的新要求，應(yīng)加大對高校檔案學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)力度，在上崗之前，對他們進行統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)信息化素養(yǎng)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，使他們掌握計算機基礎(chǔ)知識，并對信息技術(shù)的基本原理有充分的認識，同時，提升他們在圖像處理技術(shù)等方面的綜合能力。

在我國科技持續(xù)發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)成為推動學(xué)籍檔案管理創(chuàng)優(yōu)創(chuàng)新的新要求和新目標(biāo)。加強學(xué)籍檔案信息化，主動站在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的最前列，為我國成人繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作提供了一條新的發(fā)展道路。要想滿足新時期的社會發(fā)展需要，就必須不斷完善學(xué)籍檔案管理工作信息化路徑，使其成為一種規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理模式，從而促進中國特色社會主義教育事業(yè)的不斷發(fā)展。