摘 要：文章通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源的產(chǎn)生、來(lái)源渠道、資源類(lèi)型、歸檔速度以及價(jià)值層面展開(kāi)分析，提出檔案數(shù)字資源建設(shè)在智慧化管理中的感知能力、綜合處理能力以及協(xié)同合作能力等特征，并對(duì)檔案數(shù)字資源在數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)收集、檢索、監(jiān)督和服務(wù)實(shí)踐等方面開(kāi)展了探討，強(qiáng)調(diào)應(yīng)最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字資源；智慧化管理；數(shù)字檔案館；實(shí)踐探討

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)字資源

伴隨信息化時(shí)代的發(fā)展，各地?cái)?shù)字資源建設(shè)不斷推進(jìn)，各種數(shù)字資源產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)據(jù)，尤其是智慧城市的建設(shè)需求更是促進(jìn)了檔案數(shù)字資源的快速增長(zhǎng)。各地檔案主管部門(mén)都在探索使用云計(jì)算平臺(tái)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)開(kāi)展數(shù)據(jù)歸檔工作。檔案數(shù)字資源需要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范的整理，新修訂的《檔案法》要求電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)。同時(shí)，國(guó)家也出臺(tái)了大量行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及從業(yè)規(guī)范，特別是在檔案收集、管理、存儲(chǔ)和利用等方面都有明確的要求。

1.檔案數(shù)字資源的量能分析

根據(jù)IDC提供的信息顯示，其呈逐年增長(zhǎng)趨勢(shì)，從2010年至2020年，數(shù)據(jù)容量從800EB增長(zhǎng)到40ZB。分析數(shù)據(jù)源可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)來(lái)自數(shù)字檔案館、電子檔案、館藏檔案數(shù)字化、社會(huì)散存檔案、WEB信息、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、廣播電視信息、智能化設(shè)備設(shè)施信息和移動(dòng)終端等。例如，10年前一段15分鐘的視頻資源的電子檔案容量一般為450M大小，現(xiàn)在進(jìn)入4K高清時(shí)代，是之前容量的13倍，目前可以達(dá)到6～8個(gè)G，數(shù)據(jù)容量呈爆發(fā)式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

2.檔案數(shù)字資源的類(lèi)型分析

在大數(shù)據(jù)主導(dǎo)的信息時(shí)代，數(shù)字資源類(lèi)型變得更加寬泛，如果想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源建設(shè)的智慧化管理，僅依靠單一的數(shù)據(jù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。從目前的實(shí)踐過(guò)程來(lái)看，數(shù)字化資源包含計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的電子文檔和電子檔案；多媒體技術(shù)產(chǎn)生的電子信息和數(shù)字檔案館產(chǎn)生的檔案數(shù)字化成果；通信技術(shù)下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫(kù)信息以及電子期刊和電子圖書(shū)，還有各種網(wǎng)站信息、由專(zhuān)業(yè)檔案目錄及索引等檔案管理信息所構(gòu)成的檔案內(nèi)容信息以及系統(tǒng)開(kāi)展數(shù)字資源采集時(shí)產(chǎn)生的歸檔工作信息等。例如，工作人員的操作記錄、歸檔的數(shù)據(jù)記錄以及檔案用戶產(chǎn)生的用戶行為信息，也包含館內(nèi)外人員產(chǎn)生的人員信息以及由溫濕度信息、安保信息等構(gòu)成的檔案館館庫(kù)信息等過(guò)程信息和日志信息等。

3.檔案數(shù)字資源的歸檔速度及價(jià)值分析

通過(guò)云計(jì)算技術(shù)等解決數(shù)字資源的歸檔速度問(wèn)題。對(duì)于算法復(fù)雜、計(jì)算任務(wù)重的環(huán)節(jié)，如數(shù)字資源質(zhì)量檢測(cè)、高級(jí)條件下的檢索機(jī)制以及OCR技術(shù)識(shí)別等，可以安排在云計(jì)算平臺(tái)實(shí)施。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)模型構(gòu)建是快速檢索結(jié)果的重要渠道，也是數(shù)字資源建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。在價(jià)值分析判斷方面，檔案實(shí)體信息一般都具有保存價(jià)值。但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于各種網(wǎng)絡(luò)信息、電子信息的產(chǎn)生、傳遞和保存方法等十分容易實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致沒(méi)有保存價(jià)值的數(shù)字資源也容易進(jìn)入檔案館。

二、檔案數(shù)字資源建設(shè)中實(shí)施智慧化管理的主要特征

1.感知能力

首先，通過(guò)RFID技術(shù)（射頻識(shí)別技術(shù)）的實(shí)現(xiàn)，能夠智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理檔案數(shù)字資源。通過(guò)RFID技術(shù)可以智能化識(shí)別某個(gè)檔案，確定其地點(diǎn)、位置，并實(shí)現(xiàn)跟蹤，跟蹤的作用是可以控制相關(guān)路線；其次，對(duì)電子檔案信息的感知，主要利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)去實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案信息實(shí)施四個(gè)過(guò)程的處理，包括識(shí)別、提取、整理和利用過(guò)程；再次，對(duì)數(shù)字資源相關(guān)業(yè)務(wù)信息的感知，通過(guò)使用業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)全場(chǎng)管控管理，在使用軟件系統(tǒng)過(guò)程中可以同步了解相關(guān)管理人員的個(gè)人績(jī)效、工作效率和工作質(zhì)量的完成情況等；最后，就是對(duì)檔案數(shù)字資源利用過(guò)程的感知，主要通過(guò)管控檔案用戶利用檔案的行為信息，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶利用檔案特點(diǎn)和趨勢(shì)的掌握。最終實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)滿足社會(huì)需求程度的預(yù)測(cè)和評(píng)價(jià)的目的。

2.綜合處理能力

綜合處理功能是指系統(tǒng)具有按照預(yù)案對(duì)感知的信息智能處置的過(guò)程，主要提供風(fēng)險(xiǎn)判斷、觸發(fā)預(yù)案、預(yù)警機(jī)制、過(guò)程控制機(jī)制、數(shù)據(jù)挖掘分析和決策參考等技術(shù)支持。

其一，檔案數(shù)字資源入館過(guò)程的處理。為把控工作進(jìn)度，保證工作進(jìn)程和完成度，在檔案數(shù)字資源利用過(guò)程中，感知工作中產(chǎn)生的管理人員的各種行為信息及數(shù)字檔案館的各種設(shè)備設(shè)施信息，使用數(shù)據(jù)模型對(duì)信息數(shù)據(jù)的合規(guī)性、相似度實(shí)施分析，對(duì)數(shù)據(jù)缺失、溢出和異常等情況自主判斷和決策，自動(dòng)觸發(fā)處置預(yù)案，通過(guò)預(yù)置的工作流程，向設(shè)備設(shè)施發(fā)出指令，實(shí)行智能控制，并做出報(bào)警提示。

其二，對(duì)檔案數(shù)字資源的處理。為強(qiáng)化對(duì)海量檔案數(shù)字資源的管理，利用檔案信息形成的規(guī)律和檔案文件邏輯、語(yǔ)言和結(jié)構(gòu)的規(guī)律，按照預(yù)設(shè)方案，采取數(shù)據(jù)模型分析、全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘以及知識(shí)管理等技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)字資源實(shí)行數(shù)據(jù)比對(duì)、數(shù)據(jù)檢索和語(yǔ)義分析等處理，以自動(dòng)發(fā)現(xiàn)、抽取及加工信息，輔助檔案人員檢查歸檔，移交進(jìn)館檔案齊全完整和質(zhì)量情況，鑒定檔案價(jià)值，審查開(kāi)放檔案，并生成摘要知識(shí)庫(kù)，經(jīng)過(guò)信息提煉，可以得到挖掘、重組、新形態(tài)、新視角和新用途的增值信息。

3.協(xié)同合作處理能力

通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源信息、相關(guān)業(yè)務(wù)信息、電子文件及電子檔案保護(hù)過(guò)程、管理人員和管理目標(biāo)的一體化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館事件、檔案數(shù)字資源與管理人員之間的高效協(xié)同，通過(guò)業(yè)務(wù)信息的采集和數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)現(xiàn)人與人之間的高效協(xié)同。通過(guò)高效有序的業(yè)務(wù)整合與流程再造和組織再造，提高組織效率，促進(jìn)檔案館和諧發(fā)展。以檔案數(shù)字資源盤(pán)點(diǎn)為例，庫(kù)房中的歸檔電子檔案都做RFID技術(shù)標(biāo)識(shí)，發(fā)現(xiàn)相關(guān)電子檔案被刪除或移除，就會(huì)激發(fā)協(xié)同處理機(jī)制，出現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)記錄比對(duì)過(guò)程，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)會(huì)發(fā)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)記錄出現(xiàn)有問(wèn)題，也可以查看全文數(shù)據(jù)庫(kù)或修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)綜合性的處理，最終會(huì)給出一個(gè)建議報(bào)告，這就是協(xié)同合作處理數(shù)字資源的流程。

4.泛在服務(wù)能力

泛在服務(wù)是根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需求，通過(guò)強(qiáng)大的感知交互和計(jì)算能力，追求檔案系統(tǒng)內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)信息服務(wù)的最大化，使檔案專(zhuān)業(yè)人員可以方便地利用相關(guān)檔案業(yè)務(wù)信息，更好、更快捷地完成工作，也是未來(lái)技術(shù)發(fā)展的方向和趨勢(shì)。針對(duì)客戶的實(shí)際檔案利用需求，在可能的條件下最大限度地滿足用戶需求，使用戶能夠隨時(shí)隨地多方式、多途徑地利用信息。不同網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)水平更高，包括局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)新媒體，對(duì)館庫(kù)信息的感知，主要通過(guò)樓宇智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)和處置檔案管理狀態(tài)；對(duì)人員信息的感知，主要通過(guò)RFID技術(shù)檢測(cè)館內(nèi)人員行為，以防范安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，工作人員有胸卡，可以感知低風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)和高風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)RFID技術(shù)圈定不同的人進(jìn)入不同的位置，可以感知區(qū)域差值，系統(tǒng)會(huì)及時(shí)報(bào)警，進(jìn)而引發(fā)處置機(jī)制。

三、檔案數(shù)字資源建設(shè)中的智慧化管理及在數(shù)字檔案館中的實(shí)踐

1.檔案數(shù)字資源的收集、檢索

在收集檔案數(shù)字資源的過(guò)程中，針對(duì)不同的數(shù)據(jù)源，如數(shù)據(jù)智能采集工廠、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)管道、程序接口和網(wǎng)頁(yè)爬蟲(chóng)等，可以使用魔方適配器，破解各式各樣的數(shù)據(jù)源。在此之前，需要對(duì)數(shù)字資源做好前期調(diào)研工作，數(shù)字化掃描、音視頻采集和縮微膠片轉(zhuǎn)換屬于OCR數(shù)據(jù)采集；互聯(lián)網(wǎng)信息、廣播信息、電視節(jié)目、物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備信息、局域網(wǎng)數(shù)據(jù)信息以及智能移動(dòng)終端屬于檔案智慧采集。信息數(shù)據(jù)接收之后，通過(guò)對(duì)檢索結(jié)構(gòu)的自動(dòng)聚類(lèi)，大量的檢索結(jié)果按照檔案之間的關(guān)聯(lián)性自動(dòng)分成若干類(lèi)，用戶可以選擇相應(yīng)的類(lèi)別，系統(tǒng)按照類(lèi)別過(guò)濾，按照文件主題詞、文件類(lèi)型、文件來(lái)源和建立時(shí)間等方式實(shí)施聚類(lèi)。也可以通過(guò)訓(xùn)練語(yǔ)料，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)分類(lèi)。例如，通過(guò)對(duì)代表性材料開(kāi)展系統(tǒng)學(xué)習(xí)，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化和商務(wù)等信息，學(xué)習(xí)之后，系統(tǒng)可以對(duì)陌生的東西自動(dòng)實(shí)施分類(lèi)或者通過(guò)人工預(yù)先制定的規(guī)則文件，為每一個(gè)文檔確定一個(gè)類(lèi)別，實(shí)現(xiàn)基于規(guī)則的自動(dòng)分類(lèi)。還可以通過(guò)系統(tǒng)把一篇文章的主干部分抽出來(lái)，形成摘要，顯示在首頁(yè)上，可以直接判斷是不是用戶需要的，以滿足不同需求的用戶。甚至可以加入人工干預(yù)，在此階段，對(duì)于比較熟悉檔案資源的工作人員及時(shí)開(kāi)展語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)維護(hù)也很重要。通過(guò)語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)把人物、建筑、組織機(jī)構(gòu)、地名和資料等關(guān)聯(lián)起來(lái)，可以更深層次地挖掘檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，豐富和維護(hù)人物、建筑、組織機(jī)構(gòu)、地名和資料等語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)，從而提高檔案檢索結(jié)果。目的是實(shí)現(xiàn)檔案之間的關(guān)聯(lián)與互動(dòng)，使檔案資源更加豐富、生動(dòng)，可以多層次、多維度的呈現(xiàn)意想不到的檢索效果。例如，將不同領(lǐng)導(dǎo)人、不同時(shí)期視察同一地區(qū)的信息相關(guān)聯(lián)，可以直觀地感受該地區(qū)的變化，具有重要的歷史意義。此外，知識(shí)詞庫(kù)管理也很關(guān)鍵，通過(guò)建立豐富的詞庫(kù)，包括主題詞庫(kù)、近義詞庫(kù)、同義詞庫(kù)、形近詞庫(kù)、異體詞庫(kù)、虛擬人名庫(kù)和熱詞詞庫(kù)等，支持智慧化管理，通過(guò)詞庫(kù)開(kāi)展一些換算，會(huì)帶來(lái)一些意想不到的東西。

2.檔案數(shù)字資源建設(shè)中的智慧化管理

在數(shù)字檔案館中實(shí)施檔案數(shù)字資源智慧化管理時(shí)，需要使用RFID技術(shù)，在各個(gè)管理節(jié)點(diǎn)設(shè)置可以隨時(shí)抓取的感應(yīng)點(diǎn)。例如，在電子檔案加上RFID的標(biāo)識(shí)，并給管理人員安裝帶有RFID的工牌，在電子文檔中心安裝立體部署，當(dāng)外來(lái)人員通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)檔案數(shù)字資源時(shí)，會(huì)同時(shí)給電子庫(kù)房發(fā)出信號(hào)，通過(guò)電子通道導(dǎo)出電子檔案，在對(duì)應(yīng)感應(yīng)點(diǎn)，系統(tǒng)就會(huì)全面感知到電子檔案出庫(kù)了。在系統(tǒng)當(dāng)中，出庫(kù)路線就是按照數(shù)據(jù)模型設(shè)定好的，一旦偏離路線就會(huì)激發(fā)報(bào)警裝置，如果電子檔案發(fā)生跳躍或逃離通道情況，會(huì)激發(fā)高級(jí)別的報(bào)警，信號(hào)會(huì)直接發(fā)給高級(jí)管理部門(mén)，該部門(mén)有及時(shí)攔截權(quán)限。同時(shí)，這也是一種管控機(jī)制，可以管理工作人員的工作目標(biāo)、工作效率以及績(jī)效，還有安全問(wèn)題等。

3.檔案數(shù)字資源建設(shè)在數(shù)字檔案館中的監(jiān)督實(shí)踐

在實(shí)際檔案數(shù)字資源建設(shè)的監(jiān)督實(shí)踐中，主要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面的監(jiān)督目標(biāo)。一是對(duì)內(nèi)監(jiān)督的機(jī)制，主要是指對(duì)檔案館內(nèi)部工作人員的監(jiān)督過(guò)程。通過(guò)對(duì)各個(gè)部門(mén)預(yù)設(shè)一定的工作目標(biāo)、工作任務(wù)和工作進(jìn)度情況，監(jiān)督實(shí)施過(guò)程及其完成情況。通過(guò)對(duì)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的管控，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一位管理人員具體工作任務(wù)、工作目標(biāo)的感知，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員工作績(jī)效的管控目的；二是對(duì)外監(jiān)督。也就是對(duì)進(jìn)館轉(zhuǎn)檔的相關(guān)部門(mén)，可以通過(guò)建立云指導(dǎo)平臺(tái)實(shí)時(shí)管控檔案數(shù)字資源建設(shè)，發(fā)揮平臺(tái)的服務(wù)功能。例如，實(shí)施檔案數(shù)字資源監(jiān)管，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)監(jiān)管各個(gè)部門(mén)的電子檔案歸檔情況，在本單位機(jī)器上可以顯示部門(mén)排名、檔案數(shù)字資源歸檔及時(shí)程度以及電子檔案的質(zhì)量及存儲(chǔ)狀況，通過(guò)智慧挖掘、分析技術(shù)可以分析和排名，實(shí)現(xiàn)智慧化監(jiān)督的關(guān)鍵是建立各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型，包括檔案數(shù)字資源接收模型、檔案數(shù)字化模型、檔案數(shù)字資源鑒定模型、檔案數(shù)字資源利用模型及進(jìn)館預(yù)測(cè)模型等。例如，通過(guò)分析某個(gè)部門(mén)歷年檔案數(shù)字資源，可以預(yù)測(cè)明年大概會(huì)進(jìn)館多少檔案，如果各個(gè)部門(mén)匯總起來(lái)，就可以預(yù)測(cè)明年整個(gè)檔案館會(huì)進(jìn)館的檔案數(shù)量，然后和檔案館的系統(tǒng)實(shí)施匹配，系統(tǒng)會(huì)提供一個(gè)預(yù)案，出現(xiàn)一個(gè)報(bào)告或建議文件。特別是通過(guò)推送相關(guān)的專(zhuān)題，對(duì)部門(mén)的工作查考會(huì)有幫助，可以同步提高檔案數(shù)字資源的治理能力和質(zhì)量水平。

4.檔案數(shù)字資源建設(shè)在數(shù)字檔案館中的服務(wù)實(shí)踐

檔案利用的最大化是檔案數(shù)字資源建設(shè)的最終目的。檔案數(shù)字資源建設(shè)應(yīng)依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，在軟件方面，存量數(shù)字化，增量電子化，利用檔案網(wǎng)絡(luò)化的工作要求，全面推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)；在硬件方面，加大中心機(jī)房、數(shù)字化加工場(chǎng)所和數(shù)字檔案庫(kù)房的建設(shè)改造，為用戶提供更好的數(shù)字化體驗(yàn)，提供智慧檢索幫助用戶查詢(xún)到更高層次的資源，一鍵式的百度式檢索及高級(jí)檢索可以使檢索的條件更加具體化。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)自動(dòng)聚類(lèi)檢索結(jié)果，可以利用語(yǔ)義關(guān)系繼續(xù)檢索，通過(guò)提供個(gè)性化搜索，還有相似性推薦，相似度比較高的檔案會(huì)被羅列出來(lái)，借用以上手段，可以讓一次查詢(xún)變得更有價(jià)值、更有深度。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，新時(shí)代賦予新的契機(jī)，要準(zhǔn)確把握信息技術(shù)發(fā)展前沿，積極探索檔案資源建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略，牢牢抓住發(fā)展機(jī)遇，加快全面數(shù)字化進(jìn)程，持續(xù)深化智慧檔案館、智慧城市和數(shù)字政府等方面的應(yīng)用。檔案部門(mén)應(yīng)以檔案信息資源社會(huì)共享為最終目標(biāo)，在檔案信息化領(lǐng)域深化探索和實(shí)踐，以數(shù)字檔案賦能數(shù)字城市建設(shè)，加強(qiáng)與其他檔案管理機(jī)構(gòu)交流協(xié)作，共同打造檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)，共享檔案篩選甄別和信息系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置等準(zhǔn)備工作，充分發(fā)揮檔案數(shù)字資源的價(jià)值，共同努力爭(zhēng)取和創(chuàng)造條件，完善檔案數(shù)字資源共享利用模式，使檔案數(shù)字資源最終實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門(mén)的共享功能，更好地服務(wù)社會(huì)。

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作者單位：山東建筑大學(xué)

作者簡(jiǎn)介：董琳（1977—），女，漢族，山東濟(jì)南人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。