安婧

［摘要］ 環(huán)顧當下校院兩級管理新的形勢，高職院校二級學院成為了一個相對獨立開來，集教學、科研和管理于一身教學單位，為了更好地執(zhí)行學院辦公室行政事務，高校二級學院行政秘書的作用不可或缺。本文主首先簡單闡述二級學院行政秘書工作的職責、特點及其自身應具備的素質與能力，然后分析當前二級學院行政秘書工作存在著哪些問題，最后提出相應的改進建議。

［關鍵詞］ 高職院校； 二級學院； 行政秘書； 工作； 素質； 問題

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 055

［中圖分類號］G64［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）20- 0090- 02

高職院校二級學院辦公室是學院的主要行政事務的管理機構，行政秘書在辦公室中的作用不可忽視，行政秘書是學院領導的智囊和助手，是學院行政事務最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實現學院領導、學校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協調各個部門、保證學院正常穩(wěn)定運轉的關鍵所在。所以，行政秘書對自身工作的職責和特點、自身的工作存在問題和如何應對有所了解，只有切實提升自身素質，才能更好地提高學院管理水平，并通過工作效率的提升，促進學校更為健康的發(fā)展。

１二級學院行政秘書工作職責分析

二級學院行政秘書的學院辦公室工作中涉及到學院工作的方方面面，通常情況下分為以下5個方面工作。

１．１日常工作

高職院校二級學院辦公室管理工作每天都在正常進行，日常工作是二級學院行政秘書工作職責的重點所在，日常工作中行政秘書負責以下3個方面：

（１） 文件管理：學院辦公室時常有需要上報的文件，行政秘書必須做好本院各類需要上報文件的文字校對、文件呈送及其存檔管理工作；每天都有來自于上級或院內各個部門傳輸過來的各類文件，行政秘書必須做好這些文件登記、精神傳達、閱讀反饋及文件歸檔工作。

（２） 信息管理：行政秘書在信息管理中應做好學院的教職工個人詳細信息的收集、維護和整理工作。

（３） 資產管理：資產是學院最值得管理和維護的部分，涉及到開源節(jié)流，關系到學院的可持續(xù)發(fā)展，日常辦公用品的保管、領取和發(fā)放工作需要行政秘書做到位，認真負責好自己所在部門固定資產如辦公設備、家具等資產的采購申請、日常管理及賬務存檔工作，積極地配合資產管理職能部門定期對所在部門進行固定資產盤點清查工作，根據部門資產使用實際提出合理的維護、報廢和更新建議。

１．２人事工作

人事管理是二級學院又一個管理重點，在具體的人事工作中，行政秘書應協助分管領導做好包括對教職工招聘、考核、考勤、獎懲工作、職稱評定、崗位聘任、人事調動等等工作。同時應將院校的各項規(guī)章制度傳達給新教職員工，如果有必要安排好事務性培訓幫助新員工盡快地適應工作。

１．３文字工作

在學院工作中，行政秘書應在領導的指示下負責起草、校對下發(fā)通知、文件和相關上報材料等等，還要做好學院各類、各級會議的文字準備工作，為了學院工作更為有序，行政秘書應協助好學院領導做好工作規(guī)劃的制訂工作，完成學院有關的規(guī)章制度的起草和制訂文字工作等等。

１．４外聯工作

學院是一個流動、開放的系統，尤其是每年的畢業(yè)和招生階段會有學生家長來院進行相關問題的咨詢，平時還有其他外單位人員尤其是兄弟院校來學院進行調研和交流，遇到這些情況，行政秘書要代表學院辦公室做好相關的接待工作，維持學院良好的外在形象。

１．５突發(fā)工作

在學院工作中，總有一些突然發(fā)生的事情，例如，領導臨時性的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書要處理好這種臨時性的突發(fā)替崗到來的份外工作，有時是教職工突然請假，要及時協調好其他教職工維持日常教學工作的穩(wěn)定性。

２二級學院行政秘書工作特點分析

從行政秘書的工作職責來看，其工作具有如下幾個特點。

２．１服務性的特點

服務性是行政秘書的重要工作特點。

（１） 服務于師生，行政秘書崗位的設置就是為了更好地為師生營造一個和諧教學及工作環(huán)境，保證師生有一種主人翁的感覺，體驗到學院工作生活的舒適感。

（２） 服務于教學與科研，對于一個學院而言，教學與科研是基本職責所在，因此，行政秘書的工作特點要為教學與科研服務好，將學校的教學科研信息及時地傳達到每一個教職工手上，為教職工的工作盡可能地提供方便。

（３） 服務于學院決策，這個工作特點包括了及時準確地為領導提供諸如調查、統計、通知等信息，確保領導的決策科學合理。在一些具體的決策形成過程中，行政秘書還要為了決策的準確性去收集合理化的依據，包括收集與整理相關資料，根據自己的調查給領導的決策提供合理化的建議，收集并集中師生關于某一個決策的觀點等等。

２．２輔助性的特點

從二級學院的工作實際來看，院領導除了行政工作以外，還有著較為繁重的教學和科研任務，因此行政工作難以面面俱到，此時，行政秘書的作用就顯得尤為重要了，學院領導起到宏觀指揮和調控作用，具體的工作要求行政秘書輔助完成，行政秘書在具體的工作中充當助手這一重要角色，及時地完成領導布置的工作，并跟蹤和督促直至工作完滿完成。由于領導的工作繁忙，有些重要的事項和工作安排，行政秘書要及時進行匯報和提醒，對于工作出現的問題要及時地反饋給相關領導，以便及時地予以處理和解決。

２．３重復性的特點

由于院內的工作具有周期性和日重復性，所以行政秘書的工作亦是在反復出現、反復辦理的過程中完成的。

２．４繁瑣性的特點

從行政秘書的工作種類和接觸的人員來看，其工作可謂是千頭百緒、紛繁復雜，每天大多是見了這個人來了那個人，做完一件事又來一件事，有時是幾件事情一起干，從實際工作量來看，其繁瑣程度使得實際工作任務遠遠超過了其崗位職責要求。

３二級學院行政秘書必備素質能力分析

雖然看起來二級學院行政秘書工作屬于基層工作，但是其煩瑣而且對領導的決策有一定的影響，所以為了確保工作能夠很好地完成，行政秘書必須擁有以下幾項素質。

３．１政治思想素質要過硬

政治思想素質是一個人素質的核心所在。過硬的政治思想素質是保證行政秘書工作方向正確的前提，在這一素質的指引下，行政秘書才能自覺地站在正確的、先進的世界觀角度抓住事物的本質，運用正確的途徑來處理問題。

３．２科學文化素質要廣博

在高職院校里各類人才聚集，要想與這些人才有效地溝通，行政秘書自身科學文化素質一定要廣博，如若不然，其工作實踐勢必阻礙重重。具體而言二級學院的行政秘書要具備的科學文化素質有行政管理學知識、計算機知識、心理學知識、所在學院的一般專業(yè)知識、檔案學知識，其他的如外語、文學、經濟學、法律、美學等等知識。

３．３心理素質要健康

二級學院行政秘書要理順錯綜復雜的人際關系，要面對繁雜瑣碎的事務，因此健康的心理品質很重要。

（１） 行政秘書應對自己的職業(yè)充滿興趣，要樂觀自信，在工作中要始終保持正確的自我意識和價值判斷；

（２） 行政秘書應該熱情坦率，熱情坦率是一種積極的、主動的工作態(tài)度，是營造和諧的人際關系的必備素質；

（３） 工作上的挫折和困難是不可避免的，行政秘書要能從容面對，同時要能正確分析局勢，銳意進取。

３．４個人能力素質要足夠強

個人能力素質是工作完成質量的保證，具體而言為了更好地完成工作職責，行政秘書的個人能力素質必須較強，

（１） 行政秘書要從事各種文書的起草，所以文字功底要強；又要接觸到各種各樣的人，所以口頭表達能力也要強。要確保在文件的起草和與他人交流過程中快速并準確地將自己的思想表達出來。

（２） 行政秘書有一大部分工作就是與他人交往，包括與領導、同事和校外人士的交往，而且有些交往涉及到具體的麻煩和矛盾，這就要求行政秘書具有較強的組織協調能力，要能夠巧妙地解決來自于各個方面的矛盾。

（３） 從行政秘書的工作特點來看，繁瑣且雜亂，但是事情又都是要做完并做好的，所以就要求行政秘書有很強的安排時間能力，結合自己可用時間和工作任務的重要程度合理地安排工作次序，確保工作的效率和質量。

（４） 社會是發(fā)展的，學院更是在不斷地進步和發(fā)展的過程之中，為了更好地適應行政秘書這一工作，我們還應該提高學習新知識的能力，而且不斷地拓寬學習的領域和途經來豐富自身的知識結構適應社會和學院的發(fā)展。

４二級學院行政秘書工作存在的問題

４．１社會對行政秘書工作重視程度的缺失，造成隊伍的不穩(wěn)定性

長期以來，社會各界對行政秘書這一工作缺乏正確的認識和合理的評價，沒有重視行政秘書在行政管理中作用的重要性，甚至連行政秘書自己也認為自己只是個打打雜的人，缺乏合理的定位，導致在行政秘書的配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面，都缺少必要的重視，在干部聘任、職稱評定和利益分配等等權利方面都存在相對而言的不公正性，導致行政秘書在沉重的工作壓力和責任壓力下，感覺到付出的勞動與獲取不成比例，工作繁忙，失去了進一步學習的時間和機會，在高學歷人才集中的高職院校環(huán)境中行政秘書晉升的機會很小，加上很多高職院校當前實行的是“定崗定編”崗位設置，行政人員被緊緊地綁定在工作崗位上，所以，行政秘書的提升機會就更小了，由于個人發(fā)展空間的限制，加上職稱晉升的困難重重，導致職業(yè)認同感的缺失，嚴重影響著行政秘書的工作積極性，其中有很多人不能安心從事行政秘書工作，離崗、轉崗人員相比較其他崗位而言比較多，導致行政秘書隊伍呈現出不穩(wěn)定性。

４．２工作活力的缺失，大大制約了行政管理能力

行政秘書的工作看似簡單，其實千頭萬緒、繁重且細致，處于學院行政管理工作的紐帶橋梁位置，承上啟下，上聽命于學院各行政部門領導，下服務于廣大師生，糾纏于具體且繁雜的事務之中，多靠經驗辦事，按照指令和文件精神處理工作，缺乏工作活力，更別談主動參與性和科學預見性了。從高職院校對行政秘書的態(tài)度來看，大多為重使用、輕培養(yǎng)，很少送出去培訓學習、交流進修，導致行政秘書的知識缺乏及時的更新，現代信息意識薄弱，大大制約了行政管理能力的提高。

５做好二級學院行政秘書工作的兩點建議

５．１加強培訓，提高行政秘書的工作效率

行政秘書從事的是管理工作管理是一門科學，也是一門藝術。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

加強行政秘書的繼續(xù)教育在行政秘書培訓和知識更新方面，學校要加大投入，并在政策和經費上保證落實。制訂切實可行的中、長期培訓計劃，多渠道、多形式加強行政秘書的培養(yǎng)，提高其專業(yè)素質和理論水平。經常組織行政秘書參加校內外行政管理研討會和經驗交流會，學習先進的管理經驗，改進管理方法，提高管理水平；定期不定期組織崗位培訓，尤其是對計算機的運用和操作技能的培訓，提高工作效率。除此之外，還應鼓勵行政秘書利用業(yè)余時間自學一些與自己專業(yè)工作相關的學科知識，多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。

５．２提高待遇，激發(fā)其工作積極性和主動性

行政管理工作的開展需要多個部門的關懷和支持，學校各級領導要主動關心行政秘書的工作、學習和生活，在獎金發(fā)放、職務晉升、職稱評定方面，要建立相應的激勵機制，通過多種渠道解決行政秘書的后顧之憂。同時，要充分肯定行政秘書的地位和作用。對于那些責任心強、業(yè)務水平高、管理經驗豐富、工作業(yè)績突出的行政秘書，學校要在適當的時候，給予一定的物質獎勵和精神激勵，激發(fā)行政秘書的工作熱情，充分調動其工作積極性和主動性，促使其開拓進取，大膽創(chuàng)新，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，奉獻自己的聰明才智。

總的來說，行政秘書高職院校二級學院辦公室行政事務管理中的作用不可忽視，行政秘書是學院領導的智囊和助手，是學院行政事務最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實現學院領導、學校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協調各個部門、保證學院正常穩(wěn)定運轉的關鍵所在。本文限于版面僅僅探討行政秘書工作的一角而已，以期達到拋磚引玉的作用，通過大家的努力，切實提升行政秘書的工作效率，促進行業(yè)更為健康地發(fā)展。

主要參考文獻

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