楊建偉

摘 要：高校辦公室是學(xué)校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，是保障學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，承擔(dān)著參與黨務(wù)、協(xié)調(diào)校務(wù)、做好事務(wù)、搞好服務(wù)的重要任務(wù)。隨著高等教育改革體制的不斷深入，對(duì)高校辦公室的工作提出了新的要求，提升辦公室工作效能是當(dāng)前高校辦公室一項(xiàng)重要任務(wù)。本文重點(diǎn)闡述了新形勢(shì)下高校辦公室工作如何更好的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校 辦公室工作 創(chuàng)新發(fā)展

[FL（K2] 高校辦公室作為高校的綜合性管理部門(mén)，是學(xué)校組織協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶，同時(shí)也是學(xué)校內(nèi)外交流的窗口和平臺(tái)，工作內(nèi)涵主要為輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、文字綜合、制度建設(shè)、督查督辦、信息報(bào)送、信訪接待等。隨著我國(guó)高等教育體制改革的深入進(jìn)行，對(duì)高校辦公室工作提出了越來(lái)越高的要求。如何在新的形勢(shì)下，進(jìn)一步提升辦公室工作，服務(wù)于學(xué)校的整體發(fā)展，已經(jīng)成為高校非常關(guān)心的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、新形勢(shì)下高校辦公室面臨的挑戰(zhàn)

在新的形勢(shì)下，高校辦公室被賦予了新的更高的要求，工作廣度和深度不斷發(fā)展，面臨的挑戰(zhàn)不斷增多。

（一）高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，多校區(qū)辦學(xué)增多，對(duì)辦公室綜合管理工作提出了新要求

1999年高校開(kāi)始實(shí)施擴(kuò)招政策。2000年全國(guó)在校大學(xué)生為556萬(wàn)人，到2012年全國(guó)在校大學(xué)生達(dá)到2536.5萬(wàn)人。規(guī)模的擴(kuò)大隨之而來(lái)的就是：高校的管理者與被管理者人數(shù)增多；高校內(nèi)部管理層級(jí)增加；新校區(qū)建設(shè)、多校區(qū)辦學(xué)，高校管理空間擴(kuò)大。因高校擴(kuò)招，全球經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不景氣，畢業(yè)生就業(yè)困難已成問(wèn)題，高校間的競(jìng)爭(zhēng)將形成優(yōu)勝劣汰的格局，這也對(duì)高校辦公室的綜合管理能力和工作效能提出了更高的要求。

（二）高校開(kāi)放辦學(xué)，多樣化辦學(xué)形式，對(duì)辦公室綜合服務(wù)工作提出了新要求

隨著教育與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展之間的聯(lián)系越來(lái)越緊密，高校辦學(xué)開(kāi)放度越來(lái)越高，辦學(xué)形式越來(lái)越多，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的服務(wù)能力越來(lái)越廣泛深入。當(dāng)前，許多高校不僅舉辦全日制教育，還與社會(huì)合作舉辦形式多樣的繼續(xù)教育，與國(guó)外合作舉辦多層次的合作交流活動(dòng)；通過(guò)多種方式提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，與企業(yè)開(kāi)展各類科研項(xiàng)目合作，做好各種社會(huì)服務(wù)工作。高校辦公室服務(wù)對(duì)象越來(lái)越多樣化，辦公室工作逐漸變得復(fù)雜化。

（三）現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，對(duì)辦公室綜合分析處理能力提出了新要求

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博、QQ等現(xiàn)代信息交流工具、傳播手段不斷更新、增多、功能日益強(qiáng)大，信息量之大、內(nèi)容之豐富、傳播速度之快成為信息時(shí)代主要特征，人們工作方式也逐漸以網(wǎng)絡(luò)為主，實(shí)行無(wú)紙化辦公，給高校辦公室工作提出了更高的要求，比如面對(duì)浩瀚的網(wǎng)絡(luò)信息，我們?nèi)绾螐闹腥未嬲婧Y選出有價(jià)值的信息為我所用，而不被信息吞噬。再如隨著獲取、發(fā)布信息渠道的增加、速度之快，這對(duì)高校辦公室處理問(wèn)題的能力和效率提出了更高要求。

二、高校辦公室工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）管理理念的創(chuàng)新

辦公室管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要的是管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新。管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質(zhì)，又涉及辦公室人員的能力。高校辦公室管理理念的創(chuàng)新包括：

1.從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理走向現(xiàn)代化的科學(xué)管理

只有一流的科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。高校辦公室應(yīng)把自己置于學(xué)校改革和發(fā)展的高度，改變過(guò)去重在“辦事”的想法和做法，盡快實(shí)現(xiàn)從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變，用先進(jìn)的思想和理念分析新情況，研究新問(wèn)題，把握發(fā)展趨勢(shì)，看準(zhǔn)發(fā)展動(dòng)態(tài)，提出新思路、新見(jiàn)解，真正成為學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”、“外腦”和“高參”。要抓住學(xué)校事業(yè)發(fā)展中的“重點(diǎn)”、改革發(fā)展中的“熱點(diǎn)”、基層工作中的“難點(diǎn)”、日常工作中的“亮點(diǎn)”、工作安排和政策執(zhí)行中的“盲點(diǎn)”，在第一時(shí)間、第一現(xiàn)場(chǎng)快速掌握真實(shí)情況，及早反映事物本質(zhì)，提出比較成熟的意見(jiàn)和建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

2.以知識(shí)管理的視野和理念“運(yùn)營(yíng)”高校辦公室管理工作

高校辦公室的定位就是“協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞”等基本職能的優(yōu)化。高校辦公室的知識(shí)管理不等同于信息管理，其重點(diǎn)不是“技術(shù)和信息的開(kāi)發(fā)”，而是“強(qiáng)調(diào)辦公室管理人員個(gè)人創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力”。如果說(shuō)信息管理使數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，并使信息為高校所制定的管理目標(biāo)服務(wù)，那么知識(shí)管理則使信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，并用知識(shí)來(lái)提高高校辦公室管理人員的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，全面提高辦公室的管理質(zhì)量和效率。知識(shí)管理有助于信息處理能力與辦公室管理人員創(chuàng)新能力的相互結(jié)合，進(jìn)而增強(qiáng)辦公室管理的應(yīng)變能力和預(yù)見(jiàn)能力。

高校辦公室的知識(shí)管理的實(shí)施在于建立激勵(lì)共享知識(shí)的機(jī)制。知識(shí)的增加來(lái)源于不斷學(xué)習(xí)，而基于實(shí)踐的學(xué)習(xí)尤為重要。知識(shí)管理視野下的高校辦公室管理將使靠權(quán)力來(lái)組織、實(shí)施活動(dòng)的權(quán)力型組織向通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)施活動(dòng)的知識(shí)共享型組織逐步演進(jìn)；知識(shí)管理是知識(shí)共享機(jī)制的特征，它的最大作用在于培育和提高辦公室內(nèi)部管理個(gè)體和集體的創(chuàng)造力。

（二）管理方式的規(guī)范化、制度化和程序化，是高校辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點(diǎn)

在高校辦公室目前的管理工作中存在著很多不規(guī)范的方面，如由于辦公室管理人員對(duì)本組織應(yīng)盡職責(zé)的劃分不清，思想上也沒(méi)有給予足夠的重視，致使下屬業(yè)務(wù)人員不知所措，從而導(dǎo)致一些事久拖不辦，而另一些事又擅作主張、越俎代庖等，形成管理混亂和多頭指揮。這些不規(guī)范的方面，不僅加重了工作人員的工作負(fù)荷，影響了學(xué)校辦公室的整體形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時(shí)間、人力、物力的浪費(fèi)。要解決這些問(wèn)題，就要從大到管理體制、小到具體管理方式，形成一整套規(guī)范化、制度化、程序化以及可操作的辦公室管理方案。

（三）管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前我國(guó)高校正處在結(jié)構(gòu)性調(diào)整時(shí)期，聯(lián)合辦學(xué)、合作辦學(xué)以及合并辦學(xué)使校際之間、校區(qū)之間辦公室的交流和聯(lián)系空前加強(qiáng)；同時(shí)，高校辦公室要提高辦事效率和管理效能，就必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。高校辦公室實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，將擺脫長(zhǎng)期以來(lái)基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無(wú)紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變，真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。如會(huì)議安排、通知、校內(nèi)文件、傳閱文件、校內(nèi)各部門(mén)的信息資料上報(bào)等都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速而準(zhǔn)確地傳送到各個(gè)辦公室和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的手中，這樣既方便、快捷、高效，同時(shí)又為學(xué)校節(jié)約了人力、財(cái)力和物力，大大提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率。

（四）增強(qiáng)協(xié)同創(chuàng)新意識(shí)，提升高校辦公室工作效率和質(zhì)量

在我國(guó)高等教育事業(yè)加速發(fā)展的新形勢(shì)下，辦公室工作的內(nèi)涵也隨之不斷豐富，外延不斷擴(kuò)大，不斷涌現(xiàn)的新生事物和新問(wèn)題使以往的習(xí)慣做法、工作經(jīng)驗(yàn)和程序規(guī)范已經(jīng)不能完全適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新需求。這就需要理工類、文科類、藝術(shù)類高校辦公室之間相互交流協(xié)作，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，解放思想，實(shí)事求是，在觀念上和措施上有所創(chuàng)新，在機(jī)制和運(yùn)行上有所改進(jìn)。

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