王巧霞

【摘 要】在一所學(xué)校中，管理工作尤為重要，而重中之重則為檔案管理工作。對此研究也成為界內(nèi)所關(guān)注的熱點。對于怎樣提高學(xué)校中的工作效率以及對教育進行升級改革，中學(xué)檔案管理工作也是作為一大重點，然而這更在中學(xué)管理和教學(xué)水平標(biāo)準(zhǔn)上起著標(biāo)志性作用。隨著社會的變革，技術(shù)發(fā)展的突飛猛進，中學(xué)檔案管理工作也正順應(yīng)著發(fā)展的腳步不斷向前，這也使社會對于中學(xué)檔案管理工作有了更高的要求。那么我們應(yīng)當(dāng)如何應(yīng)對、管理中學(xué)檔案管理工作，如何發(fā)現(xiàn)并解決中學(xué)檔案管理工作中的問題呢。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗對如何改善中學(xué)檔案管理工作這一話題進行淺談。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)；檔案管理；發(fā)現(xiàn)問題；改善工作

檔案是對工作經(jīng)歷經(jīng)驗等的一個記錄，但更是對工作的一個寫照。在記錄檔案的過程中，將中學(xué)在每個階段的工作與活動的情況予以記錄。學(xué)校通過檔案管理，把在教學(xué)、教研、科研管理等各項活動中形成的大量資料予以收集、整理、歸類、存檔，形成學(xué)校記錄發(fā)展歷程的重要信息資源。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗及對當(dāng)下眾多中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在的一些弊端，通過對這些現(xiàn)象正面、理性的剖析，得出一些結(jié)論。

一、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視

領(lǐng)導(dǎo)重視學(xué)校檔案管理工作能夠起到非常重要的作用。我國法律有明確的規(guī)定：如果一個學(xué)校中的檔案管理工作想要得到改善，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)就必須對其加以重視。我國法律中也有明確的規(guī)定：學(xué)校檔案指的是從事教學(xué)、黨政管理、教研等各項活動中形成的有查考利用價值的各種圖表、文字、聲像等不同種類的歷史記錄，它包括教學(xué)檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案等等。

2.中學(xué)檔案管理人員專業(yè)化程度低

實際上，在我國中學(xué)專職檔案管理的人員并不多，所以在眾多中學(xué)檔案管理工作的人員中多數(shù)還是屬于兼職的。而且在對檔案管理人員的培訓(xùn)上并不重視，其在對文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案等檔案的匯集整理、保管利用方面并不能熟練進行。在中學(xué)檔案管理工作方面，計算機的應(yīng)用不但可以增加工作效率，還能夠開展各種個性化的服務(wù)。

3.學(xué)校檔案管理工作的規(guī)章制度不健全

作為學(xué)校方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家法律及自身發(fā)展情況，制定一系列有關(guān)中學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度。為檔案管理工作的進行及更好的進行提供標(biāo)準(zhǔn)，以使得有章可循。因此在對檔案附加價值的判斷及利用上并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4.現(xiàn)代化程度低

社會不斷革新，科技也在起著日新月異的變化。世界開始朝著信息化多樣化發(fā)展。而信息作為當(dāng)下全球最為珍貴的財富，在各個方面都是尤為重要的。所以作為以教育為主的學(xué)校，在檔案管理方便更是要跟隨時代潮流，與社會共同發(fā)展。大多數(shù)中學(xué)的檔案儲存場所為剛剛建校時所創(chuàng)立，在當(dāng)時年代中應(yīng)用的保管箱、木頭箱等都是十分不規(guī)范的，對保管儲存起到了破壞性的作用。少數(shù)現(xiàn)代化的學(xué)校會應(yīng)用計算機、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)，但是這對于大多數(shù)的中學(xué)檔案管理工作而言還是有一定距離的。

二、中學(xué)檔案管理工作中的誤區(qū)

1.重硬件建設(shè)，輕軟件建設(shè)

在中學(xué)談到加強檔案管理工作，首先從硬件設(shè)施投入入手，認(rèn)為加大了在硬件方面的投入，就徹底改變了檔案管理工作的面貌，對檔案管理工作水平提高沒有清醒的認(rèn)識。檔案管理要真正達到高水平，其關(guān)鍵還是在于檔案管理人員的能力及素質(zhì)上?？赡苡行┤藭J(rèn)為只是儲存工作，沒有必要耗費資金聘請專職專業(yè)的檔案管理人員，而且許多專職的檔案管理人員其職稱并不高。作為學(xué)校，其重視往往會集中于對學(xué)生的教育方便，所以在工作人員培訓(xùn)方便更多的是會集中于教師人員的培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流上，從而忽視了對檔案管理人員的培訓(xùn)，這樣一來，檔案管理人員進行學(xué)術(shù)交流、學(xué)習(xí)討論的機會便少之又少了。

2.重制度建設(shè)，輕檔案管理意識培養(yǎng)

眾多學(xué)校平時會忽視對檔案管理方面的要求，但在某個時期為接受上級檢查或評比，會暫時對檔案管理工作引起重視。而對于檔案管理中最為主要的，也是最基礎(chǔ)的則是對工作信息的匯總收集。但在學(xué)校中懂得關(guān)于檔案管理知識的人并不多，所以也就導(dǎo)致了學(xué)校中很多重要的信息資料并不能被儲存、丟失資料。在檔案管理工作上，僅有一套制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足的，最為關(guān)鍵的是在學(xué)校內(nèi)的全體職工及工作人員能夠擁有一個正確的檔案管理認(rèn)識，提高對檔案管理工作的重視度。要認(rèn)清檔案的重要性，檔案是財富的積累，是經(jīng)驗的總結(jié)。

3.重行政文件的存檔，輕教學(xué)資料的歸檔

在中學(xué)檔案管理工作中，行政文件信息是非常重要的，但對比來說，教學(xué)文件的歸檔更為重要。教學(xué)過程中形成大量的資料，這些資料多數(shù)沉積在教研室和教師的手中，時間一長往往被丟棄。

三、做好中學(xué)檔案管理工作的途徑

結(jié)合上文的分析，我們可以知道，中學(xué)檔案管理工作是一項積累財富、總結(jié)經(jīng)驗的重要工作。因此對于每一所學(xué)校來說，都應(yīng)當(dāng)結(jié)合校內(nèi)發(fā)展情況，處理好檔案管理工作。而我，作為一名中學(xué)檔案管理人員，結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗，總結(jié)出在工作中應(yīng)注意的幾點：

1.建立健全學(xué)校檔案管理部門和制度

校內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立獨立檔案管理場所，便于檔案的分類、匯總、儲存、利用等工作。對本校的工作信息予以保管并利用。工作中嚴(yán)格遵守校內(nèi)規(guī)章制度以及國家憲法中的規(guī)定。并根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展情況，優(yōu)化校內(nèi)檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度。對工作方法予以規(guī)范統(tǒng)一、在管理工作中融入科學(xué)技術(shù)，使檔案能夠充分發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用，對校內(nèi)的教學(xué)、管理等工作提供經(jīng)驗。增強檔案管理工作人員的安全意識，保證不泄露、不損壞、安全保管、放變利用等。

2.創(chuàng)造條件逐步實現(xiàn)檔案管理的

檔案管理工作的現(xiàn)代化則是要從根本上改變工作方法，要從手工管理轉(zhuǎn)換為計算機管理。計算機管理較手工管理而言，優(yōu)勢頗多，在中學(xué)檔案管理中，信息量繁雜眾多，類別也是多種多樣，若是以手工管理在進行分類匯集儲存的話，不但工作量大，消耗的時間長，對于檔案管理工作人員而言就是一件十分頭疼的工作。所以，學(xué)校方便應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法匯集各種優(yōu)勢為檔案管理工作制造條件，更早的使學(xué)習(xí)管理工作早日步入現(xiàn)代化。

3.花大力氣培養(yǎng)高素質(zhì)人才

對于一個中學(xué)檔案管理人員而言，需要的不見僅僅是專業(yè)的能力及技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)具備政治素養(yǎng)、道德品質(zhì)、能夠掌握本單位檔案管理工作的歷史及發(fā)展情況。以便能夠開拓視野。積累經(jīng)驗，蓄勢待發(fā)。

4.將檔案工作納入學(xué)校自身形象

作為精神領(lǐng)袖的校園，在日常管理、教學(xué)工作中都滲透著學(xué)校的教學(xué)理念、自身形象及價值觀、世界觀等。作為校園管理中的重點檔案管理工作，并非要將工作僅限于檔案管理中，而是要擴展到學(xué)校的發(fā)展。學(xué)校檔案與學(xué)校形象在某方面是有著千絲萬縷的聯(lián)系。學(xué)校如何樹立一個樂觀積極的形象、擁有一個怎樣的價值觀世界觀與學(xué)校中檔案管理工作時密可不分的。

四、結(jié)論

在日新月異的21世紀(jì)，在科技、知識等各方面飛速發(fā)展的今天，對于中學(xué)檔案管理工作有了更高的要求。檔案管理工作不僅僅是工作信息的累積，更是對無形財富的記錄、對寶貴經(jīng)驗的積累。檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，致力于學(xué)校乃至教育事業(yè)、新的時代要求新的面貌。學(xué)校管理工作應(yīng)當(dāng)奮力向前，追隨時代潮流，共同進步。

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