吳丹

摘 要： 本文對學院科研檔案在管理中存在的歸檔問題作探討，主要從以下三方面進行概述：一是有效認識科研檔案的重要性；二是明確科研檔案的歸檔范圍；三是配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質(zhì)量。

關鍵詞： 高職院校 科研檔案 規(guī)范管理

隨著我國高等教育改革的不斷深入，特別是隨著我國《檔案法》及教育部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等相關政策的頒布實施，更體現(xiàn)出高職院?？蒲谐晒膬r值?？蒲袡n案的收集整理是各高校的重要組成部份，不僅反映了一所高校所具備的學術水平，更反映了它在評估及創(chuàng)示范中起到的突出作用。中山職業(yè)技術學院在推進科研工作的同時，十分重視科研檔案的歸檔工作，經(jīng)過近幾年的探索，已形成了較為規(guī)范的科研檔案管理體系。當前，我國高職院校的科研檔案管理仍存在各種問題，如檔案管理人員業(yè)務水平不高，檔案的編制質(zhì)量低下，等等。存在這些問題的實質(zhì)是法制意識薄弱，缺乏創(chuàng)新能力。為此，針對學院在科研檔案管理中存在的問題，結(jié)合我自己的實踐和其他高?？蒲袡n案管理的經(jīng)驗，認為可以從以下方面著手。

一、有效認識科研檔案的重要性

科研檔案是指學院從事科研管理，以及在科學研究實踐活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種不同載體的文件材料。其是科學技術研究活動最真實的記錄，同時是學院的寶貴財富，應實行集中統(tǒng)一管理，才能確?？蒲袡n案的完整性和準確性。科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是搞好科研的重要工作之一。學院科研部門應把科研檔案的工作管理、項目管理、成果管理等緊密結(jié)合。科研檔案不僅有利于促進高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展，還有利于促進科研成果的推廣應用。檔案歸檔不只是將科研的重要材料進行分類和匯總，而是在進行歸檔之后循環(huán)利用，這樣才能實現(xiàn)它的經(jīng)濟效益。許多教師認為只要有項目的申報書、立項文件、合同書、結(jié)題證明就足以成為整個項目的檔案，從而忽視在整個研究過程中對檔案材料完整性的積累保存。一些科研人員根本沒有意識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，或者是自己科研成果的獲獎和發(fā)表，總認為這些資料都應當歸自己保留，沒有及時移交到檔案室，或者擔心把全部科研成果交到檔案室后，會對自己需要查詢時帶來不便，這是造成科研檔案不完整的重要因素之一。增強科研人員對科研檔案的責任意識，加強科研人員對科研成果收集的主動性，明確是否愿意承擔科研檔案歸檔的職責，才是目前極其重要的工作。

二、明確科研檔案的歸檔范圍

科研檔案歸檔范圍是指在進行科研活動實踐，以及課題研究過程中產(chǎn)生和形成的文字材料、照片、影像等資料。它反映的是科研管理、項目（課題）活動的整個過程，這樣才能保證其完整性和準確性?？蒲袡n案的完整性是保證材料歸檔的前提，依據(jù)中山職業(yè)技術學院科研活動的內(nèi)容、特點進行分類，一整套完整的科研項目檔案大致可包括綜合管理的一些年度統(tǒng)計的資料、科研行政管理、計劃管理、成果管理、經(jīng)費管理等文件材料、每年的科研工作計劃和總結(jié)、申報科學基金及有關的批復文件、學術活動的計劃和總結(jié)等；舉辦的重要學術會議、科技成果交流會、有關展覽會的材料，以及專利工作的有關規(guī)定等重要材料；科研準備階段的開題報告與課題調(diào)研的論證材料；申報書、合同書、任務書、協(xié)議書、立項通知書，研究計劃、執(zhí)行情況和預決算等材料；研究實驗階段的數(shù)據(jù)處理材料、實驗報告、測試報告、年度報告，以及配套的照片、樣品、標本等實物；總結(jié)鑒定階段科研成果的最終報告、論文和專著、工藝技術報告、技術訣竅報告、專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書、推廣應用意見、課題工作總結(jié)等；申報獎勵階段的科研成果登記表、科研成果報告表、科研成果獎勵申報與審批材料、科研成果獲獎材料原件或照片、專利申請書或證書原件等；推廣應用階段的轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見，推廣應用方案及實施情況，擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件，成果宣傳報導材料等。

三、配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質(zhì)量

在科研檔案管理中，科研人員和科研檔案管理人員往往沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案教育與專業(yè)性的培訓，他們的業(yè)務水平自然低下，所以在一所學校內(nèi)，應設有專兼職人員進行收集和管理，明確各自的責任和具體的管理要求，確保歸檔在各個階段形成的文件能夠及時匯總和整理。檔案的收集是每天的積累，而不是靠事后的回憶補充材料完成整個歸檔過程。由于檔案兼職人員的業(yè)務水平偏低，對整個科研工作歸檔的要求了解甚少，他們在文件材料的跟蹤收集和整理過程中不夠及時與完善，在案卷分類和文件編制方面不夠規(guī)范，因此應對從事科研檔案管理的專兼職人員進行業(yè)務培訓，以加強業(yè)務指導，熟悉掌握業(yè)務知識和方法，這樣才能夠提高檔案管理的質(zhì)量。只有通過專業(yè)的培訓及外出學習其他院校檔案收集的方式鞏固自己的經(jīng)驗，才能做好科研檔案的歸檔工作。以這種方式，使他們深入懂得并熟悉《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規(guī)文件知識，使他們明確檔案積累的程序、范圍及歸檔整理的相關知識，確保檔案資料規(guī)范地歸檔。此外，還要有針對性地對檔案人員進行計算機操作和網(wǎng)絡應用相關知識的培訓。只有人員素質(zhì)提高了，才能保證歸檔質(zhì)量。

總而言之，要做好高職院校的科研管理工作，必須得到學院領導及部門領導的支持，負責科研部門的檔案管理人員要具有很強的責任感和熟練的業(yè)務能力。在日常科研歸檔管理工作中，要主動加強科研人員對科研檔案的認識度，這樣才能規(guī)范管理，為以后學院的科研管理工作提供可靠的保證。