譚鮮梅
摘 要:隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,高校的深化改革也在不斷地深入,這給高校的會(huì)計(jì)檔案管理帶來了新的機(jī)遇,同時(shí)也有一些問題逐漸顯現(xiàn)出來。文章從高校會(huì)計(jì)檔案所具有的特點(diǎn)出發(fā),結(jié)合高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題,對(duì)完善高校會(huì)計(jì)檔案管理措施提出了幾點(diǎn)意見,目的在于更好地改善高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀,使其能更好地為高校的改革和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:高效管理;會(huì)計(jì)檔案;存在問題;改進(jìn)措施
隨著我國(guó)對(duì)教育事業(yè)的不斷改革,其取得的成果也在不斷增加,對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的管理也越來越重視,然而在現(xiàn)在的高校會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)中,仍存在著一些問題阻礙著現(xiàn)代化高校的建設(shè)和發(fā)展,需要加強(qiáng)對(duì)此的研究,為現(xiàn)代化高校的建設(shè)提供助力。
1.高校會(huì)計(jì)檔案所具有的特點(diǎn)
(1)整體性非常強(qiáng)。當(dāng)一個(gè)年度過后,高校會(huì)形成自己的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬冊(cè)以及會(huì)計(jì)報(bào)表等文件,這些文件之間是具有很強(qiáng)的聯(lián)系的,是不可分割的。只有保持高校會(huì)計(jì)檔案在管理時(shí)的整體性,才能在日常管理會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)更有效。
(2)穩(wěn)定性非常強(qiáng)。盡管高校會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容比較繁雜,工作量比較巨大,工作種類比較多,但是會(huì)計(jì)檔案管理大致分為三個(gè)部分是不變的,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表,這就體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案管理的穩(wěn)定性,這和其他的檔案管理是具有很強(qiáng)的區(qū)分度的。
(3)規(guī)律性比較強(qiáng)。在高校會(huì)計(jì)檔案管理時(shí),體現(xiàn)出很強(qiáng)的規(guī)律性,一年度形成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí),該高校這一年的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也就完全地反映了出來,從活動(dòng)的開始一直持續(xù)到該活動(dòng)的結(jié)束,為以后高校在進(jìn)行核算時(shí)提供了有利的依據(jù),他們之間具有的聯(lián)系性很強(qiáng),這都可以表現(xiàn)出高校檔案管理具有的規(guī)律性。
(4)特殊性比較明顯。由于高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容大部分是記錄的數(shù)字組成的,所以會(huì)計(jì)檔案和其他的檔案管理工作非常不同,這使得在日常的會(huì)計(jì)檔案管理中區(qū)別于其他檔案管理,體現(xiàn)了其特殊性。
2.高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
(1) 對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視。部分高校忽略會(huì)計(jì)檔案的管理工作,片面地認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作僅僅是保證檔案不丟失就行,以為這樣就是完成了自己的工作任務(wù),缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí),沒有真正地把管理會(huì)計(jì)檔案重視起來,從而為會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來了困難。
(2)在收集會(huì)計(jì)檔案上工作不到位。一些高校沒有收集歸檔管理系統(tǒng),導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理不嚴(yán)格,不能及時(shí)有效地收集檔案信息。
(3)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)不夠。人員的素質(zhì)直接影響到會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施的有效性。
(4) 會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠完善。執(zhí)行不同職能部門的規(guī)章制度,包括上級(jí)部門和本級(jí)管理方法、操作規(guī)程,及為實(shí)施細(xì)則制定的規(guī)章制度。建立負(fù)責(zé)整合的專門機(jī)構(gòu),每個(gè)部門由這個(gè)部門來執(zhí)行所有的規(guī)章制度管理。
3.完善高校會(huì)計(jì)檔案管理措施
(1)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度。只有對(duì)這項(xiàng)工作重視起來,才能全身心地投入到管理當(dāng)中,這就需要員工認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性,具體的做法是可以在員工之間進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理重要性的傳播,讓員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。
(2) 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集工作。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要內(nèi)容就是會(huì)計(jì)檔案的收集工作,只有做好會(huì)計(jì)檔案的收集工作,以后的檔案管理工作才有意義,所以在檔案的收集上要做到及時(shí)、完整、全面,只有這樣才能做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。
(3)分類工作要做到科學(xué)。一個(gè)高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作是一門比較專業(yè)的檔案管理,其中不僅涉及財(cái)會(huì)方面的專業(yè)知識(shí),還涉及檔案管理方面的專業(yè)知識(shí),所以在選擇會(huì)計(jì)檔案管理工作人員時(shí),要選擇兼有兩方面專業(yè)知識(shí)的人員,這樣才能有利于檔案的管理。
(4)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要科學(xué)。會(huì)計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的分類要求,在會(huì)計(jì)檔案分類上要采用科學(xué)的方法,使會(huì)計(jì)檔案管理形成一個(gè)科學(xué)的管理體系,加強(qiáng)考核制度。
總的來說,對(duì)于高校來說,做好高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作不僅有助于現(xiàn)在高校的管理,還有利于對(duì)過去進(jìn)行總結(jié)和對(duì)未來進(jìn)行指導(dǎo),對(duì)高校的管理具有重要的意義,我們要在不斷地工作實(shí)踐當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),不斷提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作,為高校的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
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(作者單位:廣西科技大學(xué))