宋月（廣東石油化工學(xué)院圖書館　廣東茂名　525000）

高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制研究*

宋月
（廣東石油化工學(xué)院圖書館廣東茂名525000）

文章研究了高校圖書館圖書采編業(yè)務(wù)外包的起因，以及采編業(yè)務(wù)外包對(duì)高校圖書館業(yè)務(wù)的影響，提出有效控制采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的3個(gè)途徑：正確選擇書商、提升外包編目人員素質(zhì)以及加強(qiáng)編目外包質(zhì)量的監(jiān)控，上述措施有效地控制了采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量。

高校圖書館；圖書采訪；圖書編目；業(yè)務(wù)外包；質(zhì)量監(jiān)控

Key wordsuniversity library； acquisitioning； cataloguing subcontract； outsourcing service； quality control

1 引言

業(yè)務(wù)外包是20世紀(jì)80年代源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理模式，是企業(yè)為了降低成本、提高效益，將企業(yè)中非關(guān)鍵性業(yè)務(wù)通過分包合同外包給其他企業(yè)來完成。到了90年代，業(yè)務(wù)外包產(chǎn)業(yè)被西方圖書館運(yùn)用到圖書館采編業(yè)務(wù)中來。朱復(fù)成在2000年第1期《大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)》發(fā)表的《美國圖書館業(yè)務(wù)外包的得失及啟示》一文中提出“高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包”這一新型管理模式。在中國人民大學(xué)召開的2006年北京地區(qū)高校圖書館理事會(huì)議中，圖書館采編業(yè)務(wù)外包被正式提出，成為高校圖書館采編部門的研究、探索領(lǐng)域［1］。隨著我國高校圖書館不斷發(fā)展壯大，其中的大部分圖書館在2010年左右開始嘗試將采編業(yè)務(wù)外包給書商或書目數(shù)據(jù)公司來完成，而圖書館集中精力做好更深層次的文獻(xiàn)服務(wù)，加快建設(shè)電子圖書閱覽室以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等核心工作，促進(jìn)傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館的成功轉(zhuǎn)型［2］。

2 高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的影響

2.1積極影響

2.1.1彌補(bǔ)了編目專職工作人員和辦公經(jīng)費(fèi)的不足

由于高校加大圖書經(jīng)費(fèi)的投入，圖書數(shù)量逐年增加，導(dǎo)致編目工作人員嚴(yán)重缺乏。編目工作耗時(shí)耗力、專業(yè)性較強(qiáng)、難度較大，圖書館由于種種原因?qū)е聫氖戮幠抗ぷ鞯膶I(yè)人才缺失。如果把貼書標(biāo)、貼磁條、蓋館藏章、拆包以及編目等工作提供給專業(yè)性強(qiáng)、資質(zhì)深、信譽(yù)好、服務(wù)質(zhì)量好且有權(quán)威的書商進(jìn)行外包就大大減輕了編目人員的工作強(qiáng)度，彌補(bǔ)了編目人員人手不足的現(xiàn)象，從而能更好地集中精力做好書目編目數(shù)據(jù)的檢查工作，提高圖書館的核心服務(wù)水平以更好地為讀者服務(wù)。同時(shí)，編目進(jìn)行外包后，可以將采訪與編目兩個(gè)部門合二為一，實(shí)現(xiàn)采編機(jī)構(gòu)合并，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)。

2.1.2縮短了新書上架的周期

一批新書按正常的程序從采購到驗(yàn)收，再到編目完成后上架，一般需要2～3個(gè)月左右的時(shí)間，但實(shí)行采編業(yè)務(wù)部分外包后，采編驗(yàn)收人員只需驗(yàn)收新書數(shù)據(jù)，這就大大提高了采編工作的效率，將新書上架的周期從原來的2～3個(gè)月左右縮短至一個(gè)月左右［3］。

2.1.3使圖書館更加專注于高校圖書館的核心業(yè)務(wù)

圖書館的核心宗旨在于全心全意為讀者服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)將成為現(xiàn)代圖書館最重要的資源和首要財(cái)富，而高校圖書館的核心價(jià)值在于為學(xué)校師生讀者提供各種類別的論文格式或信息資源。高校圖書館必須發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)，把握科學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)與動(dòng)向，注重增加交叉學(xué)科綜合學(xué)科文獻(xiàn)的比重搭配。采編部部分業(yè)務(wù)外包后，既節(jié)省了人力資源，又縮短了新書上架的周期，閑置后的采編人員也可以分流到其他的崗位。利用這一優(yōu)勢(shì)，把高校圖書館辦成具有特色館藏、特色服務(wù)、特色動(dòng)力和特色環(huán)境的圖書館，最大限度地為全校師生讀者提供圖書館服務(wù)，從而滿足師生讀者對(duì)各學(xué)科，專業(yè)的學(xué)習(xí)研究的需要。

2.2消極影響

2.2.1編目人員容易對(duì)書商產(chǎn)生依賴心理

編目外包后，減少了編目人員實(shí)踐與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而削弱了他們的學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力，容易使編目人員產(chǎn)生一種對(duì)書商的依賴心理，從而不能及時(shí)了解和掌握新的圖書分類法和圖書編目規(guī)則，出現(xiàn)編目人員在檢查書商所提供的外包業(yè)務(wù)時(shí)，感到知識(shí)不夠用或滯后等現(xiàn)象［4］。長期的編目業(yè)務(wù)外包也有可能使圖書館喪失編目業(yè)務(wù)技術(shù)，而由中標(biāo)的書商長期代理編目業(yè)務(wù)，使原本由圖書館主動(dòng)發(fā)包變成被動(dòng)接受，而壟斷一旦形成，既影響了編目人員的技術(shù)水平，又使圖書館在簽訂外包合同時(shí)處于被動(dòng)［1］。

2.2.2編目質(zhì)量存在隱患

編目業(yè)務(wù)外包后，圖書館會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)外包的編目數(shù)據(jù)與本館的編目數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)的現(xiàn)象，這主要是因?yàn)闀痰木幠咳藛T大多是經(jīng)過短期的編目培訓(xùn)就匆匆上崗，他們的編目專業(yè)知識(shí)不足，人員流動(dòng)性大。更重要的是，書商與外包編目人員有著外聘關(guān)系，外包編目人員外出編目用的時(shí)間越短，對(duì)他們來說獲利越大，而且外包編目人員對(duì)各高校的圖書館編目數(shù)據(jù)及操作程序了解不夠，導(dǎo)致其在編目圖書數(shù)據(jù)時(shí)，完全按照中圖法或CALIS上的數(shù)據(jù)生搬硬套，然后在參照本館的編目數(shù)據(jù)著錄規(guī)則的基礎(chǔ)上稍加修改。以上這些現(xiàn)象容易導(dǎo)致技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、著錄款目不規(guī)范、一本多號(hào)、一號(hào)多本以及同書異號(hào)等問題（同著本）。而這些錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)也直接影響了圖書館圖書的正常流通，同時(shí)也給本館的編目人員帶來了許多麻煩［5］。

3 圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制策略

3.1實(shí)行采編業(yè)務(wù)的部分外包

目前，學(xué)校圖書館的采編人員深感承擔(dān)本館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重任，不僅要把握各學(xué)科文獻(xiàn)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，了解各學(xué)科前沿的發(fā)展方向及發(fā)展趨勢(shì)，還要深入了解本校各二級(jí)學(xué)院開設(shè)的專業(yè)課程，深入到教學(xué)科研第一線。通過各種渠道與讀者建立及時(shí)溝通的橋梁，譬如現(xiàn)場采訪、QQ、飛信、微信、電子郵件以及本館采編部開設(shè)的讀者新書薦購平臺(tái)等多方位的渠道，只有這樣才能及時(shí)了解讀者的真正需求、喜好。采編人員只有做到心中有數(shù)，才能準(zhǔn)確無誤地采購到學(xué)校各專業(yè)、各學(xué)科甚至各位師生所需的圖書。采編部的驗(yàn)收工作也是學(xué)校財(cái)務(wù)及學(xué)校圖書館對(duì)書商提供的書目數(shù)據(jù)的又一次檢查與核算，做好驗(yàn)收工作能使圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)購書的賬目了如指掌。因此，采編業(yè)務(wù)只能進(jìn)行部分外包，采購新書與驗(yàn)收工作不能進(jìn)行外包，只外包簡單的機(jī)械操作，如，拆包、貼磁條、貼條碼以及代購（電子商務(wù)提供一定數(shù)量的書目訂單，采編人員就可以根據(jù)書商提供的這些數(shù)據(jù)，直接在電腦上選購本館所需圖書）等，從而保證高校圖書館的采訪質(zhì)量。

3.2謹(jǐn)慎選擇書商

謹(jǐn)慎選擇書商，通過招標(biāo)、競標(biāo)等多種方式選擇高質(zhì)量、高水準(zhǔn)、信譽(yù)好的書商。采訪人員在多個(gè)書商同時(shí)參與競標(biāo)的選擇中，一定要對(duì)每家書商的信譽(yù)度、技術(shù)實(shí)力、工作效率、服務(wù)態(tài)度以及他們的社會(huì)影響力等進(jìn)行多角度、多方位的全面了解，做到招標(biāo)時(shí)能對(duì)每位書商心中有數(shù)，盡可能選擇最好的、最適合本館館藏特色的好書商。確定書商后，在簽訂合同時(shí)，也要制定周密而詳細(xì)的外包計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)外包質(zhì)量以及一系列的懲罰條例，避免在日后的外包作業(yè)中出現(xiàn)一些不必要的麻煩。

3.3提升外包編目人員素質(zhì)以及加強(qiáng)編目外包質(zhì)量的監(jiān)控

編目的核心業(yè)務(wù)是圖書分類及索書號(hào)的選取，編目外包人員入館工作號(hào)，本館編目工作人員一定要按照本館編目細(xì)則對(duì)他們進(jìn)行短暫的崗位培訓(xùn)，以便使其能更好地與本館編目工作對(duì)接。筆者認(rèn)為，為了更好的把握外包編目質(zhì)量，應(yīng)從以下幾方面對(duì)編目外包人員進(jìn)行管理。針對(duì)編目外包人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，在簽訂編目外包合同時(shí)，應(yīng)該要求書商，保證每編目完一批完整的書號(hào)不會(huì)隨意調(diào)換編目外包人員，并把這一要求寫入合同。為了保障編目質(zhì)量對(duì)于外包人員一定要實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度以及工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。制定嚴(yán)格的考勤制度有利于他們按時(shí)完成工作任務(wù)，避免推遲新書上架時(shí)間；制定工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)能促進(jìn)編目外包人員認(rèn)真、高質(zhì)量地完成工作，避免出現(xiàn)書脊與書名頁條碼不一、條碼位置錯(cuò)誤、蓋錯(cuò)館藏章、條碼與書名不一致、書目數(shù)據(jù)出錯(cuò)等問題。書商與高校圖書館只有做到互相依靠、互相信任，建立互惠互利的雙贏關(guān)系，才能圓滿地完成外包工作。制定詳細(xì)而明確的工作日歷以及獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于高質(zhì)量高效率完成工作的外包人員在高校圖書館允許的范圍內(nèi)可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)屢犯錯(cuò)誤的外包人員也應(yīng)予以懲罰。這種獎(jiǎng)罰制度有利于激勵(lì)他們的工作積極性，提高其工作效率與質(zhì)量。與此同時(shí)，本館編目人員一定要對(duì)編目外包人員當(dāng)天完成的任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的抽樣檢查，以便盡早找出錯(cuò)誤、及時(shí)糾正，把出錯(cuò)率降到最低。

4 結(jié)語

采編業(yè)務(wù)外包是解決當(dāng)前高校圖書館紙質(zhì)圖書數(shù)量不斷增加而專職采編人員短缺矛盾的較好辦法，也是高校圖書館發(fā)展的必然結(jié)果。高校圖書館只有嚴(yán)格把控整個(gè)采編業(yè)務(wù)外包的流程，嚴(yán)格執(zhí)行本館采編細(xì)則與要求，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包合同辦事，才能有效控制采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量，從而高效地完成采編工作。

［1］孫勤.高職圖書館采編業(yè)務(wù)外包的探索［J］.圖書館論壇，2012，332（4）：116-117.

［2］鄧巖彬，劉薇薇，王曉丹.圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的關(guān)鍵因素分析：基于大連醫(yī)科大學(xué)圖書館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)踐［J］.圖書館學(xué)研究，2013（8）：49-53.

［3］徐月華.廣州市高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀研究［J］.圖書情報(bào)知識(shí)，2008，124（7）：54-58.

［4］宋秀梅.圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及控制［J］.圖書館研究，2014，183（5）：52-54.

［5］周青齊.關(guān)于圖書館采編業(yè)務(wù)外包的思考［J］.浙江傳媒學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（3）：104-107.

Study on Quality Control for the Outsourcing of Acquisitioning and Cataloguing Subcontract of University Library

In this paper，the cause of the outsourcing of acquisitioning and cataloguing subcontract of university library and its effect on university library were investigated.Three ways to effectively controlling quality of the outsourcing of acquisitioning and cataloguing subcontract was given，that is correct selection of bookseller，upgrading the personnel quality of outsourcing and strengthening the quality control of cataloguing subcontract.All these can effectively control quality of the outsourcing services.

·文獻(xiàn)考論·

G253

A

宋月，女，廣東石油化工學(xué)院圖書館館員。

2016-05-10

*本文系廣東省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度學(xué)科共建項(xiàng)目“基于Altmetric工具的圖書學(xué)術(shù)影響力評(píng)價(jià)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：GD15XTS02）的成果之一。