羅文婧靈

（廣東科學技術職業(yè)學院　廣東·珠?！?19090）

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新時期高校檔案利用服務工作初步研究

羅文婧靈

（廣東科學技術職業(yè)學院廣東·珠海519090）

摘要：隨著我國社會的飛速發(fā)展，檔案的重要性已經逐漸的得到了人們的重視，我國的檔案管理工作已經逐漸的有保存檔案轉移到檔案的利用服務上來了，檔案的利用服務給我們今天的生活提供了更多的便利。本文對新時期高校檔案利用服務工作的相關內容進行了分析研究。

關鍵詞：高校；檔案利用；服務工作

檔案這個詞可能大多數的人都不陌生，但是新時期高校檔案利用服務工作又有多少人知道，高校的檔案記錄高校發(fā)展的歷史，是多少人的心血堆積而成的，也是高校學生了解的高校的重要依據。但是在社會主義經濟高速發(fā)展的今天，如何是高校的檔案工作更好地與經濟社會相適應，如何在競爭激烈的高校中脫穎而出，這是檔案的利用服務工作應運而生，因此，在新時期高校的檔案利用服務工作已經成為了檔案管理工作中急需研究的課題。

一、高校檔案利用服務工作的重要性

高校檔案利用服務工作是新時期檔案管理工作發(fā)展的新方向，也是符合時代發(fā)展的檔案管理，高校的檔案管理可以反映出高校各個管理階段的成果和不足之處，通過檔案現(xiàn)在的管理者可以借鑒前人的經驗，也可以吸取前人的教訓，更好地為學校的發(fā)展做貢獻。高校檔案利用服務工作為學校未來的發(fā)展提供了珍貴的檔案資料，對于我國教育的發(fā)展和社會主義經濟的建設是非常重要的。但是如果我國的高校對于檔案的管理工作不重視，那就是我國檔案利用服務工作無法的深入開展，檔案是記錄重要的事情的同時也可以給后人提供幫助，外界對于檔案的需要，對于高校的檔案管理工作是一種檢驗，也可以推動高校的檔案管理工作發(fā)展的越來越好，高校檔案利用服務工作最終的目的是給更多的人提供幫助，實現(xiàn)高效檔案的綜合利用和綜合管理。

二、高校檔案利用服務過程中存在的問題

（一）高校檔案利用服務的對象單一

我國高校的檔案利用服務主要針對高校內的學生，老師以及一些其他的員工，這就給我國高校檔案利用服務工作的發(fā)展帶來了阻礙，高校的檔案服務主要是為高校的發(fā)展提供服務，給高校未來的發(fā)展提供借鑒，但是我國高校檔案利用服務工作的對象單一，高校的檔案利用服務工作一般是不對外開放的，這就給我國高校檔案利用服務工作的發(fā)展帶來了影響，要想提高高校的知名度，促進高校的發(fā)展，高校的檔案利用服務工作的覆蓋面積要擴大，讓更多的人獲得利益。

（二）檔案利用服務工作的服務觀念陳舊

我國一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案的管理觀念陳舊，傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為檔案是一個單位需要保密的東西，是不可以輕易的讓外人看的，但是在今天這樣一個網絡化的社會，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不適應社會發(fā)展的需要。長時間以來我國檔案管理一直遵循著你借我調的原則，高校檔案的利用只是一小部分，大多只重視檔案的收藏價值而忽視了檔案對于社會經濟發(fā)展的使用價值，檔案的使用一直維持著一種被動的使用模式，高校的檔案利用服務工作缺乏積極性，管理方式的落后。

（三）傳統(tǒng)的工作方式跟不上時代發(fā)展的步伐

我國的檔案管理的工作方式是比較傳統(tǒng)的，一般是進行檔案的收集，檔案的整理，檔案的管理，缺乏創(chuàng)新意識。在社會科技高速發(fā)展的今天，網絡的日益完善，紙質檔案已經不能適應社會發(fā)展的需要，紙質檔案的管理也存在著一定的弊端，并且高校檔案利用服務工作中的檔案不是原始檔案，這就給很多的人帶來了麻煩，要想獲得詳細的檔案資料就要到檔案館進行查詢，這種檔案館管理檔案的方式已經落后，不僅不能提高檔案利用服務工作的效率，甚至還會給檔案管理利用服務工作的發(fā)展帶來阻礙。

三、新時期高校檔案利用服務工作出現(xiàn)問題原因

（一）高校缺乏檔案意識

我國的高校主要是以學生的教育為主，對于檔案的管理工作不重視，有的年代久遠的檔案可能已經遺失了，而且高校缺乏檔案意識，高校的檔案主要是為領導階層的人進行服務的，是不對外開放的，普通要想調閱檔案是非常困難的。有高校對于檔案的管理工作不重視，就導致高校檔案管理人員對于檔案的管理工作不重視，對于檔案利用服務工作不配合，給高校檔案利用服務工作的發(fā)展帶來了消極的影響，不利以高校檔案利用服務工作在當今社會中的生存，因此高校要重視檔案的管理意識。

（二）檔案管理方面的資金少

由于檔案管理工作不受高校領導的重視，因此每年好在高校檔案管理工作中的資金少之又少，就導致了高校檔案管理工作經常出現(xiàn)問題，高校檔案的管理模式落后，管理方式陳舊，因為缺乏資金高校不能引進先進的檔案管理理念，不能更好地為高校檔案利用服務工作提供幫助，檔案管理的設施破舊，給檔案的管理帶來困難，一些年代久遠的紙質檔案由于保存的不夠完善已經潮濕發(fā)霉，最終導致檔案的遺失，給高校的檔案管理帶來不可挽回的損失。檔案管理的資金缺乏導致檔案管理的人員缺乏，許多人不愿意從事檔案管理工作。

（三）檔案管理工作對于經濟的發(fā)展無關緊要

許多人認為檔案管理工作可有可無，檔案對于經濟的發(fā)展無關緊要，因此高校的檔案管理工作得不到重視，出現(xiàn)了這樣那樣的問題，給高校的發(fā)展帶來了一定的阻礙。高校的領導層認為高校的檔案管理于經濟發(fā)展無關，做好檔案管理又不能為高校的發(fā)展帶來利益。其實事實并不是這樣，檔案中有很多我們當代人可以借鑒的資料，還有很多我們應該記住的教訓，檔案對于我們并不是無關緊要的。

（四）檔案的管理方式落后缺乏創(chuàng)新

我國高校的檔案管理方式比較落后，缺乏創(chuàng)新，我國的檔案管理主要是通過人力進行管理還要定期的對檔案進行晾曬防潮，還要有專人對檔案是進行定期的清潔，檔案室的防火、防潮等工作，我國高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新意識，不能充分的利用網絡進行檔案管理，加大了檔案管理工作量，也增大了檔案管理的資金投入。總之改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案的管理方式進行創(chuàng)新。

四、解決高校檔案利用服務工作中的問題途徑

（一）實行網絡化的管理，擴大服務范圍

在我們今天這樣一個信息化的社會中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不適應社會發(fā)展的需要了，引進先進的檔案管理技術，讓我國高校的檔案管理逐漸的趨于信息化，通過網絡對檔案進行管理有很多的益處，我們可以減少在檔案管理方面投入的人力和物力，防止檔案的遺失。同時也可以擴大高校檔案利用服務工作的服務范圍，然更多的人在檔案利用服務工作中得到幫助，也可以簡化檔案查詢的程序，節(jié)約查詢者的時間。

（二）轉變檔案利用服務工作的服務觀念，與時俱進

我國高校傳統(tǒng)的檔案利用服務觀念是為高校的師生提供檔案服務，但是這種陳舊的服務觀念對于我國檔案利用服務的管理是不利的，當今社會更傾向于資源的共享，通過資源共享共同發(fā)展，提高保密檔案的保密程度，對于可以公開的檔案就要擴大其檔案利用服務工作的范圍，為更多的人提供便利，同時檔案利用服務工作的發(fā)展還要于是俱進，與社會主義發(fā)展的方向一致。高校檔案利用服務不在是小范圍的服務，而是面向社會的服務，通過優(yōu)質的檔案利用服務工作的開展，提高高校的知名度，為高校的發(fā)展提供動力。

（三）改變檔案管理的工作方式

我國原有的檔案管理方式面對告訴發(fā)展的社會存在著許多的弊端，因此要改變原有的檔案管理的工作方式，制訂與社會主義社會相適應的檔案管理方式，同時還要建立新型的檔案管理制度進行檔案管理，對于檔案管理工作工作人員也提出了新的要求。我們今天的檔案管理不僅要高速化、精準化還要科技化，更重要的是與高校檔案利用服務工作的發(fā)展相適應，更好地為檔案利用服務工作的開展提供幫助。

（四）培養(yǎng)新型的檔案管理人才

我國現(xiàn)有的檔案管理人員的檔案管理思想受到傳統(tǒng)檔案管理思想的制約，要想讓他們轉變思想是比較困難的，因此要想對檔案管理工作進行改革，就要培養(yǎng)新型的檔案管理人才，不經具有檔案管理能力，還要有創(chuàng)新的思想，這樣才可以讓高校的檔案管理工作邁上一個新的臺階，也是高校的檔案管理工作更加適應高校檔案利用服務工作的需要。新型的檔案管理人才可以使高校的檔案管理工作事半功倍，提高檔案管理工作的工作效率。

五、新時期高校檔案利用管理工作的創(chuàng)新思路

（一）提前的做好相關的工作，為服務工作作準備

提前做好高校檔案管理的相關工作就要求檔案管理人員及時的掌握高校發(fā)展的動態(tài)，了解新學期高校開展的各項活動，提前做好活動檔案的準備工作，讓學校的工作更加的高效化，提前準備可以避免工作的集中，減輕檔案人員的工作壓力，還可以減輕工作人員活動時期的工作量，更好地為檔案管理工作服務。提前準備要與學校的下一步工作相適應，對于學校活動中所需的檔案可以進行單獨的存放，這樣在需要的時候就可以快速的找到，節(jié)省大量的時間，提高效率。

（二）提高檔案館的檔案數量，為檔案利用服務工作奠定基礎

我國高校檔案館檔案的儲存量一般都是比較少的，這對于高校的發(fā)展是非常不利的，檔案管理人員在工作中要注重檔案的收集，通過收集檔案豐富檔案館的檔案儲存量，也可以為認為提供更加全面的檔案資料，還可以定期的對館藏的檔案進行展覽，我們還可以根據人們的實際情況對不需要保密的檔案通過網絡傳輸給需要的人，這樣可以擴大高校檔案利用服務的工作范圍，讓更多的人受益，提高檔案館儲存檔案的數量，也是為檔案利用服務工作的開展提供幫助。

（三）利用好網絡，讓高校檔案利用服務工作走向網絡化

網絡技術高速發(fā)展的今天，高校檔案利用服務工作的途徑不在是單一的，而是逐漸的走向了多樣化，通過網絡高校檔案利用服務工作可以變得更加簡單快捷，利用網絡我們可以把高校檔案制作成為電子檔案，不用擔心檔案的損壞和意識，更好地保護了檔案館中的檔案，同時檔案的借閱也變得更加的便利，高校檔案管理的網絡化是社會不斷發(fā)展的必然結果，也是高校檔案管理工作的必然趨勢，利用好網絡，高校的檔案管理將變得越來越簡單。

六、總結

新時期高校的檔案利用服務工作已經逐漸的走進了我們的視野，高校的檔案利用服務工作最終目的是讓高校豐富的檔案資源可以得到充分的利用，讓更多的人受益。高校的檔案資源對于許多的人是非常有用的，可以為一些提供借鑒。本文主要研究了高校檔案利用服務的重要性、存在的問題、問題的原因、解決的方法以及在新時期高校應該如何做好檔案利用服務工作?？傊?，開展高校檔案利用服務在新時期利大于弊。

參考文獻：

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［2］許惠平.淺論高校檔案的綜合管理及利用［J］.吉林廣播電視大學學報，2012（1）：18.

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

文章編號：1009-8534（2016）03-087-02

作者簡介：羅文婧靈，本科，助理館員，研究方向：檔案管理