王芬

摘 要 隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，加強(qiáng)信息時(shí)代背景下的醫(yī)院檔案管理，有助于提高醫(yī)院檔案管理的效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理常見(jiàn)的問(wèn)題，本文提出了未來(lái)醫(yī)院的檔案管理的發(fā)展策略，旨在為醫(yī)院的檔案管理工作提供一些理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 醫(yī)院管理 信息化管理 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.05.072

Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

0 引言

在新時(shí)期，管理信息化是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要趨勢(shì)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)管理信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以提高醫(yī)院的管理效率，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作準(zhǔn)確及時(shí)完成。檔案管理指的是對(duì)醫(yī)院的各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理的重要過(guò)程，比如制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)各種檔案進(jìn)行收集與匯總、對(duì)檔案進(jìn)行編排、對(duì)檔案進(jìn)行保存等。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，比如醫(yī)院管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)，對(duì)現(xiàn)代化理念的認(rèn)知程度不夠等，這些都會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平下降，而且會(huì)導(dǎo)致很多檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和檔案管理要求

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要內(nèi)容，是對(duì)于醫(yī)院的各種醫(yī)療信息、病人的就診信息進(jìn)行匯總的過(guò)程，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，除了加強(qiáng)對(duì)各種醫(yī)療方法的研究、加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)水平的管理，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作的重視。當(dāng)前很多醫(yī)院雖然開(kāi)始重視醫(yī)院的檔案管理工作，但是在檔案管理過(guò)程中都存在一些問(wèn)題。比如在日常檔案管理工作中，有的工作人員在檔案的整理過(guò)程中，采用人工歸檔和保存的方式，隨意勾畫(huà)，而且保存不當(dāng)使得很多資料年久丟失，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展而言是一種損失。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，依舊對(duì)醫(yī)院的檔案管理沒(méi)有做出統(tǒng)一的要求，因此醫(yī)院檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，即使是實(shí)現(xiàn)信息化管理，也缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，因此使得醫(yī)院檔案管理效率低下。加上當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案管理人員水平不高，很多檔案管理人員停留在傳統(tǒng)的管理理念上，對(duì)信息化和現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不夠，因此導(dǎo)致檔案信息缺乏，檔案丟失。另外，當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理中還存在一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題就是重管輕用，檔案開(kāi)發(fā)利用率低。即使是采用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔之后，也沒(méi)有積極加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用，當(dāng)然，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因就是人工查詢(xún)難度較大、復(fù)雜程度較高，因此使得很多人在工作中不愿意去對(duì)各種檔案資料進(jìn)行查詢(xún)。

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要結(jié)合當(dāng)前的信息時(shí)代背景，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理。比如醫(yī)院的檔案管理應(yīng)該要做到規(guī)范化，對(duì)于各種檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和存儲(chǔ)，便于醫(yī)院工作人員的調(diào)用。在檔案管理過(guò)程中要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案的內(nèi)容模式、存檔的格式等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，從而使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作可以更加規(guī)范化，也便于整個(gè)醫(yī)院對(duì)所有部門(mén)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。另外，在檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該要考慮到使用者的用戶(hù)體驗(yàn)，要從使用者的角度著手，對(duì)檔案的檢索以及利用的端口進(jìn)行開(kāi)發(fā)，借助各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，使得各種檔案資料能夠真正在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，為醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院檔案管理策略探討

2.1 提高檔案工作認(rèn)識(shí)程度

醫(yī)院檔案工作管理過(guò)程中之所以出現(xiàn)效率不高的問(wèn)題，一個(gè)重要的原因就是對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度不夠高。對(duì)此，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使得檔案管理人員能夠樹(shù)立起應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，能夠?qū)ぷ鲬B(tài)度進(jìn)行端正，對(duì)檔案工作產(chǎn)生全新的認(rèn)識(shí)，了解檔案工作在醫(yī)院工作中的重要性，從而提高工作的積極性和熱情。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核與管理，從考核與管理的角度出發(fā)，可以加強(qiáng)員工對(duì)檔案工作的重視。比如醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期檢查、指導(dǎo)工作，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即解決，而且要將檔案工作考核結(jié)果與工作人員的職位晉升進(jìn)行有效聯(lián)系，從而使得工作人員能夠?qū)n案工作更用心。

2.2 改革傳統(tǒng)的檔案管理方法

醫(yī)院在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，很多時(shí)候都沒(méi)有重視對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分的利用，因此導(dǎo)致很多醫(yī)院的各種資源得不到充分利用，存在十分嚴(yán)重的浪費(fèi)行為，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展也是一種嚴(yán)重的阻礙。在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革，借助各種管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，并且對(duì)其進(jìn)行考核，從而促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。比如在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，可以分別對(duì)醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)的檔案信息進(jìn)行匯總，要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，促進(jìn)檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題的解決，從而使得各種資源可以得到有效利用，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 構(gòu)建數(shù)字檔案室，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展

數(shù)字檔案是未來(lái)醫(yī)院發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，對(duì)于檔案室信息資源進(jìn)行整合，一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數(shù)字文檔，數(shù)字文檔的存儲(chǔ)是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，其存儲(chǔ)空間較大，可以滿(mǎn)足越來(lái)越大的檔案存儲(chǔ)需求。因此醫(yī)院應(yīng)該要建立數(shù)字檔案室，對(duì)硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善，要配置滿(mǎn)足檔案室存儲(chǔ)、查詢(xún)等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿(mǎn)足海量的檔案室信息處理需求。而且各個(gè)部門(mén)之間要對(duì)數(shù)字檔案有清晰的認(rèn)識(shí)，在各個(gè)部門(mén)中要形成準(zhǔn)確的數(shù)字檔案，然后再在檔案管理部門(mén)進(jìn)行匯總，為醫(yī)院發(fā)展提供更多的信息資料。

2.4 加大對(duì)數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓(xùn)力度

新時(shí)期檔案的主要模式是數(shù)字化，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，數(shù)字化程度還不夠，一方面就是由于檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致管理水平較低。檔案建設(shè)的效率與人才隊(duì)伍的質(zhì)量息息相關(guān)，當(dāng)前加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合，一個(gè)重要的方面就是要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在人才選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有檔案室管理知識(shí)以及信息管理知識(shí)的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過(guò)程中。而且要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)各種現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，使得檔案管理人員可以掌握更多信息技術(shù)，促進(jìn)檔案工作的效率不斷提升。

2.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期規(guī)劃

在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展方向進(jìn)行規(guī)劃，比如醫(yī)院的規(guī)模、診療的科目、醫(yī)療設(shè)備、人員等，都有十分詳細(xì)的規(guī)劃，但是對(duì)于檔案管理而言，卻沒(méi)有一個(gè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，因此使得檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展。近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在很多醫(yī)院的管理中都有了十分廣泛的應(yīng)用，使得醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的工作效率有了很大提升。但是在檔案管理上計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用還比較少，依舊在采用人工收集歸檔的方式進(jìn)行處理。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該要將檔案管理納入醫(yī)院的長(zhǎng)期規(guī)劃中，考了到檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)工作，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模以及需要，對(duì)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中需要的各種設(shè)備加強(qiáng)投入，比如加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)的配備、構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)等，并且要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)，從而使得檔案管理能夠和醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)，也實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.6 加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理

信息技術(shù)的應(yīng)用使得醫(yī)院檔案管理效率得到提升，但同時(shí)也會(huì)帶來(lái)較大的安全隱患，尤其是互聯(lián)網(wǎng)中的安全隱患，是一個(gè)最大的障礙。比如一個(gè)惡意的數(shù)據(jù)包就有可能導(dǎo)致各種設(shè)備出現(xiàn)癱瘓，最終使得各種信息出現(xiàn)泄漏。只有不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的安全意識(shí)，才能從根本上杜絕一些危害的出現(xiàn)。比如引導(dǎo)醫(yī)院的醫(yī)院?jiǎn)T工形成主動(dòng)的安全觀念，使得他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候可以注意不要去點(diǎn)一些不安全的網(wǎng)站，不會(huì)下載一些非法的東西，從而確保醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)處于安全的狀態(tài)，不會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的泄露。同時(shí)，還應(yīng)該要采用技術(shù)手段對(duì)各種安全隱患進(jìn)行控制。在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，為了對(duì)各種信息進(jìn)行安全保護(hù)，則必須要從技術(shù)手段加強(qiáng)安全保護(hù)，比如對(duì)于醫(yī)院的電腦，要安裝防病毒系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得醫(yī)院的內(nèi)部信息系統(tǒng)可以得到有效的保護(hù)，不斷提高醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理受到的重視程度越來(lái)越高，尤其是在新時(shí)期，必須要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新，將檔案管理看成是醫(yī)院的重點(diǎn)工作，重組檔案管理部門(mén)，提高檔案管理效率。

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