文 / 耿淑

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的規(guī)范化建設(shè)

文 / 耿淑

教學(xué)檔案是高校師生在教學(xué)實(shí)踐與教務(wù)工作中形成的真實(shí)記錄，是提高教學(xué)管理水平的基礎(chǔ)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富和智力資源。文章對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，如教學(xué)檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)、檔案內(nèi)容缺乏完整性、管理手段落后、制度不健全等問(wèn)題進(jìn)行剖析，提出了優(yōu)化教學(xué)檔案管理的對(duì)策，如強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)、嚴(yán)格按照教學(xué)評(píng)估體系的要求建設(shè)教學(xué)檔案、加強(qiáng)信息化建設(shè)、進(jìn)一步抓好管理隊(duì)伍建設(shè)等。

獨(dú)立學(xué)院；教學(xué)檔案

教學(xué)檔案是高校師生在教學(xué)實(shí)踐與教務(wù)工作中形成的真實(shí)記錄，是提高教學(xué)管理水平的基礎(chǔ)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富和智力資源。教學(xué)檔案管理是檔案管理的重頭戲，是教學(xué)部門(mén)不可或缺的工作，規(guī)范的教學(xué)檔案能促進(jìn)教研水平的提高，有利于提高辦學(xué)質(zhì)量。規(guī)范的教學(xué)檔案具有憑證依據(jù)、參考借鑒、中介載體作用。搞好教學(xué)檔案管理，積累教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)歷史資料，對(duì)全面促進(jìn)高校改進(jìn)教學(xué)工作，提高辦學(xué)質(zhì)量具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校教學(xué)檔案工作得到了迅速的發(fā)展。教學(xué)在學(xué)校占據(jù)中心地位，決定了教學(xué)檔案管理工作在學(xué)院檔案管理工作中重中之重的地位。一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案是指學(xué)校及教師在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和[1]。高校教學(xué)檔案是高校檔案群的一部分，是高等學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的不同類型材料，由于高校教學(xué)活動(dòng)具有學(xué)術(shù)性、專業(yè)性、周期性等特點(diǎn)，高校教學(xué)檔案也具備這些特點(diǎn)，具有非常寶貴的利用價(jià)值。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

近幾年來(lái)，高校教育教學(xué)評(píng)估、專業(yè)評(píng)估、畢業(yè)生就業(yè)評(píng)估都極大地推動(dòng)了高校教學(xué)檔案的建設(shè)，奠定了教學(xué)檔案在高校管理工作中的重要地位和作用，也取得了一些成績(jī)。按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，高校已經(jīng)設(shè)置了檔案室，制定了一些相關(guān)的立檔規(guī)定。通過(guò)一些評(píng)估，增強(qiáng)了檔案意識(shí)，加強(qiáng)了檔案管理。但綜合目前高校教學(xué)檔案管理的情況來(lái)看，高校的教學(xué)檔案管理工作還存在著一些不容忽視的問(wèn)題：

（一）檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)

由于獨(dú)立學(xué)院部分領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意識(shí)普遍比較薄弱，對(duì)教學(xué)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是認(rèn)為獨(dú)立學(xué)院的工作主要是教學(xué)科研和學(xué)生培養(yǎng)，教學(xué)檔案管理是學(xué)校附帶的工作，與主體工作的關(guān)系不大，只需負(fù)責(zé)配合上級(jí)檔案管理部門(mén)的工作，無(wú)需獨(dú)立開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，有的甚至把教學(xué)檔案管理工作作為一種負(fù)擔(dān)，不予重視，應(yīng)付交差；二是把教學(xué)檔案管理工作等同于教學(xué)材料收集、整理和存放，是一項(xiàng)無(wú)需專業(yè)知識(shí)和技能的簡(jiǎn)單工作，只需指定工作能力一般的員工負(fù)責(zé)即可，有的甚至沒(méi)有指派專人負(fù)責(zé)，而是采取臨時(shí)負(fù)責(zé)的形式。

（二）教學(xué)檔案內(nèi)容不齊全，缺乏完整性

教學(xué)檔案具有來(lái)源分散、內(nèi)容復(fù)雜和形式多樣化的特點(diǎn)，這種分散性不利于檔案的齊全收集、集中歸檔和規(guī)范管理。同時(shí)由于各教學(xué)管理部門(mén)專業(yè)層次不同、側(cè)重點(diǎn)不同，往往只重視文書(shū)檔案和學(xué)生活動(dòng)材料而忽視了教學(xué)一線產(chǎn)生的材料，如大學(xué)生參加演講、文藝演出、體育比賽等方面的材料較為齊全，而教師在“說(shuō)、講、評(píng)”等活動(dòng)中形成的材料不完整，需要的時(shí)候拿不出材料。這個(gè)問(wèn)題在教學(xué)評(píng)估工作中表現(xiàn)得尤為明顯，許多部門(mén)因?yàn)橐恍┘?xì)節(jié)材料不完整而匆忙補(bǔ)充，給工作帶來(lái)諸多不便。

（三）教學(xué)檔案管理落后、水平低

由于部分高校對(duì)教學(xué)檔案的作用和意義認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，資金投入和物質(zhì)保障跟不上，大多數(shù)高校的教學(xué)檔案還停留在紙質(zhì)檔案和檔案柜保存的狀態(tài)，且大部分檔案還依靠手工處理，工作效率低，與信息技術(shù)的迅速發(fā)展不適應(yīng)，增加了師生檢索和資料查詢的工作量和難度，已不適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要[2]。

（四）教學(xué)檔案管理制度不健全，缺乏規(guī)范性

教學(xué)管理工作具有綜合性和日常性的特征，而檔案管理則是一項(xiàng)專門(mén)的業(yè)務(wù)，具有科學(xué)嚴(yán)格的法規(guī)規(guī)范、分類標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，尤其是教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)教學(xué)檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有相當(dāng)清晰的工作程序和制度規(guī)范。這就要求在教學(xué)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)周期中，對(duì)處于不同運(yùn)動(dòng)階段的文件材料要依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化的管理[3]。高校各種管理制度為數(shù)不少，但相關(guān)檔案管理制度卻不健全，尤其是教學(xué)檔案管理制度不健全、不規(guī)范，責(zé)任不清，落實(shí)不到位，致使有的材料沒(méi)有及時(shí)收集、整理、立檔，這些材料隨著時(shí)間推移會(huì)被遺失、遺忘，每年到有評(píng)比、評(píng)估、評(píng)審時(shí)，就開(kāi)始匆忙整理，匆忙補(bǔ)充。

（五）教學(xué)檔案管理工作者素質(zhì)比較低，缺乏專業(yè)性

從各高校教務(wù)、教學(xué)管理工作者來(lái)分析，他們中大多數(shù)人學(xué)的不是檔案管理方向的專業(yè)，有的是國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、行政管理、生物工程、電子信息科學(xué)與技術(shù)、資源環(huán)境與城鄉(xiāng)規(guī)劃管理等專業(yè)，對(duì)于檔案管理方面的知識(shí)和技能往往缺乏，有的工作者后天又沒(méi)有進(jìn)行過(guò)相關(guān)專業(yè)的進(jìn)修，而且平時(shí)在工作上身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁雜，加之對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，特別是系部教學(xué)檔案管理人員大多不是專業(yè)人員，很難適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)管理的需要。

（六）缺乏對(duì)教學(xué)檔案信息內(nèi)容的有效開(kāi)發(fā)

當(dāng)前各高校在教學(xué)檔案信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)上還存在很大的不足，從而使檔案的利用率普遍較低。從目前的情況來(lái)看，基本上還是以紙質(zhì)檔案為主，并且檔案的各個(gè)工作環(huán)節(jié)也基本是通過(guò)手工來(lái)做。當(dāng)前在部分高校所保存的電子檔案，分布也較為分散，對(duì)于電子檔案還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也就難以有效地對(duì)當(dāng)前的資源進(jìn)行整合，不能進(jìn)行良好的共享，造成教學(xué)檔案的利用率普通不高。

（七）教學(xué)檔案管理，監(jiān)督機(jī)制不完善

這主要是缺乏針對(duì)從事教學(xué)檔案工作人員的經(jīng)常性檢查和監(jiān)督，不能對(duì)該工作提出指導(dǎo)性的建議和意見(jiàn)；教學(xué)檔案管理工作人員對(duì)教學(xué)檔案利用者的監(jiān)督不夠嚴(yán)格，例如，有的利用者會(huì)因各種原因?qū)⒉牧辖璩龆患皶r(shí)歸還或者造成材料丟失, 致使教學(xué)檔案的安全性和完整性不能得到保證。

二、加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理的策略

（一）強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)

教學(xué)檔案管理工作是獨(dú)立學(xué)院日常管理工作的重要內(nèi)容，涵蓋教學(xué)、科研、學(xué)生信息等諸多方面，涉及的人員和范圍較為廣泛，必須調(diào)動(dòng)廣大師生的積極性和主動(dòng)性，形成廣泛參與、多方協(xié)作、齊抓共管的良好局面。這要求我們高度重視教學(xué)檔案管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)和教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，把教學(xué)檔案工作和學(xué)校的教學(xué)科研工作以及教學(xué)評(píng)估工作放在一起抓，統(tǒng)一尺度，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。這要求我們把教學(xué)檔案管理工作作為常規(guī)工作抓，將其納入學(xué)校全年和學(xué)期工作計(jì)劃之中，列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并在人力、物力和財(cái)力上加大投入，為做好獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作提供保障[4]。這還要求我們不斷強(qiáng)化獨(dú)立學(xué)院師生的檔案工作意識(shí)。師生既是創(chuàng)造教學(xué)檔案的主體，又是使用教學(xué)檔案的主體，他們檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響到學(xué)校教學(xué)檔案的形成和檔案的完整性、系統(tǒng)性。因此，要想方設(shè)法強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)，增強(qiáng)師生對(duì)教學(xué)檔案管理工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性，使他們清楚地認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作與自身利益息息相關(guān)，與集體發(fā)展關(guān)系密切，使全體師生充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案工作的重要意義，為優(yōu)化獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)格按照教學(xué)評(píng)估體系的要求建設(shè)教學(xué)檔案

教育部的本科教學(xué)質(zhì)量評(píng)估活動(dòng)已形成制度，所以各高校的教學(xué)檔案建設(shè)，在不影響教學(xué)檔案歸檔規(guī)范的前提下，要有意識(shí)地樹(shù)立服務(wù)教學(xué)評(píng)估的意識(shí)，并應(yīng)在以下兩個(gè)方面有所作為：一是進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性建設(shè)，要對(duì)照教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)現(xiàn)行的教學(xué)檔案歸檔系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整、充實(shí)、提高、完善；二是切實(shí)加強(qiáng)教務(wù)處和系部級(jí)教學(xué)檔案建設(shè)，要對(duì)照教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系，重新設(shè)計(jì)、規(guī)范教務(wù)處和系部教學(xué)檔案系統(tǒng)。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)

進(jìn)入二十一世紀(jì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用給教學(xué)工作帶來(lái)了許多變化，電化教學(xué)、多媒體教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教學(xué)等方式成為教學(xué)改革的重要內(nèi)容和措施，作為與教學(xué)實(shí)踐密切相關(guān)的教學(xué)檔案工作也必將受到這些新技術(shù)新手段的影響。因此，教學(xué)檔案管理也應(yīng)該積極運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)和設(shè)備，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高教學(xué)檔案管理的工作效率。教學(xué)檔案的信息化建設(shè)可以從兩個(gè)方面入手。首先，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理。其次，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。紙質(zhì)教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)，要有序、規(guī)范地進(jìn)行。在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)尚不明晰的情況下，可以進(jìn)行高校教學(xué)檔案框架、目錄的數(shù)字化工作，待條件成熟時(shí)，再全面進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)

教學(xué)文件資料形成過(guò)程的規(guī)范性具體體現(xiàn)在時(shí)效性和程序性上。時(shí)效性表現(xiàn)為教學(xué)計(jì)劃、課程安排、教材選購(gòu)、教學(xué)進(jìn)度安排表等方面，這是由教學(xué)管理的規(guī)律決定的。這些計(jì)劃安排若未能及時(shí)完成，就會(huì)造成教學(xué)秩序的混亂，因此，形成的文檔應(yīng)有明確的時(shí)間標(biāo)志，以便發(fā)生教學(xué)事故時(shí)作為追究當(dāng)事人責(zé)任的依據(jù)。程序性體現(xiàn)了教學(xué)管理的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性。教學(xué)檔案由教與學(xué)兩部分組成，其來(lái)源廣泛而分散，而且大部分來(lái)源于從事教學(xué)一線的教師和學(xué)生，因此在沒(méi)有收集之前，這些材料極易散失。職能部門(mén)往往因?yàn)樗鸭Y料繁瑣，不能及時(shí)組卷歸檔，這就難以保證檔案的完整性。因此，高校必須建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度，這是做好教學(xué)檔案管理工作的第一步。同時(shí)在收集整理方面還應(yīng)建立分口定責(zé)的歸檔制度。所謂“分口”，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是分任務(wù)，就是要明確收集檔案的部門(mén)；“定責(zé)”就是把收集、整理的任務(wù)落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人員。由于教學(xué)檔案具有時(shí)間劃分的特殊性，在歸檔的時(shí)候還要注意檔案立卷的時(shí)間選擇，應(yīng)盡可能地結(jié)合教學(xué)工作，做到檔案邊形成邊收集?？梢?jiàn)，高校教學(xué)檔案建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須抓緊規(guī)劃、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與政策等方面的建設(shè)，從根本上促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道，使學(xué)校在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，健全教學(xué)檔案管理制度。

（五）進(jìn)一步抓好管理隊(duì)伍建設(shè)

教學(xué)管理檔案是為教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐提供參謀、咨詢服務(wù)的，要有效利用教學(xué)管理檔案，就要在分類、整理、分級(jí)歸檔的過(guò)程中按照檔案分類的科學(xué)規(guī)范，根據(jù)類別按時(shí)間順序整理、存放。這是一項(xiàng)繁冗、細(xì)致的常規(guī)工作。可見(jiàn)，教學(xué)檔案的收集、整理、管理是一項(xiàng)科學(xué)性、規(guī)范性較強(qiáng)的工作[5]。高校要高度重視教學(xué)檔案管理建設(shè)，要建設(shè)一支高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，并在組織建設(shè)與人才培訓(xùn)上提供保障。教學(xué)檔案的特點(diǎn)決定了加強(qiáng)人員培訓(xùn)的重要性。在思想意識(shí)方面，教學(xué)檔案管理人員要樹(shù)立高度的工作責(zé)任心、良好的服務(wù)意識(shí)，教學(xué)檔案的產(chǎn)生是多途徑的，這要求工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)、多方收集，同時(shí)它的利用率非常高，要及時(shí)開(kāi)發(fā)。在業(yè)務(wù)知識(shí)方面，工作人員要有敏銳的職業(yè)嗅覺(jué)、較強(qiáng)的檔案價(jià)值鑒定能力。在操作技能方面，對(duì)工作人員的檔案管理技術(shù)、自動(dòng)化操作能力等都有很高的要求。

[1]梁丹.教學(xué)檔案管理:意義、特點(diǎn)及路徑創(chuàng)新[J].欽州學(xué)院學(xué)報(bào),2007,(3).

[2]洪紅.淺談高校教學(xué)檔案工作[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào),2004,(3).

[3]程岱峰.高校教學(xué)檔案管理芻議[J].岱宗學(xué)刊,2006,(1).

[4]曹玉蘭.高校檔案管理困惑與出路[J].蘭臺(tái)世界,2013,(9).

[5]沈躍.高校教學(xué)檔案管理的實(shí)踐與探討[J].青海師專學(xué)報(bào):教育科學(xué),2004,(1).

G275.9；G647

A

1005-9652（2017）03-0054-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

本文為河南大學(xué)民生學(xué)院教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目資助計(jì)劃（編號(hào)：MSJG2016033）的階段性成果。

耿淑（1971-），女，河南開(kāi)封人，河南大學(xué)民生學(xué)院講師，碩士，研究方向：中國(guó)共產(chǎn)黨與中國(guó)現(xiàn)代化。