陳琳

摘要：辦公室是學(xué)校的綜合管理服務(wù)部門，也是中樞樞紐部門，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展、學(xué)校的平穩(wěn)發(fā)展都有著十分重要的意義。因此，針對(duì)民辦高校的辦學(xué)特點(diǎn)，改進(jìn)民辦高校辦公室的管理理念、提升服務(wù)、創(chuàng)新工作思路成為當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞：民辦高校；辦公室；創(chuàng)新

G648.7

辦公室在高校是一個(gè)特殊的職能部門，扮演著特殊的角色。它是

高校的中心職能部門，是高校的樞紐和窗口，是高校的領(lǐng)導(dǎo)集體的決策工具和決策執(zhí)行工具。 辦公室承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)管理、督查督辦等重要服務(wù)職能，其協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行力度、服務(wù)質(zhì)量、管理水平、工作效率的高低，直接體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平，反映出學(xué)校的辦學(xué)能力，進(jìn)而影響學(xué)校整體教育事業(yè)的健康發(fā)展，其責(zé)任不可謂不重大。但隨著時(shí)代的發(fā)展和教育改革的深化，辦公室系統(tǒng)也出現(xiàn)了一系列亟待解決的問題，面對(duì)新形勢(shì)，高校辦公室也會(huì)產(chǎn)生一種危機(jī)感和責(zé)任感，如何趕上時(shí)代發(fā)展步伐，主動(dòng)適應(yīng)全面素質(zhì)教育對(duì)辦公室工作提出的新要求，是新時(shí)期辦公室工作人員的重要課題。 因此，如何更新管理理念、轉(zhuǎn)變管理模式、提升服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新工作思路就顯得尤為重要。

一、 當(dāng)前辦公室工作存在的問題

（一） 管理理念落后

辦公室工作涉及的業(yè)務(wù)范圍廣，工作繁雜、瑣碎，日常重復(fù)性工作較多、對(duì)工作效率要求高。目前而言，民辦高校辦公室無論在機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能范圍還是人員分工上，基本還是依照公辦高校的模式：辦公室人員疲于忙于日常行政性、臨時(shí)性事務(wù)的特點(diǎn)，只注重管理、容易忽視服務(wù)的現(xiàn)狀。

（二） 素質(zhì)參差不齊

辦公室人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到辦公室工作效率的高低、工作開展的好壞。從辦公室人員的來源來看，有的是剛從學(xué)校畢業(yè)的本科生、碩士生，從學(xué)校到學(xué)校，缺乏辦公室工作經(jīng)驗(yàn)；有的是從事其他崗位調(diào)崗或換工作進(jìn)入到辦公室，屬于“半路出家”，缺乏辦公室需要的足夠的應(yīng)變能力與協(xié)調(diào)能力。從辦公室人員的學(xué)歷層次來看，民辦高校辦公室人員學(xué)歷層次普遍不高，博士缺口、碩士缺乏、基本以本科生為主力軍，影響辦公室整體水平的提高。從辦公室人員專業(yè)構(gòu)成來看，真正專科出生的人員少之又少，不能做到專業(yè)對(duì)口。而且由于辦公室更多的時(shí)間忙于具體事務(wù)，缺乏理論學(xué)習(xí)、專業(yè)學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，影響辦公室人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平的提高。

（三） 信息化建設(shè)不完善

辦公室的日常工作涉及面較廣，其中收文、發(fā)文、簽字審核、檔案管理等方面的工作都離不開現(xiàn)代信息化技術(shù)手段的支持。民辦高校由于經(jīng)費(fèi)等原因，信息化建設(shè)相對(duì)較為滯后。往往在收發(fā)文、簽字審核上的程序還較為落后，發(fā)放紙質(zhì)版文件的情況較為多見，這種情況的出現(xiàn)往往是由于辦公系統(tǒng)尚未建立或建立較晚，辦公人員無系統(tǒng)可用或者不習(xí)慣使用系統(tǒng)，一方面造成紙張的浪費(fèi)，另一方面挨個(gè)部門收發(fā)文件降低了工作效率。檔案管理方面，檔案管理系統(tǒng)尚未建立，不利于收集、查找和管理檔案。

（四）規(guī)章制度不健全

規(guī)則制度是工作的規(guī)范和要求，也是部門人員工作的參考和標(biāo)桿。辦公室工作復(fù)雜瑣碎，要做好辦公室工作，很大程度上要依賴于規(guī)范的流程和完善的制度。但是目前，由于民辦高校起步較晚，往往專注于學(xué)校的發(fā)展而忽視制度的建立與完善，有些制度雖然已經(jīng)建立，但是已經(jīng)不能符合學(xué)校發(fā)展的需要。而且在制度的宣傳和規(guī)范上，工作往往也做得不到位，導(dǎo)致一些制度在執(zhí)行過程中得不到很好的規(guī)范和落實(shí)。

二、辦公室工作的創(chuàng)新

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、更新管理理念

辦公室作為為領(lǐng)導(dǎo)、各部門、全校師生服務(wù)的部門，其工作核心即是為學(xué)校的中心工作服務(wù)、為學(xué)校主體服務(wù)、為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)辦公室的服務(wù)意識(shí)，摒棄以往以參與為主的辦事模式與管理理念，一方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，起到為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀的作用，要深刻的認(rèn)識(shí)到，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)不是簡(jiǎn)單的完成機(jī)械式的日常工作，而是應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考與支持，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)。還應(yīng)當(dāng)做好中樞協(xié)調(diào)作用，辦公室作為全校各部門的中樞神經(jīng)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好樞紐作用，積極協(xié)調(diào)、加強(qiáng)溝通、注重聯(lián)系、支持配合各部門的工作，確保學(xué)校工作的順利開展。

（二）提高人員素質(zhì)

作為辦公室工作人員，不僅要具備服務(wù)于參謀意識(shí)，加強(qiáng)自身建設(shè)，提高自身素質(zhì)、提高專業(yè)技能尤為重要。因此，可以從以下幾個(gè)方面著手：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)。首先是專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以適當(dāng)為辦公室人員開展各類培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范工作流程；其次是辦公技能的學(xué)習(xí)，熟練掌握諸如現(xiàn)代信息技術(shù)手段的辦公技能有助于提高辦公水平、提升辦事效率。二是加強(qiáng)溝通交流。本著“ 請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的原則，除了請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)校講解授課以外，還可以加強(qiáng)與其他院校的溝通交流，多到其他院校訪問取經(jīng)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，還可以適當(dāng)參加一些教委、民辦組織的一些相關(guān)活動(dòng)，提升辦公室人員的專業(yè)水平。第三，辦公室人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注實(shí)時(shí)新聞、政府及教育部門的政策法規(guī)、現(xiàn)代科技知識(shí)、人文科學(xué)知識(shí)等，保持適當(dāng)?shù)恼蚊舾卸扰c新聞敏感度，做到始終與國(guó)家的政策方針保持一致。

（三）健全信息化建設(shè)

辦公室在學(xué)校起著溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系、承上啟下的作用，要更好的發(fā)揮中樞作用，提高辦文、辦事效率，加強(qiáng)信息化建設(shè)的工作成為重中之重。具備良好的信息技術(shù)手段，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)方法，有利于提高工作、辦事效率，確保各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)，保障全校信息溝通順暢。首先，需要轉(zhuǎn)變辦公室人員，乃至全校人員的信息化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變民辦高校長(zhǎng)期以往信息溝通不暢的局面，使他們充分掌握信息化工作方法與手段，養(yǎng)成實(shí)用信息化技術(shù)手段的習(xí)慣。其次，需要建全信息化技術(shù)建設(shè)，這里不僅僅是建立健全辦公系統(tǒng)，還需要借助和利用目前的新媒體公共平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)手段，為學(xué)校信息化建設(shè)提供技術(shù)支持與保障。第三、熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通與交流，通過電子公文、電子化檔案管理等技能，提高工作效率，推進(jìn)現(xiàn)代化辦公技術(shù)在學(xué)校的應(yīng)用。

（四） 健全規(guī)章制度

建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)情況及時(shí)更新和完善不符合學(xué)校發(fā)展和要求的規(guī)章制度，使得學(xué)校各項(xiàng)工作有據(jù)可依，從而達(dá)到使得工作機(jī)制規(guī)范化和程序化的目的。首先，通過健全規(guī)章制度，建立規(guī)范的工作流程，提高辦公室工作效率，也便于辦公室更好地為各部門服務(wù)，做到信息溝通順暢。其次，通過健全規(guī)章制度，完善工作程序，使得各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣，有章可循、有據(jù)可依，避免工作環(huán)節(jié)的交叉，提高辦公效率。

三、 結(jié)語

民辦高校辦公室工作雖然具體且繁瑣，但是只要結(jié)合民辦高校的特點(diǎn)，創(chuàng)新工作思路、提升服務(wù)意識(shí)、改進(jìn)工作方法，便能更好地改進(jìn)和推動(dòng)辦公室的工作，進(jìn)而助力于民辦高校教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。