熊小麗

摘要：本文通過(guò)對(duì)廣西中醫(yī)藥大學(xué)利用學(xué)工管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化資助管理的實(shí)踐，并進(jìn)行系統(tǒng)滿意度調(diào)查分析，得出利用學(xué)工管理系統(tǒng)進(jìn)行資助管理信息化過(guò)程中存在著信息數(shù)據(jù)采集困難、信息錄入效率低等問(wèn)題。提出逐步完善管理系統(tǒng)功能，切實(shí)滿足資助管理信息化；協(xié)同相關(guān)部門管理系統(tǒng)消除資助管理“信息孤島”的局面；建立一支高水平的資助信息管理隊(duì)伍三個(gè)對(duì)策，來(lái)提高資助管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校；問(wèn)卷調(diào)查；資助管理信息化

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）23-0269-02

《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》中指出信息技術(shù)對(duì)教育發(fā)展具有革命性影響，必須引起高度的重視，其中特別強(qiáng)調(diào)要進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)。結(jié)合我校的實(shí)際情況，我校在2014年引入《KINGOSOFT高校學(xué)生綜合管理系統(tǒng)》，2015年1月正式在資助模塊子系統(tǒng)啟用，通過(guò)這樣一個(gè)信息化管理平臺(tái)的推廣使用，來(lái)與以往傳統(tǒng)的資助管理工作對(duì)比研究，并從實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出解決策略。

一、學(xué)生管理系統(tǒng)使用滿意度問(wèn)卷數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析

（一）問(wèn)卷調(diào)查的基本情況

筆者以研究者本人為施測(cè)主體，采取隨機(jī)調(diào)查，問(wèn)卷采用匿名答題的方式，主要使用李克特量表從學(xué)工系統(tǒng)易用性、資助工作程序便捷性、資助工作反饋及時(shí)性、資助工作查詢修改高效性、信息安全性5個(gè)維度設(shè)計(jì)。問(wèn)卷共計(jì)發(fā)放300份，實(shí)際回收288份，回收率為96%，有效問(wèn)卷268份，有效率為89.3%，回收率與有效率均符合統(tǒng)計(jì)要求。

（二）系統(tǒng)易用調(diào)查結(jié)果分析

通過(guò)實(shí)踐，現(xiàn)階段學(xué)工管理系統(tǒng)學(xué)生能使用的功能是：（1）填寫貧困生檔案，查看各類獎(jiǎng)助學(xué)金以及勤工助學(xué)的情況，對(duì)于教師而言可以審核學(xué)生的貧困申請(qǐng)，建立貧困生檔案。（2）依據(jù)學(xué)生貧困檔案及學(xué)生綜合表現(xiàn)，確定獲得助學(xué)金學(xué)生。（3）審核學(xué)生勤工助學(xué)申請(qǐng)，確定勤工助學(xué)學(xué)生。（4）依據(jù)學(xué)生貧困檔案，確定貧困資助學(xué)生。每位教師和學(xué)生都各自擁有獨(dú)立的賬號(hào)，登錄賬號(hào)就能進(jìn)行相關(guān)操作。由于該系統(tǒng)當(dāng)前只能使用PC端的網(wǎng)絡(luò)版進(jìn)行登錄，這就給廣大“低頭族”用戶帶來(lái)了很大的不方便。調(diào)查表明，78%的教師及92%的學(xué)生認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)最大的不易性是不能使用手機(jī)進(jìn)行操作，而且64%的學(xué)生會(huì)忘記系統(tǒng)的賬戶與密碼，進(jìn)而打消了他們使用系統(tǒng)的積極性，通過(guò)訪談部分學(xué)生，學(xué)校很多部門都使用系統(tǒng)讓學(xué)生填報(bào)各類信息，系統(tǒng)一多他們就容易忘記各個(gè)系統(tǒng)的賬戶名與密碼，這樣就要到管理人員那里修改、找回密碼。

（三）資助工作程序便捷性、反饋及時(shí)性、信息修改高效性調(diào)查結(jié)果分析

對(duì)于資助工作程序便捷性調(diào)查，主要是針對(duì)資助工作管理的老師與二級(jí)學(xué)院的資助管理人員，現(xiàn)階段學(xué)工管理系統(tǒng)老師使用的功能主要是：貧困生檔案的錄入、審核各類獎(jiǎng)助學(xué)金、勤工助學(xué)申請(qǐng)審核，使用系統(tǒng)前這些全是通過(guò)手工操作審核，使用系統(tǒng)后作為學(xué)工資助管理工作人員在審核方面便捷與效率提高了很多；但是對(duì)于一些二級(jí)學(xué)院的資助管理人而言，很多都還是要通過(guò)手工操作才能提交審核工作，這樣他們覺得既要使用手工又要進(jìn)行系統(tǒng)操作，特別是一些信息化能力較差的資助管理人員覺得是增加了工作負(fù)擔(dān)，因?yàn)橄到y(tǒng)的使用對(duì)他們來(lái)說(shuō)也是一項(xiàng)新的任務(wù)，操作不熟悉反而增加了工作負(fù)擔(dān)。信息的反饋及時(shí)性提高效果不明顯，但是這個(gè)學(xué)工資助管理工作人員及二級(jí)學(xué)院管理工作人員來(lái)說(shuō)，使用系統(tǒng)后的信息修改高效性提高不少。

（四）信息安全性調(diào)查結(jié)果分析

使用系統(tǒng)后，學(xué)生可以使用自己的賬戶進(jìn)行貧困生檔案、獎(jiǎng)助學(xué)金以及勤工儉學(xué)方面的查詢，教師也可以對(duì)學(xué)生的各類獲獎(jiǎng)情況進(jìn)行查詢，只有學(xué)工系統(tǒng)資助管理人員才具有賬戶密碼的重置權(quán)限，這個(gè)賬戶是唯一且實(shí)名的，保證了各類信息的安全性。94.6%的學(xué)生對(duì)于這個(gè)信息安全性還是比較滿意的，只是覺得修改比較麻煩，需要攜帶學(xué)生證與身份證去管理員那里才能修改信息。而所有管理資助的老師還是比較滿意系統(tǒng)的安全性。

二、資助管理信息化實(shí)踐存在問(wèn)題以及建設(shè)對(duì)策

（一）從實(shí)踐及調(diào)查中資助管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

1.信息數(shù)據(jù)采集困難，信息錄入效率低。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，管理系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)采集比較困難，信息錄入效率低。信息錄入工作一般是開放一段時(shí)間，讓學(xué)生完成基本信息的錄入，如貧困生檔案這塊由于填報(bào)的信息比較多，我校學(xué)生又涉及高年級(jí)轉(zhuǎn)校區(qū)、轉(zhuǎn)院系的情況，導(dǎo)致學(xué)生填報(bào)的信息錯(cuò)誤率較高，而且不及時(shí)。加上學(xué)生使用系統(tǒng)本身只能通過(guò)PC網(wǎng)絡(luò)端進(jìn)行操作，這就影響了學(xué)生及教師的積極性，從而導(dǎo)致信息缺失。又如獎(jiǎng)助學(xué)金及勤工助學(xué)申請(qǐng)這塊，由學(xué)院先審核，而且學(xué)生也需完善相應(yīng)的紙質(zhì)材料，最后由資助管理人員錄入審核，在系統(tǒng)操作過(guò)程中雖然有模板導(dǎo)入，但是由于有額外的手工操作，完成數(shù)據(jù)匯時(shí)總會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和錯(cuò)亂，這樣資助管理人員只能再次進(jìn)行手工操作核查數(shù)據(jù)，進(jìn)而增加了學(xué)生資助管理人員的工作量，也導(dǎo)致了信息錄入效率低下。

2.系統(tǒng)功能模塊不完善，增加了資助工作量。在實(shí)踐中只實(shí)現(xiàn)了部分資助管理的工作，如獎(jiǎng)學(xué)金模塊不能包含學(xué)生的成績(jī)審核，只能是最后的評(píng)定結(jié)果，資助中心的工作者也要匯總各學(xué)院上報(bào)的審核情況，才能把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。此外，根據(jù)部分二級(jí)學(xué)院資助管理人員的訪談，他們認(rèn)為系統(tǒng)操作有很多模塊不符合實(shí)際工作，主要也是系統(tǒng)的開發(fā)人員對(duì)資助業(yè)務(wù)不熟悉，因?yàn)樗麄兓臼怯?jì)算機(jī)專業(yè)人員，并未從事過(guò)高校資助工作，因此增加了資助的工作量。

3.系統(tǒng)孤立不能與其他部門協(xié)同辦公。在實(shí)踐中，學(xué)校很多部門都有自己的系統(tǒng)，但是不能進(jìn)行信息的交換，部門之間不能協(xié)同辦公。老師與學(xué)生都反映學(xué)校的系統(tǒng)比較多，他們填報(bào)的信息也多，所以經(jīng)常忘記各系統(tǒng)的用戶名與密碼，特別是老師需要使用好幾個(gè)系統(tǒng)來(lái)管理學(xué)生。但是各個(gè)部門有很多內(nèi)容都是需要協(xié)同辦公的，像資助工作的很多流程都要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)跟教務(wù)，由于系統(tǒng)不能協(xié)同，所以就要使用紙質(zhì)審核進(jìn)行工作，系統(tǒng)孤立就造成大量數(shù)據(jù)交互使用手工，資源也會(huì)浪費(fèi)，進(jìn)而導(dǎo)致效率低下，出錯(cuò)率也會(huì)偏高。

（二）提高資助管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1.逐步完善管理系統(tǒng)功能，切實(shí)滿足資助管理信息化。通過(guò)實(shí)踐及調(diào)研，大部分資助管理人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，同時(shí)由于系統(tǒng)開發(fā)人員不熟悉資助管理工作的流程，在軟件需求和服務(wù)方面，為更好地發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能，雙方也是很難達(dá)到共識(shí)。學(xué)校系統(tǒng)管理人員要將學(xué)校管理者、學(xué)院管理者以及學(xué)生多種需求反饋給開發(fā)者，然后協(xié)調(diào)盡快完善系統(tǒng)，解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題，并在實(shí)踐中不斷探索，將各模塊的功能不斷優(yōu)化，減少重復(fù)操作，完成軟件的二次開放，使系統(tǒng)功能達(dá)到最優(yōu)化。

2.協(xié)同相關(guān)部門管理系統(tǒng)，消除資助管理“信息孤島”局面。在系統(tǒng)的使用過(guò)程中，資助管理系統(tǒng)就類似一個(gè)“信息孤島”，學(xué)生資助工作信息化建設(shè)應(yīng)建立“條塊結(jié)合”的模式，以業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)共享為目標(biāo)，制定數(shù)據(jù)共享規(guī)范與接口標(biāo)準(zhǔn)。協(xié)同校內(nèi)各個(gè)相關(guān)部門的信息管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)方面相互疏通，免去其中手工操作的短板，優(yōu)化資源配置，減少資源浪費(fèi)，提高資助管理信息化建設(shè)。

3.建立一支高水平的資助信息管理隊(duì)伍。在資助工作信息化管理中，人是推動(dòng)其發(fā)展和完善的最本質(zhì)和最重要的因素，是建設(shè)中必不可少的關(guān)鍵力量。在系統(tǒng)實(shí)行中，部分資助管理工作人員不愿意使用系統(tǒng)工作，原因在于計(jì)算機(jī)能力較弱，使用系統(tǒng)比較困難，因此要推進(jìn)資助管理信息化建設(shè)，建立一支高水平的資助信息管理隊(duì)伍是極其重要的。

三、小結(jié)

資助管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的大工程，只有不斷實(shí)踐和不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，使系統(tǒng)更加符合資助管理的現(xiàn)狀，讓管理系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)信息化辦公，使資助管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、人性化、公平透明化。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊明，高校資助管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，（02）.

[2]劉鴻飛.高校學(xué)生資助工作信息化管理平臺(tái)的開發(fā)與應(yīng)用[J].教育管理，2016，（06）.

College Finance Management Informationization Practice and the Research Result

XIONG Xiao-li

（Science and Engineering Department，Guangxi College of Traditional Chinese Medicine Industry，Nanning，Guangxi 530200，China）

Abstract：This article through to the Guangxi university of Chinese medicine using student worker information management system to fund management practice.And system satisfaction survey analysis it is concluded that use of labor management system for finance management informatization difficulties exist of the process information data collection and information input efficiency is not very good。Improve management system function three countermeasures to improve finance management informatization forward；to meet the funding management informationization；coordinate relevant department management system eliminate "information island" fund management situatin；establish a high level of support information management team.

Key words：colleges and universities；problem study；finance management informatization