林潔珩

[摘要] 隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院管理方式也在一定程度上發(fā)生變化，而信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化更是加速了我國法治體系建設(shè)，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。人事檔案工作主要是對(duì)人力資源價(jià)值進(jìn)行保存的憑證材料，同時(shí)也是人才信息資料的主要載體形式，并且作為醫(yī)院人力資源管理部門對(duì)醫(yī)務(wù)人員實(shí)施全面考察、人力資源合理分配的重要依據(jù)，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)的人事調(diào)動(dòng)等工作提供有力參考，以促進(jìn)醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。該文將結(jié)合實(shí)際情況對(duì)如何在新形勢(shì)下做好醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行探討，旨在有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院人事檔案管理；新形勢(shì)；有效措施

[中圖分類號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）07（c）-0015-03

醫(yī)院人事檔案管理工作主要是依據(jù)醫(yī)院人事政策、人事制度為基本方針，作為具有高素質(zhì)、高層次人才的單位，醫(yī)院應(yīng)充分做好人事檔案管理工作，只有這樣才可以將醫(yī)院內(nèi)人力資源進(jìn)行有效配置，同時(shí)有助于加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人才培養(yǎng)、管理，為醫(yī)院今后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，人事檔案管理工作是極其重要的一項(xiàng)工作，可以為醫(yī)院人事調(diào)度、人才選拔、各類專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)定、醫(yī)務(wù)人員享有福利待遇等提供有力參考依據(jù)。隨著信息化時(shí)代的到來，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來一定挑戰(zhàn)，同時(shí)也提高了對(duì)管理人員的要求。因此，在今后管理過程中如何有效加強(qiáng)人事檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理人員需要考慮的重要問題。該文將結(jié)合實(shí)際情況對(duì)如何在新形勢(shì)下做好醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行探討，以期為今后相關(guān)工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的重要作用

由于醫(yī)院人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人歷史真實(shí)記錄，并且可以將個(gè)人的實(shí)際水平真實(shí)反映出來，是醫(yī)院人力資源管理部門對(duì)醫(yī)務(wù)人員實(shí)施全面考察、人力資源合理分配的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療體制的不斷健全，當(dāng)前醫(yī)院的管理法方式也在逐漸發(fā)生變化，醫(yī)院也開始針對(duì)人力資源管理部門進(jìn)行一系列變革，以保證相關(guān)管理工作符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求。醫(yī)院人事檔案管理工作，可以為衛(wèi)生制度改革提供有力參考依據(jù)，通過建立人事檔案的方式充分了解并掌握當(dāng)前醫(yī)院各個(gè)醫(yī)務(wù)人員的真實(shí)情況，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況對(duì)人力資源配置進(jìn)行優(yōu)化，遵循以人為本基本原則，以保證各醫(yī)務(wù)人員可以處于適合的崗位上開展相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)人力資源利用率最大化。人事檔案可以為個(gè)人提供公正平整，為干部提供歷次任職、學(xué)歷以及職稱評(píng)定等憑證信息，為醫(yī)院內(nèi)部工資制度變革、職稱評(píng)定等工作提供有力參考依據(jù)。另外，通過完善人事檔案管理工作可以為衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)提供有效服務(wù)，醫(yī)院可以在管理過程中通關(guān)完整的人事檔案充分了解并掌握職工成長，而通過對(duì)不同種類人事檔案進(jìn)行分析，可以充分掌握職工在長期發(fā)展、工作、學(xué)習(xí)過程中所展示出的特點(diǎn)及規(guī)律，有助于醫(yī)院選拔高素質(zhì)優(yōu)秀人才，為醫(yī)院培養(yǎng)優(yōu)秀人才創(chuàng)造良好條件，有效加強(qiáng)醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)，為醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 沒有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

現(xiàn)階段醫(yī)院在進(jìn)行經(jīng)營管理的過程中，主要是將醫(yī)療工作作為中心任務(wù)，著力于向社會(huì)群眾提供更為良好的醫(yī)療服務(wù)，在這種思想態(tài)度的影響下，管理層中普遍存在著重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)象，認(rèn)為提高醫(yī)療質(zhì)量、加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平是醫(yī)院主要工作，從而忽視了人事檔案管理工作的重要性，在一定程度上限制了當(dāng)前人事檔案管理工作的發(fā)展，且不具備人事檔案有效利用與歸檔意識(shí)。大部分科室以及相關(guān)醫(yī)療人員在實(shí)際工作過程中均不同程度忽視歸檔工作，沒有將自身工作業(yè)績資料、進(jìn)修培訓(xùn)資料等其他個(gè)人信息進(jìn)行進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致這些醫(yī)務(wù)人員的人事檔案中缺乏個(gè)人工作能力、業(yè)務(wù)能力等方面的詳細(xì)資料，最終造成人事檔案內(nèi)容缺失，無法為相關(guān)人事工作提供有力的參考依據(jù)。

2.2 缺乏健全的人事檔案管理制度

隨著近幾年我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院管理方式逐漸發(fā)生變化，而醫(yī)院人事檔案管理工作也得到進(jìn)一步完善，并取得較好成績，與此同時(shí)國家相關(guān)部門也陸續(xù)發(fā)布有關(guān)人事檔案管理方面的法律發(fā)揮，而相關(guān)工作也得以有效落實(shí)。然而，事實(shí)上當(dāng)前有關(guān)醫(yī)院人事檔案管理制度方面的法律條文仍然存在的以下問題，限制了人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在實(shí)際管理過程中，檔案資料收集、管理制度規(guī)范、人事檔案檢索與查閱制度規(guī)范等工作仍然具有較大的隨意性，缺乏有效的管理措施，導(dǎo)致檔案管理人員的管理工作缺乏有力參考依據(jù)。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不健全

由于醫(yī)院在長期發(fā)展過程中并沒有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性，因此醫(yī)院人事檔案管理工作中采用的各類基礎(chǔ)設(shè)施及配套建設(shè)較為落后，導(dǎo)致相關(guān)管理工作質(zhì)量及效率無法有效提升。通常情況下，醫(yī)院人事檔案會(huì)以紙質(zhì)材料儲(chǔ)存在鐵質(zhì)檔案材料柜中，然而這些鐵質(zhì)檔案材料柜不具備較強(qiáng)的隔熱防潮功能，導(dǎo)致大部分陳舊醫(yī)院人事檔案普遍存在的蟲蛀、霉變、受潮等現(xiàn)象，還有一部分紙質(zhì)檔案在整理、重新裝訂的過程中出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，無法充分保證醫(yī)院人事檔案的完整性、真實(shí)性、安全性。此外，部分醫(yī)院在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作時(shí)，仍然處于初級(jí)單機(jī)管理階段，與信息化建設(shè)存在較大差距，且隨著近幾年醫(yī)院人事檔案的使用頻率不斷提高，上述管理問題日益凸顯，需要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行解決。

2.4 管理?xiàng)l件、方式落后

人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作，因此在實(shí)際工作過程中需要將相關(guān)人事資料單獨(dú)存放，并進(jìn)行單獨(dú)管理?，F(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院中存在將人事檔案存放在人事辦公室的現(xiàn)象，且大部分人事檔案管理工作仍然停留在手工抄錄的方式，同時(shí)缺乏專門人事管理人員，導(dǎo)致部分醫(yī)院人事檔案管理工作由非專業(yè)人員進(jìn)行管理。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用至社會(huì)生產(chǎn)中的各個(gè)領(lǐng)域。然而，目前醫(yī)院在人事檔案管理工作方面普遍存在忽視管理工作重要性的問題，因此沒有注重管理工作的信息化建設(shè)，這就為檔案管理工作人員的相關(guān)工作帶來一定困難，仍然采用手工編輯、檢索等方式進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案材料無法進(jìn)行及時(shí)更新，降低了管理工作的整體質(zhì)量及效率。

2.5 缺乏高素質(zhì)管理人才

在醫(yī)院人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化現(xiàn)象，無法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，且部分醫(yī)院的檔案管理人員多從臨床科室中產(chǎn)生，不具備較強(qiáng)專業(yè)水平，再加上醫(yī)院人事檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜，醫(yī)院大部分醫(yī)務(wù)工作人員面臨考核、調(diào)資、晉升、等情況，這些都需要經(jīng)過人事檔案管理部門處理相關(guān)事務(wù)，因此若是想充分保證人事檔案管理工作的效率，就必須要有專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的人員擔(dān)任這份工作，然而當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院并沒有聘請(qǐng)專門的管理人員進(jìn)行相關(guān)管理，而往往都是由相關(guān)行政管理人員來兼職，使得當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員隊(duì)伍整體上表現(xiàn)為學(xué)歷低、檔案管理意識(shí)淡薄、專業(yè)素質(zhì)落后、實(shí)際工作能力偏低等現(xiàn)象，而這一現(xiàn)象也直接導(dǎo)致了大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作缺乏合理性、科學(xué)性。要求管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能，以保證醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量及效率。醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專題業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研討會(huì)等，同時(shí)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，對(duì)員工工作進(jìn)行鼓勵(lì)，同時(shí)充分調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，以適應(yīng)當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員的要求。

3 新形勢(shì)下解決醫(yī)院人事檔案管理問題的有效措施

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，將人事檔案管理工作納人到醫(yī)院的重要工作日程中來，作為醫(yī)院日常運(yùn)作過程中的重要工作內(nèi)容加以對(duì)待，讓醫(yī)院人事檔案管理工作切實(shí)和醫(yī)院其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行同步發(fā)展、同步規(guī)劃、同步執(zhí)行。與此同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)工作人員的人事檔案意識(shí)，通過宜傳教育等方式讓每一名醫(yī)療衛(wèi)生工作人員都能夠充分認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，充分理解人事檔案和自身日常工作與生活間存在的密切聯(lián)系，進(jìn)而更加主動(dòng)積極地支持醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

3.2 健全人事檔案管理制度

為了有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量醫(yī)院在今后發(fā)展過程中應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，同時(shí)完善現(xiàn)有的制度規(guī)范，并且要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照歸程中的具體要求相關(guān)工作。針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中存在的各種問題，檔案管理人員應(yīng)做好應(yīng)急預(yù)案，以保證人事檔案管理工作的正常進(jìn)行。人事檔案管理中的資料收集與整理、人事檔案資料銷毀、人事檔案資料的安全與保密等工作均需要依靠制度規(guī)范對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行限制與約束，只有這樣才可以有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作，確保工作的周密、規(guī)范、正規(guī)、高效，從而有效推動(dòng)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用至社會(huì)生產(chǎn)中的各個(gè)領(lǐng)域，然而計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中卻并未得到有效應(yīng)用，這主要是由于醫(yī)院缺乏對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全現(xiàn)象。因此在今后發(fā)展過程中，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促使醫(yī)院人事檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，醫(yī)院各項(xiàng)人事制度改革、辦公自動(dòng)化水平、科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)等工作均需要醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)作為支撐。這就說明，醫(yī)院人事檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。

3.4 實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理

人事檔案主要是反映人的成長軌跡，其中包括人的成長經(jīng)歷、學(xué)歷變化、職務(wù)變遷、職稱晉級(jí)、工資增減、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、家庭及社會(huì)關(guān)系、政治面貌等方面的具體內(nèi)容。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理工作的實(shí)際情況，改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)行全面動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)注重檔案新內(nèi)容的及時(shí)更新，以保證醫(yī)院人事檔案可以充分反映出個(gè)體在成長過程中各個(gè)階段所展示出的真實(shí)面貌，并充分體現(xiàn)個(gè)人特色，同時(shí)還要針對(duì)醫(yī)療技術(shù)水平以及科研成果進(jìn)行相關(guān)記錄，只有這樣才可以有效確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)的人事調(diào)動(dòng)工作提供有力的參考依據(jù)。

3.5 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為了有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量及效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，只有這樣才可以有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，提高管理人員思想素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任感、事業(yè)心，在實(shí)際工作過程中以全心全意為人民服務(wù)為主要原則，充分做好檔案管理的相關(guān)工作，醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行思想政治教育，幫助管理人員樹立正確工作觀念，以保證在今后工作過程中可以認(rèn)真完成相關(guān)管理工作。其次，提高管理人員文化素質(zhì)。當(dāng)前大部分醫(yī)院的管理人員普遍存在文化素質(zhì)較低的現(xiàn)象，因此醫(yī)院應(yīng)針對(duì)這一現(xiàn)象采取有效措施，對(duì)管理人員專業(yè)理論知識(shí)、醫(yī)學(xué)知識(shí)、公文知識(shí)、寫作技能等方面進(jìn)行培養(yǎng)。

4 結(jié)論

綜上所述，在時(shí)代發(fā)展過程中傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展需求，而在以知識(shí)、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前法律法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定，充分做好人事檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于人力資源配置、醫(yī)院經(jīng)營管理與發(fā)展的重要意義，在今后工作過程中重視提高自身的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)以及人文素養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，而醫(yī)院也應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，建立現(xiàn)代化管理模式，多渠道、多途徑有效利用檔案信息資源，只有這樣才可以有效提高檔案資源的有效利用率，為醫(yī)院今后開展的各項(xiàng)人事工作提供有力參考依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。

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（收稿日期：2018-04-26）