曾麟 董智

摘 要 SAP作為“企業(yè)管理大師”在世界五百強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)中廣泛使用，而采購與付款環(huán)節(jié)是SAP中重要的業(yè)務(wù)循環(huán)，其中應(yīng)付賬款的管理已經(jīng)成為企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理甚至經(jīng)營(yíng)管理中的重中之重。文章通過對(duì)SAP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中應(yīng)付賬款模塊在S跨國(guó)集團(tuán)中的實(shí)踐案例研究，深入分析其應(yīng)用流程與效果，揭示了利用SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的集成功能和模塊優(yōu)勢(shì)，對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理的過程。

關(guān)鍵詞 SAP系統(tǒng) 自動(dòng)付款 應(yīng)付賬款

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.034

Abstract As the "master of enterprise management"， SAP is widely used in the top five hundred enterprise groups in the world， and the link of purchase and payment is an important business cycle in SAP. The management of accounts payable has become an important means to speed up the turnover of funds and reduce the risk of business， and is the most important part of the enterprise's financial management and even management. Through the practice case study of the accounts payable module in the SAP financial management system in the S transnational group， this paper analyzes its application process and effect， and reveals the process of scientific and standardized management of accounts payable by using the powerful integration function and module advantages of the SAP system.

Keywords SAP system； automatic payment； accounts payable

SAP是Systems Applications and Products in Data Processing的縮寫，是全世界排名第一的ERP軟件， 可以為各種行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)提供全面的解決方案，于1972年在德國(guó)創(chuàng)立。SAP的突出特點(diǎn)是對(duì)企業(yè)架構(gòu)和財(cái)務(wù)控制考慮得最細(xì)致的系統(tǒng)，具有最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，可以讓企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念來掌控各個(gè)部門的運(yùn)營(yíng)脈絡(luò)，是全球最大的管理軟件企業(yè)。

而應(yīng)付賬款（Accounts Payable，以下簡(jiǎn)稱AP）模塊是SAP財(cái)務(wù)管理模塊中的一個(gè)重要的細(xì)分子模塊。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，為了提高市場(chǎng)占有率，客戶與供應(yīng)商之間往往是通過賒銷手段進(jìn)行交易，因此采購方形成了越來越多的應(yīng)付賬款，也使得應(yīng)付賬款的管理越來越重要。而我國(guó)的學(xué)者一直都比較注重于應(yīng)收賬款管理的研究，對(duì)應(yīng)付賬款管理的研究相對(duì)比較缺乏一些，但是正因?yàn)閼?yīng)付賬款這種信用支付方式在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中已變得越來越重要，這樣的研究才顯得更有意義。

1SAP中應(yīng)付賬款模塊的自動(dòng)付款與風(fēng)險(xiǎn)控制

在SAP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)由多個(gè)子模塊組成，應(yīng)付賬款A(yù)P模塊和其他子模塊有所不同，除了進(jìn)行相應(yīng)地記錄、核算和分析有關(guān)業(yè)務(wù)外，管理職能更加突出。對(duì)企業(yè)而言，生存的首要條件是有源源不斷的資金流，之后才是追求利潤(rùn)。在多個(gè)子模塊中，與應(yīng)收賬款模塊對(duì)應(yīng)的則是應(yīng)付賬款模塊，應(yīng)收賬款模塊記錄并管理著資金的流入，那么應(yīng)付賬款模塊則記錄并管控著資金的流出。接下來從AP模塊自動(dòng)付款的業(yè)務(wù)場(chǎng)景出發(fā)，詳細(xì)介紹SAP系統(tǒng)下的AP 模塊是如何合理高效地理順資金、安排付款并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的。

1.1 排隊(duì)自動(dòng)付款

假設(shè)一個(gè)企業(yè)的付款業(yè)務(wù)種類繁多，比如有設(shè)備供應(yīng)商、原材料供應(yīng)商、備品備件供應(yīng)商、內(nèi)部員工報(bào)銷、雜費(fèi)等等數(shù)量非常龐大，那么這個(gè)企業(yè)就比較適合使用SAP系統(tǒng)中的排隊(duì)自動(dòng)付款功能，以此來規(guī)范付款流程并加速業(yè)務(wù)的處理。

自動(dòng)付款流程執(zhí)行的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)操作員（比如：應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)）輸入選擇性的條件，包括供應(yīng)商種類、付款方式、會(huì)計(jì)人員、日期等，從系統(tǒng)中檢索出供應(yīng)商的相關(guān)付款信息；付款信息是在建立供應(yīng)商主記錄時(shí)維護(hù)的，包括開戶行（供應(yīng)商和本公司的開戶銀行），付款方式（如支票、匯票、網(wǎng)銀等）、付款條款（如30天內(nèi)付款享受 2%現(xiàn)金折扣；最長(zhǎng)付款期限60天等）、付款是否凍結(jié)等。取得以上數(shù)據(jù)后，SAP 系統(tǒng)會(huì)根據(jù)主記錄中的付款信息與供應(yīng)商的未清發(fā)票進(jìn)行匹配，并且同時(shí)生成一條付款建議。操作員（AP會(huì)計(jì)）根據(jù)付款建議編輯付款清單，同時(shí)可根據(jù)資金情況或其他實(shí)際發(fā)生的特殊情況，更改某些付款條款和付款建議。最終系統(tǒng)核準(zhǔn)確認(rèn)付款建議后就會(huì)開始運(yùn)行自動(dòng)付款程序。一方面此程序自動(dòng)更新供應(yīng)商的明細(xì)賬和總賬，另一方面付款數(shù)據(jù)同時(shí)被送入付款媒介程序，并實(shí)際付款。

1.2 內(nèi)部控制點(diǎn)

從公司的運(yùn)營(yíng)層面來看，付款流程因?yàn)樯婕捌髽I(yè)資金的對(duì)外支付，一直是一個(gè)比較敏感的問題。因此，針對(duì)這種排隊(duì)自動(dòng)付款流程，設(shè)立有效的內(nèi)部控制點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制就顯得尤為迫切。

在常規(guī)付款媒介程序中，首先要考慮的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)就是對(duì)付款憑證的控制。通常企業(yè)對(duì)待付款都非常謹(jǐn)慎，支票及印章由專人管理，而付款單據(jù)則是套打的（三聯(lián)或多聯(lián)），會(huì)設(shè)置專門的房間安放專門打印付款單的打印機(jī)。另外一個(gè)控制點(diǎn)是對(duì)付款清單的審核與批準(zhǔn)，AP組人員編輯完付款建議后，必須經(jīng)由上一層管理人員（例如AP組長(zhǎng)）審核批準(zhǔn)。

對(duì)于某些大型集團(tuán)公司來說，由于大量的付款業(yè)務(wù)都自動(dòng)化了，可能出現(xiàn)一種極端情況：如果一個(gè)財(cái)務(wù)人員既可以更新供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)記錄又能同時(shí)輸入發(fā)票，那么他虛構(gòu)一個(gè)供應(yīng)商的賬戶并且手工輸入發(fā)票，這條信息夾在成百上千條的付款項(xiàng)中，在后續(xù)的自動(dòng)付款流程中，該筆款項(xiàng)很可能在未被察覺時(shí)就被輕易地支付出去了。為了防止該極端情況發(fā)生，在設(shè)立完成前兩個(gè)控制點(diǎn)后，必須將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)提前，因此要嚴(yán)格界定權(quán)限，即將維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)記錄和輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開。

從以上排隊(duì)自動(dòng)付款的流程和其內(nèi)部控制點(diǎn)的設(shè)置上，可以得出結(jié)論：SAP系統(tǒng)中AP模塊的應(yīng)用與管理，在提高效率的同時(shí)還能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。

2 S集團(tuán)應(yīng)付賬款（AP）模塊具體應(yīng)用流程

2.1 集團(tuán)簡(jiǎn)介

S集團(tuán)是全球第一大汽車技術(shù)和服務(wù)供應(yīng)商，從事汽車技術(shù)、工業(yè)技術(shù)和消費(fèi)品及建筑技術(shù)的產(chǎn)業(yè)，從動(dòng)力傳動(dòng)系統(tǒng)、駕駛安全系統(tǒng)、自動(dòng)駕駛技術(shù)，到前沿的互聯(lián)駕駛，S集團(tuán)的專業(yè)技術(shù)及系統(tǒng)使得他們能夠勝任這一角色。S集團(tuán)以其創(chuàng)新尖端的產(chǎn)品及系統(tǒng)解決方案聞名于世，下面從財(cái)務(wù)管理的層面了解一下具體情況。2016年年初財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)公布：S集團(tuán)2015年銷售額首次超過700億歐元，創(chuàng)新和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)驅(qū)動(dòng)高速增長(zhǎng)，息稅前利潤(rùn)率再次提高，約增長(zhǎng)至6%；總銷售額增長(zhǎng)約10%；盈利約50億歐元；在中國(guó)市場(chǎng)表現(xiàn)尤為突出，能源與建筑技術(shù)業(yè)務(wù)銷售額加速增長(zhǎng)；汽車、智能交通技術(shù)業(yè)務(wù)更是無懼市場(chǎng)挑戰(zhàn)逆市增長(zhǎng)，可以說超額完成了2015年預(yù)定目標(biāo)。在中國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)放緩的大環(huán)境以及行業(yè)的市場(chǎng)波動(dòng)下，S集團(tuán)仍能夠取得高于市場(chǎng)平均增長(zhǎng)的增速，充分顯示了SAP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)方面強(qiáng)大的管理優(yōu)勢(shì)，其中應(yīng)付賬款合理高效的運(yùn)作為其增色不少。以下是S集團(tuán)AP模塊的具體應(yīng)用情況。

2.2 應(yīng)付賬款（AP）模塊的應(yīng)用流程

詳述AP組的整體流程前，有必要對(duì)集團(tuán)結(jié)構(gòu)有所了解。S集團(tuán)是按照事業(yè)部制進(jìn)行管理的，以湖南長(zhǎng)沙分公司為例，下有三個(gè)事業(yè)部，以產(chǎn)品為分類標(biāo)準(zhǔn)，各司其職，相輔相成。每一個(gè)總公司或者分公司都有自己的代稱編號(hào)，在每一個(gè)代稱編號(hào)下都會(huì)有相對(duì)應(yīng)的公司代碼被錄入SAP系統(tǒng)中，這些總公司與分公司之間通常也會(huì)有不少業(yè)務(wù)往來，因此非常有必要在錄入供應(yīng)商名稱和代碼的同時(shí)也錄入以上這些公司的代稱編號(hào)。并且，AP小組的人員必須記下公司代碼，這樣在進(jìn)行賬務(wù)處理程序的時(shí)候就不用再去大目錄里逐條地去檢索了，畢竟SAP作為一個(gè)數(shù)據(jù)龐大的信息管理系統(tǒng)，每一次檢索都需要花費(fèi)不少時(shí)間。那么我們同樣可以利用SAP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的優(yōu)勢(shì)，在AP界面新建一個(gè)條目，類似于筆記本一樣，這樣就可以在自己的工作薄中方便查找而不用在整個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行檢索了。AP模塊的總體流程如下：

第一步，收到發(fā)票。有兩種情況，一是過電子郵件或者空運(yùn)等方式收到發(fā)票，二是通過SAP系統(tǒng)導(dǎo)入國(guó)外的發(fā)票。

第二步，發(fā)票的存檔與打印。通過系統(tǒng)中的客戶對(duì)賬文件一欄進(jìn)行發(fā)票的存檔，比如在此條目下的貿(mào)易伙伴項(xiàng)就需要輸入S集團(tuán)的總公司全球統(tǒng)一的代碼，同時(shí)需要輸入長(zhǎng)沙分公司以及北美公司代碼，與此同時(shí)還需要輸入過賬日期段，基本上每周都需要打一次發(fā)票。需要注意的是發(fā)票存檔與打印的時(shí)候要區(qū)分服務(wù)費(fèi)或貨款，從系統(tǒng)中調(diào)出來的發(fā)票加明細(xì)（項(xiàng)目服務(wù)、人員、多少工時(shí)、價(jià)格等）都有的就是完整的。

第三步，收貨數(shù)據(jù)更新。將系統(tǒng)中的過賬日期升序排列后，在原材料條目下查看收貨數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)變更欄來更新數(shù)據(jù)。

第四步，發(fā)票錄入。在發(fā)票錄入界面填入發(fā)票號(hào)，之后輸入發(fā)票上各類做賬相關(guān)信息，比如幣種、金額等等。然后我們需要判斷有無訂單號(hào)，一般來說有訂單號(hào)的屬于貨款，沒有訂單號(hào)的屬于服務(wù)費(fèi)。在不同的屬性下，同一個(gè)公司的同一個(gè)供應(yīng)商會(huì)有不同的供應(yīng)商代碼號(hào)；接著需要判斷發(fā)票涉及的貨物收貨的情況，收貨數(shù)量問題需要和采購部門協(xié)商解決，只有收了貨的發(fā)票才能進(jìn)系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理，若沒收貨則不用進(jìn)行處理，再等下一次收貨數(shù)據(jù)更新就好。

第五步，記賬與過賬（key in and post）。有些不同的發(fā)票是在同一個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行處理的?！発ey in”就相當(dāng)于國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件填制記賬憑證的過程，“post”就相當(dāng)于財(cái)務(wù)軟件的過賬過程。

除了發(fā)票日期和過賬日期等需要填制以外，還有發(fā)票所對(duì)應(yīng)的憑證號(hào)需要根據(jù)系統(tǒng)導(dǎo)入。其他需要注意的地方就是幣種、金額、文本以及稅率了。

第六步，付款清賬。這一流程需要在系統(tǒng)中的賬戶間結(jié)清后進(jìn)行。進(jìn)入條目后的“類型”一欄，有的代表常規(guī)類型的發(fā)票，有的則涉及到特許權(quán)使用費(fèi)，需另外處理；之后再根據(jù)境外匯款申請(qǐng)書上的幣種、金額、匯率等一一對(duì)應(yīng)地填制好，特別注意幣種、金額、收款人銀行賬號(hào)以及交易編碼等不能出絲毫的差錯(cuò)，因?yàn)檫@是最終的付款環(huán)節(jié)。另外合同號(hào)和發(fā)票號(hào)也是必須要填的，這樣才能在系統(tǒng)檢索的時(shí)候查清楚這筆付出去的款項(xiàng)是哪一筆業(yè)務(wù)里面的。

3 S集團(tuán)應(yīng)付賬款（AP）模塊應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

應(yīng)付賬款模塊提供了一種有效的方法來記錄采購和供應(yīng)商發(fā)票，同時(shí)進(jìn)行了費(fèi)用的分?jǐn)?。它可以?dú)立地安裝，也可以與其他模塊在SAP系統(tǒng)中集成，包括設(shè)備維護(hù)、驗(yàn)證和報(bào)告供應(yīng)商的賬戶信息，同時(shí)，廣泛的審計(jì)跟蹤和期刊形式的文檔記錄也是不可或缺的一部分。應(yīng)付賬款模塊要求對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的發(fā)票和業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)保留現(xiàn)金需求的預(yù)測(cè)，也就是應(yīng)付款項(xiàng)的預(yù)測(cè)，這樣能很好地做到事前控制。此外。境外匯款通知單也是可以隨時(shí)以自由格式檢查的。具體而言，S集團(tuán)AP模塊應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：

（1）輕松、準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)當(dāng)前和未來的現(xiàn)金需求。S集團(tuán)AP組的每位財(cái)務(wù)人員都會(huì)在每個(gè)月的20號(hào)被要求進(jìn)行下個(gè)月以及下一個(gè)季度的付款預(yù)測(cè)，財(cái)務(wù)主管也會(huì)利用SAP系統(tǒng)對(duì)付款進(jìn)行預(yù)測(cè)并且綜合所有AP會(huì)計(jì)的基層數(shù)據(jù)，進(jìn)行深入的分析，之后上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)，完成好整個(gè)預(yù)測(cè)流程。

（2）利用了發(fā)票登記制度，以確保發(fā)票已經(jīng)付款授權(quán)。AP模塊會(huì)在初始設(shè)置的時(shí)候把應(yīng)用的國(guó)家或者地區(qū)的相關(guān)規(guī)章制度導(dǎo)入SAP系統(tǒng)，形成一個(gè)大數(shù)據(jù)背景的約束前提，為了保證流程的規(guī)范性，所有的做賬步驟都是在不違反規(guī)章制度的大前提下進(jìn)行的，其中就包括了發(fā)票登記制度。

（3）完成了供應(yīng)商的采購數(shù)據(jù)分析。例如在途物資的收貨與發(fā)票校驗(yàn)就與采購數(shù)據(jù)分析相關(guān)，這些數(shù)據(jù)都是在采購部人員錄入基本數(shù)據(jù)后，SAP系統(tǒng)再自動(dòng)生成進(jìn)一步的分析后的數(shù)據(jù)并導(dǎo)入財(cái)務(wù)管理模塊的。

（4）使用商品收貨記錄跟蹤了應(yīng)付賬款收益，同時(shí)控制了價(jià)格的差異。采購貨物時(shí)批次不一樣價(jià)格也會(huì)有細(xì)微的差異，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跟蹤每一個(gè)批次的貨物，并自動(dòng)把差異結(jié)轉(zhuǎn)到最后一個(gè)批次中去，也可以選擇把差異分?jǐn)偟矫總€(gè)批次中去，這樣更為科學(xué)合理。

（5）通過電子化的方式處理供應(yīng)商的發(fā)票，同時(shí)利用結(jié)算折扣，簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)處理流程，對(duì)每筆業(yè)務(wù)及時(shí)高效地進(jìn)行了賬務(wù)處理。

（6）管理供應(yīng)商的分支，利用龐大的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行有序的管理，包括永久供應(yīng)商和臨時(shí)供應(yīng)商的管理。

由此可見在AP模塊應(yīng)用過程中，S集團(tuán)改善了現(xiàn)金流，同時(shí)也與供應(yīng)商保持了密切的關(guān)系，并且提供了及時(shí)、準(zhǔn)確和有效的控制程序來處理發(fā)票，包括付賬單和分析費(fèi)用以及可用的折扣等流程。因此利用SAP系統(tǒng)對(duì)應(yīng)付賬款模塊進(jìn)行更加科學(xué)、有效的管理，已經(jīng)成為企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。

4 結(jié)論

S集團(tuán)利用SAP系統(tǒng)的AP模塊對(duì)應(yīng)付賬款無疑進(jìn)行了很好的管理，但沒有任何一個(gè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是百分之百完美的，SAP系統(tǒng)對(duì)于大型跨國(guó)集團(tuán)而言的確是優(yōu)勢(shì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于劣勢(shì)，但是我們還是不能忽視應(yīng)用過程中所產(chǎn)生的幾個(gè)問題。例如問題一：供應(yīng)商的管理既包括永久供應(yīng)商也包括臨時(shí)供應(yīng)商的管理，數(shù)據(jù)較為全面，但管理卻有些混亂，畢竟數(shù)據(jù)太過龐大，容易存在舞弊行為，比如建立虛假的供應(yīng)商賬戶之類的問題是很有可能發(fā)生的；問題二：應(yīng)付賬款的付款環(huán)節(jié)存在某些漏洞，有人為干預(yù)付款數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)。在填寫境外匯款申請(qǐng)書的時(shí)候很可能因?yàn)橄到y(tǒng)自帶幣種顯示功能的緣故而忽略掉幣種的更改，比如應(yīng)該付美元的發(fā)票金額因?yàn)锳P小組人員的疏忽被付成了同樣金額的歐元，這樣的情況在實(shí)際工作中時(shí)有發(fā)生，會(huì)給公司造成不必要的損失。

為了更好地利用SAP的應(yīng)付賬款模塊，尤其對(duì)于以上提出的兩點(diǎn)問題，需要進(jìn)一步地做好各種內(nèi)部控制活動(dòng)。比如關(guān)于建立虛假供應(yīng)商賬戶的問題，可以在系統(tǒng)權(quán)限方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，分別設(shè)置采購人員和財(cái)務(wù)部主數(shù)據(jù)維護(hù)小組人員對(duì)供應(yīng)商賬戶進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制創(chuàng)建供應(yīng)商賬戶權(quán)限的SAP賬號(hào)；關(guān)于人為干預(yù)付款數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)問題，需要對(duì)AP組人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使AP人員在填制境外匯款申請(qǐng)書的時(shí)候，一定要注意系統(tǒng)顯示的幣種與紙質(zhì)發(fā)票上幣種的對(duì)應(yīng)性，避免上述付錯(cuò)款的情況，等等，這些進(jìn)行事前控制十分必要?？朔艘陨蠁栴}，SAP系統(tǒng)就能在“run simple”的同時(shí)運(yùn)營(yíng)得越來越高效，從而更為貼近各個(gè)大中型企業(yè)的管理要求。

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