劉子菁

高校教學(xué)秘書是教學(xué)科研管理工作實(shí)施的核心、一線工作者，其工作效率會直接影響高校教學(xué)管理的質(zhì)量。做好高校教學(xué)管理中的“管家”，教學(xué)秘書需要做好承上啟下的作用，做好領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、教師、科研人員、學(xué)生多個主體之間的銜接工作，工作內(nèi)容繁瑣、責(zé)任重、工作效率低。如何提升教學(xué)秘書工作效率，保證教學(xué)工作順利開展，是教學(xué)管理中重點(diǎn)得到關(guān)注和思考的問題[1]。

1 高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容分析

1.1 日常教學(xué)管理

一方面，教學(xué)秘書需要對上級下發(fā)的文件資料、期末試卷、學(xué)生考試成績、學(xué)生學(xué)籍異動資料、教學(xué)質(zhì)量管理資料等等大量文件進(jìn)行整理、歸檔，為后續(xù)教學(xué)管理提供信息基礎(chǔ)；另一方面，還需要收集教學(xué)計(jì)劃資料、錄入任務(wù)信息、征訂教材、安排與通知、考試時間與監(jiān)考安排、教學(xué)工作量安排等等?？梢?，工作內(nèi)容十分繁瑣、細(xì)致，這些工作都要保質(zhì)保量、按時認(rèn)真完成，否則可能會引發(fā)教學(xué)事故。

1.2 服務(wù)一線師生

作為教學(xué)管理中的一線執(zhí)行人員，教學(xué)秘書上要承接上級部門管理工作、下要服務(wù)教師和學(xué)生，需要將基層信息傳遞給上級，上級任務(wù)下達(dá)給教師、職能部門，是職能部門和二級學(xué)院間的重要紐帶。所以，教學(xué)秘書必須要樹立全心全意服務(wù)態(tài)度，服務(wù)于廣大師生。

1.3 教學(xué)科研任務(wù)

教學(xué)秘書同樣也承擔(dān)著教科研任務(wù)，第一時間掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和教育科學(xué)理論，并落實(shí)到實(shí)踐當(dāng)中，不斷提升個人素養(yǎng)以及工作效率，發(fā)揮個人崗位價值。

2 影響高校教學(xué)秘書工作效率的主要因素

2.1 學(xué)校重視程度

高校主要的活動就是教學(xué)，活動主體是教師和學(xué)生，所以學(xué)校更加注重學(xué)生管理工作，并且學(xué)校教師、輔導(dǎo)員崗位具有評職稱要求，具有更多的培訓(xùn)機(jī)會、晉升空間，而教學(xué)秘書是教學(xué)服務(wù)崗位，不僅升值空間小，培訓(xùn)和深造的機(jī)會也少，大多數(shù)高校沒有重視這一點(diǎn)。

2.2 人力資源結(jié)構(gòu)問題

由于高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生、教師數(shù)量不斷增長，而是教學(xué)秘書數(shù)量卻沒有成比例增長，學(xué)校所設(shè)置的教學(xué)秘書崗位，通常不超過3名，還有些教學(xué)秘書人員是非崗位專業(yè)。從工作內(nèi)容方面分析，教學(xué)秘書的工作職能范圍非常廣泛，需要管理的事項(xiàng)非常多，甚至還要處理一些突發(fā)性問題，繁瑣的工作給教學(xué)秘書帶來了很大壓力，容易產(chǎn)生厭倦感，難以提升工作效率。導(dǎo)致這一問題的根本就是資源結(jié)構(gòu)不夠合理[2]。

2.3 個人素質(zhì)問題

正是因?yàn)榻虒W(xué)秘書崗位的特殊性、工作的繁瑣性，所以對教學(xué)秘書的綜合能力要求非常高，綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、心理素質(zhì)、能力素質(zhì)。但是很多教學(xué)秘書都是非崗位專業(yè)，能力素質(zhì)有待提升，無法全身心應(yīng)對多項(xiàng)工作，工作效率和質(zhì)量都無法得到保證。再加上近年來教學(xué)秘書崗位逐漸朝向年輕化方向發(fā)展，思想素質(zhì)、心理素質(zhì)有待提升，一旦遇到繁瑣問題會產(chǎn)生極大的壓力，內(nèi)心產(chǎn)生一種負(fù)面情緒，甚至是無法控制自己的情緒，而情緒會直接影響判斷和行動，最終導(dǎo)致工作效率下降。

3 提升教學(xué)秘書工作效率的有效方法

3.1 提升高校對教學(xué)秘書崗位的重視程度

教學(xué)秘書是高校運(yùn)營中不可或缺的崗位之一，這就需要高校認(rèn)識到教學(xué)秘書崗位的重要作用，優(yōu)化崗位資源配置，面向市場打造一支高素質(zhì)教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化一線執(zhí)行能力，從而提升教學(xué)秘書的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化高校教學(xué)活動的后盾。高校要從觀念上完善教學(xué)秘書的這一舉措，將該項(xiàng)工作列入到工作議事日程，針對性制定相關(guān)政策文件，落實(shí)晉升制度、崗位編制、職稱評定、激勵制度等，適當(dāng)提升教學(xué)秘書在校地位，提升崗位存在感和崗位人員成就感。

3.2 制定嚴(yán)格的教學(xué)秘書準(zhǔn)入機(jī)制

教學(xué)秘書對高校正常運(yùn)行有著直接影響，這就需要保證教學(xué)秘書崗位人員的專業(yè)素養(yǎng)，具備先進(jìn)的管理理念、樹立服務(wù)意識。針對教學(xué)秘書崗位的特性，在教學(xué)秘書崗位選聘當(dāng)中，要學(xué)習(xí)市場企業(yè)的錄用方法，貫徹“能者居上”的競崗理念，先對應(yīng)聘人員進(jìn)行心理測試，分析應(yīng)聘人員工作能力、心理素養(yǎng)是否能夠符合崗位要求。在崗位調(diào)動層面上，非教學(xué)系統(tǒng)人員不可直接調(diào)到教學(xué)秘書崗位上，保證教學(xué)隊(duì)伍的整體水平[3]。

3.3 自我完善

3.3.1 思想素質(zhì)提升 作為一名教學(xué)管理工作的執(zhí)行者，需要貫徹先進(jìn)的思想、愛崗敬業(yè)、具備良好的職業(yè)道德，不斷提升個人修養(yǎng)，由于教學(xué)秘書工作性質(zhì)不允許犯絲毫錯誤，否則可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的教學(xué)事故。所以在思想層面上，需要培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在工作中也要精益求精，以服務(wù)者的心態(tài)來服務(wù)教學(xué)管理部門、教師、學(xué)生。

3.3.2 心理素質(zhì)提升 由于教學(xué)秘書的工作量較多、內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，在工作中難免會遇到一些難處理的問題，再加上自身發(fā)展受阻，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠的思想。在新時期下，教學(xué)秘書必須要具備良好的心理素質(zhì)，做好自我調(diào)節(jié)工作，以更加積極、穩(wěn)定的心態(tài)面對各項(xiàng)工作，面對困難勇于克服困難，在實(shí)踐當(dāng)中提升個人心理素養(yǎng)，提升工作效率。

3.3.3 能力素質(zhì)提升 教學(xué)秘書必須要具有較強(qiáng)的工作、學(xué)習(xí)能力，可以和時代接軌，不斷更新個人知識，豐富個人知識體系，可以充分利用新理論、新技術(shù)，從而不斷提升教學(xué)秘書的工作效率。再者，教學(xué)秘書崗位具有承上啟下的作用，這就需要具備較好的表達(dá)能力，可以和各個部門協(xié)商、交流，處理各個事項(xiàng)，減少各部門之間不必要的矛盾。此外，要科學(xué)合理的安排相關(guān)工作，每天對各類工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，結(jié)合事情的緩急、重要性做出安排，避免關(guān)鍵事件處理不及時或被遺忘，從而提升工作效率。

3.4 增加教學(xué)秘書培訓(xùn)機(jī)會

教學(xué)秘書崗位在高校運(yùn)營中有著重要意義，這就需要保證教學(xué)秘書的專業(yè)素養(yǎng)，按照教師崗前培訓(xùn)體系，教學(xué)秘書在上崗前也要進(jìn)行崗前培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)考核合格之后再上崗。在日常工作當(dāng)中，還需要定期組織教學(xué)秘書參與到各類培訓(xùn)工作當(dāng)中，如開展教學(xué)秘書的研討交流會，也可以和外校、第三方機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)系，組織外出培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教學(xué)管理知識，讓教學(xué)秘書在工作中可以取長補(bǔ)短、自我提升，改善工作方法，確保工作效率[4]。

綜上所述，教學(xué)秘書作為高校運(yùn)營中不可或缺的崗位，需要明確教學(xué)秘書工作內(nèi)容，同時結(jié)合影響教學(xué)秘書工作效率的因素，針對性對教學(xué)秘書崗位進(jìn)行改進(jìn)，如完善教學(xué)秘書崗位制度、制定準(zhǔn)入機(jī)制、增加培訓(xùn)機(jī)會、實(shí)現(xiàn)自我完善等，這樣才能夠有效提升教學(xué)管理質(zhì)量、發(fā)揮教學(xué)秘書崗位價值。