張敏

摘 要：1981年3月，中國內(nèi)地第一家物業(yè)企業(yè)——深圳市物業(yè)管理公司成立。物業(yè)管理作為我國改革開放之后的一個新興行業(yè)，隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，競爭也越來越激烈。物業(yè)企業(yè)要為業(yè)主、住戶提供全方位、多層次的管理服務(wù)，但是隨著時間的推移，物業(yè)管理中發(fā)生的人工成本、物料消耗也不斷增加，導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)的成本逐年上漲。但是，由于國民意識的不夠及國家法律法規(guī)的限定，物業(yè)收取的管理服務(wù)費標(biāo)準(zhǔn)卻難以隨之調(diào)整，甚至還出現(xiàn)了拖欠物業(yè)管理費的情況，這樣已經(jīng)導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)生存空間不斷壓縮，普遍出現(xiàn)了經(jīng)營困難。物業(yè)企業(yè)要想長遠(yuǎn)發(fā)展下去，一方面要提高自身服務(wù)意識、服務(wù)水平，以便提高物業(yè)企業(yè)的費用收繳率；另一方面還要多方位開展業(yè)務(wù)，此時建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文從內(nèi)部控制的概念與意義出發(fā)，從六個方面剖析了目前物業(yè)企業(yè)實施內(nèi)部控制制度存在的主要問題，并從物業(yè)企業(yè)目前內(nèi)部控制管理的實際情況出發(fā)，提出優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度實施的對策建議。

關(guān)鍵詞：物業(yè)企業(yè)；內(nèi)部控制；企業(yè)管理

一、企業(yè)內(nèi)部控制制度概述

（1）企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵

中國有句成語：“禍起蕭墻”，其含義在于禍亂容易從內(nèi)部發(fā)生。很多表面上看似堅不可摧的寵然大物，居然也由于內(nèi)部控制不嚴(yán)，犯了低級錯誤而“全軍覆沒”。因此，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理顯得格外重要。

我國內(nèi)部控制發(fā)展始于上世紀(jì)90年代。財政部于2001年頒布了《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》和以其為基礎(chǔ)的具體規(guī)范。2008年及2010年，又相繼出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，標(biāo)志著以《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》為主，《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為輔的內(nèi)部控制體系初步形成?，F(xiàn)行《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第一條明確指出其制定的目的是：“規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序?！眱?nèi)部控制是保證會計信息真實性和可靠性的重要保障。

（2）物業(yè)企業(yè)實施內(nèi)部控制度的重要意義

在新的形勢下，物業(yè)企業(yè)實施內(nèi)部控制度的重要意義表現(xiàn)為：

1.有助于提高企業(yè)持續(xù)發(fā)展能力

法律規(guī)則讓人不敢做壞事，道德規(guī)范讓人不愿做壞事，而內(nèi)部控制讓人不能做壞事。物業(yè)企業(yè)就像一個社區(qū)的大管家，管理著社區(qū)生活的方方面面：從設(shè)備的保養(yǎng)維修、社區(qū)秩序的維護(hù)、衛(wèi)生的打掃到環(huán)境的美化等等，這些都需要物業(yè)企業(yè)投入人力、物力、財力進(jìn)行管理。實施良好的企業(yè)內(nèi)部控制，能夠?qū)⑸鲜龈鱾€方面的工作進(jìn)行最有效的結(jié)合，幫助企業(yè)更健康、更長遠(yuǎn)的成長發(fā)展下去。

2.有助于增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險應(yīng)對能力

任何企業(yè)的運行都有風(fēng)險，但是物業(yè)企業(yè)的風(fēng)險更為復(fù)雜多樣，更為重要。物業(yè)管理是一個民生行業(yè)，物業(yè)企業(yè)的安全生產(chǎn)永遠(yuǎn)排在第一位，遠(yuǎn)比物業(yè)費的收繳、物業(yè)企業(yè)的利潤更為重要。諸如地下空間的規(guī)范使用、停車場的安全管理、業(yè)主住房的防火防盜、設(shè)備設(shè)施的安全運行等，上述每一項都需要引起物業(yè)企業(yè)高度重視。只有制定出一套完整的企業(yè)內(nèi)部控制制度，從識別風(fēng)險、分析風(fēng)險到應(yīng)對風(fēng)險，才能做到降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的目標(biāo)，這些要求都需要企業(yè)進(jìn)行明確的風(fēng)險指引。

3.有助于實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

作為一個現(xiàn)代企業(yè)，面對錯綜復(fù)雜、競爭日趨激烈的市場生存環(huán)境，企業(yè)欲在夾縫中尋求立足、壯大、做強(qiáng)，依托自身優(yōu)勢把握、劣勢理解，戰(zhàn)略目標(biāo)的準(zhǔn)確定位，思考定位高度的高瞻遠(yuǎn)矚尤顯關(guān)鍵。確定正確的企業(yè)發(fā)展方向，以提升自身優(yōu)勢的核心競爭力為重點，方能穩(wěn)步的可持續(xù)發(fā)展。

戰(zhàn)略部署的目的是為了實現(xiàn)企業(yè)的未來長久存在，這個存在，需要基于持續(xù)的、向前推進(jìn)的永續(xù)動能。物業(yè)行業(yè)的未來，必須與物聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合，從智慧社區(qū)入手，以每個社區(qū)為發(fā)展小原點，整合社區(qū)與客戶的資產(chǎn)與各類無形資源，以提高社區(qū)客戶生活服務(wù)品質(zhì)為已任，開發(fā)拓展房屋經(jīng)紀(jì)、家居裝飾、到家服務(wù)、電商貨品供應(yīng)、創(chuàng)新服務(wù)等業(yè)務(wù)增長點，升級客戶服務(wù)體驗，創(chuàng)造源源不斷的促進(jìn)企業(yè)的前行的永續(xù)動能。

二、目前企業(yè)實施內(nèi)部控制制度存在的主要問題

（1）內(nèi)部控制制度的建設(shè)還缺乏認(rèn)識

有人認(rèn)為內(nèi)部控制就是內(nèi)部控制制度，制定制度就是內(nèi)部控制，就是為了應(yīng)付有關(guān)檢查，一些企業(yè)認(rèn)為完成了有關(guān)制度的制定工作就是實施了企業(yè)內(nèi)部控制，對內(nèi)部控制只注重制度建設(shè)而不重視制度執(zhí)行，缺乏對內(nèi)部控制實際執(zhí)行效果的考核與評價等現(xiàn)象。目前，物業(yè)企業(yè)根據(jù)自己管理的范圍，制定了各種規(guī)章制度，并對這些制度進(jìn)行了培訓(xùn)、宣講，并將規(guī)章制度下發(fā)給各實際執(zhí)行部門、執(zhí)行人，但是如果沒有行之有效的執(zhí)行檢查，沒有與之配套的考核與評價，則會對企業(yè)的健康發(fā)展起不到良好的效果。

（2）內(nèi)部控制方法不先進(jìn)

20世紀(jì)40年代以前，內(nèi)部控制的初始階段主要是內(nèi)部牽制法；20世紀(jì)40到80年代，將內(nèi)部控制劃分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制。20世紀(jì)80年代至90年代，內(nèi)部控制發(fā)展為結(jié)構(gòu)三分法——在結(jié)構(gòu)上由控制環(huán)境、會計制度和控制程序組成。進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，內(nèi)部控制發(fā)展為整體框架階段——內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控的要素五分法。

物業(yè)企業(yè)一般下屬的項目部都有一名專職的收款員，該收款員負(fù)責(zé)收款、開票、記賬、出報表，同時記錄的收費賬目，由收款員進(jìn)行應(yīng)收、實收的記錄，并可以隨意注銷、刪除。一個項目部所有員工可能只有一二十人，企業(yè)為了節(jié)約成本，沒有按照不相容職務(wù)相分離的原則進(jìn)行設(shè)崗，如果再沒有配套的監(jiān)管機(jī)制，那么該項目部的財務(wù)管理流程將存在嚴(yán)重漏洞。

（3）內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

物業(yè)企業(yè)就像一個大管家，管理著大家庭的日常生活，但是一個物業(yè)企業(yè)的精力及能力必定有限，將一些專業(yè)的事項、非核心的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移出去，將更利于企業(yè)的發(fā)展。營改增之后，相比不斷上漲的人工成本，外包業(yè)務(wù)同時更能節(jié)約企業(yè)的經(jīng)營成本，最大限度地發(fā)揮企業(yè)有限的資源，同時分散企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。然而業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢與業(yè)務(wù)外包風(fēng)險并存，物業(yè)企業(yè)必須進(jìn)行有效控制，使業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。

（4）內(nèi)部控制監(jiān)控不及時

企業(yè)要對內(nèi)部控制的建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時加以改進(jìn)。如果內(nèi)部控制監(jiān)控不及時，將可能對企業(yè)造成無法挽回的損失。

首先，從企業(yè)內(nèi)部來說對分包商、對項目的日常管理等的監(jiān)控，如：分包商是否按照行業(yè)規(guī)定、企業(yè)分包合同的要求保質(zhì)保量的完成了分包任務(wù)，項目日常的管理是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，管理是否到位，是否達(dá)到了業(yè)主的滿意度以至于業(yè)主愿意甚至心甘情愿的繳納物業(yè)費？

其次，企業(yè)與居委會、街道、派出所、網(wǎng)格辦、住建委、房管局、消防局、安監(jiān)局……等基層政府管理部門是否保持了常態(tài)聯(lián)系？公司一旦出現(xiàn)了輕微的不合規(guī)事宜，是否可以第一時間解決？不至于上升到政府處罰、登報登網(wǎng)，以至于影響公司的整體形象。

（5）內(nèi)部控制的信息化程度不高

物業(yè)企業(yè)管理著所屬建筑物的五臟六腑，需要簽字、需要報銷、需要請示匯報的內(nèi)容非?，嵥?，很多企業(yè)還保留著原始的紙制文件簽批，親自跑腿轉(zhuǎn)批的流程，使公司的管理不但效率低下，甚至造成管理混亂。

大多數(shù)的物業(yè)企業(yè)管理著多個社區(qū)、政府辦公樓等不同的項目，這些項目位于不同的地理位置、不同的區(qū)縣，項目上所有的費用報銷、請示報告、合同蓋章、公文蓋章都需要從項目點帶著相關(guān)的文件或原始憑證親自到公司總部來辦理，但是項目耗費周折的來到公司，卻經(jīng)常因為某個領(lǐng)導(dǎo)沒在，或者管章的沒在，或者管錢的沒在，還辦不了事，白跑一趟。同時，對于文件、原始憑證的簽字，由于需要不同領(lǐng)導(dǎo)，分批次的簽字，經(jīng)常在簽字的過程中出現(xiàn)遺漏甚至丟失的現(xiàn)象，為此項目辦事人員苦不堪言，叫苦連天。物業(yè)企業(yè)迫切需要通過先進(jìn)的信息化管理手段提高自身的內(nèi)部控制。

（6）內(nèi)部控制隊伍素質(zhì)堪憂

企業(yè)內(nèi)部控制，離不開人的因素左右。無論從制度體系的設(shè)計創(chuàng)建、調(diào)整改善、操作實施、過程監(jiān)控，還是后期的完善升級，人——始終都是其中最為重要、最為核心的促成因素，這也是為何人力資源能夠上升為戰(zhàn)略層面而被廣泛重視的原因。故而，涉及內(nèi)部控制的團(tuán)隊素質(zhì)、品行、能力等各個因素都變得至關(guān)重要，牽一發(fā)而動全身。

但從我國物業(yè)企業(yè)目前的情況來看，企業(yè)人員的素質(zhì)遠(yuǎn)未達(dá)到內(nèi)部控制的要求。由于物業(yè)行業(yè)屬于低利潤行業(yè)，所以造就了物業(yè)人的工資普遍偏低，有些崗位的工資甚至每年都維持在最低工資標(biāo)準(zhǔn)。低工資造就了物業(yè)行業(yè)無法招聘到高素質(zhì)高能力的財務(wù)人員及相關(guān)管理人員，有些財務(wù)人員執(zhí)業(yè)水平偏低，甚至沒有財務(wù)相關(guān)知識，職業(yè)道德素質(zhì)堪憂，有些管理人員沒有物業(yè)師資格證，甚至沒有物業(yè)管理員上崗證，除了知識與技能方面的缺陷外，甚至在品德操守方面也存在著問題。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制隊伍素質(zhì)堪憂。

三、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度實施的對策建議

（1）建立完善的內(nèi)部控制制度

建議制定完制度后，要有配套的執(zhí)行制度，對規(guī)章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期的檢查，形成檢查報告，同時對檢查結(jié)果公示給被檢人、全體員工以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，該執(zhí)行不是一次二次的執(zhí)行，同一情況，要保持定期的檢查，對檢查中的問題，提出整改建議、整改時間，并再次復(fù)查，對屢次出現(xiàn)同一問題的，需要出臺相應(yīng)的懲罰措施，懲罰等級由輕到重，直至換崗、調(diào)離、辭退，才能對內(nèi)部控制制度強(qiáng)有力的執(zhí)行、推廣下去。

（2）優(yōu)化內(nèi)部控制方法與崗位設(shè)置

一般的物業(yè)企業(yè)出于成本效益原則的考慮，各項目部都會只配備一名專職甚至兼職收款員，建議各項收入的應(yīng)收記賬由物業(yè)公司的其他相關(guān)人員進(jìn)行記錄，項目的收款員僅記錄實際收到的款項，同時對于已交賬的、跨月的收入，由記賬人員進(jìn)行凍結(jié)處理，收款員不得隨意的注銷、刪除已收賬目。各樓管家及時與收款員、記賬員進(jìn)行已收賬目核對，以免發(fā)生業(yè)主已交款，收款員未記賬或記錯賬的風(fēng)險。

（3）嚴(yán)格遴選合作伙伴

物業(yè)企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)與管理內(nèi)容，決定了其運行中，無論是基于自身需要，還是服務(wù)對象的需要，都必須存在著這樣一個必不可少的組成體群體——合作供應(yīng)商。眾多合格的、符合企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展需要的合作供應(yīng)商的加入，與物業(yè)企業(yè)一起構(gòu)成了一個完整體。既然是一體的，那就應(yīng)以同樣的標(biāo)準(zhǔn)對各合作供應(yīng)商實施控制，因為任何鏈條的斷裂，都可能產(chǎn)生牽一發(fā)動全身的蝴蝶效應(yīng)。除了在熟知的資質(zhì)審核、招標(biāo)程序引入等入門環(huán)節(jié)控制外，企業(yè)更應(yīng)關(guān)注各合作供應(yīng)商入門后的過程控制階段，通過考核、懲罰、淘汰以及定期替換機(jī)制，不斷強(qiáng)化這些補(bǔ)充鏈條的鋼性與持續(xù)穩(wěn)固。

（4）提高內(nèi)部風(fēng)險管理水平

物業(yè)企業(yè)都應(yīng)具備對風(fēng)險的識別以及應(yīng)對控制的能力，在內(nèi)部管理上，物業(yè)企業(yè)應(yīng)在運行實踐中不斷學(xué)習(xí)、不斷自我更新，進(jìn)而提高風(fēng)險早預(yù)見、早發(fā)現(xiàn)、早控制的管理自控能力。

對于項目的日常管理，企業(yè)要派駐專門的品質(zhì)管理人員，定期及不定期的進(jìn)行監(jiān)督與檢查，對于設(shè)備設(shè)施可能出現(xiàn)的漏洞，企業(yè)應(yīng)制定定期的維修、保養(yǎng)工作，對于偶發(fā)性的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)規(guī)定各相關(guān)人員定期進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題分輕重緩急進(jìn)行上報、評估、維修，同時企業(yè)應(yīng)繳納相應(yīng)的公共責(zé)任險，分擔(dān)風(fēng)險發(fā)生時企業(yè)的損失。

（5）提高信息化管理程度

進(jìn)入信息化時代，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已成為各行業(yè)管理領(lǐng)域的主要工具，特別是在會計信息化領(lǐng)域的高度普及，極大的規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營行為，提升了企業(yè)資金良性運轉(zhuǎn)效能。同時，我國“營改增”政策及電子發(fā)票的實行，也進(jìn)一步加劇了信息化管理程序。

物業(yè)企業(yè)為了解決內(nèi)部控制信息化程度不高的問題，應(yīng)盡快上馬移動辦公軟件。通過移動辦公軟件，項目將費用報銷、請示報告、合同蓋章、公文蓋章的原始文件，通過辦公軟件上傳后，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會依次審批，之后，項目會收到通知，然后項目持相關(guān)文件的原件或原始憑證直接到總部辦理業(yè)務(wù)。使用軟件后，以前需要一周甚至一個月才能簽批下來的文件，現(xiàn)在最快的半天即可完成簽批，大大的提高了工作效率，而且文件由相關(guān)人員親自持有辦理，也有效的避免了文件的丟失，更為重要的，通過軟件，還可避免之前的越級簽字、不合規(guī)簽字的現(xiàn)象，有效的提高了企業(yè)的內(nèi)部控制管理。

（6）提高內(nèi)部控制人員素質(zhì)

提高內(nèi)部控制人員的素質(zhì)，是企業(yè)內(nèi)部控制實施的良好保證。海納百川，以人為本，物業(yè)企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化人才的培養(yǎng)力度，從思想增加內(nèi)部控制意識，從知識上豐富內(nèi)部控制的理論完善，將財務(wù)內(nèi)部控制落實到實處。

通過建設(shè)和引進(jìn)不同類型的人才隊伍，強(qiáng)化后備梯隊、濽質(zhì)人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，形成整體團(tuán)隊的向心力。針對物業(yè)企業(yè)的人力資源缺乏問題，企業(yè)應(yīng)制定合理的績效考評，及相應(yīng)的考核激勵、崗位晉升、人才選聘等一系列制度。所有的這些，使企業(yè)在源源不斷輸送人才的同時，還能保證在高速度業(yè)務(wù)擴(kuò)張的基礎(chǔ)上，有一支結(jié)構(gòu)合理、層次分明的高技能人才隊伍。

一個合格的財務(wù)人員應(yīng)了解國家和地區(qū)的法規(guī)政策、會計準(zhǔn)則，并熟練掌握各財務(wù)模塊和基本工作，掌握財務(wù)管理的基本技能，同時還需要與業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、本地團(tuán)隊、各職能接口進(jìn)行有效溝通，并且要具備溝通、誠信和職業(yè)操守等基本能力，以及宣傳、時間管理和自我管理的能力。

綜上所述，建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力，內(nèi)部控制是企業(yè)效率的保證，內(nèi)部控制是財務(wù)信息質(zhì)量的保證，內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中起著越來越重要的作用。

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