鄭淇

摘 ? ?要：在信息化成為全球發(fā)展共同路徑選擇的背景下，信息公開(kāi)已成為國(guó)家建設(shè)的重要決策。作為信息公開(kāi)重要窗口的高校檔案機(jī)構(gòu)在管理的開(kāi)放性問(wèn)題上仍面臨著不少問(wèn)題?？紤]到開(kāi)放高校檔案不但有利于充分實(shí)現(xiàn)高校檔案自身的信息價(jià)值，更為高校檔案機(jī)構(gòu)的自我提升注入動(dòng)能。因此，在確定高校檔案管理開(kāi)放的保密性、及時(shí)性與檔案實(shí)體安全性的前提下，為進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理的開(kāi)放性應(yīng)制定信息密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案開(kāi)放起始時(shí)間，聚焦高校檔案管理人員的基本服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：信息公開(kāi);高校檔案管理;開(kāi)放

中圖分類號(hào)：G640 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1002-4107（2019）11-0063-02

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用從根本上推動(dòng)了社會(huì)各方面的發(fā)展，信息化便是對(duì)此過(guò)程的精確概括。如今，在信息時(shí)代，信息成為一種資源已是人們的共識(shí)。檔案——作為人們以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中形成的具有重要記錄作用的信息資源，在資源流動(dòng)和信息開(kāi)放利用的今天其功能必須納入公眾視野。伴隨著我國(guó)建設(shè)服務(wù)型政府的理念不斷推進(jìn)，人們對(duì)國(guó)家、地區(qū)以及行業(yè)信息公開(kāi)化的要求與日俱增。作為公共事業(yè)的一個(gè)部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，包括作為高校信息公開(kāi)重要窗口的高校檔案機(jī)構(gòu)的信息公開(kāi)化已然成為其當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。特別是2008年我國(guó)頒布并實(shí)施了《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，政府信息公開(kāi)化邁進(jìn)了有法可依的新階段。至于高校，我國(guó)教育部于2010年9月頒布第29號(hào)令——《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》。那么，在教育領(lǐng)域拓展信息公開(kāi)化——高校檔案信息的開(kāi)放工作面臨著多重挑戰(zhàn)。一方面，目前高校檔案機(jī)構(gòu)在獲取、提供檔案信息為主要服務(wù)的構(gòu)想和策略遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足基本需求;另一方面，封閉高校檔案信息更難以適應(yīng)信息公開(kāi)背景下高校檔案機(jī)構(gòu)自我提升的基本要求以及奉行創(chuàng)新服務(wù)的發(fā)展理念。為此，筆者針對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理開(kāi)放性機(jī)制進(jìn)行查考，以求為高校檔案管理開(kāi)放性建構(gòu)和具體實(shí)踐提供些許有益思考。

一、信息公開(kāi)下高校檔案管理開(kāi)放性的多維

價(jià)值及開(kāi)放性原則

（一）信息公開(kāi)下高校檔案管理開(kāi)放性的多維價(jià)值

1.開(kāi)放高校檔案是實(shí)現(xiàn)高校檔案自身價(jià)值的有效

途徑。檔案資源是國(guó)家重要的信息資源之一，它關(guān)乎國(guó)家、社會(huì)、人民生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域。作為一種可靠的社會(huì)記憶，不僅有著歷史價(jià)值，更具有影響政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等多方面的作用。在我國(guó)，高校檔案不僅涵蓋高?；窘虒W(xué)、學(xué)生情況、行政領(lǐng)域，而且高校的黨群材料，也不乏科研、基本建設(shè)、儀器社會(huì)、產(chǎn)品生產(chǎn)和各種出版物的信息，另外，還涉及外事類、財(cái)會(huì)類，關(guān)聯(lián)著高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面，它們對(duì)高校的各項(xiàng)發(fā)展也起著重要的作用。高校檔案是高校歷史的回憶錄，檔案勾連起來(lái)的歷史與現(xiàn)實(shí)之間的距離，使高校檔案負(fù)載著特殊的回溯性特征。針對(duì)高校檔案所蘊(yùn)藏的不同信息進(jìn)行了解、整理、分類、完善等工作，提煉出對(duì)高校自身建設(shè)，對(duì)公眾生產(chǎn)生活真正有用的信息，使其做到物盡其能，才能使曾經(jīng)塵封在高校檔案館中的各類檔案孕育新的信息，不斷產(chǎn)生對(duì)社會(huì)有用的新效益，進(jìn)而體現(xiàn)自身的存在價(jià)值。

2.開(kāi)放高校檔案是信息化時(shí)代發(fā)展高校檔案工作

的基本要求。目前，我國(guó)不少高校正在努力擴(kuò)大本校檔案的信息化規(guī)模，大幅提升高校檔案管理人員的信息化意識(shí)，為開(kāi)放高校檔案工作奠定基礎(chǔ)。實(shí)踐表明，只有開(kāi)放高校檔案信息，“使‘死檔案變成‘活信息，提供給利用者廣泛地、反復(fù)地、多角度、全方位、連續(xù)不斷地利用，才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力”[1]。高校檔案載述著學(xué)校自建立以來(lái)的成長(zhǎng)史，被喻為高校的紀(jì)念碑。在信息化持續(xù)發(fā)展的今天，開(kāi)放高校檔案的重要性不斷要求高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行“自我充電”，提升自我發(fā)展的層次，使高校檔案館由過(guò)去的收集、保存工作轉(zhuǎn)向系統(tǒng)化、規(guī)?；靥峁n案和服務(wù)工作。否則，高校檔案信息成為孤本，這與信息公開(kāi)化背景下信息的動(dòng)態(tài)交流相矛盾，這樣便不能滿足廣大高校檔案利用的需求。同時(shí)，封閉高校檔案信息影響人們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)一所學(xué)校的輝煌和經(jīng)驗(yàn)，也就無(wú)從推動(dòng)學(xué)校工作的進(jìn)一步開(kāi)展。因此，開(kāi)放高校檔案是信息時(shí)代高校檔案事業(yè)的助力器，是高校檔案工作的發(fā)動(dòng)機(jī)。

（二）信息公開(kāi)下高校檔案管理開(kāi)放性的基本原則

1.正確處理高校檔案開(kāi)放與保密關(guān)系的原則。對(duì)高校的檔案管理工作而言，檔案的開(kāi)放與保密之間的關(guān)系不容小覷。高校保存檔案的目的是服務(wù)高校發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案在促進(jìn)高校教師科研與教學(xué)，學(xué)生學(xué)習(xí)和生活等方面的作用。但同時(shí)，高校的檔案有相當(dāng)一部分屬于國(guó)家機(jī)密。因此，高校檔案的開(kāi)放和利用是有前提的，這是關(guān)乎國(guó)家安危的大事。故而，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定開(kāi)放高校檔案信息，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，同一切失密和泄密的現(xiàn)象做斗爭(zhēng)。根據(jù)我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十七條的相關(guān)規(guī)定，“涉及國(guó)家秘密的;涉及專利或者技術(shù)秘密的;涉及個(gè)人隱私的;檔案形成單位規(guī)定限制利用的”的檔案不對(duì)外公布。當(dāng)然，由于檔案的生命周期特征和價(jià)值特征，高校檔案的保密狀態(tài)是動(dòng)態(tài)的，是隨著時(shí)代和形勢(shì)的發(fā)展變化而發(fā)生調(diào)整的。

2.確保檔案實(shí)體安全的原則。信息化在各行業(yè)不斷普及，不少高校的檔案管理率先實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。當(dāng)檔案信息逐步錄入計(jì)算機(jī)后，大量的數(shù)據(jù)便會(huì)演變成為一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這為高校檔案的安全保存在系數(shù)上和時(shí)間上提供了有效的技術(shù)支持。然而，對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的高校檔案材料，出于技術(shù)、材質(zhì)或機(jī)密程度等原因，存在消耗期限，因此，一些檔案材料的使用壽命是有限的。在高校檔案信息趨于公開(kāi)的形勢(shì)之下，部分檔案材料因受到自身制成材料，某些人為使用因素或保存環(huán)境有限的影響，逐漸缺失破損，可能不再有被公開(kāi)利用的價(jià)值。所以，在高校檔案公開(kāi)的情況下，為確保檔案再利用的價(jià)值，應(yīng)正確處理好檔案的實(shí)體安全問(wèn)題。對(duì)于一些已經(jīng)出現(xiàn)破損但能夠進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案，應(yīng)盡快采用數(shù)據(jù)錄入。對(duì)于那些不能采用數(shù)字化保存的檔案，在確保原件安全的前提下，通過(guò)掃描或復(fù)制，向公眾提供復(fù)本開(kāi)放。

3.高校檔案開(kāi)放的及時(shí)性原則。美國(guó)檔案學(xué)專家

弗·埃文斯認(rèn)為：“信息時(shí)代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一是檔案這種記錄信息的最古老而持久的形式，雖然對(duì)于每個(gè)國(guó)家和每個(gè)民族都是唯一的和至關(guān)重要的，卻仍然很少為人們所知道和了解，因而這個(gè)信息資源從總體上說(shuō)，還很少得到有效的利用?！盵2]隨著信息公開(kāi)的全面實(shí)施，高校檔案機(jī)構(gòu)理應(yīng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，將那些已經(jīng)度過(guò)檔案封閉期的檔案及時(shí)向利用者公布。畢竟檔案信息資源具有一定的生命周期，如果高校檔案機(jī)構(gòu)錯(cuò)過(guò)提供檔案信息的最佳時(shí)機(jī)，將直接降低高校檔案被利用的價(jià)值，導(dǎo)致檔案保存意義受到影響。

二、信息公開(kāi)下高校檔案管理開(kāi)放的路徑

在信息公開(kāi)的“生態(tài)環(huán)境”日益良好的背景下，作為信息集散地的高校檔案機(jī)構(gòu)，是信息開(kāi)放的積極參與者和執(zhí)行人。最大限度地滿足利用者對(duì)高校檔案資源的使用需求，成為當(dāng)前高校檔案機(jī)構(gòu)亟待解決的問(wèn)題。顯然，制定行之有效的管理開(kāi)放對(duì)策，尤其是在信息公開(kāi)的背景下，必定推動(dòng)高校檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)放利用的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（一）制定信息密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)

在前文中，我們已經(jīng)論述了，高校檔案的公開(kāi)與保密是相互協(xié)調(diào)的關(guān)系。保密的最終目的，同樣是推動(dòng)檔案資源的合理利用。為了推動(dòng)信息公開(kāi)背景下高校檔案，各高校應(yīng)在維護(hù)國(guó)家安全的基礎(chǔ)上，制定信息密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，為信息公開(kāi)提供參照標(biāo)準(zhǔn)。信息密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)主要指的是高校檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)不同的檔案文件決定是否公開(kāi)和對(duì)哪些有限的人公開(kāi)。其中，密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)主要取決于檔案信息本身的內(nèi)容。同時(shí)，信息密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)不是固定不變的，它應(yīng)依據(jù)時(shí)間年限和時(shí)代形勢(shì)的發(fā)展變化而進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

（二）確定高校檔案開(kāi)放的起始時(shí)間

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》中規(guī)定，關(guān)于檔案開(kāi)放的起始時(shí)間：經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等方面的檔案在不觸及國(guó)家安全和國(guó)家機(jī)密的情況下可以隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。由于高校檔案機(jī)構(gòu)中的多數(shù)檔案均屬此行列，是否均可以直接進(jìn)行開(kāi)放，是目前高校檔案工作人員面臨的一大難題。具體來(lái)說(shuō)，在高校開(kāi)放工作的實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)可開(kāi)放的檔案內(nèi)容的規(guī)定仍留下不少空白，哪些屬于機(jī)密性檔案，進(jìn)行鑒定和開(kāi)放的責(zé)任歸屬問(wèn)題，在鑒定模糊的情況下是否有必要直接進(jìn)行延期開(kāi)放等問(wèn)題，導(dǎo)致高校檔案開(kāi)放的可操作性十分有限。

（三）檔案工作人員務(wù)必做好檔案開(kāi)放的服務(wù)工作

高校的檔案公開(kāi)工作有著極強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)。作為檔案開(kāi)放工作的直接參與者，尤其在信息公開(kāi)的大背景下，高校檔案工作人員要以服務(wù)為己任，以高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)為宗旨，努力做好高校檔案的公開(kāi)工作與信息利用者之間的潤(rùn)滑工作。眾所周知，高校檔案機(jī)構(gòu)留存的檔案數(shù)目極大、種類繁多，因而檔案工作比較復(fù)雜和煩瑣，加之各類利用者對(duì)檔案資源的使用情況大不相同，這就要求高校檔案工作人員必須具備高度的責(zé)任感，基于政府信息公開(kāi)當(dāng)中“以人為本”的理念，轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)保守的檔案價(jià)值觀念，依據(jù)本高校檔案機(jī)構(gòu)保存檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、范圍等特點(diǎn)，具體安排檔案公開(kāi)的工作。

在高校檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步完善的前提下，電子文件管理、館藏?cái)?shù)字化和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成為高校檔案發(fā)展的三大主線。時(shí)代對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)管理人員的職業(yè)技能不斷提出新要求，因此，為了確?？焖儆行У叵蚶谜咛峁I(yè)化的高校檔案信息服務(wù)，高校檔案工作人員還應(yīng)積極展開(kāi)“自我充電”，確保“運(yùn)用熟練的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技能擴(kuò)大檔案開(kāi)放傳播途徑，面對(duì)電子文件的收集、整理和開(kāi)放，檔案工作人員還需要學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)檢索、網(wǎng)路技術(shù)及基本的設(shè)備配置知識(shí)，為檔案開(kāi)放利用工作的進(jìn)一步發(fā)展做好充分準(zhǔn)備”[3]。

三、結(jié)論

本文通過(guò)分析信息公開(kāi)背景下高校檔案開(kāi)放工作目前面臨的主要問(wèn)題，重點(diǎn)探究了高校檔案管理開(kāi)放性的多維價(jià)值和基本的檔案開(kāi)放原則，提出了高校檔案管理開(kāi)放性的具體實(shí)施路徑，以期促進(jìn)信息公開(kāi)環(huán)境中高校檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)放性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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