◎袁 景

（新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第八師瑪納斯河肯斯瓦特水利樞紐工程建設(shè)管理局 新疆 石河子 832000）

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息戰(zhàn)略的關(guān)鍵部分之一，是利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的智能化整理和科學(xué)管理工程。企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案使用效率，以更加便捷的方式面對(duì)用戶；能夠極大節(jié)省企業(yè)人力、物力資源，大大降低企業(yè)檔案管理成本，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、目前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏檔案管理信息化意識(shí)

當(dāng)前許多企業(yè)的管理層缺乏檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的深遠(yuǎn)意義。一些企業(yè)簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案信息化就是建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)；還有部分企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)沒有必要，并且為了節(jié)約成本還依賴于紙質(zhì)檔案的保存和使用。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡的情況，主要集中在橫向比較上。一些規(guī)模較大的企業(yè)，在檔案信息化建設(shè)上所投入資金較多，擁有更多的專業(yè)性人才；而一些規(guī)模較小的企業(yè)在這方面的投入不足，甚至部分企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)都比較困難。還有許多企業(yè)，檔案信息化建設(shè)起步較晚、信息化基礎(chǔ)條件較差，雖然現(xiàn)在基本人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)電腦，都可以實(shí)現(xiàn)順利聯(lián)網(wǎng)；但是企業(yè)檔案信息化建設(shè)技術(shù)人才少，人力物力資源分配不到位。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

企業(yè)檔案管理發(fā)展的幾十年來(lái)，有關(guān)部門在實(shí)際工作中并沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)也缺乏必要的宏觀指導(dǎo)；許多企業(yè)對(duì)自身發(fā)展情況不做過(guò)多考慮，或者是為了完成上級(jí)任務(wù)，建設(shè)了與企業(yè)發(fā)展不符的檔案管理系統(tǒng)，這不光對(duì)企業(yè)發(fā)展起不到作用，還會(huì)在某些程度上阻礙企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

（四）企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)亟待提升

隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)檔案不再單純的以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，加入了很多比如視頻、音頻類的載體形式，這給檔案管理人員帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和整個(gè)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)提出了更高的要求。部分企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)不具備專業(yè)的技術(shù)素養(yǎng)，無(wú)法滿足信息時(shí)代檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)需要，十分不利于企業(yè)的快速發(fā)展。

二、實(shí)施“四個(gè)強(qiáng)化”，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

（一）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)意識(shí)

意識(shí)決定實(shí)踐，企業(yè)管理決策層只有樹立起檔案信息化建設(shè)意識(shí)，才可以更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)活動(dòng)。首先，要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)多年來(lái)發(fā)展進(jìn)步的歷程，對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展起著指導(dǎo)作用；建設(shè)企業(yè)檔案信息化，可以提高檔案管理效率和使用效率，有利于企業(yè)發(fā)展。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案載體形式更加多樣，我們不可否認(rèn)紙質(zhì)檔案在企業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用，但是現(xiàn)代的檔案管理更加符合時(shí)代潮流，切合時(shí)代發(fā)展需求，減少了人力、物力資源的浪費(fèi)，提高了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

同時(shí)，要加強(qiáng)宣傳、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。企業(yè)檔案信息化不僅需要工作人員的努力，還需要多方面的配合與推動(dòng)；加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳，讓這一新型檔案管理形式深入人心；只有讓員工深刻了解到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的開展。

（二）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃

各個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r參差不齊，這就需要政府相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排和指導(dǎo)。對(duì)一些發(fā)展規(guī)模較小、資金不足的小型企業(yè)，應(yīng)進(jìn)行有目的、有針對(duì)性的扶持，在人力、物力方面給予一定幫助，并在期限內(nèi)進(jìn)行考核、驗(yàn)收和整改。同時(shí)，各個(gè)企業(yè)之間要開展交流與互助。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不能僅僅依靠政府，還要自食其力，比如可以去參觀一些大型企業(yè)檔案管理成果，從中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以一種積極主動(dòng)的態(tài)度去學(xué)習(xí)和進(jìn)步，加快小型企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（三）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)整體工作，需要多方面的軟件、硬件支持，所以企業(yè)要加大這方面的資金投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，不同企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的資金能力和發(fā)展需求，配置一定數(shù)量的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等；在軟件方面，要根據(jù)自身發(fā)展需要來(lái)選擇適合的各種文書檔案軟件、科技檔案軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案軟件等。

（四）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)技能培訓(xùn)

人才是推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素；加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，需要培養(yǎng)更多的高素質(zhì)檔案人才。傳統(tǒng)的檔案管理方式較為簡(jiǎn)單，檔案管理人員只需要具備一定的檔案管理知識(shí)基本就可以勝任，但是現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)則需要全方位的復(fù)合型人才。企業(yè)在選拔、招聘檔案管理人才時(shí)，要有一定的專業(yè)性門檻，選拔人員必須要掌握熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)；在進(jìn)入企業(yè)后，要進(jìn)行檔案管理方面專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們掌握檔案信息化建設(shè)的流程和要求，將自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理知識(shí)相結(jié)合。同時(shí)，要加大對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)技能的培訓(xùn)，比如定期開展一些知識(shí)講座，聘請(qǐng)專業(yè)人才來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代企業(yè)檔案管理的主要方向，企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理有利于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，符合企業(yè)信息化戰(zhàn)略的目標(biāo)。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要我們共同努力去完善和改進(jìn)，針對(duì)企業(yè)實(shí)際提出有效解決措施。這是新的時(shí)代賦予我們的重大理論和實(shí)踐課題。