◎施瑞忠

（松溪縣檔案局 福建 南平 353500）

在檔案信息化過(guò)程中，基層檔案部門(mén)信息化間的差距越來(lái)越大，其原因是多方面的。深入探究基層檔案部門(mén)信息化的特點(diǎn)和對(duì)策，是新時(shí)期檔案管理工作必須面對(duì)的重要課題。

一、基層檔案室信息化發(fā)展現(xiàn)狀

（一）檔案室基礎(chǔ)設(shè)施方面的差異

從我縣實(shí)際情況看，經(jīng)濟(jì)條件較好的單位如各大銀行、公檢法、煙草、稅務(wù)等部門(mén)，其檔案管理?xiàng)l件明顯好于其他單位。目前，我縣公檢法部門(mén)檔案室人均計(jì)算機(jī)擁有量已超過(guò)一臺(tái)，負(fù)責(zé)檔案信息化管理的專(zhuān)門(mén)人員有兩臺(tái)以上，并且配備了檔案信息化必備的服務(wù)器、掃描儀等設(shè)施，有大容量的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，“三網(wǎng)”設(shè)施基本齊全。相比之下，許多基層檔案室在硬件方面有所欠缺，檔案室沒(méi)有局域網(wǎng)；電腦擁有數(shù)量人均不足一臺(tái)，有的甚至沒(méi)有；其他檔案信息化必備設(shè)施就更少，檔案保管設(shè)備更新?lián)Q代速度很慢，不能滿(mǎn)足檔案信息化不斷發(fā)展需要。

（二）檔案基礎(chǔ)管理方面的差異

我縣各基層單位檔案管理很不平衡。條件較好的單位檔案管理比較規(guī)范，如公檢法、銀行、稅務(wù)等單位檔案整理較規(guī)范，有的還建立了專(zhuān)題目錄，法院等條管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。法院已完成六千余卷的檔案數(shù)字化工作，縣房管所已完成所有房產(chǎn)檔案的檔案數(shù)字化，稅務(wù)、國(guó)土等部門(mén)正著手開(kāi)始檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作。而一些企業(yè)單位的檔案管理相對(duì)不規(guī)范、目錄不完整，有的單位存在大量積存檔案未及時(shí)組卷。我縣還有少數(shù)單位仍舊采用手工抄寫(xiě)目錄，電子文件歸檔工作無(wú)法開(kāi)展。

（三）信息網(wǎng)站建設(shè)方面的差異

目前，全省正開(kāi)始建設(shè)“數(shù)字福建”，我縣許多基層部門(mén)也建立了自己的網(wǎng)站。從松溪縣政務(wù)網(wǎng)、各單位信息公開(kāi)網(wǎng)站設(shè)置的類(lèi)目來(lái)看，檔案信息在線(xiàn)查檔方面存在很大差距。能在網(wǎng)站上反映本部門(mén)重要檔案信息的單位，主要是縣委縣政府及人社、衛(wèi)計(jì)等關(guān)系民生的部門(mén)；其他許多部門(mén)的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，大都沒(méi)有及時(shí)更新本部門(mén)的重要文件信息。

（四）檔案管理人才隊(duì)伍方面的差異

基層部門(mén)檔案信息化人才缺乏是普遍存在的問(wèn)題，特別是信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。目前，我縣具備檔案信息化技術(shù)的檔案員極少，大部分單位的檔案員都沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，對(duì)檔案信息化知識(shí)掌握嚴(yán)重不足；有些單位的檔案員年齡偏大，甚至不懂操作電腦；很多單位檔案員由各單位的辦公室主任或是收發(fā)人員兼職，或是一些“三支一扶”人員兼任。專(zhuān)職檔案員較少，人員變動(dòng)頻繁，這些都嚴(yán)重影響檔案信息化在基層單位的開(kāi)展。

二、加快基層單位檔案信息化建設(shè)的建議

針對(duì)影響檔案室信息建設(shè)的現(xiàn)狀，應(yīng)從以下幾方面來(lái)消除基層單位檔案信息化工作的差異，探尋加快基層單位檔案信息化建設(shè)的路徑。

（一）積極查找原因，制定針對(duì)性的發(fā)展策略

分析基層單位檔案信息化工作差異的原因，主要是三個(gè)“不平衡”。第一，基層部門(mén)資金投入不平衡。檔案信息化建設(shè)需要投入大量資金，縣里許多部門(mén)特別是經(jīng)費(fèi)比較困難的部門(mén)，投入檔案信息化的經(jīng)費(fèi)很少、甚至沒(méi)有，致使基層部門(mén)難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化的發(fā)展與完善。第二，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不平衡。由于我縣不少單位檔案信息化所需資金得不到保證，檔案室只有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，并且配置比較低，有的地方甚至沒(méi)有基礎(chǔ)設(shè)備；即便單位有局域網(wǎng)，也大多沒(méi)有為檔案工作配置相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)軟件；而經(jīng)濟(jì)條件較好的單位，檔案現(xiàn)代化管理水平較高，檔案室不僅有完備的現(xiàn)代化管理設(shè)備，而且有專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件。第三，檔案管理基礎(chǔ)不平衡。影響全縣各基層檔案室檔案信息化發(fā)展的重要原因，是許多部門(mén)檔案的著錄、鑒定等檔案基礎(chǔ)工作開(kāi)展不到位、不規(guī)范，有的單位甚至從來(lái)沒(méi)有開(kāi)展，極大影響了全縣檔案信息化進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式

各級(jí)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，直接影響基層單位檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)基層檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)；應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，提高在人、財(cái)、物方面的支持力度。各單位檔案員在日常檔案管理和利用過(guò)程中，要及時(shí)匯報(bào)檔案工作計(jì)劃、進(jìn)展、出現(xiàn)的問(wèn)題和效果實(shí)例，用實(shí)際行動(dòng)證明檔案工作的重要作用；要努力學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)信息化建設(shè)新知識(shí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平和檔案管理技術(shù)技能，在日常工作中逐步改進(jìn)原有的檔案管理模式。積極探索創(chuàng)新，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要。

（三）實(shí)施科學(xué)推進(jìn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展

縮小部門(mén)檔案信息化差距，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)從各基層單位實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)，在充分考慮各地區(qū)各部門(mén)差異的基礎(chǔ)上制訂切實(shí)可行的政策；對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)差的地區(qū)或部門(mén)，應(yīng)給予有針對(duì)性的引導(dǎo)和政策傾斜；加強(qiáng)對(duì)基層檔案室的指導(dǎo)，結(jié)合具體單位和工作實(shí)際制定規(guī)劃，分步驟有序推進(jìn)各單位完善軟硬件設(shè)施。各單位要成立由相關(guān)部門(mén)組成的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，每年要拿出一定比例的經(jīng)費(fèi)更新必要的設(shè)備，統(tǒng)一檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，同時(shí)可以結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整，更好地適應(yīng)檔案工作實(shí)際需要。

（四）促進(jìn)信息共享，建立交流合作機(jī)制

各基層檔案室之間、系統(tǒng)單位之間，要采取多種形式進(jìn)行合作交流。在檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)共享的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)以及資源等要素的轉(zhuǎn)移，以點(diǎn)帶面，不斷縮小差距。部門(mén)與系統(tǒng)單位之間的交流形式是多種多樣的，例如可以組織實(shí)地考察、召開(kāi)交流會(huì)、信息共享、聯(lián)合編制專(zhuān)題目錄等。檔案管理部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮宏觀調(diào)控和引領(lǐng)作用，有針對(duì)性地制訂各單位檔案信息化交流合作計(jì)劃，積極搭建合作交流平臺(tái)，促進(jìn)長(zhǎng)效合作機(jī)制。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化是新時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然要求，它是傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化管理的結(jié)合。檔案管理工作基礎(chǔ)良好，對(duì)檔案信息化的發(fā)展有推動(dòng)作用；反之，則會(huì)嚴(yán)重制約檔案信息化的發(fā)展。因此，必須查找原因，加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，實(shí)施統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)信息共享，推進(jìn)基層檔案室信息化科學(xué)發(fā)展、持續(xù)發(fā)展。