◎劉金英

（河北省優(yōu)撫醫(yī)院 河北 石家莊 050000）

隨著信息化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已成為必然趨勢。時代的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理要以更加合理科學(xué)的信息存儲方式，為檔案查閱者提供更大的便利。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不可能一蹴而就，需要檔案管理人員久久為功，不斷加深對計算機信息錄入和存儲操作的掌握程度，不斷更新、優(yōu)化管理理念和手段，推動事業(yè)單位檔案管理信息化邁步新的發(fā)展階段。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

目前事業(yè)單位檔案信息載體，已由傳統(tǒng)的紙張文檔向數(shù)字化在線文檔進行轉(zhuǎn)變，其意義十分突出。紙質(zhì)檔案儲存可以避免外界環(huán)境因素影響，而且可以長久保存下去；檔案文件信息可以在網(wǎng)上快速傳送和分享，為線上資料信息分享和遠程交流提供了極大便利；線上檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)可以面向廣大群眾進行公開查詢，使事業(yè)單位在降低運行成本的同時加快了工作效率。

推進事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)，有利于檔案管理人員提高工作效率；合理分類和管理檔案，也有利于事業(yè)單位工作人員查閱相關(guān)信息。同時，借助信息化手段能夠?qū)n案文件安全地儲存于電腦上，減輕了檔案管理人員紙質(zhì)檔案文件保養(yǎng)工作量及工作壓力。

目前檔案信息化管理建設(shè)中存在信息化專業(yè)人才缺乏、領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不高等方面的問題。許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層在工作重心上大都比較忽視檔案管理建設(shè)工作，檔案信息化建設(shè)進程比較緩慢；許多事業(yè)單位信息化專業(yè)人才缺口較大，對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)也不夠系統(tǒng)，管理人員的信息化管理操作水平無法達標。比如在最基本的檔案分類和整理工作，管理人員無法靈活熟練地運用計算機系統(tǒng)的基本操作快速完成，或者非常容易發(fā)生失誤，甚至導(dǎo)致檔案被錯誤刪除或損壞。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢與特點

（一）檔案信息永久化管理

傳統(tǒng)實體檔案容易受到外界各種因素的影響，不易保存。如環(huán)境陰濕會損壞檔案，遇到火災(zāi)等會大面積丟失，并且事業(yè)單位檔案不論是對事業(yè)單位自身還是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟、政治的發(fā)展都有著很重要的影響，一旦丟失或被損壞而沒有檔案備份將會造成難以想象的后果。事業(yè)單位檔案信息化管理能夠通過云端技術(shù)對檔案進行永久 存儲。

（二）檔案信息查找便捷化

事業(yè)單位檔案包含的信息非常多，對檔案進行整理需要消耗大量的時間和精力并且容易混淆。檔案信息化管理能夠?qū)嶓w檔案進行壓縮并自動存入檔案庫進行編號，工作人員只需要輸入對應(yīng)號碼或單位名稱等關(guān)鍵信息就能在短時間內(nèi)準確查找出來，大大提升了事業(yè)單位檔案管理方面的工作效率。以昆明市某事業(yè)單位檔案室案卷收集情況為例，自2015年購進信息化管理設(shè)備以來的四年間，文件級已經(jīng)達到了百萬余條，已實現(xiàn)案卷目錄及文件級目錄的全部錄入，檔案信息化管理程度已經(jīng)達到了百分之百，現(xiàn)已建立完整的數(shù)據(jù)庫并啟用數(shù)據(jù)傳輸端與云端傳輸技術(shù)相結(jié)合，為工作人員的信息查找提供了極大便利。

（三）檔案信息安全化

傳統(tǒng)實體檔案封存管理的方式并不具備很高的安全性，不法人員要想獲取某些檔案信息非常容易。事業(yè)單位檔案的信息化管理系統(tǒng)內(nèi)部有非常靈敏的防火墻裝置及感應(yīng)系統(tǒng)，要想調(diào)取檔案信息需要以工作人員的身份登錄事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)站，若系統(tǒng)檢測到某些異常操作將會立即關(guān)閉檔案調(diào)取通道并啟動報警裝置，極大提高了檔案信息管理的安全性。

三、提升檔案信息化建設(shè)的策略與方法

（一）加強檔案管理員信息化專業(yè)知識培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，直接決定了事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的最終成果。檔案管理工作具有操作性較強的特點，所以必須有針對性地開展信息化技術(shù)操作能力培訓(xùn)；否則即使事業(yè)單位及時購進了專業(yè)設(shè)備，也無法在信息化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以，必須重視和加強對管理人員信息技術(shù)方面的專業(yè)知識培訓(xùn)，使管理人員能夠牢固掌握檔案管理工作的專業(yè)知識和工作手段。面對信息化技術(shù)發(fā)展日新月異的新形勢，檔案管理人員必須與時俱進，瀏覽和閱讀最新的信息化知識，不斷增加自身的信息化知識儲量和最新技術(shù)操作，這樣才能更加從容地應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理工作新要求。

（二）重視檔案信息化標準規(guī)劃建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)針對檔案信息化建設(shè)實際，及時制定相關(guān)制度與措施，不斷提出新的要求和標準，促進信息化建設(shè)更加規(guī)范、有效。檔案信息化進程的規(guī)范化和標準化，包括檔案的錄入、存儲和相關(guān)軟件的開發(fā)等方面。特別是信息化檔案的錄入是最不容許出錯的重要環(huán)節(jié)，主要包括文件數(shù)據(jù)條目的著錄和計算機的錄入兩個步驟；如果未對相關(guān)工作進行嚴格規(guī)范，會造成信息與人物不匹配等問題。因此，要嚴格遵循相關(guān)法律規(guī)定，對工作操作進行規(guī)范；要根據(jù)檔案信息管理實際情況，對檔案存儲方式和存儲載體進行嚴格統(tǒng)一，以保證存儲安全，為今后查閱提供方便；要規(guī)范檔案信息化軟件開發(fā)工作，借助一套規(guī)范的信息化檔案錄入存儲系統(tǒng)，保障檔案保存安全，在提高工作效率的同時保障檔案信息的完整度。

（三）營造良好的工作環(huán)境

事業(yè)單位檔案管理信息化，是檔案管理復(fù)雜化向簡單化轉(zhuǎn)變的過程，也是由內(nèi)部封閉、單一管理到面向社會服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。面對信息涌現(xiàn)和交流頻率都大大增加的新形勢，檔案管理工作必須順應(yīng)時代潮流，不斷引入現(xiàn)代化的理念和手段方法優(yōu)化目標，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理方法；要強化檔案信息化建設(shè)法律意識、牢固樹立法律觀念，不斷完善相關(guān)制度，不斷學(xué)習(xí)法律知識來規(guī)范工作行為。事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變意識，與時俱進，將檔案管理工作一體化觀念貫徹進自己的工作準則和標準中。這樣才能營造良好的工作環(huán)境，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。