魯曉娟

(天津城市職業(yè)學院，天津 300250)

質量管理理論和實踐的發(fā)展，催生了質量管理工具的應用與進步?，F(xiàn)有的十幾種質量管理工具依其特性在質量管理過程中承擔不同的角色，協(xié)助管理者對數(shù)據(jù)資料進行系統(tǒng)、科學的整理和分析，以達成質量控制目標。本文通過分析PDPC法和流程圖法兩種質量管理工具的特點和工作原理，討論將其應用于高校資金管理工作的可行性。

一、PDPC法

(一)概念

PDPC法(Process Decision Program Chart)，又稱過程決策程序圖法，將運籌學中所運用的過程決策程序圖應用于質量管理。PDPC法是指在制定達到目標的實施計劃時，對具備的條件加以全面分析，預測事態(tài)進展中可能出現(xiàn)的結果及問題，設想和制定相應的處置方案和應變措施，確定其達到最佳結果的方法。 PDPC法可以在一種預計方案不可行或效率不高出現(xiàn)質量問題時采用第二、第三……方案，確保最佳效果。PDPC法適用制定質量管理的實施計劃以及預測系統(tǒng)可能發(fā)生的問題并預先制定措施控制質量管理的全過程。

(二)實施思路與特點

如圖1所示，項目起點為A0，終點為Z，先考慮序列A1到Ap的過程，在執(zhí)行過程中如果預估A3無法實現(xiàn)，則采取采用A1，A2，B1到Bs的序列來替代。以此類推，最終實現(xiàn)結果Z。

圖1 PDPC法決策過程

(三)過程規(guī)劃及步驟

規(guī)劃階段 PDPC法的實施一般分為兩個階段進行。首先，以文字資料形式，分析、整理歷史資料和數(shù)據(jù)，提出計劃實施過程中有可能出現(xiàn)的問題，同時將固有的技術、經(jīng)驗逐一列示，匹配問題得出初步的解決方案。其次，依據(jù)計劃執(zhí)行順序繪制圖表，預測執(zhí)行過程中出現(xiàn)的情況，迅速處理。

制作方法 一般情況下PDPC圖(圖2)有兩種制作方法，分別為“依次展開型”和“強制連結型”。前者工作過程為：首先明確起點與最終目標，并作出達成目標的樂觀步驟，其次應考慮、預想步驟中可能發(fā)生的不好結果并提出解決對策，在此基礎上逐項展開，重復上述流程直至達成目標。后者則以所要達成的最終預期結果為作業(yè)依據(jù)，逐一列示在作業(yè)執(zhí)行過程中有可能成為阻礙的各項因素，并相應提出解決方案或回避對策，將其全部標示于圖表上。

制作步驟 第一步，召集相關人員討論所要解決的目標。第二步，從自由討論中列出達到理想狀態(tài)的手段、措施。第三步，提出措施，列出預測結果以及遇到困難時應采取的措施。第四步，將各項措施依據(jù)緊迫程度、所需工時、實施可能性及難易程度予以分類。第五步，決定各項措施實施的先后順序，并用箭頭按理想狀態(tài)的方向連接起來。第六步，確定承擔部門或實施負責人，歸口責任至具體執(zhí)行部門。第七步，按計劃實施并定期檢查，以便在出現(xiàn)新情況時能夠及時對PDPC圖做出修改或補充。

技術表示

圖2 PDPC圖常用表示符號

(四)高校資金預算管理需求分析

高校資金預算管理，是高校資金管理過程中的尤為重要的一環(huán)。結合以往的工作實踐，我們可以看到高校資金預算管理工作的幾個重要特點：

1.全局性

資金預算是高校全面預算體系的核心。年度資金收支計劃直接影響學校整體工作安排。為保證學校業(yè)務運行持續(xù)平穩(wěn)，業(yè)務預算應基于資金預算，以“收”定“支”。日常運行經(jīng)費要優(yōu)先保障，依據(jù)往年資金結余和預計資金流入規(guī)劃整體支出規(guī)模，再細化指標到業(yè)務部門；項目建設普遍周期較長，應考慮其在幾個連續(xù)經(jīng)營周期中的資金需求，在項目執(zhí)行的各個階段做到資金收支與建設進度相匹配，項目指標分解落實到人，相關項目負責人對本項目資金“何時收、何時支，收多少、支多少”應有明確規(guī)劃和安排。

盡量不吸煙，少飲酒，少喝濃茶、咖啡等，少食辛辣食物。有過敏反應體質的人，應盡量少吃或不吃富含異體蛋白質的食物（如魚、蝦、螃蟹、蛋、牛奶等），以免引發(fā)或加重瘙癢?？蛇m量補充植物油脂、維生素C、維生素B及維生素E等。多喝開水，也是對皮膚的恩澤。

2.時效性

時效性強調(diào)管理者對資金流入結點的預測與控制。高校事業(yè)收入的主要來源之一為學費，高校收費具有季節(jié)性是該項資金流入的時效特點。因此，管理者應做好事業(yè)收支規(guī)劃，根據(jù)事業(yè)收入資金流入時間安排各項事業(yè)支出，充分利用財務杠桿、提升資金彈性，有效抵御財務風險；另外，作為高校又一主要資金流入來源的項目建設撥款，其立項申請、審批、執(zhí)行也有相應的時間要求，項目負責人應協(xié)同財務部門和建設單位對資金的收支趨勢做出科學預測和合理安排，避免出現(xiàn)因項目前期準備不充分和財政預算資金到位率低等原因導致的項目預算執(zhí)行度不均衡等一系列問題。

3.可修訂性

資金預算需要具備可修訂性?？茖W的資金預算方案不是靜態(tài)的，無論是高校的日常運行還是專門的項目建設工作，均對資金彈性有一定要求。因而在資金預算編制過程中，應盡可能增大依據(jù)預算執(zhí)行情況實時修正指標的可能性，在預算流程中預留指標修正通道，以便在有實際需要時能夠迅速有效的完成資金預算的調(diào)整，保障資金使用能夠達到動態(tài)的平衡，從而達到優(yōu)化資金配置、提高資金使用效率的目的。

(五)PDPC法的解決之道

在高校資金預算管理過程中，具備“全局觀”是非常必要而且重要的。PDPC法可通過歷史數(shù)據(jù)分析，有效提示高校資金預算中的風險點，督促管理者在事前做好風險防范措施，降低糾錯成本。我們正是利用了PDPC法能夠通過整體把握系統(tǒng)動向、結合歷史數(shù)據(jù)進行預測的這一特點，在資金預算的初始階段就能充分考慮預算執(zhí)行過程中可能行走的路徑和易于出現(xiàn)的問題，從而達到未雨綢繆、防患于未然的效果，有效降低資金使用成本。

依照時間順序對系統(tǒng)進程的動態(tài)管理是PDPC法的另一主要特點，恰與資金管理與運行的“序時”特性不謀而合。在高校資金運行的每一個過程中，都可以運用PDPC法設置控制節(jié)點，實施監(jiān)測與追蹤，便于管理者把握系統(tǒng)動向、了解資金運行情況；同時，動態(tài)監(jiān)測的方法也提供了實時修正計劃的可能性，為預算的追加和修訂提供了有效的途徑。

PDPC法為高校資金預算管理提供了新的解決之道，通過“整體把握+全局判斷+動態(tài)流程”的預算編制模式可以使資金預算更貼近預期資金實際使用情況，消除各類影響因素帶來的資金使用不確定性，減少繁瑣、冗余的工作環(huán)節(jié)，降低管理成本、提升資金使用效率。

(六)業(yè)務實例——高校資金收入預算流程PDPC圖

高校資金收入預算流程PDPC圖(圖3)主要用于優(yōu)化高校資金收入預算過程，因涉及業(yè)務僅限于高校財務部門，故結構較為簡單。圖表采用“依次展開型”制作方法，以預算目標完成的時間順序為序列逐步展開；主要數(shù)據(jù)來源為高校基期財務決算數(shù)據(jù)(出現(xiàn)財務政策變更情況除外)；數(shù)據(jù)測算方法為財務預算基本方法中的“增量預算法”和“零基預算法”；關鍵問題點為造成基期數(shù)據(jù)不準確的兩個主要原因，依其不同的成因給出相應對策。高校資金收入預算流程PDPC圖是單部門PDPC圖的典型示例，它有機整合了過程管理和風險管理兩項工作，我們可以通過該圖準確把握資金收入預算的實施步驟、風險節(jié)點和改進時機。

二、流程圖法

(一)概念和特點

流程圖就是將一個過程的步驟用圖的形式表示出來的圖示化技術。所謂“流程”亦稱為過程，這種過程既可以是生產(chǎn)線上的工藝流程，也可以是完成一項任務必須的管理過程。借助流程圖，有助于管理者和操作者正確認識過程中各步驟間的關系，全面分析導致錯誤的原因，完成質量控制、實施質量改進。

圖3 高校資金收入預算流程

流程圖法的特點：組織系統(tǒng)內(nèi)各項工作之間的邏輯關系是一種動態(tài)關系；工作任務以可視化的圖形形式呈現(xiàn)，簡潔明了，操作過程直觀，推進和執(zhí)行人員容易接受和落實；對重復性的常規(guī)工作實施流程化、標準化處理；打破操作部門之間的溝通壁壘，有效促進部門間交流合作，協(xié)作達成流程的優(yōu)化。

(二)實施步驟

(1) 明確“作業(yè)范圍”，即流程圖所要體現(xiàn)的工作過程的主要內(nèi)容，同時記錄流程的“起點”以及“終點”。

(2) 按照完成次序完整記錄工作內(nèi)容，分析各項工作內(nèi)容，依其性質選取相應符號做出表示。

(3) 按照作業(yè)順序，使用“流程符號”予以連接。

(4) 尋找管控節(jié)點(風險節(jié)點)，提出控制要求并作出簡要說明。

(5) 常用的流程圖示(圖4)。

圖4 流程圖法常用表示符號

(三)流程圖法在高校資金管理工作中的應用價值

流程圖法已經(jīng)被越來越多的運用在財務控制領域中，資金管理是財務控制的核心內(nèi)容之一。在高校資金管理中應用流程圖法，主要目的在于消除管理層面隱患、防范資金風險和提高資金使用效率。其應用價值主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

其一，資金管理是高校內(nèi)控體系中的重要環(huán)節(jié)，構筑高校資金管理制度的整體框架，整合相關制度、文件、辦法，形成可視化資金管理過程，能夠有效解決原有“分散型”資金管理手段所造成的“重制度、輕管理”的問題，是提高高校內(nèi)部控制水平、強化內(nèi)部控制力度的一條重要途徑。圖表型的業(yè)務流程規(guī)范直觀、明了，兼具引導和說明的作用，更有利于不具備相關專業(yè)知識的經(jīng)辦人員理解業(yè)務操作過程。業(yè)務流轉部門的明示能夠有效促進各業(yè)務部門之間的交流合作，共同優(yōu)化流程設計，同時也有助于管理者完成對管理責任的追溯和開展資金管理水平的績效評價。

其二，通過繪制資金管理流程圖，可以幫助高校管理者理清資金管理的整體思路、全面了解資金流轉過程。管理者通過比照實際業(yè)務操作和流程圖即可充分判斷現(xiàn)有業(yè)務處理程序中是否存在管理漏洞，從而達成對業(yè)務執(zhí)行過程和結果的有效控制。資金控制是連續(xù)的過程，以往的管理模式強調(diào)對單一業(yè)務的評價與考核，無法直觀反映資金鏈運行過程中各操作環(huán)節(jié)之間的相互影響。在高校實際的資金業(yè)務執(zhí)行過程中，一次國庫集中授權支付失敗就有可能影響整個項目完成進度，形成財務領域的“蝴蝶效應”。應用資金管理流程圖將各個資金管理過程整合起來，才能方便我們從整體把握資金管控的重點，規(guī)避隱藏的風險。

其三，突破原有的“任務管理”模式，以“資金”為管理主體，依據(jù)資金使用目標和資金流向設置、規(guī)劃資金管理過程，對不同用途資金實施差異化管理。在高校資金管理實務工作中，資金來源和走向都呈現(xiàn)日趨復雜的態(tài)勢。不同來源的資金具有其自身的特殊性，集中反映在資金使用成本、管理方式、使用期限以及績效評價等方面，這就對高校管理者和財務人員的資金管理的水平提出了更高的要求。完成資金管理流程圖設計的過程，實際上是倒逼資金管理者對各類資金實施性態(tài)分析、細化管理手段的過程。

其四，通過“業(yè)務流程控制節(jié)點”的設置，把控資金管理過程中的重點、難點，有效防范資金風險。“業(yè)務流程控制節(jié)點”一方面能為高校管理者提示業(yè)務風險，另一方面也可作為對業(yè)務人員的操作警示，這樣就能有效的發(fā)揮其對于管控與操作兩方面的監(jiān)督機制，給業(yè)務流程控制上了“雙保險”。在此基礎上，我們依據(jù)“業(yè)務流程控制節(jié)點”設置量化評價指標，這是將“流程控制”與“績效考評”相結合的新嘗試。量化評價指標的出現(xiàn)，使業(yè)務數(shù)據(jù)可視、可比，更有助于形成長效的資金監(jiān)控機制，敦促管理者優(yōu)化資金配置，提高資金使用效率。

圖5 財政專項資金支付流程圖

(四)業(yè)務實例——財政專項資金支付流程圖

財政專項資金支付流程圖所反映的業(yè)務是高校日常財務工作中最常見的資金支付業(yè)務。該圖按照資金流動的方向描述了財政專項資金流出的各個步驟，明示財政資金申請、審批、審核、支付的完整流程；通過對各業(yè)務部門工作內(nèi)容的表述，明確責任歸屬；利用“控制節(jié)點”提示業(yè)務流程中的控制重點和風險來源，幫助管理者提升管理效率(見圖5)。

結語

在過去的幾十年中，質量管理理論為推動企業(yè)管理進程的發(fā)展貢獻了不可小覷的力量，各類質量管理工具功不可沒；現(xiàn)在我們將質量管理工具應用于高校資金管理，作為一種嘗試，為高校財務管理方法的研究提供了新的思路。隨著高校的發(fā)展和轉型，高校財務管理工作也將面臨日益復雜的工作環(huán)境，不斷學習、有效地發(fā)掘現(xiàn)代管理理論中適用于高校財務核算、管理工作特點的理論和實踐工具，是高校財務人員提升管理水平、提高工作效率的最高效、最便捷的途徑。