孔曉蕾

【摘要】本文以我國(guó)《檔案法》新一輪修訂為契機(jī)，論述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作有序化開(kāi)展，以高效管理制度為依托，優(yōu)化資源配置，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力，強(qiáng)化管理流程的規(guī)范性，維護(hù)檔案資源的完整性與可靠性，加快信息化建設(shè)，促進(jìn)整個(gè)文書(shū)檔案向著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書(shū)檔案;四化

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案的分類和作用

文書(shū)檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用和形成的文書(shū)檔案基本類型主要有決議、決定、指示、公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報(bào)、合同、協(xié)議等“白頭文件”，現(xiàn)階段文書(shū)檔案還涉及一些照片、錄音、影像和電子的檔案等形式?？梢?jiàn)，文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的無(wú)形資產(chǎn)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息資源的重要組成部分。文書(shū)檔案的管理建設(shè)水平直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件資源信息開(kāi)發(fā)和利用效果，對(duì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作效率，全面記錄單位發(fā)展歷程具有重要作用。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理要做到“四化”

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案工作重視程度越來(lái)越高，繼2016年對(duì)《檔案法》進(jìn)行第二次修訂之后，2019年對(duì)《檔案法》做進(jìn)一步修改和完善，增加一個(gè)信息化建設(shè)專章，這些變化對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作提出了新的目標(biāo)和要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理要力爭(zhēng)做到“四化”，即管理制度化、流程規(guī)范化、著錄標(biāo)準(zhǔn)化和存取數(shù)字化。

（一）管理制度化。文書(shū)檔案管理制度是文書(shū)檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，是文書(shū)檔案管理關(guān)鍵所在。1.強(qiáng)化落實(shí)管理責(zé)任制。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理要實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、辦公室主管、相關(guān)各部門配合、檔案管理人員具體落實(shí)的管理體制，要明確文書(shū)檔案管理的總體要求和責(zé)任分工，增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體職工的檔案意識(shí)，做到各司其職，各盡其能。2.建立和健全從歸檔到立卷再到使用的全過(guò)程制度建設(shè)，包括文書(shū)檔案的收發(fā)制度、傳閱制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度、利用制度和保密制度等，也包括檔案管理硬件建設(shè)制度，如檔案庫(kù)房管理中通風(fēng)、防火、防潮等相關(guān)要求，確保文書(shū)檔案管理各環(huán)節(jié)有據(jù)可循，有制可依。3.加強(qiáng)考核與監(jiān)督。切實(shí)對(duì)各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)做好監(jiān)督與考核，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性，創(chuàng)造性，確保檔案的完整與安全，提高檔案組織工作效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理不斷取得新成效。

（二）流程規(guī)范化?，F(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理流程不規(guī)范現(xiàn)象比較普遍，如檔案交接隨意性強(qiáng)、歸檔不及時(shí)、檔案內(nèi)容缺失、借閱無(wú)固定人員等，大大降低了檔案管理效率。因此，必須加強(qiáng)文書(shū)檔案全流程規(guī)范化建設(shè)。一是在文書(shū)檔案收集階段，對(duì)于是否歸檔、保管期限確定要有明確規(guī)范，使得收集歸檔的文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，準(zhǔn)確客觀。二是在文書(shū)檔案整理過(guò)程中要有明確的規(guī)范。文檔排序要按照文件重要程度、相互密切關(guān)系并結(jié)合文件形成時(shí)間進(jìn)行排序，順序要相對(duì)固定。編制頁(yè)碼要求不空號(hào)、不漏號(hào)，原有文件有頁(yè)碼的可不重復(fù)編制頁(yè)碼。文檔裝盒排序要根據(jù)保管期限分別裝盒。歸檔說(shuō)明格式要一致，言簡(jiǎn)意賅。歸檔目錄打印位置一致，字號(hào)統(tǒng)一等等，確保從內(nèi)容到形式具有較高的一致性和完備性。三是文書(shū)檔案查閱借閱過(guò)程中要明確查閱借閱人范圍，尤其是涉密檔案，要嚴(yán)格填寫查閱借閱單。原始文檔一般不外借，必須借閱的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可外借，同時(shí)要明確歸還期限并做好及時(shí)追蹤，確保文書(shū)檔案安全性和完整性。

（三）著錄標(biāo)準(zhǔn)化。著錄和標(biāo)引是文書(shū)檔案歸檔保存和利用的基礎(chǔ)，專業(yè)性非常強(qiáng)。但目前許多文書(shū)檔案對(duì)于著錄標(biāo)引不夠重視，混用濫用主題詞，標(biāo)引格式不一致等等，不利于后續(xù)的查找和利用。文書(shū)檔案著錄依據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)著錄規(guī)則來(lái)實(shí)施，包括檔號(hào)編制規(guī)則、檔案著錄規(guī)則、檔案主題標(biāo)引規(guī)則、歸檔文件整理規(guī)則等等。著錄項(xiàng)包括題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、編號(hào)、稿本、載體形態(tài)、主題詞和關(guān)鍵詞、人名、附件、提要與附注等等。著錄規(guī)則專業(yè)化要求比較高，檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)后才能掌握著錄規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)化的著錄和標(biāo)引對(duì)于實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案手工和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、檢索，有效提高檔案利用效率具有十分重要的意義。

（四）存取數(shù)字化。建設(shè)文書(shū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是當(dāng)前文書(shū)檔案管理單位面臨的共同任務(wù)。數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)關(guān)鍵做好以下兩項(xiàng)任務(wù)：一是做好紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。需要通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，依照色彩模式、分辨率和存儲(chǔ)格式等技術(shù)參數(shù)把紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成可以在計(jì)算機(jī)間傳輸、利用、處理的數(shù)字化信息。二是實(shí)現(xiàn)檔案存取數(shù)字化。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)兩方面內(nèi)容。兩個(gè)庫(kù)可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)同時(shí)建立，也可以單獨(dú)建立。在建立過(guò)程中首要任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)的兼容，保證系統(tǒng)更改和檔案資源共享時(shí)的數(shù)據(jù)共通。通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)化和數(shù)字存取，能夠更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，并能高效快捷地對(duì)檔案信息加以檢索和利用。

三、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)“四化”，離不開(kāi)制度規(guī)范做基礎(chǔ)，更離不開(kāi)一支專業(yè)化的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍。檔案工作質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，是促進(jìn)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵，具有重要而深遠(yuǎn)的意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員常常是身兼辦公室其他業(yè)務(wù)管理工作，不是專職檔案管理人員，但是“非專職”卻一定要“專業(yè)”。首先要有一定的政治素養(yǎng)，堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持原則，保守秘密，遵守檔案管理制度。其次要有一定的職業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立正確的檔案觀，始終牢記檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，對(duì)待工作要做到認(rèn)真細(xì)致，有耐心、有責(zé)任心;再有檔案管理人員要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，一方面熟悉檔案管理知識(shí)，如檔案的著錄、分類、標(biāo)引規(guī)則，檔案期限、密級(jí)確定辦法等等，又能靈活掌握科學(xué)的技術(shù)方法，尤其是數(shù)字化管理模式下，對(duì)于檔案數(shù)字形式轉(zhuǎn)換、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立，數(shù)據(jù)錄入與查詢操作，檔案信息的再利用等等，檔案管理員都應(yīng)該熟悉基本的操作規(guī)程，能夠獨(dú)立完成相關(guān)工作。

綜上所述，立足新的發(fā)展時(shí)期，以我國(guó)《檔案法》新一輪修訂為契機(jī)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作有序化開(kāi)展，以高效管理制度為依托，優(yōu)化資源配置，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力，強(qiáng)化管理流程的規(guī)范性，維護(hù)檔案資源完整性與可靠性，加快信息化建設(shè)，促進(jìn)整個(gè)文書(shū)檔案向著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展，使文書(shū)檔案社會(huì)價(jià)值更加凸顯，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展發(fā)揮出更加重要的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]焦娜.討論文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（09）：47+49.

[2]袁玉霞.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：69.

[3]韓娟.文書(shū)檔案數(shù)字化管理的策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（9）：1-2.