姚華彬

摘 要：ERP系統(tǒng)是集公司治理、信息共享和內(nèi)部控制較為先進的管控工具，通過ERP與內(nèi)控管理的有機結(jié)合，將內(nèi)控關(guān)鍵控制點嵌入ERP系統(tǒng)，有效促進資源優(yōu)化配置，合理保證了資產(chǎn)安全，有效提高經(jīng)營效率，降低了經(jīng)營風險，有效促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展都將有巨大的助推作用?！耙燥L險為導向、業(yè)務(wù)管理模塊控制為驅(qū)動、制度化標準化流程、注重實踐”方向，以企業(yè)風險管理的目標為起點，從事中、事后的管控前置到事前實時預(yù)測經(jīng)營風險，將風險控制在風險容忍度范圍之內(nèi)。本文從ERP系統(tǒng)與內(nèi)控5要素的關(guān)系及從企業(yè)財務(wù)管理、采購管理、銷售管理、存貨、財務(wù)分析、預(yù)算、生產(chǎn)管理等的系統(tǒng)化管理，建立一套與內(nèi)控管理相輔相成的信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;運用

緒論：傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)控管理具有很大的弊端，事前管控不足，事中、事后的管理比較滯后，內(nèi)控管理受主觀因素影響太多會使內(nèi)控管理效率低下，也影響了內(nèi)控管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的內(nèi)控管理手段無法實現(xiàn)內(nèi)控管理的目標，隨著信息化技術(shù)的普及，ERP管理體系逐漸深入運營內(nèi)部的管理中，無數(shù)個運用成熟的案例說明ERP對于企業(yè)內(nèi)控發(fā)揮著很大的作用。

一、ERP和內(nèi)部控制定義

1.內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，確保經(jīng)營管理上的既定目標的實現(xiàn)，有效保證企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，合理保證財務(wù)信息的確切，合理保證企業(yè)經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和規(guī)范性而在企業(yè)內(nèi)部實行的約束、程序、措施、控制和評價的一系列規(guī)范手段。

2.ERP系統(tǒng)含義

ERP系統(tǒng)不僅是一種先進的管理理念，同時又是以計算機信息技術(shù)為載體，為企業(yè)提供一種先進的管控手段。ERP系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)管理上的不足，融合企業(yè)的財務(wù)、人力資源等資源，通過模塊化管理企業(yè)資源，使企業(yè)管理貫穿在一個高效的平臺，實現(xiàn)對企業(yè)資源的有效管理的管理系統(tǒng)。

二、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制五要素

1.ERP和內(nèi)部控制環(huán)境

ERP的機構(gòu)和權(quán)限，來源與企業(yè)組織架構(gòu)，權(quán)責分配關(guān)系跟企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境是相輔相成的，ERP無法發(fā)現(xiàn)和解決治理結(jié)構(gòu)是否出現(xiàn)問題以及文化氛圍的好壞，要想發(fā)揮ERP的管理作用，就需要營造一個好的內(nèi)部控制環(huán)境。

2.ERP和風險評估控制

面對風險，對風險評估以及風險應(yīng)對是內(nèi)控的主要辦法，ERP系統(tǒng)提供例如銷售、采購、庫存等方面的預(yù)警報告;ERP系統(tǒng)無法根據(jù)外部環(huán)境的變化作出報告，ERP的指標數(shù)據(jù)還需要專業(yè)人士進行分析來預(yù)估風險，ERP風險應(yīng)對只是簡單提醒，客觀的應(yīng)對策略還是專業(yè)人士研究分析。所以，ERP在風險分析和管控不足，不能根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境對風險進行客觀分析。

3.ERP和控制活動

ERP加大了內(nèi)控管理的手段，促使內(nèi)控體系建設(shè)，更加強了預(yù)警檢查、糾偏，ERP在權(quán)限模塊設(shè)置不同的權(quán)限，操作者的權(quán)限都是固定的，增加或者減少權(quán)限由系統(tǒng)管理員操作，體現(xiàn)了控制活動。ERP以財務(wù)管理為目的，財務(wù)模塊與供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造模塊信息共享，以財務(wù)為導向的內(nèi)控管理更有效。在預(yù)算控制作用很大，可以控制費用的種類，預(yù)算內(nèi)的根據(jù)流程正常支付，預(yù)算沒有列支的，要有特定的審批才可支付。但是組織架構(gòu)有了漏洞，比如制衡原則應(yīng)該有兩人擔任，過程中實際操作者是一人擔任，ERP不能識別所以缺乏柔性控制。

4.ERP系統(tǒng)與信息溝通控制問題

信息溝通是企業(yè)管理的關(guān)鍵，信息不暢，管理效率就會大打折扣。ERP具有信息搜集、信息處理模塊，處理結(jié)果反饋給管理人員，而內(nèi)外部串通舞弊ERP是無法識別的，對于權(quán)限控制，也只能起到預(yù)防潛在的舞弊行為，對于系統(tǒng)外業(yè)務(wù)需要建立內(nèi)部反舞弊機制。保證ERP信息真實和準確，需要加強信息溝通方面的內(nèi)部控制建設(shè)。

5.ERP與內(nèi)部監(jiān)督控制

內(nèi)部監(jiān)督是對內(nèi)控建設(shè)監(jiān)督，ERP具有監(jiān)督平臺，但不能代替內(nèi)部審計工作。內(nèi)部審計的評價和監(jiān)督可以有效保證ERP在內(nèi)控建設(shè)中實施，由于ERP的內(nèi)控機制還不完善，建立內(nèi)部監(jiān)督控制是保證ERP運行的必要保證。

三、ERP采購業(yè)務(wù)與內(nèi)控控制流程

1.采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標

（1）采購業(yè)務(wù)與生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的需求保持一致

采購計劃來源于MPS/MRP/LRP、ROP計劃自動生成，采購需求來源于銷售訂單和生產(chǎn)計劃及庫存信息，建立在ERP系統(tǒng)實際業(yè)務(wù)需求基礎(chǔ)上減少不理智的采購行為，在實際的業(yè)務(wù)中，通過需求流轉(zhuǎn)的方式傳遞給采購部門采購所需物資，有效避免采購計劃安排不合理。

（2）保持貨款支付與負債增加的真實性與合理性

物料需求來源與業(yè)務(wù)信息，MRP根據(jù)系統(tǒng)自動計算出采購計劃，由采購計劃推送產(chǎn)生訂單需求，與供應(yīng)商簽署訂單協(xié)議。供應(yīng)商送貨，庫房人員、質(zhì)檢人員、采購人員三者共同核驗貨物，核驗后訂單自動生成到貨單，到貨單推送自動生成采購入庫單，通知供貨商開具發(fā)票，材料會計進行采購結(jié)算。將采購發(fā)票、入庫單報應(yīng)材料會計進行應(yīng)付賬款核算，因部門信息共享，固定業(yè)務(wù)流程單據(jù)的推送保證了負債的真實性。合理控制支付貨款：通過合同管理設(shè)定每家供應(yīng)商的付款方式（銀承、現(xiàn)付、延期支票）和賬期，制定好付款計劃，應(yīng)付賬款模塊根據(jù)賬期判斷采購部門付款單是否符合付款條件，財務(wù)材料會計、財務(wù)主管審核后轉(zhuǎn)出納模塊付款轉(zhuǎn)網(wǎng)上銀行自動支付。通過上述控制體現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則，相互牽制、成本效益、崗位責任、協(xié)調(diào)配合。

2.ERP與采購合同風險的控制

（1）簽訂虛假經(jīng)濟合同，套取資金

管控措施：系統(tǒng)通過供應(yīng)商資格審批，建立合格供應(yīng)商清單，只能在清單庫里選擇供應(yīng)商，通過合同管理模塊的授權(quán)審批再到自動聯(lián)查到與此合同相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)有效規(guī)避虛假經(jīng)濟合同。

（2）采購價格虛高

ERP系統(tǒng)單獨的供應(yīng)商管理模塊、系統(tǒng)收錄了價格檔案和價格評價體系的詳細資料，預(yù)置了供應(yīng)商價格分析明細表、存貨價格分析，采購人員必須在供應(yīng)商目錄庫里選擇供應(yīng)商，且采購價格要貨比三家，詢價人與簽訂合同人、審批人互相制衡，有效避免采購價格虛高的風險。

（3）建立供應(yīng)商檔案和準入制度

ERP系統(tǒng)預(yù)置供應(yīng)商資格審批表，對正式供應(yīng)商建立詳細記載檔案，每一家供應(yīng)商檔案經(jīng)過嚴格流程的審核，供應(yīng)商檔案由專人管理，對合格供應(yīng)商和采購價格的控制，體現(xiàn)了不相容職務(wù)相分離的規(guī)定，通過供應(yīng)商的評級選擇合理的供應(yīng)商，并合理管控供應(yīng)商和材料的價格，從而降低生產(chǎn)材料成本，避免人為主觀選擇供應(yīng)商。

四、ERP系統(tǒng)與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控

ERP與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控目標包括：

（1）保證銷售收入的真實性和合理性

銷售部門推送生成銷售合同或協(xié)議，部門自動生成銷售發(fā)貨單，庫房根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生出庫單。財務(wù)部門根據(jù)銷售出庫單填制發(fā)票，依據(jù)發(fā)票確認銷售收入，單據(jù)流轉(zhuǎn)的方式保證銷售收入的真實性和合理性。

（2）保證貨款及時足額回收

在ERP系統(tǒng)對每個客戶設(shè)置不同的銷售回款政策，分別確定每個客戶的信用天數(shù)和信用總額，對于超出信用政策的銷售業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動預(yù)警該客戶的銷售業(yè)務(wù)已超出既定的政策，并需要特殊的審批程序方能通過。應(yīng)收款模塊根據(jù)客戶的銷售發(fā)票、運輸商與客戶簽字的出貨單、合同模塊的信息對應(yīng)收賬款進行綜合管控，隨時查閱賬齡表對壞賬做出應(yīng)有的估計、欠款預(yù)測、詳細記載每筆業(yè)務(wù)詳細的應(yīng)收、收款明細及余額，根據(jù)每一客戶，制定不同的收款策略，實時催收到期應(yīng)收賬款，預(yù)防壞賬風險。

（3）加強銷售價格的控制

系統(tǒng)客戶檔案中建立了客戶價格列表以及最低售價，貨物檔案中建立了貨物價格列表、存貨生產(chǎn)制造成本，系統(tǒng)中銷售價格低于上述任意一種價格系統(tǒng)自動預(yù)警并予以否決，降低經(jīng)營風險，保障市場價格體系的穩(wěn)定。

（4）銷售與財務(wù)的監(jiān)督

銷售部門在銷售管理模塊錄入銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)部門在應(yīng)收賬款管理模塊共享業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從根本上加強了對應(yīng)收賬款的會計監(jiān)督，財務(wù)部門根據(jù)應(yīng)收賬款余額定期與客戶通過函證的方式核對賬目。

五、ERP對于庫存管理的控制

庫存管理是ERP系統(tǒng)一個非常重要的環(huán)節(jié)。

庫存管理核心點是：合理確定安全存量和現(xiàn)存量，以此提高倉庫管理水平和效率。合理的庫存是衡量采購計劃準確的標準，是降低庫存管理費用的重要尺度，管理者通過ERP系統(tǒng)隨時查詢庫存量，參照實際生產(chǎn)量，來判斷庫存量合理性;對于安全庫存的管理，也是庫房管理的重點，有效的安全庫存是保證生產(chǎn)部門正常業(yè)務(wù)開展的首要因素，如果缺乏安全庫存，會引起生產(chǎn)效率低下，造成延期交貨。生產(chǎn)、現(xiàn)存量、銷售訂單合理推算安全庫存，為采購計劃采購提供支撐，為庫房管理提供依據(jù);銷售人員根據(jù)客戶需求隨時查詢庫存信息，為準確交付提供了支持。

六、ERP對于生產(chǎn)管理過程的管控

ERP在生產(chǎn)管理的控制中，ERP是通過BOM表來確定材料領(lǐng)用的數(shù)量和損耗率，對于超BOM表領(lǐng)用，領(lǐng)料程序是通不過的，需要特殊的審批流程才能出料，因為沒有超BOM表領(lǐng)用所以從根本上來控制材料成本，規(guī)避材料的浪費;加強對生產(chǎn)流程的監(jiān)管與控制，非常清晰了解生產(chǎn)線上的材料數(shù)量，對生產(chǎn)各個工序?qū)崟r查詢，清晰了解產(chǎn)品在每個工序的進度，對線上出現(xiàn)的問題及時解決。

七、ERP與會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1.業(yè)務(wù)共享

根據(jù)業(yè)務(wù)管理模塊的不同，在ERP系統(tǒng)中將財務(wù)管理部分劃分為若干個基礎(chǔ)模塊：每個模塊之間相互共享，以預(yù)算模塊、成本模塊為例，預(yù)算模塊對企業(yè)預(yù)算編制的規(guī)范和預(yù)算的編制方法，預(yù)算的執(zhí)行情況，成本管理模塊主要對材料歸集和成本分攤以及成本分析，超預(yù)算成本發(fā)生系統(tǒng)是不讓通過的，減少了人工執(zhí)行預(yù)算的感性因素。

2.會計核算模塊共享，實現(xiàn)會計報表自動生成

一方面為提高財務(wù)部門對記賬憑證的處理效率和質(zhì)量，通過電子表格開發(fā)工具導入ERP系統(tǒng)，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現(xiàn)的誤差，保證賬務(wù)記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產(chǎn)等模塊的數(shù)據(jù)共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務(wù)人員節(jié)約大量的時間進行財務(wù)分析。

八、ERP與預(yù)算管理

1.信息共享

使預(yù)算部門和工作流程之間相互關(guān)聯(lián)，促進了內(nèi)控管理制度實施，預(yù)算管理模塊與財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造等模塊的融合，真正達到了信息資源共享，財務(wù)部門掌握了第一手的財務(wù)資料，實施企業(yè)自上而下的預(yù)算控制。財務(wù)部門根據(jù)各項預(yù)算與實際執(zhí)行情況對比，分析預(yù)算執(zhí)行過程中產(chǎn)生不一致的原因，通過比較分析、趨勢分析同期數(shù)據(jù)、標桿行業(yè)、內(nèi)部排名分析、然后查找原因細化到預(yù)算細項，形成預(yù)算分析書面建議書及時提出異常情況提醒經(jīng)營者改善。

2.在企業(yè)預(yù)算管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)和全面預(yù)算管理有機結(jié)合，實現(xiàn)了信息資源共享、整合的效應(yīng)，有利于企業(yè)資源的優(yōu)化利用，有利于成本預(yù)算管理的細化管控，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)計劃如銷售計劃、生產(chǎn)運營計劃到業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算和財務(wù)預(yù)算的全面實施。

3.ERP系統(tǒng)化預(yù)算，節(jié)約成本

ERP系統(tǒng)隨時監(jiān)控預(yù)算和實際的執(zhí)行情況，保證了預(yù)算在實施過程中的預(yù)警，ERP系統(tǒng)能夠有效地對企業(yè)費用做好相關(guān)預(yù)算工作，它將對每一個流程節(jié)點的費用分解細化，確定費用使用者的責任。過程中執(zhí)行預(yù)算系統(tǒng)流程設(shè)置嚴格審批預(yù)算各項費用，通過系統(tǒng)內(nèi)先進的處理手段進行分析預(yù)測，在符合企業(yè)預(yù)算標準下提交審批，預(yù)算外、特殊環(huán)節(jié)下預(yù)算外成本控制，通過系統(tǒng)化管控來實現(xiàn)成本最大化節(jié)約。

九、結(jié)論

ERP系統(tǒng)與內(nèi)控二者存在必然的聯(lián)系，一方面ERP促使內(nèi)控的改變，內(nèi)控建設(shè)為ERP實施提供了保障;另一方面二者作為企業(yè)管理系統(tǒng)，通過制定規(guī)范的流程促使企業(yè)內(nèi)部管理更加順暢，提高運營效率，規(guī)避企業(yè)運營過程的經(jīng)營風險及財務(wù)風險，助推企業(yè)良性的發(fā)展。二者的最終目標都是為了確保企業(yè)的資產(chǎn)安全、財務(wù)報告信息真實有效，提高內(nèi)部經(jīng)營效率，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。