王海玲

摘要：大多數(shù)文書檔案管理方法采用傳統(tǒng)的人工管理模式，導(dǎo)致文檔管理效率低下。在處理文書檔案時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)很多問題，甚至?xí)G失文書檔案，從而對(duì)相關(guān)任務(wù)產(chǎn)生負(fù)面影響。目前，我國(guó)已進(jìn)入信息化社會(huì)發(fā)展階段，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，如果能夠?qū)⑽臅鴻n案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行查詢等。既能提高效率，又能充分發(fā)揮檔案本身的作用。將文書檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合后，可以確保相關(guān)人員及時(shí)處理文書檔案管理中存在的問題，不斷提高本任務(wù)的執(zhí)行效率，實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)工作的科學(xué)轉(zhuǎn)化。

關(guān)鍵詞：辦公文書檔案;信息化管理;文書檔案

1 引言

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了數(shù)字技術(shù)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯。面對(duì)這一情況，有必要改變文書檔案的管理模式，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)用于其中，構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，從而快速地進(jìn)行信息管理和利用，保障文書檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

2 辦公文書檔案信息化管理的意義

辦公文書檔案信息化管理，提高了文書檔案管理水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)具有強(qiáng)大的功能，可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字資源的存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)計(jì)算和數(shù)據(jù)檢索，為不同的語(yǔ)言文字實(shí)現(xiàn)自動(dòng)翻譯等，這些都為文書檔案數(shù)字化管理提供了可靠的基礎(chǔ)，使信息數(shù)字化變得更加規(guī)范高效。文書檔案管理信息化也是時(shí)代的發(fā)展要求，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案信息化也是大勢(shì)所趨，為了適應(yīng)生產(chǎn)管理工作的需求，檔案資料的收集、存儲(chǔ)和管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的需要。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的影響下，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案資料實(shí)現(xiàn)共享，檔案管理信息化系統(tǒng)不僅能夠滿足本單位的檔案資料管理的需求，也為不同單位、不同層次的用戶之間提供檔案資料的檢索、存儲(chǔ)等功能需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的增值服務(wù)。

3 辦公文書檔案信息化管理策略

3.1 完善信息化管理制度

為了更好地保證文書檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依，企業(yè)必須加強(qiáng)制度建設(shè)。首先要進(jìn)一步出臺(tái)《檔案數(shù)字化立卷歸檔細(xì)則》《檔案數(shù)字化加工管理細(xì)則》《檔案數(shù)字化安全管理細(xì)則》等規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的具體職責(zé)以及分工，細(xì)化各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容以及需要滿足的條件。其次要明確文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在文書檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數(shù)。一是歸檔清單要與歸檔范圍相匹配，做到明確具體、應(yīng)歸盡歸，保障文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性，同時(shí)，為了避免電子文件歸檔不及時(shí)的問題，要明確電子文件歸檔、更新、清退的具體時(shí)限，落實(shí)相關(guān)的績(jī)效考核以及責(zé)任;二是數(shù)字類文書檔案的格式應(yīng)根據(jù)文件的具體類別，采用PDF、JPG、AVI等常見的格式。三是要明確各個(gè)職能部門在文書檔案管理系統(tǒng)中的流程節(jié)點(diǎn)、具體分工，真正做到一環(huán)扣一環(huán)，充分發(fā)揮文書檔案管理系統(tǒng)的作用。最后要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，堅(jiān)持安全管控的基本原則，明確不同主體在文書檔案管理系統(tǒng)終端的查閱權(quán)限、使用權(quán)限、傳輸權(quán)限，避免發(fā)生相應(yīng)的泄密事件。

3.2 搭建數(shù)字化管理平臺(tái)

在文書檔案管理過程中，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，積極構(gòu)建完善的數(shù)字信息管理平臺(tái)，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)用價(jià)值，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化。相關(guān)檔案管理部門在實(shí)際工作過程中，可從檔案專用服務(wù)器與備份軟件的安裝角度著手，科學(xué)實(shí)施OA與檔案信息的交接工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)力度。另一方面，在檔案管理軟件控制過程中，還應(yīng)確保其與掃描儀和高拍儀的適應(yīng)性，以此直接將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，并將其安全存儲(chǔ)到相應(yīng)的軟件空間中。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員還可以在指定的存儲(chǔ)系統(tǒng)中完成檔案資料的打印與檢索操作，通過搜索關(guān)鍵詞的方式高效檢索數(shù)據(jù)信息，真正為相關(guān)管理人員提供良好的便利服務(wù)。在計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施建設(shè)過程中，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況成立專門的檔案管理工作室，在此基礎(chǔ)上對(duì)文書檔案、照片信息進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)而為社會(huì)公眾提供良好的檔案管理服務(wù)。但需要注意的是，在檔案管理軟件采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循質(zhì)量?jī)?yōu)先原則，并指派專門的工作人員定期更新與檢查檔案管理軟件中存在的漏洞問題，從源頭上降低電子文檔發(fā)生隱私泄露風(fēng)險(xiǎn)的可能性，有效解決文書檔案管理工作中存在的各種常見問題。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理似乎簡(jiǎn)單且非技術(shù)性。事實(shí)上，這項(xiàng)工作的內(nèi)容是復(fù)雜的，涉及到許多相關(guān)的環(huán)節(jié)。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，工作量大，因此需要具備一定精力、體力和耐力的專業(yè)人員參與其中，選擇責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作熱情高、有奉獻(xiàn)精神、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的人員，這些都是選擇人員時(shí)應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，還要加大對(duì)于人員現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力要求。從人才方面促進(jìn)文書檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化，人才是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展基本條件，對(duì)于今后的文書檔案管理工作具有積極促進(jìn)作用，有利于檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。面對(duì)愈加快速的社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容也需要隨之不斷改進(jìn)和完善，檔案管理人員管理意識(shí)和管理素質(zhì)都需要加以重視和提升。更要加強(qiáng)檔案管理改革，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理內(nèi)容，信息管理流程，管理軟件的使用和信息技術(shù)的規(guī)范化。以復(fù)合型人才應(yīng)用為前提，從各個(gè)方面提高檔案管理人員的綜合水平。加強(qiáng) 《檔案法》 《保密法》 的學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)到信息載體、渠道和模式下辦公室文書檔案管理所面臨的安全形勢(shì)，從而提出相應(yīng)對(duì)策。另一方面，要明確檔案人員職責(zé)。根據(jù)文書檔案管理的安全保密需要，結(jié)合辦公室文書全生命周期理念，從文書檔案收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案專職、兼職人員的職責(zé)內(nèi)容，并根據(jù)文書檔案密級(jí)等，賦予不同人員的閱讀權(quán)限。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的辦公文書檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的實(shí)際需要，導(dǎo)致辦公文書檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)改革。目前，我國(guó)已進(jìn)入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)格式的檔案管理將存在諸多制約因素，相關(guān)人員必須充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，從多方面選擇合理有效的工作策略，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與文書檔案管理的結(jié)合。

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