張楠

摘要：網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，成為檔案管理工作者關(guān)注的課題。黨的十九屆四中全會(huì)專門研究了推動(dòng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的問題，并形成了專門的綱領(lǐng)性文件；而后，國家為推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展，編制了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》；黨的二十大也明確提出，加快建設(shè)數(shù)字中國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國，構(gòu)建現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施體系，這些都為新形勢下檔案管理的信息化建設(shè)提供了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。為適應(yīng)國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求，本文在深入分析當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量發(fā)展、檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)資源共享與檔案管理模式多樣化三個(gè)方面，闡釋加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重要意義，提出加快完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度、加快推動(dòng)配套基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍等路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)路徑

一、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)前，國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)，2017年，我國就召開了全國檔案局館長會(huì)議，專門研究部署了大數(shù)據(jù)時(shí)代我國檔案管理信息化建設(shè)的問題；2020年6月，國家專門修訂完善了《中華人民共和國檔案法》；2021年，國家為推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，又專門編制了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。在此背景下，國內(nèi)各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)及部門加快推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，各個(gè)檔案場館網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到建立和完善，區(qū)域內(nèi)的各種電子檔案數(shù)據(jù)庫陸續(xù)建立。例如，干部人事電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)已趨于完善，干部人事紙質(zhì)檔案已被全部掃描錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，有效提高了從事干部人事檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，這也反映出當(dāng)前我國檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得較好的成效。通過對國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)文獻(xiàn)資料的研究不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)療、教育領(lǐng)域?qū)﹄娮訖n案管理技術(shù)的運(yùn)用相對成熟。

然而，在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，也存在一些風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)和問題。首先，檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金保障。檔案管理信息化建設(shè)中涉及的電腦、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、復(fù)印機(jī)等軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及檔案管理大數(shù)據(jù)庫、安全防護(hù)軟件、檔案信息智能建設(shè)軟件等軟件基礎(chǔ)設(shè)施的購買，均需足夠的資金保障。但是由于地方政府財(cái)政緊張或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的重視，當(dāng)前管理信息化建設(shè)缺乏足夠的資金保障，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)面臨的一大突出問題。其次，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要加快統(tǒng)一。當(dāng)前，各地方推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)所使用的數(shù)據(jù)庫軟件、功能、框架和大小等，均存在混亂的局面。在此背景下，國家需要加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)格或建立各個(gè)數(shù)據(jù)庫兼容性的軟件，為后期建立全國統(tǒng)一的檔案管理大數(shù)據(jù)檢索庫奠定基礎(chǔ)。再次，檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高。當(dāng)前，檔案管理人員缺乏危機(jī)意識(shí)，無法緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，無法適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)后新的工作崗位，且當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)缺乏既懂網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，又懂檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型高端人才，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息建設(shè)的進(jìn)程。最后，檔案管理人員的信息安全意識(shí)也較為淡薄，尤其是缺乏檔案管理信息化建設(shè)中所需的安全密鑰、防火墻、防病毒等檔案安全防護(hù)技術(shù)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量發(fā)展

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理工作面臨著一場由信息技術(shù)帶來的變革。早在2017年，我國就專門研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展問題，提出了檔案管理應(yīng)勢而動(dòng)、乘勢而上的現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略。黨的十九屆六中全會(huì)審議通過了關(guān)于推動(dòng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的決定，黨的二十大報(bào)告將包括網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國等在內(nèi)的現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施體系建設(shè)和提高人民生活品質(zhì)，作為重要內(nèi)容進(jìn)行安排部署，為檔案管理信息化建設(shè)提供了前所未有的轉(zhuǎn)型發(fā)展機(jī)遇。在此背景下，加快推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，是擺在面前的一項(xiàng)重要工作。檔案管理信息化建設(shè)是推動(dòng)當(dāng)前檔案管理工作轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展的必由之路，這不僅是由信息技術(shù)革命帶來的轉(zhuǎn)型發(fā)展決定的，還是由新時(shí)代廣大人民群眾對檔案資源信息共享的現(xiàn)實(shí)需求決定的。加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，可轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式，極大提高檔案管理速度和管理質(zhì)量，有效降低檔案管理所需的人力資源成本，滿足人們對檔案資源信息共建共享的現(xiàn)實(shí)需求。所以加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，對推動(dòng)我國檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量

檔案管理信息化建設(shè)，具有提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作涉及的面越來越廣，其管理內(nèi)容也呈現(xiàn)出多而復(fù)雜的發(fā)展現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。尤其是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下，知識(shí)每天都在以成倍的速度增長，這給檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作信息化建設(shè)則可以提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。例如，可以為檔案管理人員建設(shè)線下自動(dòng)化的檔案信息管理庫和線上大型電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，線上、線下相結(jié)合的現(xiàn)代化檔案管理模式，可為檔案管理工作者提供電子化管理工具，讓檔案管理工作者和到館內(nèi)查詢信息的人員，都能實(shí)現(xiàn)檔案的智能化檢索、檔案自動(dòng)化分類、檔案智能化編研和信息的個(gè)性化智能提取。如此一來，既提高了檔案管理工作者的工作效率，又提高了其服務(wù)質(zhì)量。

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享與檔案管理模式的多樣化

傳統(tǒng)的檔案管理模式無法實(shí)現(xiàn)資源的共建共享，而檔案管理信息化建設(shè)則可以通過線上檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。檔案管理信息化建設(shè)還豐富了檔案管理模式，智能化的檔案管理模式有效簡化了傳統(tǒng)、復(fù)雜的檔案管理模式?？傊瑱n案管理模式的信息化建設(shè)，為檔案管理工作者提供了更加快捷、可靠的管理模式，這種管理模式既能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，又能讓檔案管理工作變得快捷、高效，這也是未來檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要方向。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)隨著保管年限的增加出現(xiàn)各種問題，而智能化答案管理則可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在較大程度上為檔案資源的長久保存和檔案信息的安全性提供保障。

三、檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）完善信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度

面對檔案信息資源安全問題，要規(guī)范檔案管理從業(yè)人員的行為，加快完善檔案管理信息化建設(shè)所需的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與制度規(guī)范。國家在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，也對檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與制度的完善與建設(shè)進(jìn)行了探索與實(shí)踐，如前文提到的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，該規(guī)劃就專門對檔案制度規(guī)范建設(shè)問題進(jìn)行了詳細(xì)的安排部署。在法規(guī)制度方面，國家提出要加快修訂、完善《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的法律法規(guī)，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)修訂完善檔案開放審核、檔案監(jiān)督檢查、電子檔案管理及重點(diǎn)行業(yè)檔案專業(yè)管理行政規(guī)范文件，加快建立檔案管理法規(guī)制度體系，為檔案管理信息化建設(shè)提供法治制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面，國家要加快落實(shí)全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，加快建立、完善《電子檔案單套制度管理一般要求》《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等檔案管理信息化建設(shè)所需的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?？傊?，國家層面要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，從戰(zhàn)略發(fā)展層面加快對檔案管理信息建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與制度的建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與制度保障，這也是當(dāng)前加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的重要路徑。

（二）加快推動(dòng)配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)需要強(qiáng)有力的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)既涉及硬件基礎(chǔ)設(shè)施，又涉及軟件基礎(chǔ)設(shè)施。例如，電腦、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、信息檢索設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)光纖等，均屬于檔案管理信息化建設(shè)需要配備的硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施；各類數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)、信息檢索軟件、檔案自動(dòng)錄入和轉(zhuǎn)存軟件、檔案自動(dòng)識(shí)別軟件等，屬于檔案管理信息化建設(shè)所需的軟件配套基礎(chǔ)設(shè)施。檔案館推動(dòng)配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中需要注意，定期檢修、維護(hù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，及時(shí)更新陳舊、過時(shí)的硬、軟件基礎(chǔ)設(shè)施。此外，檔案管理硬、軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及完善過程中，還要選擇通用型、規(guī)范型的硬件配套設(shè)施和軟件配套設(shè)施，有利于未來全國檔案管理數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一聯(lián)建，為建立統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)檔案信息管理庫提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理信息化建設(shè)最終要落實(shí)到人的身上，人既是檔案管理信息化的建設(shè)者，又是檔案管理信息化建設(shè)的使用者及受益者，因此，要加快現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，要精準(zhǔn)引進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高端人才。根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需要，加快通過人才精準(zhǔn)引進(jìn)的方式，解決當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的人才技術(shù)短板問題，尤其是關(guān)鍵技術(shù)人才的引進(jìn)，對推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的推動(dòng)作用，同時(shí)也進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，為檔案管理人才隊(duì)伍輸入新鮮血液，扭轉(zhuǎn)當(dāng)前檔案管理人才隊(duì)伍老齡化和“青黃不接”現(xiàn)狀。但需要注意的是，引進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高端人才，需要嚴(yán)把引進(jìn)關(guān)，這是確保精準(zhǔn)引才的關(guān)鍵。其次，要精心培育檔案管理信息化建設(shè)所需的人才。檔案管理信息化建設(shè)，需要加快提升當(dāng)前檔案管理人才隊(duì)伍的現(xiàn)代化水平，要通過專業(yè)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和相應(yīng)的崗位競爭激勵(lì)制度，提升檔案管理人才隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，讓檔案管理人員熟練掌握每個(gè)崗位需要具備的管理技術(shù)。這就需要檔案管理部門根據(jù)檔案管理信息建設(shè)的具體崗位，制定年度專業(yè)人才培訓(xùn)計(jì)劃，分崗位、分批次、有針對性地全面提升檔案管理人員運(yùn)用檔案管理信息技術(shù)的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，還可采取線上線下相結(jié)合的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、檔案管理信息化建設(shè)實(shí)訓(xùn)基地現(xiàn)場教學(xué)、跨區(qū)域業(yè)務(wù)觀摩交流學(xué)習(xí)等多種途徑，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，要用心建設(shè)一支穩(wěn)定的現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍。關(guān)心、關(guān)愛檔案管理人才，大力弘揚(yáng)創(chuàng)優(yōu)爭先和工匠精神，加快完善相應(yīng)的人才激勵(lì)機(jī)制，暢通人才晉升渠道，為檔案管理人員創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境。

四、結(jié)束語

綜上所述，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)需要長期推動(dòng)的檔案管理工程。相關(guān)檔案管理單位及其工作者，要在檔案管理實(shí)踐中不斷改革、探索，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為推動(dòng)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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