吳明發(fā)

摘要：大數(shù)據(jù)時代，高等院校的檔案信息體現(xiàn)了數(shù)量巨大、數(shù)字信息化和智能化的新特點，同時也存在管理檔案的模式結(jié)構(gòu)相對低效、缺少教學(xué)檔案信息數(shù)字化的管理系統(tǒng)、數(shù)字信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施較單薄、檔案的信息管理安全性存在潛在威脅等情況。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作信息化建設(shè)的重點是設(shè)立高校檔案的信息管理系統(tǒng)，強化檔案信息管理的安全防衛(wèi)能力，應(yīng)用新型的無線射頻識別技術(shù)等一系列信息采集方法，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)下數(shù)量巨大的高校檔案管理的數(shù)字化、信息化。

關(guān)鍵詞：教育檔案管理；檔案管理工作；數(shù)字信息化技術(shù)；“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)環(huán)境

一、前言

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“十四五”時期的檔案管理工作面臨的形勢和挑戰(zhàn)概括為“三個迫切”?！捌惹小敝粸椤靶乱淮畔⒓夹g(shù)廣泛應(yīng)用，檔案管理工作環(huán)境、管理對象、管理內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案管理工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。”[1]因此，也提出了有關(guān)檔案數(shù)字信息化建設(shè)再上一個新臺階的發(fā)展目標。實現(xiàn)“檔案信息化發(fā)展保障機制進一步完善，檔案信息化建設(shè)進一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型?！薄爸悄堋奔夹g(shù)在“十三五”期間的具體技術(shù)運用向整體目標進行延伸。為此，需要在分析智能化相關(guān)定義與智能化技術(shù)運用于檔案信息化建設(shè)核心的基礎(chǔ)上，構(gòu)建智能、優(yōu)化檔案館愿景的過程中，找尋數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用的階段性取向，并通過對當(dāng)前檔案信息化管理中智能技術(shù)運用的具體情況進行細致梳理和具體分析，提出切實可行的基礎(chǔ)性對策和目前最優(yōu)化的建議[2]。

數(shù)字信息化時代的來臨，極大地促進了各領(lǐng)域的飛速發(fā)展，高校檔案管理工作已進入了全新的發(fā)展時期，迎來了全新的挑戰(zhàn)與不可預(yù)料的機遇。數(shù)字信息大數(shù)據(jù)的背景下，細致化和程序化地管理高校檔案重新定義了傳統(tǒng)檔案管理的框架與體系，運用數(shù)字化信息技術(shù)獲取精簡信息再進入數(shù)據(jù)內(nèi)部核心中去，可將高校的檔案信息化管理水平提升到新的高度。當(dāng)前高校在檔案管理工作中緊缺相關(guān)檔案管理設(shè)施、檔案資料冗雜、共享性差。因此，高校的檔案信息化管理基礎(chǔ)性建設(shè)已成為一種必然趨勢，它通過有針對性地進行交互信息查詢篩選，向教師和學(xué)生提供上傳、整合、查詢等服務(wù)，提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)處理的效率。

在數(shù)字化信息時代，高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)了高效和準確定位，通過信息檔案的數(shù)據(jù)庫能從多方面獲取每位學(xué)生的具體資料，提升了檔案管理的效率。整合學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，方便高校檔案管理員查詢、獲取學(xué)生檔案中的信息數(shù)據(jù)，按需求定制管理方法、采取措施。進入大數(shù)據(jù)信息化時代，高校的檔案進行科學(xué)的信息化、程序性管理有利于提高工作質(zhì)量和工作效率。首先，有助于保存初始檔案數(shù)據(jù)。以往的紙質(zhì)版檔案信息文件十分容易被丟失和損壞，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔以電子化方式保存、調(diào)用，檔案被破壞的可能性極??；其次，電子化的檔案可節(jié)約空間，提高資源利用率。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到檔案信息管理中，可讓自動化特性進行非人工管理，在減少人工勞動成本的同時，也為科研、教學(xué)工作的智能化發(fā)展創(chuàng)造條件。高校的信息檔案不再結(jié)構(gòu)單一、內(nèi)容重復(fù)，正在向著綜合性方向邁進；再者，信息化的檔案管理對提升檔案管理人員工作質(zhì)量有巨大作用。通過信息一體化實現(xiàn)資源共享，使檔案管理人員能夠從繁重的工作中解放出來，擁有更多的精力與時間參與到其他工作和活動中。

二、面向大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化建設(shè)中存在的四個基本問題

在對高校的檔案信息化建設(shè)實際情況進行一系列調(diào)查研究后，調(diào)研結(jié)果顯示部分高校目前主要以人工的方式進行檔案管理，信息化覆蓋不全面，大數(shù)據(jù)技術(shù)沒有在高校檔案的信息化改革中發(fā)揮作用，具體表現(xiàn)在以下幾點，見圖1。

（一）檔案的管理模式亟須改進

當(dāng)前，獨立學(xué)院的教學(xué)檔案在日常教學(xué)、科研活動中占主導(dǎo)地位，但多用傳統(tǒng)方法管理教學(xué)檔案，信息化覆蓋面較小。在教學(xué)檔案采集方式中，教學(xué)檔案較分散地運用在各部門、各二級學(xué)院，檔案以不同標準進行采集，導(dǎo)致內(nèi)容重復(fù)率增高；從教學(xué)檔案歸檔的對象來看，以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案占比小，并且歸檔的對象單一，總體上，檔案的數(shù)字化程度不高；在教學(xué)檔案的管理過程中，多采用電子表格對紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)整理的方式，直接使用電子檔案管理的比例較低，檔案管理的小程序數(shù)量較多，購買或開發(fā)專用于教學(xué)檔案信息管理的相關(guān)軟件或系統(tǒng)極少。

（二）檔案信息化管理系統(tǒng)的缺失

缺少現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，數(shù)量巨大、名目繁多的教學(xué)檔案難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理，就如同瀏覽器搜索引擎沒有數(shù)據(jù)庫，不能快速定位，需要耗費大量時間才能顯示結(jié)果，獨立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)與之相似。目前，大多數(shù)獨立學(xué)院并未建立教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，沒有以系統(tǒng)分析的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對教學(xué)檔案實行傳統(tǒng)的標準化的流程管理。獨立學(xué)院的教學(xué)檔案也沒有統(tǒng)一的管理標準與方法，與虛擬數(shù)字檔案館的目標相距甚遠，現(xiàn)階段無法達到教學(xué)檔案的信息化建設(shè)要求。

（三）信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施欠完善

當(dāng)前，獨立學(xué)院的教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)需要的基礎(chǔ)設(shè)施配備不全面，沒有營造出基礎(chǔ)設(shè)施完備的信息化環(huán)境，比如穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專用的教學(xué)檔案管理軟件或系統(tǒng)、相關(guān)的高性能硬件設(shè)備。這些基礎(chǔ)設(shè)施的不完善給獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理帶來了基礎(chǔ)設(shè)備利用率低、處理數(shù)據(jù)的能力較弱、各類檔案的管理效率偏低等一系列問題，難以適應(yīng)在大數(shù)據(jù)背景下的教學(xué)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理和信息存儲等的綜合管理，無法滿足用戶在異地快速查詢并使用教學(xué)檔案的需求。除此之外，獨立學(xué)院的資金主要通過學(xué)生的學(xué)費進行運轉(zhuǎn)，政府撥款較少，以上問題讓獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作面臨信息化建設(shè)前期資金本投入不足的困難，阻礙了獨立學(xué)院教學(xué)檔案信息化的發(fā)展，使這項工作陷入被動局面。

（四）檔案的拓展能力不足

獨立學(xué)院的教學(xué)檔案應(yīng)具有橫向和縱向的拓展能力，為獨立學(xué)院的教學(xué)發(fā)展提供切實可行的參考依據(jù)和政策性指向。現(xiàn)階段，多數(shù)獨立學(xué)院的教學(xué)檔案管理處在發(fā)展初期，能利用表格軟件對教學(xué)檔案開展簡單的數(shù)據(jù)錄入與核查，缺少對教學(xué)檔案管理系統(tǒng)更深層次數(shù)據(jù)挖掘與實際運用。獨立學(xué)院的教學(xué)檔案需要較長周期才可以形成初步完善的信息化建設(shè)內(nèi)容，也側(cè)面體現(xiàn)出獨立學(xué)院教學(xué)檔案的縱向、橫向拓展能力不足與檔案管理系統(tǒng)的利用率不高，教學(xué)檔案只能提供一般的原始材料，不能在此基礎(chǔ)上進行實際運用，比如教學(xué)檔案可以將學(xué)生的職業(yè)選擇喜好與教師的課程設(shè)計與教學(xué)大綱相結(jié)合，基于大數(shù)據(jù)分析做出課程匹配度，還可以將專業(yè)選修與非選修課程的總體評估與建設(shè)一流本科標準進行深度比較，對不同專業(yè)學(xué)科建設(shè)和獨立學(xué)院的未來發(fā)展進行科學(xué)規(guī)劃。

三、面向大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化建設(shè)策略

為了有效解決以上問題，主要采取以下建設(shè)策略建設(shè)教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，強化教學(xué)檔案信息管理安防能力、采用無線技術(shù)射頻識別創(chuàng)新、提供 “大數(shù)據(jù)”信息化技術(shù)服務(wù)創(chuàng)新，見圖2。

（一）建設(shè)教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，高等院校檔案信息化是一個檔案信息資源綜合后建立的體系，各相關(guān)單位必須相互配合。教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)在獨立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)中占主導(dǎo)地位，由信息來源、信息完善和信息應(yīng)用這三部分構(gòu)成。檔案信息在院辦、教務(wù)處、人事處等職能部門處獲取，之后，由二級學(xué)院與檔案室等有關(guān)部門根據(jù)信息采集的統(tǒng)一標準和模板，基礎(chǔ)信息采集后進行整合并傳送到教學(xué)檔案專有的數(shù)據(jù)庫中。為了完善教學(xué)檔案信息，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫將按需整理得到的信息，組成教學(xué)檔案初級信息庫。在實際的教學(xué)檔案管理中，在規(guī)定的有效期間，提供檔案信息的部門登錄教學(xué)信息平臺有權(quán)限查詢教學(xué)檔案信息是否真實、完整，是否具備發(fā)布條件，若要修改或補充信息，可向平臺提供反饋，平臺對內(nèi)容進行核實后再修正有關(guān)信息，修正后的信息將被上傳到教學(xué)檔案初級信息庫，在系統(tǒng)校驗后，數(shù)據(jù)才能被保存在教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫中，形成對外發(fā)布的教學(xué)檔案信息庫，同樣，在校師生、各級領(lǐng)導(dǎo)部門、科研專家或?qū)＜艺{(diào)研組等用戶能通過個人或集體賬號登錄到教學(xué)檔案信息管理平臺，進行瀏覽或下載教學(xué)檔案信息等操作。

（二）強化教學(xué)檔案信息管理的安防能力

在開放共享教學(xué)檔案信息時要重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，“皮之不存，毛將焉附？”安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)能正常運行的基礎(chǔ)。獨立學(xué)院應(yīng)采用多種措施強化教學(xué)檔案信息管理的安防能力，例如入侵檢測技術(shù)可以加強安全防護，能夠在學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)中間加一層保護層，提前篩選出不安全的網(wǎng)絡(luò)因素，這種技術(shù)可以對網(wǎng)絡(luò)攻擊行為進行識別響應(yīng)和之后的保護處理；除此之外，還有定時對高校教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的完全備份技術(shù)，以防教學(xué)檔案信息的不可尋回丟失或不可恢復(fù)毀壞；再比如數(shù)據(jù)防泄密技術(shù)，需要做到強化校園網(wǎng)內(nèi)部的安全管理能力、持續(xù)地對網(wǎng)絡(luò)病毒進行殺滅和設(shè)置內(nèi)、外部人員對系統(tǒng)的訪問權(quán)限等級[3]。隨著數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)化，教學(xué)檔案的安全措施也在持續(xù)更新，防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒對檔案數(shù)據(jù)的攻擊，從而防止數(shù)據(jù)泄露和非法進入學(xué)習(xí)型檔案館的信息管理系統(tǒng)。

（三）教育管理檔案信息化技術(shù)的無線射頻識別創(chuàng)新

RFID也叫作無線射頻識別，或者電子標簽，是一種新的識別技術(shù)，可標識檔案信息資源，分為有源標簽與無源標簽。RFID主要分為兩個部分電子標簽與閱讀器。通過RFID無線射頻標識基本原理得到無源電子標簽，利用無線射頻信號可與讀寫器交換信息。RFID在教育檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用中有許多亮點 [4]。比如，檔案資源具有自動化非接觸識別技術(shù)與人工視覺識別技術(shù)，均不需要人工干涉就可以對遠距離檔案資源進行監(jiān)測和歸檔操作。通過遠距離識別和快速識別技術(shù)對檔案資源的同一時刻的歸檔或借出狀態(tài)進行實時監(jiān)控，可以對多個檔案資源同時進行讀取等操作。從檔案資源的條碼角度而言，電子標簽是單個的檔案標識，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實時獲取檔案信息資源中的各種標識性信息。對于電子標簽已經(jīng)記錄成功的用戶，在檔案機構(gòu)可進行用戶基本信息統(tǒng)計。當(dāng)下，在一些設(shè)備齊全的檔案館，能夠引進并且采用基于RFID的檔案館智能化機器人技術(shù)，加快了互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下教育管理檔案信息化技術(shù)的智能化水平提高的步伐。此外， RFID優(yōu)化了檔案管理中各環(huán)節(jié)的資源共享存在的相關(guān)問題?，F(xiàn)階段，RFID早已應(yīng)用于人事檔案管理與圖書館檔案管理，教育管理檔案也需要加快信息化建設(shè)的步伐。

（四）教育管理檔案的 “大數(shù)據(jù)”信息化技術(shù)相關(guān)服務(wù)創(chuàng)新

信息化社會中的大數(shù)據(jù)技術(shù)正在包含教育檔案管理在內(nèi)的各領(lǐng)域快速普及[5]。教育檔案管理機構(gòu)在公共檔案管理與教育檔案管理中均有重大意義，不僅是各級教育部門的資源與檔案文獻信息化技術(shù)交流共享中心，還是向使用者提供教育檔案管理信息化資源與技術(shù)的服務(wù)機構(gòu)，收集并整理了大量的教育管理檔案數(shù)據(jù)。教育檔案管理的大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)被劃分成多個大類和小類，大類像師資團隊檔案信息化、人力資源部門檔案信息化、學(xué)生群體管理檔案信息化、后勤管理檔案信息化、教育相關(guān)文件檔案信息化、教育交流檔案信息化、教學(xué)教研管理檔案信息化等數(shù)據(jù)，不但包括了技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)，而且包括了技術(shù)管理數(shù)據(jù)。教育管理檔案機構(gòu)可以通過互聯(lián)網(wǎng)+的大環(huán)境為基礎(chǔ)用戶提供相關(guān)的基于大數(shù)據(jù)的檔案管理技術(shù)及教育檔案管理技術(shù)資源的創(chuàng)新服務(wù)。和教育相關(guān)部門的科研項目、科研論文和科研報告等各類成果一樣，教育檔案管理中的信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)屬于專類的科研成果產(chǎn)出，是教育科研工作信息化建設(shè)必不可少的部分，是重要的教育科研信息化原始數(shù)據(jù)類型中的一種。教育檔案管理信息化的大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)不但能提供用戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還能提供在某地區(qū)、國內(nèi)，甚至更大范圍內(nèi)的教育管理檔案信息化技術(shù)數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語

對教學(xué)檔案管理進行信息化建設(shè)是獨立學(xué)院將教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量完美融合的重要方法。獨立學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)信息化時代作出相應(yīng)的調(diào)整與轉(zhuǎn)變，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中，幫助獨立學(xué)院建立更優(yōu)化的系統(tǒng)。當(dāng)下，各高校需要根據(jù)不同需求制定教學(xué)檔案信息化管理的統(tǒng)一標準，反思并改正教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的不足，并采取更多的保障措施，根據(jù)獨立學(xué)院的專業(yè)特點或建設(shè)特點認真、科學(xué)規(guī)劃發(fā)展路線，盡快讓更多教育從業(yè)者共享數(shù)字化信息時代下教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的成果。

參考文獻

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基金項目：1.2019年度教育部重點課題子課題“基于互聯(lián)網(wǎng)+教育背景下教育精準扶貧研究”（項目編號：DCA190331-1011）；2.四川省教育信息化應(yīng)用與發(fā)展研究中心課題“面向個別化指導(dǎo)的深度可分離卷積課堂微表情識別研究”（項目編號：JYXX21-004）；3.成都大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)“專業(yè)思政”示范教學(xué)團隊（項目編號：CDKCSZTD202001）

作者單位：成都大學(xué)檔案館