摘要：近年來，數(shù)字中國建設(shè)已經(jīng)取得顯著成就，在此背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)也加快了腳步。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量信息，檔案管理的難度也在不斷增加，而實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，將海量的紙質(zhì)檔案信息壓縮進(jìn)管理系統(tǒng)，能夠減少檔案管理的工作量，提高管理效率。本文簡單分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及原則，重點(diǎn)梳理了企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)和推進(jìn)過程中面臨的問題，并提出了有效的改進(jìn)措施，以提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，為企業(yè)提供一定參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

DOI：10.12433/zgkjtz.20241709

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，我國要在2025年實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。數(shù)字化檔案管理成為數(shù)字中國戰(zhàn)略下的重要措施，部分企業(yè)不重視數(shù)字化檔案管理工作，在數(shù)字化建設(shè)中存在一定的問題，需要企業(yè)充分分析其中不足，并采取有針對性的措施，推動其順利實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，為數(shù)字中國發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）推動企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展

在數(shù)字中國建設(shè)背景下，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為企業(yè)新的發(fā)展趨勢，在檔案管理中加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用，利用現(xiàn)代化信息設(shè)備對企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，將其整合為統(tǒng)一的電子檔案，可方便內(nèi)部人員快速瀏覽和調(diào)閱檔案，提高整體工作效率。新形勢下，企業(yè)在檔案管理中應(yīng)及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，利用數(shù)字化方式，快速整理檔案工作，優(yōu)化管理流程，推動企業(yè)順應(yīng)現(xiàn)代市場發(fā)展趨勢，提高管理效率。

（二）提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)在檔案管理中利用信息技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行處理，能提高整體檔案管理效率，同時也能為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升帶來促進(jìn)作用，有效減少檔案管理成本。同時，數(shù)字化模式檔案能夠減少檔案管理過程中出現(xiàn)的重復(fù)問題，通過系統(tǒng)化管理體系，提高檔案管理質(zhì)量，滿足數(shù)字中國發(fā)展需求，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升提供重要推力。

（三）提高人員的工作效率

傳統(tǒng)檔案管理模式的整體管理流程比較復(fù)雜，且紙質(zhì)檔案管理模式較多，容易出現(xiàn)管理人員不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或錯亂的問題，且修復(fù)和維護(hù)過程復(fù)雜。一旦企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)大量的檔案管理人員調(diào)動，交接過程繁瑣，因?yàn)楣ぷ鹘唤硬煌晟茖?dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，影響檔案管理質(zhì)量。企業(yè)加快檔案數(shù)字化建設(shè)，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可幫助管理人員及時收集不同類型的檔案信息，采取有效措施避免檔案信息在傳輸過程中出現(xiàn)問題，保障檔案信息完整，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化及現(xiàn)代化管理，全面提高人員的工作效率。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)原則

（一）實(shí)用性原則

企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮到檔案的實(shí)用性，確保檔案數(shù)字化建設(shè)完成后具有一定的使用價值，能夠充分提高檔案的使用效率，為工作開展提供有效幫助。

（二）完整性原則

檔案數(shù)字化建設(shè)在對原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，要保障檔案內(nèi)容完整、清晰，確保檔案具有使用價值。同時，針對部分形成時間跨度大的檔案，要對各個階段形成的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性。

（三）安全性原則

企業(yè)檔案具有一定的機(jī)密性，企業(yè)在對檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，在對檔案進(jìn)行使用的過程中，要保證檔案的使用、存儲安全，采用先進(jìn)的數(shù)字安全管理技術(shù)，避免檔案管理系統(tǒng)遭受非法攻擊。此外，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的保密工作，采用有效的防范措施增強(qiáng)數(shù)字檔案的安全性。

（四）追溯性原則

企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中會形成較多檔案，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下，隨著時間的推進(jìn)，部分檔案的紙質(zhì)會出現(xiàn)變化，一些人員在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時出現(xiàn)損壞或丟失的現(xiàn)象。因此，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)必須遵循追溯性原則，選用專業(yè)的技術(shù)人員合理處理較長期的檔案，保證數(shù)字檔案的完整、安全，一旦檔案出現(xiàn)損壞，則需要相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)必要責(zé)任。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問題

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)體系不夠完善

新形勢下，檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字中國建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，但一些企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一定的問題。部分企業(yè)缺乏完善的制度體系，沒有規(guī)范的操作及完善的系統(tǒng)，導(dǎo)致信息難以被真實(shí)、全面的錄入，影響了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型效率。同時，隨著工作的推進(jìn)，國家針對檔案數(shù)字化制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，提供了技術(shù)指導(dǎo)，但部分企業(yè)檔案數(shù)量多、規(guī)模大，檔案類型不盡相同，導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)與各部門工作不符，且企業(yè)沒有針對檔案數(shù)字化制定與自身需求相符的制度，影響了檔案資料的規(guī)范保存和使用。

（二）檔案管理員的專業(yè)能力有待提升

企業(yè)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)的檔案管理人員熟練掌握操作技術(shù)，能夠利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)開展檔案管理工作。但實(shí)踐中，部分企業(yè)不重視檔案管理工作，對于檔案資源的保障力度不強(qiáng)，導(dǎo)致專職人員不足，且人員流動性較大。部分企業(yè)配置的檔案管理人員甚至是非專業(yè)人員，其檔案管理能力不足，在新形勢下難以緊跟數(shù)字中國建設(shè)腳步推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致整個工作進(jìn)程緩慢，影響了檔案管理質(zhì)量。例如：某企業(yè)檔案管理人員不具備專業(yè)的手工整理能力，更不了解數(shù)字化建設(shè)需求，因而在實(shí)際建設(shè)過程中，檔案管理人員無法提供專業(yè)的支持，導(dǎo)致該企業(yè)數(shù)字化建設(shè)緩慢。此外，部分企業(yè)缺乏對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)過程中相關(guān)人員的專業(yè)能力無法滿足建設(shè)要求，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的順利推進(jìn)。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)保障機(jī)制不足

新形勢下，信息技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)成為社會發(fā)展及經(jīng)濟(jì)增長的關(guān)鍵，數(shù)字中國建設(shè)成為我國引領(lǐng)未來發(fā)展的重要戰(zhàn)略。在此戰(zhàn)略的引導(dǎo)下，檔案數(shù)字化建設(shè)也加快了腳步，但部分企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)保障機(jī)制方面不夠完善，影響了工作的順利推進(jìn)。一些企業(yè)不夠重視檔案數(shù)字化建設(shè)，工作模式落后，資源保障力度不足，無法為數(shù)字化建設(shè)提供支持。同時，難以為數(shù)字化建設(shè)掃清障礙，導(dǎo)致檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，各項(xiàng)制度沒有真正落實(shí)。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)應(yīng)用滯后

檔案數(shù)字化建設(shè)需要企業(yè)配備完善的軟件系統(tǒng)及硬件設(shè)施，確保檔案信息的收集、整理及應(yīng)用順利完成。但當(dāng)前，部分企業(yè)對先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用不足，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)不完善，在硬件設(shè)備儀器等的采購和更新方面不積極，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。部分企業(yè)缺乏對檔案數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)的利用，雖然引進(jìn)了管控系統(tǒng)，但沒有及時更新和改進(jìn)，且系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)字化檔案信息無法被識別和存儲。此外，一些企業(yè)在長期發(fā)展中存儲了大量的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，但整體掃描成本較高，企業(yè)對先進(jìn)掃描設(shè)備的購置不足，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展。

（五）數(shù)字化建設(shè)安全問題較為突出

檔案數(shù)字化管理安全是檔案管理工作的重要問題，一些企業(yè)缺乏對光盤等數(shù)字化檔案管理設(shè)備的全面監(jiān)管，缺乏完善的監(jiān)管機(jī)制，容易發(fā)生檔案信息泄露或丟失風(fēng)險(xiǎn)。同時，企業(yè)在長期發(fā)展中，檔案信息的規(guī)模和數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理難度較大。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，存在人員工作不謹(jǐn)慎造成信息遺漏、不完整的問題，影響了檔案的安全性。此外，部分企業(yè)不重視對檔案數(shù)字化環(huán)境的全面監(jiān)管，導(dǎo)致數(shù)字檔案在存儲過程中風(fēng)險(xiǎn)較大，容易受不法分子攻擊，造成檔案信息泄露，給企業(yè)帶來較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、新形勢下企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要措施

（一）構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化建設(shè)體系

企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)構(gòu)建完善的制度體系，在新修改的《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合各部門檔案的不同特征，制定與數(shù)字化管理相符的管理體系。一方面，制定完善的檔案數(shù)字化管理制度，保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利完成。企業(yè)應(yīng)確保檔案管理制度能夠在內(nèi)部全面覆蓋，對檔案管理的內(nèi)容、范圍、管理期限等作出明確指示，確保檔案資料真實(shí)、完整。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，企業(yè)要從統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)的影像掃描技術(shù)、保密措施等方面著手，制定完善的制度機(jī)制，確保檔案管理工作更加規(guī)范。同時，企業(yè)要在數(shù)字化建設(shè)中制定完善的檔案管理流程，規(guī)范檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，通過規(guī)范化的制度體系保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作具有較高質(zhì)量；另一方面，企業(yè)在檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)中，應(yīng)制定完善的獎懲機(jī)制，對于在數(shù)字化檔案管理中工作較為突出的員工和部門，從精神和物質(zhì)方面給予獎勵，激勵所有員工都能積極參與數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，加強(qiáng)檔案管理。對于泄露企業(yè)檔案、危害企業(yè)利益的人員，要根據(jù)法律制度要求對其進(jìn)行處理，堅(jiān)決杜絕檔案泄露。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人員的數(shù)字化教育

檔案管理人員是保障檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，企業(yè)在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，使其在具備專業(yè)檔案管理能力的基礎(chǔ)上擁有較強(qiáng)的數(shù)字化管理能力。

首先，企業(yè)要加強(qiáng)人才選拔，在檔案數(shù)字化建設(shè)中選擇專業(yè)能力過硬的人才，根據(jù)不同人員的情況安排合理的崗位，并設(shè)置相應(yīng)的崗位職責(zé)。同時，企業(yè)通過聘請專業(yè)人員提高檔案數(shù)字化管理人員的質(zhì)量，以合適的薪酬待遇從社會各界廣泛吸納管理人員，并提高人員準(zhǔn)入門檻，加大考核力度，確保引進(jìn)高素質(zhì)人才，保障相關(guān)人員具備檔案數(shù)字化所需的職業(yè)技能及操作能力。

其次，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，檔案管理在企業(yè)中具有重要作用，將檔案管理與企業(yè)經(jīng)營管理結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，同時也能反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況。企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，使其認(rèn)識到自身應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)，并積極參與工作，在數(shù)字化環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理，保障檔案安全。

最后，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，且工作量大，需要配備足夠的檔案管理人員。企業(yè)可以從其他部門抽調(diào)人員配合完成數(shù)字化建設(shè)工作，滿足數(shù)字化模式下檔案管理的人員需求。

（三）完善企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)保障機(jī)制

新形勢下，企業(yè)要加快檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)建設(shè)要求健全保障機(jī)制，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持。一方面，將數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，做好檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。企業(yè)必須制定完善的實(shí)施方案，結(jié)合自身實(shí)際，有序開展工作；另一方面，完善組織保障。企業(yè)要以檔案管理部門為主，信息化部門、業(yè)務(wù)部門、其他部門等共同協(xié)作，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持，明確各部門在檔案數(shù)字化建設(shè)中的職責(zé)分工，確保數(shù)據(jù)掃描、錄入、校驗(yàn)、處理、數(shù)字化加工和管理等工作都在各個崗位中落實(shí)。

（四）加快檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

新形勢下，企業(yè)在推動檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)重視對先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化管理平臺，提高整體的檔案管理服務(wù)效率。

首先，企業(yè)要引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)，搭建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺。將檔案管理工作交由數(shù)字化管理平臺完成，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。例如：企業(yè)在開展檔案的查詢、證明等工作時，可以直接在檔案管理平臺上完成，檔案管理平臺可對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索和查詢，利用平臺強(qiáng)化信息處理能力，提高檔案服務(wù)效率。

其次，企業(yè)要在檔案平臺中統(tǒng)一所有數(shù)字檔案。在數(shù)字化環(huán)境下，檔案存在文本、圖片、視頻等多種形式，企業(yè)要對各種不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，以提高檔案服務(wù)的針對性，發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢。

最后，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的聯(lián)系。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，企業(yè)要加強(qiáng)該系統(tǒng)的信息收集能力，通過與其他系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理，及時收集各項(xiàng)信息，完善檔案管理工作。同時，企業(yè)要定期對檔案管理軟硬件進(jìn)行升級和維護(hù)，確保其滿足檔案管理工作需求。

（五）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全管理

在數(shù)字中國發(fā)展戰(zhàn)略引領(lǐng)下，企業(yè)在數(shù)字檔案建設(shè)中應(yīng)采取有效的安全措施，保證檔案信息安全。首先，企業(yè)要定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，保證軟硬件安全，避免設(shè)備原因造成信息泄露；其次，企業(yè)要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，明確人員的職責(zé)和權(quán)力，確保所有人員各司其職，互相監(jiān)督，減少檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率；最后，企業(yè)要在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，加強(qiáng)防火墻技術(shù)，并引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)安全管理人員，保障系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。同時，企業(yè)還要加強(qiáng)對檔案安全性及保密性的監(jiān)督和檢查，避免發(fā)生檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。一旦發(fā)現(xiàn)其中存在安全隱患，要及時整改，減少企業(yè)損失。

五、結(jié)語

綜上所述，新形勢下，檔案數(shù)字化建設(shè)成為推動數(shù)字中國戰(zhàn)略發(fā)展的重要推手，企業(yè)要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，緊跟國家要求，加快檔案數(shù)字化建設(shè)。企業(yè)要通過搭建完善的檔案數(shù)字化管理制度體系，培訓(xùn)專業(yè)的管理人員，健全保障機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，做好檔案數(shù)字化安全管理，全面提高檔案數(shù)字化管理水平，全面推進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

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