摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科技不斷發(fā)展進(jìn)步，學(xué)校人事檔案管理工作逐漸開(kāi)始大范圍應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。隨著學(xué)校人員不斷增加，人事檔案信息愈加復(fù)雜，且各方對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的要求也在不斷提高，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以滿足當(dāng)前需要。因此，應(yīng)用人工智能等技術(shù)提高人事檔案信息化管理水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)勢(shì)在必行。文章闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校人事檔案信息化管理的必要性，分析了目前學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施，為提高學(xué)校人事檔案信息化管理水平提供理論參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；信息化管理

學(xué)校人事檔案信息化程度直接決定著學(xué)校組織的穩(wěn)定運(yùn)行，影響著其人力資源管理質(zhì)量。學(xué)校人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將大數(shù)據(jù)、AI等信息化技術(shù)融入學(xué)校人事檔案管理建設(shè)當(dāng)中，提升學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全性及利用效率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.優(yōu)化學(xué)校人事檔案管理工作的效率

在學(xué)校人事檔案管理過(guò)程中，管理人員可以借助信息技術(shù)建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，節(jié)省物理空間且便于人事檔案的快速檢索及更新，一定程度上提高了學(xué)校人事檔案管理效率。另外，學(xué)校管理人員可以建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校人事檔案實(shí)行分類化管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化管理，從而簡(jiǎn)化人事檔案歸檔、查詢以及統(tǒng)計(jì)等流程，促使人事檔案管理更為規(guī)范。將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校人事檔案權(quán)限管理中，根據(jù)人員等級(jí)不同設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)特定的人事檔案信息，有效防止信息被泄露。信息技術(shù)也可以支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)、移動(dòng)辦公，人事檔案管理人員可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)管理檔案，極大地提升了人事檔案管理工作的靈活性。

2.促進(jìn)學(xué)校人事制度不斷深入改革

借助大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，學(xué)校人事管理效率及透明度顯著提升，通過(guò)建立電子人事檔案、在線招聘系統(tǒng)以及績(jī)效考核平臺(tái)，學(xué)校管理人員能夠快速處理人事信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)即時(shí)更新，有效促進(jìn)學(xué)校人事管理制度改革。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，學(xué)?？梢愿鼫?zhǔn)確地評(píng)估教師以及管理人員的能力，為后續(xù)人才選拔及規(guī)劃職業(yè)發(fā)展路線提供科學(xué)依據(jù)。學(xué)?？梢源罱▋?nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和社交媒體工具，促使學(xué)校各部門間高效溝通，提高協(xié)作效率。此外，學(xué)校還可以利用信息技術(shù)收集并分析教職工需求及建議，及時(shí)調(diào)整人事政策，使之更加符合教職工的實(shí)際需要。

3.提升學(xué)校人事檔案信息的安全程度

人事檔案的信息化建設(shè)能夠有效避免紙質(zhì)檔案被蟲(chóng)蛀和潮濕環(huán)境等損害的弊端，能夠快捷、準(zhǔn)確地開(kāi)展數(shù)據(jù)收集。通過(guò)大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)對(duì)歷史系統(tǒng)記錄比對(duì)，從而提升檔案信息的準(zhǔn)確性。在利用信息技術(shù)管理人事檔案工作時(shí)，學(xué)校通過(guò)一系列先進(jìn)的技術(shù)手段，有效保護(hù)人事檔案等敏感數(shù)據(jù)。在人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及共享過(guò)程中，加密技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換為只有特定授權(quán)人員才能夠解讀的密文，保證人事檔案信息在傳輸過(guò)程中的安全，防止數(shù)據(jù)被盜取。同時(shí)，數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)措施可以有效保障人事檔案信息不會(huì)因外界客觀原因變化而丟失。

二、學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.管理方法單一

學(xué)校人事檔案管理方式方法單一，一般表現(xiàn)為依賴于紙質(zhì)檔案和人員手工操作等，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案更新不及時(shí)且檢索效率低下。受傳統(tǒng)觀念的影響，學(xué)校人事檔案管理人員早已習(xí)慣傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，對(duì)數(shù)字化人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足且難以接受。另外，學(xué)校不重視人事檔案信息化建設(shè)工作，投入嚴(yán)重不足，未曾開(kāi)發(fā)出符合學(xué)校人事工作實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)檔案電子化存儲(chǔ)及網(wǎng)絡(luò)化管理。由于學(xué)校人事檔案涉及個(gè)人隱私和敏感信息，學(xué)校部分人員擔(dān)憂信息化管理后帶來(lái)的數(shù)據(jù)安全及隱私保護(hù)問(wèn)題。因此，反對(duì)開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)。

2.信息化管理水平落后

學(xué)校人事檔案信息化管理水平落后主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：一是學(xué)校檔案信息更新不及時(shí)。由于缺乏有效的信息化管理手段，學(xué)校人事檔案更新時(shí)往往滯后于實(shí)際發(fā)展情況，檔案信息與教職工現(xiàn)階段情況嚴(yán)重不符；二是查詢、檢索效率低下。在未曾實(shí)現(xiàn)電子化管理的情況下，人事檔案管理人員在查找特定教職工檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，遇到緊急情況則束手無(wú)策；三是增加了數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案易受火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害影響，人為損壞和丟失問(wèn)題更是時(shí)有發(fā)生；四是人事檔案信息共享難。學(xué)校未曾建立信息化管理系統(tǒng)前，學(xué)校不同部門間交流、共享人事檔案信息異常煩瑣，學(xué)校管理效率也大受影響。

3.人事檔案管理人員素養(yǎng)不夠

部分學(xué)校人事檔案管理人員對(duì)于專業(yè)知識(shí)了解不夠深入，導(dǎo)致其在實(shí)際工作中難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的檔案管理需求。隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)快速發(fā)展，人事檔案信息化管理已然成為主流趨勢(shì)。檔案管理人員在操作計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)時(shí)不夠熟練，嚴(yán)重影響檔案管理效率及質(zhì)量。部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)待查詢、借閱檔案等服務(wù)工作時(shí)態(tài)度消極，不能有效滿足學(xué)校師生對(duì)檔案服務(wù)的要求。檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)范不斷更新，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)變化，但部分管理人員忽視繼續(xù)學(xué)習(xí)，管理理念落后。究其原因，學(xué)校缺乏完善的檔案管理人員培訓(xùn)體系，管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)匱乏。同時(shí)，由于學(xué)校管理層沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，在資源配置、人員配備和激勵(lì)機(jī)制上投入不足。此外，學(xué)校人事檔案管理人員整體綜合素養(yǎng)不足，有可能是學(xué)校在招聘時(shí)要求過(guò)低，導(dǎo)致部分缺乏檔案管理能力的人員進(jìn)入該崗位，且后續(xù)未曾努力提高自身能力。

4.信息真?zhèn)坞y辨

學(xué)校人事檔案是記錄及保存學(xué)校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)等工作表現(xiàn)的主要載體，但在實(shí)際操作中檔案信息造假問(wèn)題時(shí)常出現(xiàn)，不僅影響檔案權(quán)威性，還影響了學(xué)校的正常運(yùn)作。部分學(xué)校缺乏嚴(yán)格的人事檔案管理規(guī)章制度，沒(méi)有明確要求檔案收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)管理要點(diǎn)。此外，部分學(xué)校檔案管理仍舊采用傳統(tǒng)手工操作，檔案信息準(zhǔn)確性難以保證。在某些情況下，受利益驅(qū)使，違法人員會(huì)有意篡改檔案信息，以掩蓋事實(shí)真相。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代優(yōu)化人事檔案信息化管理的措施

1.建立智慧網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

想要有效提高學(xué)校人事檔案管理水平，不僅要建立學(xué)校的智慧網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要增強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。一是要?加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源編研及開(kāi)發(fā)利用?。學(xué)?？梢越⒅腔劬W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，升級(jí)優(yōu)化傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強(qiáng)硬件設(shè)備設(shè)施及系統(tǒng)集成力度，以學(xué)校數(shù)據(jù)管理中心和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為著手點(diǎn)，有效對(duì)接檔案信息化管理系統(tǒng)及其他部門應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)在線歸檔，提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案信息資源管理的智能化；二是要?規(guī)范管理數(shù)據(jù)信息。學(xué)校檔案管理人員在收集數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)針對(duì)性地采取措施規(guī)范管理。在開(kāi)始錄入檔案信息前，對(duì)錄入人員開(kāi)展數(shù)據(jù)信息安全教育，保證后臺(tái)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確。此外，學(xué)校人事檔案管理人員及管理層還應(yīng)制定有關(guān)數(shù)據(jù)使用方案，優(yōu)化并完善學(xué)校人事檔案系統(tǒng)防火墻，并要求相關(guān)人員簽署保密協(xié)議，界定不同身份在瀏覽使用數(shù)據(jù)信息的權(quán)限等級(jí)，有效保障數(shù)據(jù)信息的安全；三是?提高人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用能力。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)快速計(jì)算和高存儲(chǔ)值等特性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析手段深入挖掘?qū)W校人事檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，提高人事檔案管理效率，為查詢使用人事檔案信息提供便利。

例如，“南大智星”綜合檔案管理系統(tǒng)是由兌觀科技、南京大學(xué)檔案館聯(lián)合研發(fā)，專為學(xué)校檔案館（室）打造的智能檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將人工智能技術(shù)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，通過(guò)圖文識(shí)別、自然語(yǔ)言理解等AI技術(shù)，讓智能化與自動(dòng)化處理深入學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作的每個(gè)流程，大幅提高檔案工作效率，強(qiáng)有力地推進(jìn)了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，讓信息技術(shù)更好地服務(wù)于檔案管理。

2.健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

為有效保障學(xué)校人事檔案管理的規(guī)范性，學(xué)校人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理制度。學(xué)校應(yīng)針對(duì)檔案收集、整理歸檔以及查閱共享等各環(huán)節(jié)操作流程，制定與之相對(duì)應(yīng)的人事檔案管理體系，方便指導(dǎo)檔案管理人員準(zhǔn)確執(zhí)行。在執(zhí)行人事檔案管理制度時(shí)，指定專人負(fù)責(zé)尤為重要，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，有高度責(zé)任心，學(xué)?？梢远ㄆ诮M織培訓(xùn)，保證管理人員能夠接觸到最新檔案管理技術(shù)及法規(guī)條例。通過(guò)培訓(xùn)，檔案管理人員能夠更好地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，從而在日常管理工作中更為專業(yè)和細(xì)致。學(xué)校應(yīng)當(dāng)完善人事檔案定期審核與更新制度。通過(guò)設(shè)立周期性審核機(jī)制，定期檢查所有人事檔案數(shù)據(jù)信息，及時(shí)修正并補(bǔ)充人事檔案信息，保證檔案實(shí)時(shí)性及完整性，為學(xué)校決策提供準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)支撐。此外，要想持續(xù)有效地推進(jìn)學(xué)校檔案信息管理工作，建立人事檔案信息評(píng)估機(jī)制是必要措施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織評(píng)估檔案信息化管理效果，收集反饋意見(jiàn)及數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，正向推動(dòng)檔案管理流程優(yōu)化工作開(kāi)展，提升信息化檔案管理質(zhì)量。

3.擴(kuò)大檔案收納范圍，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

為進(jìn)一步擴(kuò)大學(xué)校人事檔案收集范圍，建立全面且準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)專門收集教職工個(gè)人信息、教育背景、工作經(jīng)歷以及專業(yè)技能等信息，利用人工智能等新興技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息集中存儲(chǔ)及管理。信息化轉(zhuǎn)化過(guò)程基于計(jì)算機(jī)視覺(jué)、AI機(jī)器學(xué)習(xí)以及圖文識(shí)別技術(shù)，針對(duì)檔案圖像文件實(shí)行質(zhì)量、特征、文字檢測(cè)及圖像質(zhì)量處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像文件質(zhì)量自動(dòng)核查，合規(guī)性自動(dòng)判斷，機(jī)器自動(dòng)處理，檢測(cè)結(jié)果可以直接出具檢測(cè)報(bào)告或回傳系統(tǒng)并對(duì)圖像缺陷與噪聲智能處理，從源頭把控?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量。為保證學(xué)校人事檔案實(shí)效性及準(zhǔn)確性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)校對(duì)并更新晉升、職務(wù)變動(dòng)和學(xué)歷提升等檔案信息，實(shí)施嚴(yán)格的檔案訪問(wèn)控制措施，保護(hù)教職工個(gè)人隱私和信息安全。只有及時(shí)采集更新各項(xiàng)人事檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)化、常態(tài)化管理，才能充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。例如，福州市教育局建設(shè)的“1+4+N”智慧教育生態(tài)系統(tǒng)，市屬學(xué)校依托此系統(tǒng)建立教職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)教師信息的全面管理，信息共享，通過(guò)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)校線上招聘、名優(yōu)骨干教師考核以及職稱評(píng)定等工作。同時(shí)，學(xué)校管理員實(shí)時(shí)維護(hù)更新數(shù)據(jù)庫(kù)里的教職工信息，有效助推學(xué)校人事檔案信息化管理，讓檔案信息更精準(zhǔn)、更高效，為社會(huì)進(jìn)步、學(xué)校發(fā)展和教師成長(zhǎng)服務(wù)。

4.培養(yǎng)檔案管理人員，提升綜合素養(yǎng)

學(xué)校人事檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，需要人事檔案管理人員有著較高的服務(wù)意識(shí)。因此，在培養(yǎng)優(yōu)秀的學(xué)校人事檔案管理人員時(shí)，提升其綜合素養(yǎng)尤為重要，要保證其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、數(shù)據(jù)信息管理能力和服務(wù)意識(shí)。首先，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。為學(xué)校、師生和社會(huì)服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案利用人員提供有效的檔案數(shù)據(jù)，提供熱情、細(xì)致的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；其次，若是想要做好學(xué)校檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)注重自身理論知識(shí)、專業(yè)技能的提升，確保熟練掌握檔案管理不同環(huán)節(jié)的要求，努力實(shí)踐科學(xué)管理的方式方法，提高學(xué)校檔案管理工作效率及質(zhì)量；最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高自身信息化水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化的人事檔案管理。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)采取措施提高檔案管理人員的工作能力，努力建成高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，定向培養(yǎng)工作，提高其業(yè)務(wù)能力及工作水平。檔案管理人員應(yīng)理論知識(shí)充足且專業(yè)技能過(guò)硬，才能夠有效提高檔案管理信息化建設(shè)效率，才能夠勝任大數(shù)據(jù)背景下時(shí)代賦予檔案管理人員的重任。

5.增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，保障檔案安全

為完善學(xué)校檔案管理工作機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員保密意識(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)制定檔案管理規(guī)章制度，保證該制度與國(guó)家現(xiàn)行法律法規(guī)保持一致，并覆蓋檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)檔案管理人員的職能職責(zé)與操作規(guī)范。檔案管理人員應(yīng)具備保密能力，人事檔案以及技術(shù)檔案是國(guó)家機(jī)密文件，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻謹(jǐn)記保密條例，嚴(yán)守秘密。為保障檔案管理人員遵守保密規(guī)定，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全考核及激勵(lì)機(jī)制，將保密工作表現(xiàn)納入檔案管理人員年度考核中，對(duì)于在保密工作中表現(xiàn)出色的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰，以此激發(fā)全體人員保密工作的積極性。從技術(shù)層面提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平同樣是保障檔案安全的重要手段，采用先進(jìn)的加密技術(shù)，訪問(wèn)并控制檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，有效防止出現(xiàn)未授權(quán)訪問(wèn)及數(shù)據(jù)被泄露等問(wèn)題，定期更新并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)學(xué)校檔案管理人員開(kāi)展定期保密檢查及審計(jì)，有效監(jiān)督其遵守保密規(guī)定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理過(guò)程中的違規(guī)行為，保障人事檔案的安全性和機(jī)密性。

6.增加專項(xiàng)資金投入，完善建設(shè)工作

依據(jù)我國(guó)政府部門對(duì)于學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)工作的相關(guān)要求，加大學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)投入。按照當(dāng)前階段學(xué)校檔案管理信息化運(yùn)行要求，配置相對(duì)應(yīng)的專業(yè)化設(shè)備，建立人事電子檔案，為學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。學(xué)校應(yīng)加大專項(xiàng)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施和信息技術(shù)，建立一個(gè)高效的檔案管理體系和完善的檔案管理信息化平臺(tái)，配備專業(yè)過(guò)硬、技術(shù)精湛的檔案管理人員和信息技術(shù)人才，提升檔案系統(tǒng)的信息安全等級(jí)，提高學(xué)校人事檔案信息化管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校人事檔案詳盡記載了職工個(gè)人的學(xué)習(xí)能力、職業(yè)經(jīng)歷以及綜合素質(zhì)等信息，對(duì)學(xué)校的進(jìn)步與發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理正朝著更加高效、智能和安全的方向邁進(jìn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過(guò)信息化手段管理人事檔案，實(shí)現(xiàn)了資源的即時(shí)共享，提高了工作效率，保障了檔案安全，充分展現(xiàn)了學(xué)校人事檔案的重要價(jià)值。

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作者單位：福建省福州財(cái)政金融職業(yè)中專學(xué)校

作者簡(jiǎn)介：趙燁（1987—），女，漢族，福建福州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人事檔案管理。