杜啟明，江 芳

(合肥學(xué)院 教育系，安徽 合肥 230022)

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。

一、教學(xué)秘書的角色定位

高校教學(xué)秘書是各高校根據(jù)教學(xué)需要設(shè)置的在各二級(jí)機(jī)構(gòu)中從事教學(xué)管理的一種行政職務(wù)，它扮演著一種特殊的秘書角色，既有秘書群體的共性又具有其特殊性。它既充當(dāng)教學(xué)管理的配角，又在教學(xué)管理實(shí)施中起主角作用，不同于黨政機(jī)關(guān)的秘書，有很強(qiáng)的獨(dú)立性。高校教學(xué)秘書既是系主任的得力助手和參謀，又是院校規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃的組織者和實(shí)施者，在院校和系之間起到紐帶和橋梁作用。教學(xué)秘書是一個(gè)“角色叢”。分析起來(lái)，他同時(shí)至少“扮演”以下三種角色[1]。

(一)組織和協(xié)調(diào)者

教學(xué)秘書在整個(gè)教育管理調(diào)節(jié)機(jī)制中始終處在具體工作的最前沿，在教育管理調(diào)節(jié)機(jī)制的發(fā)揮中具有一系列組織和協(xié)調(diào)作用，是連接學(xué)校教務(wù)處與各院系之間的橋梁和紐帶。其主要工作職責(zé)是在院校教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)和調(diào)控下，依據(jù)一定的教務(wù)管理原則，為順利實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)，完成教學(xué)任務(wù)，運(yùn)用各種管理手段，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。

(二)參謀和服務(wù)者

高校教學(xué)秘書處于高校管理與教學(xué)的前沿，是保證院系教學(xué)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和完善的中堅(jiān)力量。教學(xué)秘書將教師工作和學(xué)生的學(xué)業(yè)等情況、教學(xué)成果匯總、歸納分析，向院、系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，成為領(lǐng)導(dǎo)總體職能的有機(jī)補(bǔ)充。

(三)教育和實(shí)踐者

教學(xué)管理體現(xiàn)在服務(wù)育人工作中，教學(xué)秘書嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)影響著學(xué)生，以人為本、愛(ài)崗敬業(yè)踏實(shí)作風(fēng)能有效幫助學(xué)生形成正確的人生觀、價(jià)值觀。要提高教育教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)秘書應(yīng)有較強(qiáng)的創(chuàng)新和實(shí)踐能力。他們不僅要在教育觀念上有創(chuàng)新、管理制度上有創(chuàng)新，還要求其在管理手段上有創(chuàng)新，這樣才能為培養(yǎng)創(chuàng)新性人才服務(wù)。

二、教學(xué)秘書的角色職責(zé)

根據(jù)各高校教學(xué)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)程序和規(guī)律來(lái)看，高校教學(xué)秘書主要職能呈現(xiàn)如下：

1.教學(xué)的計(jì)劃管理。系部的教學(xué)計(jì)劃是安排教師教學(xué)任務(wù)、組織教師教學(xué)的依據(jù)。教學(xué)秘書要在教務(wù)處和系部領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下，依據(jù)教學(xué)管理規(guī)律認(rèn)真組織制定和實(shí)施系部教學(xué)計(jì)劃，根據(jù)專業(yè)發(fā)展、人才培養(yǎng)方案的需要，適時(shí)調(diào)整和修訂教學(xué)計(jì)劃，以滿足人才培養(yǎng)需要。

2.教學(xué)的運(yùn)行管理。教學(xué)運(yùn)行管理工作是經(jīng)常性的教學(xué)管理工作，作為教學(xué)秘書既要能夠及時(shí)領(lǐng)會(huì)和傳達(dá)教務(wù)處的工作部署，又要能夠組織落實(shí)相關(guān)教學(xué)籌備工作，督促教師嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃，完成教學(xué)任務(wù)，合理安排室內(nèi)教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，并及時(shí)處理、協(xié)調(diào)教學(xué)中需要解決的問(wèn)題。

3.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控是保證正常的教學(xué)秩序，確保教學(xué)過(guò)程規(guī)范性的一種重要的管理手段。為了避免教學(xué)事故的發(fā)生。教學(xué)秘書要協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行期中教學(xué)檢查，安排系領(lǐng)導(dǎo)深入課堂聽(tīng)課，組織教學(xué)座談與調(diào)查，收集師生對(duì)教師教學(xué)和教學(xué)管理等方內(nèi)的意見(jiàn)與建議，并將收集到的各種信息及時(shí)反饋給主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，以便改進(jìn)工作，保證教學(xué)質(zhì)量，達(dá)到教學(xué)目的。

4.教學(xué)檔案材料管理。教學(xué)檔案材料包括教學(xué)管理相關(guān)文件、會(huì)議記錄、教學(xué)計(jì)劃和總結(jié)等等。對(duì)它的有效管理是系教學(xué)秘書的一項(xiàng)常規(guī)性工作。教學(xué)秘書要能夠根據(jù)工作需要，隨時(shí)能夠從教學(xué)檔案中調(diào)配需要的教學(xué)資料。要保證教學(xué)檔案連續(xù)、完整和真實(shí)，保證教學(xué)檔案真正成為教學(xué)活動(dòng)和研究的重要參考依據(jù)。教學(xué)秘書的職能賦予他重要的職責(zé)和繁雜的工作，決定了教學(xué)秘書必須具有較強(qiáng)的理論修養(yǎng)和工作能力。

三、教學(xué)秘書的角色現(xiàn)狀調(diào)查

為了對(duì)高校教學(xué)秘書的角色現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，本文抽取安徽省合肥市7所院校的教學(xué)秘書進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查分析，共發(fā)放問(wèn)卷80份，回收問(wèn)卷59份，回收率為73.8%，有效問(wèn)卷51份，有效率86.4% ，此問(wèn)卷從教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)、隊(duì)伍的穩(wěn)定性、隊(duì)伍的崗位培訓(xùn)和隊(duì)伍的科研和創(chuàng)新方面內(nèi)容展開(kāi)。

(一)調(diào)查結(jié)果分析

1.隊(duì)伍素質(zhì)。建設(shè)一支“結(jié)構(gòu)合理，隊(duì)伍素質(zhì)高”的教學(xué)秘書隊(duì)伍，對(duì)于提高教學(xué)管理水平，提高教育教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要。本文對(duì)教學(xué)秘書基本素質(zhì)情況調(diào)查結(jié)果如下：(1)在被調(diào)查的51名教學(xué)秘書當(dāng)中，年齡在30歲及以下的人員占27%,31-40歲的人員占40%， 41-50歲的占33%，各年齡段人員數(shù)量較為均衡，年齡結(jié)構(gòu)基本合理；(2)在學(xué)歷或?qū)W位方面，本科及大專以下較低學(xué)歷的人員比例較大，占63%，具有碩士學(xué)位的人員比例較小，占35%，具有博士學(xué)位的人員占2%；(3)在職稱及崗位級(jí)別方面，80%以上人員處于中級(jí)，3%高級(jí)職稱人員，高級(jí)管理崗位一個(gè)都沒(méi)有；(4)從專業(yè)背景方面看，51名教學(xué)秘書來(lái)自27個(gè)專業(yè)，不少人員所學(xué)專業(yè)與崗位沒(méi)有任何關(guān)系；(5)從進(jìn)入教學(xué)秘書隊(duì)伍的方式角度看，主要是校內(nèi)轉(zhuǎn)崗和畢業(yè)分配，特別引進(jìn)教學(xué)秘書崗位的沒(méi)有。

2.隊(duì)伍穩(wěn)定性。隊(duì)伍穩(wěn)定是教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)之一。本文對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定性調(diào)查主要從教學(xué)秘書從事本職工作的年限、對(duì)工作的滿意度和改變職業(yè)傾向方面進(jìn)行調(diào)查。(1)從教學(xué)秘書工作的年限而言，從被調(diào)查的51名教學(xué)秘書當(dāng)中看到，僅有7%的教學(xué)秘書工作年限在7年以上，有93%的人員工作年限為6年以內(nèi)，這說(shuō)明能夠長(zhǎng)期從事教學(xué)秘書工作、使工作具有連貫性的人不多。(2)從教學(xué)秘書工作的滿意度來(lái)說(shuō)，只有5%的人對(duì)此項(xiàng)工作滿意，74%的人對(duì)此項(xiàng)工作不滿意，無(wú)所謂的人占21%，這說(shuō)明當(dāng)前導(dǎo)致教學(xué)秘書較高的流失率原因是對(duì)工作現(xiàn)狀不滿意。從調(diào)查原因來(lái)看，主要是此項(xiàng)工作任務(wù)繁重，待遇低沒(méi)前途，工作單調(diào)缺乏挑戰(zhàn)性。(3)從希望改變目前教學(xué)秘書這一職業(yè)的調(diào)查結(jié)果來(lái)看，32%的人在猶豫，4%的人不打算改變，而有64%的人希望改變，這說(shuō)明當(dāng)前整個(gè)教學(xué)秘書隊(duì)伍相當(dāng)不穩(wěn)定，這與教學(xué)秘書工作不滿意、流動(dòng)性較大的調(diào)查結(jié)果相吻合。

3.崗位培訓(xùn)情況。對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)是改善其思想觀念、更新知識(shí)，提高管理素質(zhì)的重要手段。筆者從近3年來(lái)的教學(xué)秘書對(duì)崗位培訓(xùn)形式和次數(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行了調(diào)查。結(jié)果如下：(1)從培訓(xùn)情況來(lái)看，近3年來(lái)，在51名教學(xué)秘書當(dāng)中，參加過(guò)1次崗位培訓(xùn)的人占74%, 2次的人占19%, 3次及以上人只有7%，表明大多數(shù)教學(xué)秘書平均每年培訓(xùn)培訓(xùn)機(jī)會(huì)相當(dāng)?。煌瑫r(shí)，培訓(xùn)次數(shù)在整個(gè)教學(xué)秘書群體之間分配相當(dāng)不均，這也說(shuō)明學(xué)校在教學(xué)秘書培訓(xùn)方面缺少統(tǒng)一的培訓(xùn)計(jì)劃。(2)從對(duì)教學(xué)秘書培訓(xùn)形式來(lái)看，近3年，最多的是短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班占93% ，其次為參加長(zhǎng)期培訓(xùn)的占4%，外出學(xué)習(xí)、交流等其它形式占3%。從上述統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可見(jiàn)，目前合肥市高校教學(xué)秘書的培訓(xùn)形式主要是短期業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，其它各種形式較少，培訓(xùn)形式單一。

4.科研、創(chuàng)新情況。教學(xué)管理第一線是科研創(chuàng)新的源泉，這需要教學(xué)秘書在平時(shí)的工作中注意挖掘自己的科研創(chuàng)新能力[2]。(1)科研成果方面，近3年來(lái)，只有21%教學(xué)秘書有科研成果，79%的教學(xué)秘書沒(méi)有，這說(shuō)明當(dāng)前整個(gè)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍科研創(chuàng)新能力相當(dāng)弱。即使部分有科研成果的也大多是論文類，而且論文的學(xué)術(shù)水平也不高。(2)從教學(xué)秘書參與科研來(lái)看，81%人沒(méi)有參與，參與過(guò)多項(xiàng)的僅7%，參加過(guò)一項(xiàng)的為12%，這說(shuō)明系教學(xué)秘書在教學(xué)管理研究方面參與不多，不被人重視。(3)從影響科研創(chuàng)新的因素等方面調(diào)查來(lái)看，高達(dá)91%的人說(shuō)是沒(méi)有時(shí)間和精力，87%的人說(shuō)個(gè)人難以申請(qǐng)到課題，83%的人說(shuō)自己沒(méi)有能力， 64%的人說(shuō)沒(méi)有從事研究創(chuàng)新工作的動(dòng)力，這說(shuō)明主要在于外部環(huán)境方面和自身能力方面影響了教學(xué)秘書的創(chuàng)新。

(二)調(diào)查結(jié)論

通過(guò)對(duì)教學(xué)秘書角色行為的實(shí)證分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的7所高?，F(xiàn)有的管理政策不利于教學(xué)秘書隊(duì)伍的發(fā)展，教學(xué)秘書隊(duì)伍普遍存在著下列問(wèn)題：隊(duì)伍素質(zhì)整體不高、人才流失嚴(yán)重，相當(dāng)不穩(wěn)定、隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)不足，培訓(xùn)缺乏、隊(duì)伍科研、創(chuàng)新能力較弱。正是由于這一系列問(wèn)題的存在，從而導(dǎo)致高校教學(xué)秘書這一角色行為出現(xiàn)一定偏差，制約了系部教學(xué)管理水平的提升。

四、教學(xué)秘書的角色修煉

高校要改善當(dāng)前教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的這一現(xiàn)狀，必須重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)。而教學(xué)秘書自身也應(yīng)從根本上轉(zhuǎn)變思想觀念，做好素質(zhì)提升。

(一)學(xué)校：重視隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校應(yīng)重視院系教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，采取切實(shí)可行的措施關(guān)心他們的成長(zhǎng)，鼓勵(lì)他們發(fā)展。具體措施如下：

1.改變思想觀念，重視教學(xué)秘書工作。要充分肯定教學(xué)秘書工作在高校管理中的地位和作用，從決策和行動(dòng)上關(guān)心和支持其隊(duì)伍建設(shè)，要正確及時(shí)地引導(dǎo)秘書人員的工作動(dòng)機(jī)，積極支持他們開(kāi)展工作。應(yīng)該從本專業(yè)中挑選能力強(qiáng)，思想素質(zhì)好的人擔(dān)任教學(xué)秘書工作，加強(qiáng)對(duì)他們的思想教育和職業(yè)道德教育，鼓勵(lì)教學(xué)秘書熱愛(ài)本職工作，踏踏實(shí)實(shí)堅(jiān)守工作崗位，為搞好教學(xué)改革盡職盡力。同時(shí)學(xué)校應(yīng)出臺(tái)相關(guān)措施，保障該隊(duì)伍的穩(wěn)定。

2.科學(xué)合理定位，努力營(yíng)造好的工作氛圍。作為高校，要對(duì)教學(xué)秘書的工作給以合理定位。提供有利于其發(fā)展的空間，提供更多晉升和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，幫助他們成為教學(xué)管理方面的專門人才。發(fā)揮其潛在能力；同時(shí)為了使該隊(duì)伍穩(wěn)定，學(xué)校要將教學(xué)秘書的工作給以量化，在報(bào)酬和薪金方面跟崗位貢獻(xiàn)相稱，同時(shí)在職稱評(píng)定方面給以一定照顧和優(yōu)先。

3.完善教學(xué)秘書培訓(xùn)機(jī)制，努力提高業(yè)務(wù)水平。高校應(yīng)盡快出臺(tái)合理的培訓(xùn)和進(jìn)修的相關(guān)規(guī)定，并納入學(xué)校師資培訓(xùn)的計(jì)劃，建立分層次、多形式的培訓(xùn)體系。力爭(zhēng)教學(xué)秘書的每個(gè)聘期內(nèi)至少接受一次系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的工作能力和研究能力。同時(shí)提供和鼓勵(lì)教學(xué)秘書攻讀相關(guān)專業(yè)的碩士、博士學(xué)位，提高學(xué)歷層次和理論水平。

4.提供科研條件，提高科研創(chuàng)新能力。高校主管科研部門應(yīng)為教學(xué)秘書提供一些有針對(duì)性的教學(xué)改革規(guī)劃項(xiàng)目或科研項(xiàng)目選題，鼓勵(lì)他們從事教育管理的理論和實(shí)踐研究，把教學(xué)秘書直接參與教學(xué)和科研工作作為一條規(guī)定加以明確。各高?？梢愿鶕?jù)自身建設(shè)發(fā)展實(shí)際狀況，合理定崗定編，每年可拿出一定的教研?？?，專門針對(duì)教學(xué)秘書，增加教學(xué)秘書的成就感，激發(fā)工作熱情。

(二)個(gè)體：提升自身素質(zhì)

院系教學(xué)秘書也必須充分認(rèn)識(shí)到自己的地位和積能，嚴(yán)格要求自己，努力使自己成為優(yōu)秀的教學(xué)管理人才。主要從以下幾個(gè)方面著手。

1.調(diào)整好心態(tài)，正確認(rèn)識(shí)自我。教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)管理一線工作的方方面面，十分繁雜。沒(méi)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心和敬業(yè)精神是沒(méi)有辦法勝任此項(xiàng)工作的，這就要求教學(xué)秘書要能夠正確認(rèn)識(shí)自己所從事的工作，在工作中要學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心態(tài)，克服不良情緒對(duì)工作的消極影響，特別要用平常的心態(tài)對(duì)待這份平凡的工作。同時(shí)，不斷提高自己的政治思想水平和政策理論水平，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和服務(wù)思想。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。作為教學(xué)秘書，他們所從事的工作性質(zhì)，要求他們不僅要熟悉本職工作的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)熟悉學(xué)校、學(xué)院和系部學(xué)科發(fā)展的一般規(guī)律和人才培養(yǎng)方案；不僅要有教育學(xué)、教育心理學(xué)、管理學(xué)和檔案學(xué)方面的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代化辦公軟件的使用技巧等，這就要求教學(xué)秘書要不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，吸收信息化和自動(dòng)化管理觀念和方法，從而合理開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)管理工作，為學(xué)生和教師服務(wù)。

3.積極參加各種培訓(xùn)，有針對(duì)性地培養(yǎng)自身的各種能力。作為教學(xué)秘書，為了使工作流暢，程序規(guī)范，各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行達(dá)到高效的水平。要求教學(xué)秘書必須加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)和寫作能力方面的培訓(xùn)，只有具備這些能力，才能勝任一系列管理任務(wù)。在如今信息數(shù)字化時(shí)代，對(duì)教學(xué)秘書的工作方法和手段也提出了進(jìn)一步要求，因此在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化信息處理和檔案歸檔技能等方面還要進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)和鍛煉從而適用工作要求。

4.要具有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)。作為教學(xué)秘書要深刻理解本校的辦學(xué)理念和本系的人才培養(yǎng)目標(biāo)和方案，時(shí)刻保持清晰的工作思路，時(shí)刻圍繞學(xué)校的辦學(xué)定位和系部人才培養(yǎng)方案開(kāi)展教學(xué)管理工作，在工作中，要善于分析、總結(jié)和歸納，積極配合校系的教學(xué)改革，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。并不斷總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理效率。

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