陳 霞

會計檔案是基于單位會計工作所形成的基礎(chǔ)性專業(yè)材料, 它作為記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是構(gòu)成單位經(jīng)營管理的重要信息基礎(chǔ)。嚴格會計檔案管理，對于確保一個單位業(yè)務(wù)和事業(yè)的健康、規(guī)范發(fā)展意義重大，最終則會在整體上對經(jīng)濟運行環(huán)境的優(yōu)化形成基礎(chǔ)支撐作用。中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要組成部分，對經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定起著舉足輕重的促進作用。然而，由于會計檔案管理處在財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)上，現(xiàn)實的企業(yè)財務(wù)管理往往會忽視會計檔案管理，使之成為財務(wù)管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。不僅如此，由于中小企業(yè)經(jīng)營管理本身存在局限性，其對企業(yè)會計檔案管理的重視程度也更為有限，這往往會進一步弱化對企業(yè)會計檔案的管理力度，并影響到財務(wù)管理乃至整個企業(yè)經(jīng)營管理的質(zhì)量和水平。顯然，有必要重視研究和加強中小企業(yè)的會計檔案管理工作，這將不僅有助于促進企業(yè)財務(wù)管理水平的提高，也有助于從財務(wù)管理的角度強化和提升中小企業(yè)的整體管理和運營水平，促進中小企業(yè)的健康有序發(fā)展。

一、當前中小企業(yè)會計檔案管理存在的主要問題

目前企業(yè)會計檔案管理普遍存在著管理意識淡薄、制度不健全、管理手段滯后、人員素質(zhì)不高等方面的問題，這些問題在中小企業(yè)會計檔案管理中顯得尤為突出。

（一）會計檔案管理意識淡薄，制度不健全。會計檔案管理是企業(yè)會計工作的重要組成部分，是實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。但是，由于企業(yè)對會計檔案管理工作的重要性認識不足，尤其是中小企業(yè)由于規(guī)模偏小，會計部門人員配置有限，同時，許多中小企業(yè)都是私營企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更多關(guān)注生產(chǎn)與銷售活動的開展以及經(jīng)濟效益的產(chǎn)出，對會計檔案管理的重要性普遍缺乏認識，會計檔案管理意識淡薄，制度建設(shè)也處于滯后狀態(tài)。由此，就導(dǎo)致了對會計檔案管理工作投入較少，企業(yè)會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)，很少有企業(yè)能夠建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作實施困難。

（二）會計檔案管理人員配置不足，專業(yè)素質(zhì)偏低。目前，大多數(shù)企業(yè)都存在重會計業(yè)務(wù)、輕會計檔案管理的問題，在人員配置上的主要表現(xiàn)就是普遍缺少合格的財務(wù)檔案管理人員，已有會計檔案管理人員素質(zhì)偏低。一種情形是，大多數(shù)企業(yè)的會計檔案管理由財務(wù)人員負責，不設(shè)專門的會計檔案管理人員。而財務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理，但是缺乏會計檔案管理知識，會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，他們不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，也缺乏檔案管理基本經(jīng)驗，這就直接導(dǎo)致了會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。另一種情況是，個別企業(yè)為了節(jié)約資金，聘用一些文化素質(zhì)較低，毫無檔案知識的人來管理，或者讓一些閑散辦公人員兼職管理檔案。這些人員既缺乏會計工作經(jīng)驗，也缺乏會計檔案專業(yè)培訓(xùn)，更難以按照規(guī)范進行檔案收集和整理，以致會計檔案管理工作在很多中小企業(yè)內(nèi)部管理中混亂不堪。

（三）會計檔案保管條件差，保管、立卷等管理不規(guī)范?！稌嫏n案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管?！庇捎谥行⌒推髽I(yè)經(jīng)營活動單一，規(guī)模小，管理設(shè)施配置不足，檔案管理人員配置不到位，會計檔案管理往往存在檔案保管、立卷等管理不規(guī)范的問題。有的企業(yè)由于資金不足，很少為會計檔案配置相應(yīng)的檔案室及檔案櫥柜，通常是將會計檔案裝入紙箱中隨意堆放，這種粗陋的保管方式很容易造成資料遺失。同時，由于檔案管理人員配置不到位，會計檔案立卷也不規(guī)范。一方面，會計檔案資料收集不全，管理不規(guī)范，有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性；同時，很少有企業(yè)能夠建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，既沒有按照永久、定期兩類分別保管，造成了檔案查找方面的困難，也沒有及時銷毀檔案，致使一些無儲存價值的會計檔案干擾了正常的檔案管理，降低了會計檔案保管的質(zhì)量和效率，難以實現(xiàn)會計檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和高效性。

（四）電算化會計檔案管理有較大隱患。電算化會計檔案是與傳統(tǒng)會計檔案完全不同的檔案管理方式。傳統(tǒng)會計檔案材料主要是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)材料。電算化會計檔案是指儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。電算化會計檔案有著占用空間小，保管易，查詢方便等優(yōu)勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到。電算化會計檔案在擁有自身優(yōu)點的同時，也存在不少問題。一是近年來會計電算化在中小企業(yè)中廣泛應(yīng)用，但電算化下的會計檔案并沒有得到足夠的重視。不論是企業(yè)會計人員還是代理記賬人員，缺乏管理電算化會計檔案的經(jīng)驗，他們使用會計軟件記賬時，只是把打印出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿、會計報表等相關(guān)會計資料存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性，無法達到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。二是與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能運行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)，會計電子檔案查閱必須在相應(yīng)的軟件環(huán)境支持下進行。目前，許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。還有部分中小企業(yè)受經(jīng)濟利益驅(qū)使，使用廉價的盜版軟件，會計軟件穩(wěn)定性差，更新速度快，造成磁介質(zhì)的電子檔案形同虛設(shè)，失去其利用價值，嚴重影響了會計檔案管理的質(zhì)量和效益。

二、強化中小企業(yè)會計檔案管理的主要對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，增強會計檔案管理意識。《會計檔案管理辦法》第4條明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢姡婪ㄩ_展會計檔案管理工作是一項嚴肅的法律行為，對會計檔案管理不善造成毀損、丟失的，應(yīng)承擔法律責任。顯然，中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。另一方面，財稅、檔案等相關(guān)部門應(yīng)從各方面加強中小企業(yè)會計檔案管理工作的宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的會計檔案意識，使他們認識到會計檔案對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性。從制度建設(shè)的角度看，相關(guān)部門還應(yīng)該對使用會計電算化的企業(yè)采取一些政策激勵措施，從政策上鼓勵使用正版會計軟件，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學化、安全化管理提供基本保障。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。會計檔案管理工作要求檔案管理人員既要具備必要的會計專業(yè)知識，又要具備檔案管理專業(yè)知識。因此，加強會計檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)迫在眉睫。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對會計和檔案管理人員的定期培訓(xùn)，進一步提高相關(guān)人員會計檔案業(yè)務(wù)水平，增強整理立卷等實際操作技能；財政、檔案等相關(guān)部門應(yīng)把檔案管理知識融入到會計繼續(xù)教育系統(tǒng)中，使會計人員認識到檔案知識的重要性，認真做好會計檔案管理工作，提高會計檔案的使用效率，為企業(yè)的改革發(fā)展提供更好的服務(wù)。針對會計電算化檔案管理人員，還應(yīng)增加計算機日常維護技能方面的知識，督促他們嚴格遵守《會計電算化工作規(guī)范》第7章內(nèi)容，對計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)定期檢查和備份，及時歸檔，不斷加強對電算化會計檔案的管理，使其在各項工作中發(fā)揮應(yīng)有作用。

（三）健全會計檔案管理制度，規(guī)范管理會計檔案工作。各企業(yè)應(yīng)依據(jù)會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，建立健全會計檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行使會計檔案管理規(guī)范化，以確保會計檔案的真實可靠性。同時應(yīng)積極調(diào)動資金配備會計檔案室以及相應(yīng)櫥柜等用品，安排專職或兼職檔案管理人員，落實責任，合理分工，保證會計檔案管理工作的順利進行。規(guī)模小，未設(shè)檔案部門的中小企業(yè)，可以委托代理記賬等社會中介機構(gòu)對本企業(yè)會計檔案進行規(guī)范化管理。

總之，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，中小企業(yè)在經(jīng)濟運行中的作用將會更加顯著，加強中小企業(yè)會計檔案管理的意義也更加明顯，必須下大力氣，推動中小企業(yè)會計檔案管理工作不斷改進與完善，以適應(yīng)新形勢發(fā)展需要。

[1]張曉春.淺談會計檔案管理[J].蘭臺世界,2006,(10).