高蓉　喬永峰

[摘要]本文以采購管理為研究內(nèi)容，以呼和浩特新城賓館為研究對象。通過調(diào)研了解，系統(tǒng)的整理新城賓館的采購管理制度和方法，進(jìn)而對采購管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，包括采購人員的分析，采購計劃與流程分析，采購成本與庫存控制的分析，從中尋找發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。

[關(guān)鍵詞]采購管理；采購計劃；庫存管理；采購成本

[中圖分類號]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）49-0038-02

1引言

采購作為酒店的一個重要部門，它既是酒店管理的薄弱環(huán)節(jié)，卻也是酒店經(jīng)營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購管理是商品計劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對商品采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。

內(nèi)蒙古呼和浩特新城賓館，是一所五星級的酒店賓館，始建于1957年10月。自1959年10月開始運營以來，每年的營業(yè)額高達(dá)數(shù)萬元，據(jù)統(tǒng)計，僅2011年整個企業(yè)的營業(yè)額高達(dá)九千多萬元。

2采購部人員冗余

2.1新城賓館采購部的組織結(jié)構(gòu)及崗位說明

新城賓館的日常采購業(yè)務(wù)由采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)，在經(jīng)理下設(shè)置了經(jīng)理助理和經(jīng)理級物流師，協(xié)助部門經(jīng)理完成相關(guān)工作；還設(shè)置了采購領(lǐng)班和庫管保管，分別負(fù)責(zé)采購組和庫房組的相關(guān)工作。

新城賓館采購部目前共有員工10人，其中采購部經(jīng)理1人，經(jīng)理助理1人，經(jīng)理級物流師1人，采購組4人，庫管組3人。

2.2存在問題

從目前情況來看，新城賓館采購經(jīng)理助理和經(jīng)理級物流師的工作內(nèi)容幾乎相同，都是協(xié)助采購經(jīng)理來完成采購工作的，同時，對采購員和庫管員進(jìn)行考核與管理，這里卻分別設(shè)置了兩個不同的崗位。還有，采購員里單獨設(shè)置了一個采購領(lǐng)班人員，專門負(fù)責(zé)采購員的考勤工作，這些現(xiàn)象都使得人力資源閑置冗余，還增加了成本。

2.3改進(jìn)方案

將采購經(jīng)理助理和經(jīng)理級物流師的崗位合而為一，單獨設(shè)置一個采購經(jīng)理助理的崗位；采購領(lǐng)班的職責(zé)由采購員兼職。也就是說，整個采購部包括部門經(jīng)理1人、經(jīng)理助理1人、采購組3人、庫管組3人。這樣既有效利用了資源，又可方便人員管理。

3采購計劃的制訂缺乏廣泛適用性

3.1物資的采購方式

新城賓館的物資共大致分為二十幾大類。新城賓館的食品采購?fù)ǔ２捎霉┴浬踢\送方式，包括一般的緊急采購也是供貨商送貨，但是也有特殊的緊急采購現(xiàn)象。當(dāng)然，該酒店也存在自行采購的現(xiàn)象，如：來自于錫林郭勒大草原的羊肉。其余除食品類以外的物品采購基本都是供應(yīng)商送貨，緊急采購的現(xiàn)象極少。

3.2存在問題

新城賓館在餐飲這部分除有酒水的庫存外，別的種類的食品都是每天采購的。再加上餐飲及廚房采購的品種繁雜，原材料保質(zhì)期短，產(chǎn)、銷的短暫以及價格變化大，點菜的隨機(jī)性強(qiáng)，無法預(yù)計。因此餐飲部管理人員要根據(jù)酒店餐飲的營運特點，制訂周期性的以及臨時性的原料采購計劃。

3.3改進(jìn)措施

根據(jù)不同類別的物資制訂不同的采購計劃，縮短采購計劃的審批時間。將物資分為物品與食品兩大類別：

物品類：

（1）制訂月采購計劃：辦公用品、賓館的清潔用品等。這些用品要每天使用，而且保存時間較長，用量較穩(wěn)定，但是需要有一定庫存以便備用。像廚餐具用品要檢查一下是否有損壞需要更新。因此，制訂月度采購計劃來補(bǔ)充庫存就可以滿足要求。

（2）制訂年采購計劃：園林用品、能源燃耗品等。這些用品雖然是每天使用的，但都是可以重復(fù)使用的，而且保存時間較長基本不需要經(jīng)常更新，因此制訂年采購計劃。另外，還有一部分物資屬于政府公開招標(biāo)采購。如新城賓館所有辦公室的辦公桌椅、計算機(jī)及打印機(jī)等。

食品類：

（1）制訂每日采購計劃：果蔬類、熟食類、牛奶類。由于沒有庫存，更為了保證新鮮程度，所以要每天采購。廚師長需每天下午6點前根據(jù)訂餐情況列出第二天的計劃表，然后交由采購部審批等一系列程序的進(jìn)行。

（2）制訂每月采購計劃：煙茶類、海鮮類（主要是海鮮干品）、副食類、干果類、肉類（主要是冰鮮類），這些類別存儲時間較長，且都有庫房，供應(yīng)量也較大。另外，酒水類屬于隨季節(jié)波動較大的食品，在冬季白酒紅酒的用量較大，而夏季一般是啤酒飲料用量較大。因此，也要制訂月采購計劃。

4庫存管理比較混亂

4.1新城賓館的庫存管理

新城賓館對于物品的庫存有很多，但是對于食品的庫存甚少，幾乎為零。食品類中只有酒水、海鮮干貨（魚翅，燕窩等）、高干類（銀耳，腐竹等）有一定庫存，其余如蔬菜類、水果類、熟食類等都幾乎是零庫存的。

新城賓館采購部對庫房實行定期盤點：即庫管員必須做到日清——貨卡、實物、賬目的統(tǒng)一；采購部及財務(wù)部要每月各進(jìn)行一次庫存盤點；每一季度還要進(jìn)行一次大盤點，即對所有庫房進(jìn)行徹底清點并做記錄。

4.2存在問題

首先，新城賓館庫房的占地面積小、數(shù)量少，以至于很多不同類型的物品都?xì)w放在了一起保管。這樣，可能會由于各類物資性質(zhì)不同導(dǎo)致相互影響保存時間。其次，新城賓館現(xiàn)有餐廳共20余個，庫房的分散使得物資的取用有了難度，而且物資隨意流出。再次，目前采用的庫存控制方式為定量訂貨法，雖然這種方法只需對庫存物品進(jìn)行一般的管理，簡單的記錄，不需要經(jīng)常檢查和盤點。但它僅適用于品種數(shù)量少的物品，它并不適用于所有物品的庫存管理。

4.3改進(jìn)措施

（1）建立庫房：建立一個地下庫房，一個室外庫房。

（2）采用經(jīng)濟(jì)訂貨批量法補(bǔ)庫：經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型（EOQ）：又稱整批間隔進(jìn)貨模型EOQ模型，是目前大多數(shù)企業(yè)最常采用的貨物定購方式。該模型適用于整批間隔進(jìn)貨、不允許缺貨的存儲問題。

5采購成本偏高

采購成本控制的好壞直接關(guān)系到一個酒店的經(jīng)營業(yè)績。由于材料成本占營業(yè)成本的比例很高，在新城賓館中食品原材料成本占其銷售額的30%～35%，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個酒店不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。

5.1存在問題

其一為人員的冗余導(dǎo)致成本的增加，其二為供應(yīng)商單一供貨，沒有競爭意識。

5.2改進(jìn)措施

（1）人員裁減。

（2）改進(jìn)供應(yīng)商激勵制度，降低采購成本。

（3）可以向廠商直接訂購商品。

（4）有部分存儲期長的，賓館有條件存放的，如海鮮干貨類、酒水類可以根據(jù)需求采用經(jīng)濟(jì)批量采購，從而降低采購成本。

（5）把握價格變動的時機(jī)。價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購人員應(yīng)注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機(jī)，為酒店節(jié)約資金，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值。

（6）通過付款方式的選擇，降低采購成本。如果酒店資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。

6結(jié)論

通過對新城賓館采購管理過程中人員分配、采購計劃、庫存管理等方面的現(xiàn)狀進(jìn)行分析與研究，發(fā)現(xiàn)目前新城賓館的采購管理存在很多問題：采購部人員閑置且沒有針對性的考核制度，導(dǎo)致員工工作懶散；各崗位職責(zé)不分明，員工推卸責(zé)任；采購人員之間權(quán)限混亂，容易出現(xiàn)亂用權(quán)利的現(xiàn)象；采購計劃不分情況而定，更沒有明顯的年度、月度、每日計劃，不僅增加了采購成本，而且影響了效率；庫存方法不當(dāng)導(dǎo)致成本增加。針對這些問題，綜合運用所學(xué)理論知識從新城賓館的實際情況出發(fā)，提出了改進(jìn)建議，為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供更好的方法。

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