文/廣西水電工程局 韋雄鷹

隨著當(dāng)今社會的快速進(jìn)步，在各行各業(yè)研究新技術(shù)革命對策的形勢下，現(xiàn)代化信息設(shè)備和技術(shù)的引用以及國內(nèi)信息設(shè)備產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化辦公設(shè)備已進(jìn)入我國的政府機(jī)關(guān)和大大小小企事業(yè)單位的辦公室，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，“辦公自動化”的概念的引進(jìn)，并在秘書工作之中的應(yīng)用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節(jié)省了許多時間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。

一、辦公自動化的發(fā)展史

辦公室自動化是隨著計算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念，是辦公信息處理的自動化，利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來幫助完成，充分達(dá)到利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。

辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現(xiàn)在已有了近35年發(fā)展歷史。

辦公自動化經(jīng)歷了起步階段、應(yīng)用階段和發(fā)展階段，如今辦公自動化應(yīng)用軟件已經(jīng)趨向成熟，功能也越來越強(qiáng)大，已經(jīng)全面應(yīng)用到企業(yè)管理活動的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，成為企業(yè)運(yùn)作的一個重要組成部分。與此同時，市場的競爭環(huán)境發(fā)生著急劇的變化，讓辦公應(yīng)用軟件具有更高更廣闊的發(fā)展，客戶也將更為關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，內(nèi)部和外部各種資源的有效整合，為員工提供高效率的工作平臺。

二、辦公自動化的功能作用

辦公自動化系統(tǒng)的主要功能作用是實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、資源管理和決策支持。

（一）事務(wù)處理是指辦公日常事務(wù)

辦公自動化系統(tǒng)能快速地處理各類文書、檔案，也包括輸入、編輯、排版、修改、翻譯、打印、儲存等文字信息處理功能；能快速地收集數(shù)據(jù)、生成各種統(tǒng)計報表、賬目計算等數(shù)據(jù)信息處理功能；能高效和大量地記錄、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢功能；能便捷地上傳和下載資料、發(fā)布信息，運(yùn)用E-mail進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理功能。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全過程的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。

（二）資源管理是指科研和環(huán)境管理

辦公自動化可以制作多媒體課件及數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應(yīng)用，以局域網(wǎng)作為網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)各種適合自己企業(yè)的辦公自動化功能的應(yīng)用軟件，并將其應(yīng)用到各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)行政、科研、管理部門的辦公系統(tǒng)中；充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局域網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)全局的資源共享，為全局辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)；通過Internet實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)與上級單位和下屬單位的互連，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息和科研成果資源共享。

（三）決策支持是為單位領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)

決策支持建立在信息管理的基礎(chǔ)上，利用大型數(shù)據(jù)庫提供的相關(guān)聯(lián)信息，針對各種需要做出決策的問題，利用經(jīng)驗(yàn)構(gòu)成的或理論的決策模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的信息，由計算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出決策。辦公室是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的地方，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指令，除了信函文檔上的往來之外，還有更深層的工作，就是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息上傳下達(dá)。這些都需要辦公自動化的輔助來完成。隨著4G移動網(wǎng)絡(luò)的部署，辦公自動化已經(jīng)進(jìn)入了移動時代和智能時代，它可以將辦公自動化系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)，工作人員和領(lǐng)導(dǎo)們可以隨時隨地進(jìn)行掌上辦公，成為管理者、市場人員等貼心的移動辦公系統(tǒng)。

三、辦公自動化對企業(yè)文秘工作的影響

辦公自動化的概念引進(jìn)，并在企業(yè)文秘工作之中的廣泛應(yīng)用，使得企業(yè)文秘工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來，節(jié)省了許多時間來處理工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。辦公自動化有利于提高企業(yè)文秘工作的辦公質(zhì)量和效率，有利于促進(jìn)企業(yè)文秘工作的辦公管理的一體化，提高和更新企業(yè)文秘工作人員的服務(wù)意識等影響。

（一）有利于提高企業(yè)文秘工作的辦公質(zhì)量和效率

辦公自動化在實(shí)現(xiàn)高效率的同時還能保障高質(zhì)量，因?yàn)檗k公自動化是基于現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用計算機(jī)信息處理的強(qiáng)大功能來完成高效、精準(zhǔn)的文秘工作。在傳統(tǒng)的企業(yè)文秘工作中，以紙張為載體，手工起草、核算、修改等，由于個人本身的原因，在整個過程中難免會發(fā)生錯漏，而在辦公自動化的工作中，計算機(jī)信息系統(tǒng)可以很大程度上避免人為因素的錯漏。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)文秘工作的辦公管理的一體化

在文字管理上，使用辦公自動化后各種文件、信函、檔案、手稿等的收發(fā)文管理都可以在一個系統(tǒng)中完成；采用辦公自動化制作的圖表、數(shù)據(jù)方面也可以得更加具體、清晰；而采用辦公自動化系統(tǒng)來安排領(lǐng)導(dǎo)日程，可以做到大處統(tǒng)籌小處協(xié)調(diào)，全部由辦公自動化一體化形成，不會出現(xiàn)沖突。

（三）提高和更新企業(yè)文秘工作人員的服務(wù)意識

辦公自動化的使用使企業(yè)文秘工作人員意識到需要補(bǔ)充更多知識，挖掘自己更多的潛力，還要改變和創(chuàng)新服務(wù)方式，企業(yè)文秘工作人員意識到有更多的服務(wù)范圍需自己去挖掘與開拓辦公自動化在企業(yè)文秘工作中的作用。

四、辦公自動化對企業(yè)文秘工作人員的要求

辦公自動化改變了企業(yè)文秘工作人員的傳統(tǒng)手工辦公模式，而且在更廣的范圍內(nèi)，大量地吸收信息，提高了企業(yè)文秘人員的工作效率和工作質(zhì)量。所以，企業(yè)文秘工作人員要樹立現(xiàn)代化辦公觀念，并且掌握現(xiàn)代化辦公知識，學(xué)會使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，這些都是對廣大企業(yè)文秘工作人員適應(yīng)發(fā)展的迫切要求。

辦公自動化是現(xiàn)代化發(fā)展的必然，它改變了傳統(tǒng)的手工辦公模式，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，也建立了新的科學(xué)工作秩序。因此，各企業(yè)文秘工作人員都應(yīng)以加快辦公自動化建設(shè)為基石，加快企業(yè)信息化建設(shè)，使辦公自動化各項(xiàng)系統(tǒng)發(fā)揮實(shí)效，并在工作中及時掌握第一手資料，迅速完成相關(guān)辦公事務(wù)和程序，為單位領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

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