朱璇

摘 要：隨著高校招生人數(shù)的增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再適合，本文在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)之上，介紹計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)；檔案管理；有效應(yīng)用

一、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)簡(jiǎn)介

多媒體計(jì)算機(jī)是指能夠綜合處理多種多媒體信息，多媒體信息主要包括文字和圖像以及語(yǔ)音和視頻等等，多種信息相互聯(lián)系。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)具有三大特征，分別是集成性和交互性以及數(shù)字化。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的集成性是指將多鐘多媒體技術(shù)有機(jī)的組織在一起，共同表達(dá)某一事物，實(shí)現(xiàn)聲、圖、文一體化。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理方式相對(duì)落后

在我國(guó)各個(gè)高校不斷擴(kuò)招的背景下，各個(gè)高校檔案館的館藏?cái)?shù)量的增加速度也在不斷的增加，使得各個(gè)高校檔案館檔案的數(shù)量非常的龐大。面對(duì)檔案數(shù)量的劇烈增長(zhǎng)，許多高校也開(kāi)始采用計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案輔助管理，但是對(duì)于檔案的管理僅僅局限于對(duì)檔案的查詢(xún)和檢索，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化和實(shí)現(xiàn)文字和聲音以及圖像三位一體的檔案管理模式，因此不能從根本上解決檔案管理效率低的問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展以及辦公室自動(dòng)化的普及，高校在處理各類(lèi)公務(wù)的時(shí)候，紙質(zhì)文件越來(lái)越少，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展，不能兼顧質(zhì)量與效率。同時(shí)越來(lái)越多電子版的文件以及圖像、視頻和音頻，大大增加了現(xiàn)代檔案管理人員的工作難度和工作量。

（二）早期檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子版

雖然高校也開(kāi)始采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是對(duì)于早期的檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子版，這很容易造成檔案的破損和丟失。很多高校忽略了對(duì)早期檔案實(shí)現(xiàn)電子版，使得這些檔案丟失以后無(wú)法修復(fù)和補(bǔ)救，給學(xué)校和社會(huì)造成巨大的損失。為了使得早期的檔案能夠保存下來(lái)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)些文書(shū)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，利于檢索和查詢(xún)。

（三）已經(jīng)形成的電子檔案管理缺失非常嚴(yán)重

除了以上兩個(gè)問(wèn)題以外，高校檔案管理還存在電子檔案管理缺失嚴(yán)重的問(wèn)題，目前許多高校沒(méi)有專(zhuān)職的電子檔案管理人員，沒(méi)有相關(guān)的規(guī)章制度和科學(xué)的方法來(lái)保障電子檔案的真實(shí)性、可靠性以及完整性。對(duì)于電子檔案的管理制度和科學(xué)的管理方法，目前一些高校也有探索，但是由于經(jīng)費(fèi)的原因，即使購(gòu)買(mǎi)或自建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，僅僅只針對(duì)檔案管理部門(mén)，其他各二級(jí)部門(mén)使用率不高，沒(méi)有形成規(guī)模化和信息交流，不能充分實(shí)現(xiàn)信息共享。

三、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）計(jì)算機(jī)多媒體檔案信息存儲(chǔ)量大

計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)最顯著的特點(diǎn)，就是信息存儲(chǔ)密度高。隨著經(jīng)濟(jì)、文化以及科技的發(fā)展，使得檔案信息量也逐漸增加，檢索和查詢(xún)都變得比較困難，在這種困難的情況下急需密度高、功能全且實(shí)用方便的海量存儲(chǔ)器。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，能夠使得圖、文、聲一體化的傳輸，促進(jìn)檔案信息存儲(chǔ)的新的變革。多媒體光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)，采用激光介質(zhì)作為高密度信息存儲(chǔ)的載體，這種技術(shù)信息存儲(chǔ)量大，易用性能較強(qiáng)，而且也便于檔案信息的檢索。

紙質(zhì)的檔案是容易缺失和丟失的，而且那些圖片放置久了以后，也容易褪色，不利于檔案的管理。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，可以使得圖片配上文字和聲音解說(shuō)，更容易對(duì)一些信息的保存，而且只能采用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn)文、圖、聲一體化。采用多媒體技術(shù)以后，可是使得各個(gè)相關(guān)的文件和圖片以及聲音文件建立超鏈接，在檢索的時(shí)候只要找到其中的一個(gè)，就能夠查詢(xún)到其相關(guān)信息，很方便快捷。

（二）計(jì)算機(jī)多媒體檔案信息檢索快捷、準(zhǔn)確

多媒體檔案信息檢索，是根據(jù)查詢(xún)中的要求和需要進(jìn)行檢索，和普通的人工檢索相比，大大提高了檢索效率，查詢(xún)中可以根據(jù)自己的需求，在系統(tǒng)中檢索相關(guān)的文件和圖片聲音等等。比如想要檢索照片，在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字，便能檢索到照片以及相關(guān)的文字說(shuō)明和聲音解釋。如果想要還可以將這些檔案進(jìn)行拷貝，然后進(jìn)行打印，避免原件的使用和丟失，很大程度上保證了原件的完整性。采用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)以后，可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢(xún)、檢索，避免文件的分步檢索，使得檔案檢索變得更加準(zhǔn)確、快捷。

（三）多媒體檔案信息網(wǎng)絡(luò)閱覽方便

多媒體技術(shù)和掃描技術(shù)的應(yīng)用，也使得觸屏技術(shù)應(yīng)用其中，觸摸屏已經(jīng)成為檔案的視角窗。觸摸屏作為多媒體的一種輸入設(shè)備，可以直接用手指對(duì)屏幕上的菜單進(jìn)行操作，使得檔案檢索變得更加直觀、方便，而且操作簡(jiǎn)單，使得不會(huì)計(jì)算機(jī)的人也會(huì)操作，從而實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互。通過(guò)點(diǎn)觸的方式，查詢(xún)者能夠查詢(xún)到權(quán)利范圍內(nèi)的所有信息，省去了傳統(tǒng)檔案管理中的翻閱卡片的過(guò)程，大大節(jié)省了查詢(xún)和檢索的時(shí)間。比如想要查詢(xún)一本書(shū)，只要輸入書(shū)名的代號(hào)，點(diǎn)擊確定，就能夠在屏幕上看到書(shū)的相關(guān)信息和作者的信息，還相關(guān)圖和文字以及聲音介紹等等，此外結(jié)合視頻和圖像以及聲音，大大提高了書(shū)的多彩性。又例如二維碼技術(shù)在圖書(shū)管理上的應(yīng)用，代替條形碼技術(shù)，用戶(hù)可以通過(guò)手機(jī)掃描二維碼，來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)信息查詢(xún)、預(yù)訂、管理、下載（電子圖書(shū)）等等功能。

（四）計(jì)算機(jī)多媒體對(duì)早期檔案進(jìn)行修補(bǔ)補(bǔ)救

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一有般都是通過(guò)圖像獲取設(shè)備，將檔案直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，然后將處理后的圖像存儲(chǔ)在起來(lái)。通過(guò)多媒體技術(shù)，特別是圖片處理技術(shù)對(duì)破損嚴(yán)重的書(shū)籍、文件、舊照片等物件進(jìn)行修復(fù)保存，音視頻處理技術(shù)對(duì)舊錄像帶、卡帶等進(jìn)行數(shù)字化。未來(lái)檔案管理方向是數(shù)字化檔案管理，對(duì)圖片進(jìn)行文字提取工作，實(shí)現(xiàn)真正的全文檢索。

（五）計(jì)算機(jī)多媒體檔案管理效率高

檔案信息化建設(shè)是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。目前許多高校的檔案管理部門(mén)在整理、統(tǒng)計(jì)、利用環(huán)節(jié)都建立了計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理系統(tǒng)，隨著多媒體技術(shù)的關(guān)盤(pán)技術(shù)、壓縮碼技術(shù)以及觸摸屏技術(shù)等的發(fā)展以及人機(jī)交互式界面的設(shè)計(jì)和操作簡(jiǎn)便的檔案信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，使得檔案管理工作效率大大提高。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文研究發(fā)現(xiàn)，將計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，能夠滿(mǎn)足查詢(xún)者進(jìn)行更深層次的檔案查閱，大大提高了檔案的檔案檢索的效率，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)自動(dòng)化，除此之外還有利于高校檔案的系統(tǒng)管理，促進(jìn)檔案管理的變革。

參考文獻(xiàn)：

[1] 冉建國(guó)（1993-）.多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)及系統(tǒng)產(chǎn)品.中國(guó)計(jì)葬機(jī)用戶(hù).