【摘 要】本文針對(duì)新建本科院?？蒲袡n案管理中制度不健全、管理力量薄弱、歸檔方式單一、歸檔難度大等問題，提出新建本科院校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，通過健全檔案管理制度、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、提升業(yè)務(wù)水平、采用信息化技術(shù)、提高檔案利用率等措施規(guī)范科研檔案管理。

【關(guān)鍵詞】新建本科院校 科研檔案 規(guī)范化管理

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2018）01C-0097-03

新建本科院校是我國高等教育大眾化的重要承載主體，正處于規(guī)模擴(kuò)張和內(nèi)涵提升的轉(zhuǎn)型期，要順利實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，就必須充分發(fā)揮科研促進(jìn)教學(xué)與服務(wù)社會(huì)的紐帶作用，提升科研水平，提高科研成果轉(zhuǎn)化率。在此背景下，新建本科院?？蒲泄ぷ魅找娣敝?，科研檔案與日俱增，對(duì)科研檔案的管理提出了更嚴(yán)格的要求。科研檔案是單位、研究團(tuán)隊(duì)或個(gè)人在科研活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，貫穿于科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、獲批立項(xiàng)、中期檢查、驗(yàn)收、成果登記及推廣應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。在高?？蒲泄芾砉ぷ髦校绾螌?duì)科研檔案進(jìn)行規(guī)范管理，提高科研檔案有效開發(fā)與利用率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部科研先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和研究方法的資源共享，成為新建本科院校科研工作迫切需要解決的問題。

一、規(guī)范的科研檔案管理在高校科研管理中的重要性

（一）有助于推動(dòng)高校學(xué)科建設(shè)。學(xué)科建設(shè)是從專科教育到本科教育的重要標(biāo)志。學(xué)科建設(shè)過程中將產(chǎn)生大量科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)的檔案材料。充分開發(fā)和利用科研檔案，將科研檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，既可以豐富教師的教學(xué)內(nèi)容，也可以提升新建本科院校服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的能力，在學(xué)科建設(shè)中，教師科研能力的提升、科研成果水平的提高和高校服務(wù)社會(huì)能力的增強(qiáng)是反映學(xué)科建設(shè)成效的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)之一。因此，系統(tǒng)、規(guī)范的科研檔案管理是新建本科院校學(xué)科建設(shè)的助推器。

（二）能保證高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)開展?？蒲胁牧蠚w檔完整、系統(tǒng)、規(guī)范是做好科研工作的基礎(chǔ)，對(duì)科研成果的推廣應(yīng)用，發(fā)揮科研成果在社會(huì)服務(wù)中的作用具有十分重要的意義?？蒲泄ぷ魇且粋€(gè)長期且連續(xù)的過程。在科研平臺(tái)、科研項(xiàng)目和課題研究中，人們需要查閱相關(guān)的研究資料，借鑒前人的研究經(jīng)驗(yàn)和已有的科研成果，為了保證科學(xué)研究的連續(xù)性，科研材料的歸檔十分重要。

（三）有利于提高科研管理部門的工作效率。檔案管理工作是科研工作的重要組成部分，科研檔案管理的質(zhì)量直接反映科研管理部門的管理水平，影響著整個(gè)部門的工作效率和質(zhì)量，也是保證科研管理部門持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作?？茖W(xué)技術(shù)手段的運(yùn)用于檔案數(shù)據(jù)庫，形成了強(qiáng)大的信息檢索能力，如英國國家檔案館建設(shè)了國家檔案目錄信息網(wǎng)，全球用戶可以隨時(shí)在網(wǎng)上檢索檔案信息。為了能夠在需要的時(shí)候迅速準(zhǔn)確地調(diào)取資料，我們就必須運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范科研檔案管理。

（四）有效服務(wù)高校各項(xiàng)工作的開展。新建本科院校在辦學(xué)過程中面臨著本科教學(xué)評(píng)估的壓力，同時(shí)也要接受國家、省、市等各級(jí)業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)和檢查，包括學(xué)校辦學(xué)定位、教學(xué)水平、師資力量和管理能力等各方面的檢查。檢查中學(xué)校須提供大量的材料，科研平臺(tái)建設(shè)、科研項(xiàng)目開展、教師科研成果等科研檔案是各類評(píng)估和檢查的支撐材料之一，規(guī)范的科研檔案管理能夠保證各項(xiàng)評(píng)估檢查工作的順利開展。

二、新建本科院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）現(xiàn)狀。本文以桂林旅游學(xué)院為例，探討新建本科院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題。2015年，桂林旅游學(xué)院從?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒＃竞蟮目蒲泄芾砉ぷ髦饕▽W(xué)?？蒲邪l(fā)展規(guī)劃、制度建設(shè)、縱橫向科研項(xiàng)目管理、科研平臺(tái)管理和科研成果管理等，與?？齐A段相比較，升本后增加的工作內(nèi)容為科研平臺(tái)管理。學(xué)校的科研檔案管理于2016年初正式啟動(dòng)，目前由科技處負(fù)責(zé)歸檔，歸檔的材料主要包括：

1.科研發(fā)展規(guī)劃資料。包括學(xué)校“十一五”、“十二五”、“十三五”科研發(fā)展規(guī)劃，以及2006年至今的工作總結(jié)。

2.科研制度檔案。包括“十一五”以來學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ魃婕暗母黝惪蒲兄贫?。

3.科研文書檔案。包括上級(jí)管理部門下發(fā)的與科研工作相關(guān)的文件和批示文件等；學(xué)?？蒲泄芾聿块T下發(fā)給二級(jí)學(xué)院的通知、文件、反饋材料等；學(xué)校學(xué)術(shù)委員會(huì)、社科聯(lián)等工作的相關(guān)文件，通知和會(huì)議材料等。

4.科研項(xiàng)目檔案。主要包括縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目和校級(jí)科研項(xiàng)目的管理?？v向項(xiàng)目和校級(jí)科研項(xiàng)目的材料為申報(bào)書、立項(xiàng)通知、立項(xiàng)文件、合同、經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、結(jié)題證書、經(jīng)費(fèi)決算表等全套材料。目前縱向項(xiàng)目是根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)年份和項(xiàng)目級(jí)別進(jìn)行編碼，如“01代表國家級(jí)科研項(xiàng)目、02代表省部級(jí)科研項(xiàng)目等”，并貼上標(biāo)有“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目來源等”信息的標(biāo)簽，方便查找。橫向項(xiàng)目因數(shù)量少，則根據(jù)項(xiàng)目簽訂合同年份進(jìn)行歸檔，歸檔材料包括合同審批單、合同原件、經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、結(jié)題報(bào)告等為一整套材料。

5.科研成果檔案。包括各類專利、軟件著作權(quán)、地方標(biāo)準(zhǔn)、專著和科研成果獲獎(jiǎng)等材料?？蒲谐晒麢n案一般在每年科研績效和成果獎(jiǎng)勵(lì)統(tǒng)計(jì)時(shí)進(jìn)行材料收集，其中由于科研論文和科研成果獲獎(jiǎng)因是教師評(píng)定職稱的主要材料，且均為孤本，因此，科研論文和獲獎(jiǎng)文件由教師自行管理，科研管理部門僅保留復(fù)印件，其他成果則須提交原件提交科技處歸檔。

6.科研平臺(tái)管理檔案。包括科研平臺(tái)的申報(bào)書、成立文件、建設(shè)任務(wù)書、年度檢查報(bào)告、中期檢查材料、結(jié)題報(bào)告、結(jié)題文件等一系列材料。因目前學(xué)校的科研平臺(tái)創(chuàng)建時(shí)間較短，材料較少，主要以平臺(tái)來源進(jìn)行歸檔。

（二）存在的主要問題。具體表現(xiàn)在以下方面：

1.檔案管理制度不健全。新建本科院?？蒲衅鸩捷^晚，基礎(chǔ)薄弱，高職高專時(shí)期，由于科研項(xiàng)目數(shù)量少，科研平臺(tái)缺乏，科研檔案的收集工作大多在年底的成果統(tǒng)計(jì)時(shí)進(jìn)行，一般以年為單位進(jìn)行歸檔?？蒲泄芾聿块T成立時(shí)間短，有部分高校未設(shè)置獨(dú)立的科研管理部門，僅在教務(wù)處下設(shè)科研科，規(guī)章制度不健全是新建本科院校普遍存在的問題，科研檔案的管理制度更是未列入議事日程，科研檔案管理工作處于講起來重要，做起來次要，忙起來不要的尷尬地位。多數(shù)高校連全校的檔案管理制度都未制定，更不用談健全黨政部門和二級(jí)學(xué)院的檔案管理制度。

2.科研工作劇增，檔案管理工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。從?？平逃M(jìn)入本科教育后，科研工作的量明顯增加。本科教育更注重學(xué)科建設(shè)，重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、人文社科重點(diǎn)研究基地等各級(jí)各類科研平臺(tái)數(shù)量上升。本科教育對(duì)科研要求更高，因晉升職稱、評(píng)定榮譽(yù)稱號(hào)和績效考評(píng)的需要，科研項(xiàng)目申報(bào)和立項(xiàng)數(shù)量增加，科研成果數(shù)量也大幅度提升。新建本科院校是應(yīng)用型高校的主體，注重服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)，橫向項(xiàng)目增多。與之相伴產(chǎn)生的申報(bào)書、立項(xiàng)文件、合同等檔案材料也呈幾何級(jí)數(shù)增加，且目前多數(shù)新建本科院?？蒲泻蜋n案均未實(shí)現(xiàn)信息化管理，科研檔案管理工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.管理力量薄弱，科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)。隨著學(xué)校發(fā)展的需要，新建本科院校已經(jīng)意識(shí)到科研的重要性，但不重視科研檔案管理工作。一些高校認(rèn)為科研檔案僅僅只是用于供教職工提取證明材料或應(yīng)付各類評(píng)估和檢查，導(dǎo)致管理人員歸檔積極性不高。新建本科院?？蒲泄芾聿块T工作人員少，科研項(xiàng)目申報(bào)、過程管理、結(jié)項(xiàng)，以及檔案管理工作均由科研管理部門承擔(dān)，人少任務(wù)重。多數(shù)二級(jí)學(xué)院未設(shè)置專職科研秘書，一些二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不注重兼職科研秘書的選擇，隨意安排沒有科研經(jīng)驗(yàn)和管理能力的人員負(fù)責(zé)科研管理和歸檔工作，有的學(xué)院甚至每個(gè)學(xué)期更換一次科研秘書。檔案交接不完整，材料缺失，也是導(dǎo)致歸檔質(zhì)量不高的原因之一?？蒲泄芾砣藛T和二級(jí)學(xué)院工作人員均未接受過系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，管理人員忙于眼前的工作，而忽視了建檔工作，科研材料的歸檔存在滯后性。此外，多數(shù)科研人員重視科學(xué)研究實(shí)踐和成果報(bào)獎(jiǎng)，忽略了科研檔案的整理和歸檔，認(rèn)為科研檔案管理工作是科研管理部門的事，平時(shí)不注意保存科研文件，從而使得歸檔文件不齊全。

4.科研材料歸檔方式單一，未實(shí)現(xiàn)信息化管理。目前的科研材料仍以紙質(zhì)存檔方式為主。以桂林旅游學(xué)院為例，科研管理部門當(dāng)初建立檔案，主要是為了在迎接評(píng)估和各類檢查時(shí)，利用檔案準(zhǔn)備材料。教師晉升職稱、評(píng)定榮譽(yù)稱號(hào)等也可從紙質(zhì)存檔中調(diào)取。而紙質(zhì)存檔方式存在很多弊端：重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大；調(diào)取資料時(shí)間長，工作效率低；檔案的利用率不高，尚未發(fā)揮其生產(chǎn)價(jià)值；紙質(zhì)檔案占據(jù)大量的室內(nèi)空間；由于受潮、蟲蛀和火災(zāi)等原因，紙質(zhì)檔案易受損或遺失。隨著信息化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代人工作和生活已離不開高科技產(chǎn)品。因此，實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案的信息化管理非常必要。目前，多數(shù)新建本科院校的科研管理系統(tǒng)仍舊在開發(fā)階段，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

5.研究時(shí)間不確定，歸檔難度大?？蒲许?xiàng)目從申報(bào)到項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)短則幾個(gè)月，長則十余年，而科研平臺(tái)的建設(shè)更是一個(gè)長期的過程，由于科研時(shí)間的不確定性，也使得科研材料的收集不能與研究進(jìn)度同步。科研人員在研究過程中丟失立項(xiàng)文件、申報(bào)書等時(shí)有發(fā)生，從而影響了科研材料的歸檔，導(dǎo)致科研檔案不完整。

三、新建本科院?？蒲袡n案管理規(guī)范化的有效措施

（一）建立健全科研檔案管理制度。檔案管理制度化是規(guī)范科研檔案管理的有效途徑，通過完善規(guī)章制度，理順檔案管理部門、科研管理部門和二級(jí)學(xué)院之間的管理關(guān)系，使科研檔案管理有據(jù)可依。新建本科院校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等文件的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)科研管理部門和檔案部門充分溝通后，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定可操作性強(qiáng)的科研檔案管理辦法，分別明確管理人員和科研人員的責(zé)任和義務(wù)，明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔單位和保管期限等。管理人員和科研人員應(yīng)把學(xué)?？蒲袡n案管理辦法作為日常檔案管理的工作指南，對(duì)科研檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔，將科研檔案的相關(guān)表格、重點(diǎn)內(nèi)容和程序等固定下來，以保證科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）強(qiáng)化科研檔案管理意識(shí)。新建本科院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視科研檔案管理工作，科研檔案是各個(gè)科研平臺(tái)、項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，記載著豐富的信息。學(xué)校應(yīng)在人力和財(cái)力上給予支持，各二級(jí)學(xué)院也應(yīng)根據(jù)自身的科研業(yè)務(wù)量配置專職或兼職的工作人員，且不能隨意調(diào)整科研秘書。其次，要求全?？蒲腥藛T和科研管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，并在全校范圍內(nèi)開展科研檔案重要性的宣傳教育活動(dòng)，提高對(duì)科研檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到做好科研歸檔是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，主動(dòng)提交科研檔案，進(jìn)一步提高科研檔案收集的工作效率。高?？梢圆扇∫恍┲萍s措施，將個(gè)人科研歸檔列入績效考評(píng)的范圍，或成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案材料進(jìn)行定期檢查和考核，不斷提高科研檔案的管理水平。同時(shí)，也可以制定檔案管理的激勵(lì)制度，提高科研相關(guān)人員的歸檔主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性?？蒲袡n案管理工作較為繁雜，管理人員只有不斷提升自身的綜合素質(zhì)，以細(xì)心的工作態(tài)度、高度的責(zé)任感和樂于奉獻(xiàn)的精神對(duì)待工作，才能做好科研檔案的管理工作。

（三）提升科研管理人員業(yè)務(wù)水平?？蒲袡n案的管理質(zhì)量與檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平密切相關(guān)。由于新建本科院?？蒲袡n案的種類增多，載體形式多樣化，科研管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，掌握檔案管理的新技術(shù)，在日常工作工作注重與上級(jí)科研主管部門、兄弟院校之間的溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)知識(shí)、管理水平和操作能力，使科研檔案管理工作做到“四同步”：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成累積情況同步；驗(yàn)收科研成果與驗(yàn)收檔案材料同步；上報(bào)登記、申報(bào)科技成果評(píng)獎(jiǎng)以及科研人員職稱考核與檔案部門出具的歸檔情況證明材料同步，為學(xué)?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展規(guī)劃奠定基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化管理。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化管理時(shí)代，傳統(tǒng)的科研檔案管理方式已不能滿足研究人員和管理人員的需求，科研檔案數(shù)字化、信息化是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化管理能將傳統(tǒng)方式記錄的文字、聲響等科研檔案信息進(jìn)行編碼處理，形成電子文件，擁有強(qiáng)大的信息處理能力，易于傳遞，資料儲(chǔ)存時(shí)間長，不易受外部環(huán)境的干擾，既方便科研人員查詢，又能提升檔案管理人員的工作效率，也能實(shí)現(xiàn)檔案長期保存的要求。在安全性能方面，科研檔案管理軟件可應(yīng)用安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障文件的安全性。科研檔案的信息化管理，將不斷提升科研檔案的科技含量，實(shí)現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（五）提高科研檔案的利用率。提高科研檔案的利用率，必須對(duì)科研檔案信息進(jìn)行概況和總結(jié)，編寫檔案參考資料，如編制科研年鑒、科研大事記和匯編科研成果等。檔案參考資料不同于科研檔案的原件，參考資料具有問題集中、文字精練、概況性強(qiáng)、內(nèi)容準(zhǔn)確的特點(diǎn)?？蒲腥藛T不必翻閱大量的檔案，便可快速獲得所需的材料。還可利用信息技術(shù)，將檔案參考資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，方便科研人員查閱和使用。同時(shí)，加大科研檔案的宣傳力度。重點(diǎn)宣傳科研人員的工作情況、重大科研成果等，擴(kuò)大科研的影響力，營造濃厚的科研氛圍。

綜上所述，科研檔案管理是高校，尤其是新建本科院校的檔案管理的重要組成部分。要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，使其發(fā)揮更大價(jià)值，不僅需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、科研人員和管理人員的積極參與，還需要管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)，不斷總結(jié)和創(chuàng)新工作方法，推動(dòng)科研檔案管理的信息化管理，以更好地為新建本科院校的科研發(fā)展服務(wù)。

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【作者簡(jiǎn)介】楊慧敏（1986— ），女，碩士，桂林旅游學(xué)院科技處講師，研究方向：科研管理、旅游管理。

（責(zé)編 蘇 洋）