王秋紅

【摘要】本文以工程單位文書(shū)檔案管理為研究中心，對(duì)文書(shū)檔案管理期間標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、文書(shū)檔案管理部門(mén)之間的合作以及資料的收集歸類等方面進(jìn)行了詳細(xì)闡述，目的是更好地為文書(shū)檔案管理發(fā)展以及進(jìn)步奠定基礎(chǔ)，幫助其更快速適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。

【關(guān)鍵詞】工程單位；文書(shū)檔案；管理質(zhì)量

工程單位文書(shū)檔案管理具有非常顯著的機(jī)密性以及原則性特點(diǎn)，尤其是鐵路施工部門(mén)，需要嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案管理的規(guī)定制度，并且結(jié)合自身的規(guī)律性以及工作特點(diǎn)開(kāi)展文書(shū)檔案工作。文書(shū)檔案在檔案管理中占有重要地位，文書(shū)檔案管理中將鐵路施工部門(mén)相關(guān)的文字信息、圖片信息、科技信息以及聲像信息等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為鐵路施工部門(mén)提供安全保障。與此同時(shí)，文書(shū)檔案也是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要參考資料，其對(duì)制定鐵路施工的方案非常關(guān)鍵。

一、加強(qiáng)對(duì)文書(shū)工作的重視，提高文書(shū)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

當(dāng)前檔案管理正在不斷進(jìn)行信息化改革，積極提升檔案管理的水平，在提升檔案管理水平期間需要企業(yè)做到對(duì)檔案管理的重視，特別是其中的文書(shū)檔案管理。企業(yè)提高文書(shū)檔案管理的重視，加大對(duì)于文書(shū)檔案管理資金的投入以及管理技術(shù)的支持。鐵路施工部門(mén)檔案管理部門(mén)主要管理檔案分為：科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，文書(shū)主要是指文件。工程項(xiàng)目施工單位主要牽扯的重要文書(shū)包括：業(yè)主往來(lái)文件、監(jiān)理往來(lái)文件、地方政府往來(lái)文件、設(shè)計(jì)院及指揮部文件等，主要需要注意保存的文件有：牽扯到地畝相關(guān)文件、工程量劃分文件、獎(jiǎng)勵(lì)及懲罰文件等相關(guān)管理類文件。與此同時(shí)還需要注意，文書(shū)除了一線施工項(xiàng)目文件，還包含公司文書(shū)檔案，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的培訓(xùn)，不斷提升文書(shū)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，提升管理人員的綜合素質(zhì)。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理中部門(mén)與部門(mén)之間的溝通聯(lián)系，通過(guò)服務(wù)方式以及溝通手段的改進(jìn)幫助文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)管理的進(jìn)步?，F(xiàn)階段檔案管理信息化發(fā)展越來(lái)越成熟，積極從日常檔案管理工作中進(jìn)行改進(jìn)，從不同角度對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行抽查，及時(shí)進(jìn)行管理評(píng)比，若是在抽查期間發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題一定要及時(shí)改正，這樣才能保證文書(shū)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

二、推動(dòng)部門(mén)合作與檔案資料的收集、歸類

部門(mén)與部門(mén)之間的銜接對(duì)檔案管理來(lái)講至關(guān)重要，尤其是在進(jìn)行文書(shū)信息收集以及歸類期間，因?yàn)槭占男畔芏嗖块T(mén)，所以一定要加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系。文書(shū)檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理期間，需要主動(dòng)進(jìn)入各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行信息的收集，并且詳細(xì)了解各部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，方便數(shù)據(jù)的計(jì)算以及統(tǒng)計(jì)。特別是施工方面，大都是一線施工數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)施工質(zhì)量具有直接影響，同時(shí)不同施工部門(mén)之間若不能實(shí)現(xiàn)良好的溝通，將會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)接收有誤，影響后續(xù)施工的進(jìn)行。一線施工數(shù)據(jù)文書(shū)的統(tǒng)計(jì)，可以為后期的施工提供很多參考。在部門(mén)之間來(lái)回走動(dòng)的過(guò)程中，便于文書(shū)管理人員掌握各種信息，并且結(jié)合文書(shū)檔案實(shí)際的管理工作，不斷對(duì)檔案管理怎樣突出管理重心提出建議，加強(qiáng)信息資料的統(tǒng)計(jì)以及收集、整理。推動(dòng)部門(mén)合作以及溝通，為檔案資料的整理以及統(tǒng)計(jì)奠定基礎(chǔ)。資料收集期間需要文書(shū)檔案管理人員規(guī)劃好檔案管理的重點(diǎn)，檔案歸類之后能夠清晰地對(duì)歷史發(fā)展以及當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行展示，并且還能為文書(shū)檔案管理的信息歸類提供機(jī)會(huì)，增強(qiáng)文書(shū)檔案的服務(wù)質(zhì)量，為鐵路運(yùn)輸提供更有價(jià)值的情報(bào)以及參考資料。

三、強(qiáng)化文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)以及程序的調(diào)整

在文書(shū)管理中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，為文書(shū)檔案管理工作打好基礎(chǔ)，自然而然就會(huì)逐漸提升檔案管理的水平。積極總結(jié)文書(shū)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)以及程序的調(diào)整。首先在檔案管理綜合素質(zhì)、管理意識(shí)方面提升重視，要求他們具備非常強(qiáng)的文書(shū)檔案管理責(zé)任心。其次是檔案管理工作者在進(jìn)行文書(shū)檔案管理期間需要具備敬業(yè)精神，尤其是對(duì)檔案的整理、收集等，檔案工作在信息歸類之后還需要進(jìn)行裝訂，很多工作流程看似枯燥乏味，但對(duì)檔案管理卻具有非常重要的意義，因此需要檔案管理人員具備一定的抵抗能力以及耐心，學(xué)會(huì)在枯燥繁瑣的工作中尋找到快樂(lè)。再次是檔案管理人員的專業(yè)技能以及知識(shí)掌握都需要不斷提高，不斷為其組織各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)其參與培訓(xùn)，尤其是信息化技術(shù)的融入，更需要管理人員掌握相應(yīng)的電子技術(shù)，不斷對(duì)新的管理手段以及技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新自己在文書(shū)檔案管理中的觀念，堅(jiān)持做到與時(shí)俱進(jìn)，只有從思想、技術(shù)、管理全方面進(jìn)行調(diào)整，才能進(jìn)一步推動(dòng)工程單位文書(shū)檔案管理的發(fā)展。

及時(shí)對(duì)文書(shū)檔案中的管理內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證文書(shū)檔案在管理中能夠針對(duì)發(fā)文、收文之間的工作有序完成，與此同時(shí)保證文書(shū)檔案管理程序更加科學(xué)，比如說(shuō)在文書(shū)檔案管理中需要經(jīng)過(guò)簽收、拆封、登記、擬辦等很多程序，在通過(guò)審核之后，按照順序開(kāi)展后續(xù)的簽發(fā)以及打印等工作，每一道工作程序都需要詳細(xì)勘察驗(yàn)證，保證其符合相關(guān)管理規(guī)定。在文書(shū)檔案管理中，任何一道管理工序出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響整個(gè)檔案管理程序的質(zhì)量，因此需要及時(shí)對(duì)文書(shū)檔案管理程序進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。對(duì)于其中信息的歸類收集、整理記錄等分層次地展開(kāi)。結(jié)合收文中的批辦以及分發(fā)到后期的文檔回收以及信息銷毀等都要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案管理對(duì)于工程及鐵路施工來(lái)講非常重要，其中包含各種類型的檔案資料，不斷從上述幾個(gè)方面對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，針對(duì)其中具體的管理內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的完善，不斷提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。

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