高等學?？蒲忻貢ぷ鞯娜舾伤伎?/h1>
2019-04-22 00:00:00劉原
科教導刊 2019年8期
劉原
摘 要 科研秘書是連接學?？蒲胁颗c學院的橋梁，是學院領(lǐng)導了解和管理本院教師科研狀況的主要途徑?？蒲忻貢鴮處熀蛯W校的科研發(fā)展起著不可忽視的作用。本文就科研秘書的工作職責、素質(zhì)要求以及科研秘書工作中經(jīng)常遇到的問題進行了總結(jié)與思考。
關(guān)鍵詞 科研秘書 工作職責 素質(zhì)要求
中圖分類號：G451.8 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.009
Abstract Scientific research secretary is the bridge between the scientific research department and the college， and is the main way for the college leaders to understand and manage the scientific research situation of the teachers in the college. Scientific research secretaries play an important role in the development of teachers' and schools' scientific research and development. This paper summarizes and considers the responsibilities， quality requirements and problems often encountered in the work of scientific research secretaries.
Keywords scientific research secretaries； operating duty； quality requirement
隨著高校體制改革的發(fā)展，學院的自主管理權(quán)增強，科研秘書崗位也應運而生?？蒲忻貢环矫嬉訌妼W院的科研管理工作，另一方面要服務于科研教師和領(lǐng)導，做好科研輔助工作?？蒲忻貢ぷ髀氊熋鞔_，工作素養(yǎng)也有較高的要求，在整個學校的科研管理體系中起著不可忽視的作用。
1 工作職責
科研秘書的職責，一方面是協(xié)助主管科研的院長做好全院的日?？蒲泄芾砉ぷ鳎瑓f(xié)助主管院長做好全院科研規(guī)劃的制訂、實施及科研的總結(jié)工作，協(xié)助主管院長做好學院科研的評估工作，提高全院的科研水平；另一方面負責與學校有關(guān)部門聯(lián)系，及時收集有關(guān)科研工作的文件，向主管院長匯報，送達科研教師，及時報告協(xié)調(diào)情況和協(xié)好中期檢查，總結(jié)和落實執(zhí)行情況。具體工作職責如下：
（1）熟練掌握科研系統(tǒng)的使用，對系統(tǒng)操作不熟練的教師進行系統(tǒng)操作的介紹，并介紹與科研成果相關(guān)的管理文件和規(guī)定。對于新入職的教師，要介紹學?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中科研項目的申報和錄入、論文、科研獲獎等模塊的使用方法，解答教師在系統(tǒng)操作中遇到的問題。對工作中遇到的新問題及時向科研部或者上級領(lǐng)導反饋相關(guān)問題。及時向本院教師傳達學?？蒲胁康南嚓P(guān)通知，在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)助分管科研的院領(lǐng)導組織本院教師完成相關(guān)科研工作。
（2）動員和組織教師申報各級科研項目，在了解相關(guān)項目的申報政策和時間節(jié)點后，及時了解本學院教師擬申報科研項目的信息，提醒項目負責人按照通知要求進行申報，并要求教師按時在學校科研系統(tǒng)中填報申報材料?？蒲忻貢私飧黝惛骷夗椖款愋偷膫?cè)重點，熟悉各類項目之間的限制條件。對項目負責人的申報作出有效的指導和審核。提交科研部后及時反饋科科研部的審核意見。
（3）協(xié)助科研部做好本院相關(guān)項目的中期檢查和結(jié)項工作。按照科研部通知要求，在規(guī)定的時間內(nèi)指導相關(guān)項目負責人提交中期檢查表和附件。根據(jù)全院相關(guān)項目的中期檢查結(jié)果形成中期檢查報告。學院領(lǐng)導審核中期檢查報告后遞交科研部。及時提醒項目負責人按通知要求結(jié)項，收齊結(jié)項材料并根據(jù)立項要求和附件材料進行審核，在項目成果處給出相應的標注，匯總結(jié)項材料，提交科研部。
（4）每學期末組織本院教師在科研系統(tǒng)中進行論文、著作、教材、獲獎、參加學術(shù)會議等的登記工作，對教師提交的成果進行審核。對于教師每年在國內(nèi)外參加的學術(shù)會議，也要登記參會時間、會議名稱、是否做學術(shù)報告，學術(shù)報告和參會邀請函可以以附件的形式上傳科研系統(tǒng)。對教師提交的各類著作和獲獎成果進行審核。此外，科研秘書還要配合學校完成科研獎勵的評審，以及學院教師科研工作量的匯總統(tǒng)計。
（5）做好學術(shù)活動的申請和組織工作。協(xié)助學院做好學術(shù)交流活動的計劃管理，對于學術(shù)講座，聯(lián)系好講座地點，填寫學術(shù)報告?zhèn)浒副恚蛏霞壣暾垖W術(shù)報告，等待審核。組織相關(guān)人員參加學術(shù)報告，及時在學院QQ群發(fā)布學術(shù)報告的通知。并將相關(guān)報告材料存檔，對于大型國際、國內(nèi)會議，協(xié)助好相關(guān)負責人做好會場申請、會議組織和接待工作。
2 素質(zhì)要求
高?？蒲忻貢鳛榭蒲泄芾硐到y(tǒng)中最基礎(chǔ)的一個層次，也是不可或缺的一個崗位?？蒲忻貢鎸Φ墓ぷ鲗I(yè)而又繁瑣，既要做好管理工作又要服務于教師；既要上傳下達各項工作，又要處理好各種突發(fā)狀況。要做好一名高?？蒲忻貢仨毦邆湟欢ǖ墓ぷ魉刭|(zhì)要求才能勝任這一崗位。建立一支具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、較強的服務意識、熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用、扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力的科研秘書隊伍，對于高校整體建設中至關(guān)重要。
2.1 良好的職業(yè)道德修養(yǎng)
良好的職業(yè)道德修養(yǎng)是高校科研秘書應具備的核心素質(zhì)，是做好各項工作的保證。高校科研秘書應加強思想道德建設，提高政治覺悟，堅持正確的人生觀、價值觀和世界觀。首先，科研秘書應熱愛自己的工作，做到愛崗敬業(yè)。工作中科研秘書應以崇高的思想品質(zhì)，飽滿的工作熱情，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和扎實的專業(yè)技能去完成工作任務。其次，科研秘書在自己的工作崗位上應重視團結(jié)、注重交流?？蒲忻貢粌H要與本院教師就各類科研工作進行有效的溝通，還要做好領(lǐng)導的得力助手。提高工作效率，在和諧愉悅的工作氛圍中培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，更好地服務于教師。
2.2 較強的服務意識
科研秘書在與領(lǐng)導、上級管理部門、教師溝通交流時應構(gòu)建和諧的相處氛圍，將各項工作順利地進展開，更好地服務于教師，服務于學校。在課題申報過程中，部分青年教師經(jīng)驗不足，這時就需要科研秘書對課題申報、論證、材料的提交等方面對教師進行耐心詳細的講解。在收到上級管理部門部門下發(fā)的通知和任務時，要通過電子郵件或者QQ等聯(lián)系方式逐一傳達到相關(guān)人員，同時再用電話確認。在指導學生科研項目的過程中，科研秘書要熱心地回答學生提出的問題，鼓勵學生積極參加學校及校外組織的科技活動等，開拓學生視野。
2.3 熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用
熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用是做好一名高?？蒲忻貢ぷ鞯幕A(chǔ)，也是科研秘書工作能力的體現(xiàn)?，F(xiàn)在各高校都進入信息化時代，基本上所有高校都擁有自己的科研管理系統(tǒng)。科研秘書需要熟練掌握科研管理系統(tǒng)的使用，及時處理教師在使用科研管理系統(tǒng)中遇到的各種問題，同時對教師添加的信息進行審核，確?？蒲泄芾硐到y(tǒng)能準確無誤地收錄科研信息，有效地反映教師和學校的科研實力。
2.4 扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力
隨著高校教師科研的進一步深入，科研秘書應熟悉學院教師涉及的學科領(lǐng)域以及專業(yè)知識，以及該研究方向在國內(nèi)外所處的水平、地位以及今后的發(fā)展方向，便于與科研人員進行有效的溝通。在科研過程中出現(xiàn)的問題能做出合理的判斷采取相應的處理措施。因此，科研秘書只有具備扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力，不斷地學習和充實相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，才能更好地與教師和相關(guān)部門溝通，更好地完成學院科研管理工作。
3 工作中遇到的主要問題
科研秘書要處理的事情過于專業(yè)復雜，在當前信息化時代新形勢下，科研秘書必須具備一定的工作能力和創(chuàng)新能力，不斷提升自己，掌握工作方法，才能更快更好的完成工作任務。面對飛速發(fā)展的世界，科研秘書在工作中經(jīng)常遇到的問題有以下幾點：
3.1 工作時間分配不夠合理，效率不太高
科研秘書除了本職工作是科研秘書之外，往往還需要兼職擔任其它秘書工作。有的秘書除了在學院擔任科研秘書之外還兼職研究生秘書和教務秘書的相關(guān)事宜。工作量大且繁瑣，往往導致時間分配不過來?？蒲忻貢鶝]有更多的時間去專研各類文件，也不能很好地提升自己。在各類各級項目申報的時候，項目申報的時間節(jié)點基本上都集中在上半年的幾個月里。這就要求科研秘書在較短的時間內(nèi)要完成大量科研項目的審核工作。對于需要為各類部門和領(lǐng)導提供的科研報表和附件材料，時間相對集中，任務重，壓力比較大。
3.2 部分教師未能及時上交所需的材料
對于項目的申報材料，項目負責人往往對自己的申報材料重復修改后仍然不放心，直到材料交到學院科研秘書后仍然需要修改，反復打印，導致全院的材料不能按時交到科研部。往往科研部上交材料也有截止時間，在緊湊的時間下處理大量的工作，難免忙中出錯。某些教師由于超過了材料提交的時間而直接交到學?？蒲胁?。表面上看是給科研秘書節(jié)省了審核工作，但往往導致學院材料不齊全科研部不受理，學院項目申報檔案與科研部不一致，項目申報統(tǒng)計數(shù)目與實際不符，并且缺少了這些信息會給年終總結(jié)等各種匯總信息帶來麻煩。
3.3 工作主動性和創(chuàng)造性不高
科研秘書是高校領(lǐng)導了解高校教師的科研現(xiàn)狀、進展和成果的主要途徑，為了促進教師不斷提高自身的科研能力，做出科研成果，科研秘書要輔助學院領(lǐng)導制定出行之有效的科研管理工作規(guī)章制度和獎勵機制，但對于科研秘書來說，沒有獎勵制度和激勵措施，這使得其工作主動性不強，創(chuàng)造性不高。在科研管理中應適當引進激勵機制，對那些工作認真負責、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關(guān)心和照顧，以維持科研秘書的工作積極性；對那些工作不積極、無責任心、無大局意識的人員應堅決按章處理。只有這樣，才能促進科研秘書在工作中充分發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性。
4 結(jié)語
科研秘書處于一個服務學院教師并聯(lián)系學?？蒲胁康谋容^重要的位置?？蒲忻貢陨硭仞B(yǎng)和工作能力的高低直接影響著高校科研工作的發(fā)展?？蒲忻貢挥性诠ぷ髦信c時俱進不斷思考與學習，才能更好地服務于教師，并為學校領(lǐng)導和科研部及時提供相關(guān)信息，為整個學校的科研管理發(fā)展提供更好的服務。
參考文獻
[1] 劉蓮，樊廣華，韓秀蘭.淺談高校二級學院科研信息管理的重要性[J].科教文匯，2014（15）：185-186.
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[5] 李霞.立足秘書崗位 提升工作水平[J].科技與創(chuàng)新，2014（1）：122-123.
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關(guān)鍵詞 科研秘書 工作職責 素質(zhì)要求
中圖分類號：G451.8 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.009
Abstract Scientific research secretary is the bridge between the scientific research department and the college， and is the main way for the college leaders to understand and manage the scientific research situation of the teachers in the college. Scientific research secretaries play an important role in the development of teachers' and schools' scientific research and development. This paper summarizes and considers the responsibilities， quality requirements and problems often encountered in the work of scientific research secretaries.
Keywords scientific research secretaries； operating duty； quality requirement
隨著高校體制改革的發(fā)展，學院的自主管理權(quán)增強，科研秘書崗位也應運而生?？蒲忻貢环矫嬉訌妼W院的科研管理工作，另一方面要服務于科研教師和領(lǐng)導，做好科研輔助工作?？蒲忻貢ぷ髀氊熋鞔_，工作素養(yǎng)也有較高的要求，在整個學校的科研管理體系中起著不可忽視的作用。
1 工作職責
科研秘書的職責，一方面是協(xié)助主管科研的院長做好全院的日?？蒲泄芾砉ぷ鳎瑓f(xié)助主管院長做好全院科研規(guī)劃的制訂、實施及科研的總結(jié)工作，協(xié)助主管院長做好學院科研的評估工作，提高全院的科研水平；另一方面負責與學校有關(guān)部門聯(lián)系，及時收集有關(guān)科研工作的文件，向主管院長匯報，送達科研教師，及時報告協(xié)調(diào)情況和協(xié)好中期檢查，總結(jié)和落實執(zhí)行情況。具體工作職責如下：
（1）熟練掌握科研系統(tǒng)的使用，對系統(tǒng)操作不熟練的教師進行系統(tǒng)操作的介紹，并介紹與科研成果相關(guān)的管理文件和規(guī)定。對于新入職的教師，要介紹學?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中科研項目的申報和錄入、論文、科研獲獎等模塊的使用方法，解答教師在系統(tǒng)操作中遇到的問題。對工作中遇到的新問題及時向科研部或者上級領(lǐng)導反饋相關(guān)問題。及時向本院教師傳達學?？蒲胁康南嚓P(guān)通知，在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)助分管科研的院領(lǐng)導組織本院教師完成相關(guān)科研工作。
（2）動員和組織教師申報各級科研項目，在了解相關(guān)項目的申報政策和時間節(jié)點后，及時了解本學院教師擬申報科研項目的信息，提醒項目負責人按照通知要求進行申報，并要求教師按時在學校科研系統(tǒng)中填報申報材料?？蒲忻貢私飧黝惛骷夗椖款愋偷膫?cè)重點，熟悉各類項目之間的限制條件。對項目負責人的申報作出有效的指導和審核。提交科研部后及時反饋科科研部的審核意見。
（3）協(xié)助科研部做好本院相關(guān)項目的中期檢查和結(jié)項工作。按照科研部通知要求，在規(guī)定的時間內(nèi)指導相關(guān)項目負責人提交中期檢查表和附件。根據(jù)全院相關(guān)項目的中期檢查結(jié)果形成中期檢查報告。學院領(lǐng)導審核中期檢查報告后遞交科研部。及時提醒項目負責人按通知要求結(jié)項，收齊結(jié)項材料并根據(jù)立項要求和附件材料進行審核，在項目成果處給出相應的標注，匯總結(jié)項材料，提交科研部。
（4）每學期末組織本院教師在科研系統(tǒng)中進行論文、著作、教材、獲獎、參加學術(shù)會議等的登記工作，對教師提交的成果進行審核。對于教師每年在國內(nèi)外參加的學術(shù)會議，也要登記參會時間、會議名稱、是否做學術(shù)報告，學術(shù)報告和參會邀請函可以以附件的形式上傳科研系統(tǒng)。對教師提交的各類著作和獲獎成果進行審核。此外，科研秘書還要配合學校完成科研獎勵的評審，以及學院教師科研工作量的匯總統(tǒng)計。
（5）做好學術(shù)活動的申請和組織工作。協(xié)助學院做好學術(shù)交流活動的計劃管理，對于學術(shù)講座，聯(lián)系好講座地點，填寫學術(shù)報告?zhèn)浒副恚蛏霞壣暾垖W術(shù)報告，等待審核。組織相關(guān)人員參加學術(shù)報告，及時在學院QQ群發(fā)布學術(shù)報告的通知。并將相關(guān)報告材料存檔，對于大型國際、國內(nèi)會議，協(xié)助好相關(guān)負責人做好會場申請、會議組織和接待工作。
2 素質(zhì)要求
高?？蒲忻貢鳛榭蒲泄芾硐到y(tǒng)中最基礎(chǔ)的一個層次，也是不可或缺的一個崗位?？蒲忻貢鎸Φ墓ぷ鲗I(yè)而又繁瑣，既要做好管理工作又要服務于教師；既要上傳下達各項工作，又要處理好各種突發(fā)狀況。要做好一名高?？蒲忻貢仨毦邆湟欢ǖ墓ぷ魉刭|(zhì)要求才能勝任這一崗位。建立一支具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、較強的服務意識、熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用、扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力的科研秘書隊伍，對于高校整體建設中至關(guān)重要。
2.1 良好的職業(yè)道德修養(yǎng)
良好的職業(yè)道德修養(yǎng)是高校科研秘書應具備的核心素質(zhì)，是做好各項工作的保證。高校科研秘書應加強思想道德建設，提高政治覺悟，堅持正確的人生觀、價值觀和世界觀。首先，科研秘書應熱愛自己的工作，做到愛崗敬業(yè)。工作中科研秘書應以崇高的思想品質(zhì)，飽滿的工作熱情，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和扎實的專業(yè)技能去完成工作任務。其次，科研秘書在自己的工作崗位上應重視團結(jié)、注重交流?？蒲忻貢粌H要與本院教師就各類科研工作進行有效的溝通，還要做好領(lǐng)導的得力助手。提高工作效率，在和諧愉悅的工作氛圍中培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，更好地服務于教師。
2.2 較強的服務意識
科研秘書在與領(lǐng)導、上級管理部門、教師溝通交流時應構(gòu)建和諧的相處氛圍，將各項工作順利地進展開，更好地服務于教師，服務于學校。在課題申報過程中，部分青年教師經(jīng)驗不足，這時就需要科研秘書對課題申報、論證、材料的提交等方面對教師進行耐心詳細的講解。在收到上級管理部門部門下發(fā)的通知和任務時，要通過電子郵件或者QQ等聯(lián)系方式逐一傳達到相關(guān)人員，同時再用電話確認。在指導學生科研項目的過程中，科研秘書要熱心地回答學生提出的問題，鼓勵學生積極參加學校及校外組織的科技活動等，開拓學生視野。
2.3 熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用
熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用是做好一名高?？蒲忻貢ぷ鞯幕A(chǔ)，也是科研秘書工作能力的體現(xiàn)?，F(xiàn)在各高校都進入信息化時代，基本上所有高校都擁有自己的科研管理系統(tǒng)。科研秘書需要熟練掌握科研管理系統(tǒng)的使用，及時處理教師在使用科研管理系統(tǒng)中遇到的各種問題，同時對教師添加的信息進行審核，確?？蒲泄芾硐到y(tǒng)能準確無誤地收錄科研信息，有效地反映教師和學校的科研實力。
2.4 扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力
隨著高校教師科研的進一步深入，科研秘書應熟悉學院教師涉及的學科領(lǐng)域以及專業(yè)知識，以及該研究方向在國內(nèi)外所處的水平、地位以及今后的發(fā)展方向，便于與科研人員進行有效的溝通。在科研過程中出現(xiàn)的問題能做出合理的判斷采取相應的處理措施。因此，科研秘書只有具備扎實的專業(yè)知識和不斷學習的能力，不斷地學習和充實相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，才能更好地與教師和相關(guān)部門溝通，更好地完成學院科研管理工作。
3 工作中遇到的主要問題
科研秘書要處理的事情過于專業(yè)復雜，在當前信息化時代新形勢下，科研秘書必須具備一定的工作能力和創(chuàng)新能力，不斷提升自己，掌握工作方法，才能更快更好的完成工作任務。面對飛速發(fā)展的世界，科研秘書在工作中經(jīng)常遇到的問題有以下幾點：
3.1 工作時間分配不夠合理，效率不太高
科研秘書除了本職工作是科研秘書之外，往往還需要兼職擔任其它秘書工作。有的秘書除了在學院擔任科研秘書之外還兼職研究生秘書和教務秘書的相關(guān)事宜。工作量大且繁瑣，往往導致時間分配不過來?？蒲忻貢鶝]有更多的時間去專研各類文件，也不能很好地提升自己。在各類各級項目申報的時候，項目申報的時間節(jié)點基本上都集中在上半年的幾個月里。這就要求科研秘書在較短的時間內(nèi)要完成大量科研項目的審核工作。對于需要為各類部門和領(lǐng)導提供的科研報表和附件材料，時間相對集中，任務重，壓力比較大。
3.2 部分教師未能及時上交所需的材料
對于項目的申報材料，項目負責人往往對自己的申報材料重復修改后仍然不放心，直到材料交到學院科研秘書后仍然需要修改，反復打印，導致全院的材料不能按時交到科研部。往往科研部上交材料也有截止時間，在緊湊的時間下處理大量的工作，難免忙中出錯。某些教師由于超過了材料提交的時間而直接交到學?？蒲胁?。表面上看是給科研秘書節(jié)省了審核工作，但往往導致學院材料不齊全科研部不受理，學院項目申報檔案與科研部不一致，項目申報統(tǒng)計數(shù)目與實際不符，并且缺少了這些信息會給年終總結(jié)等各種匯總信息帶來麻煩。
3.3 工作主動性和創(chuàng)造性不高
科研秘書是高校領(lǐng)導了解高校教師的科研現(xiàn)狀、進展和成果的主要途徑，為了促進教師不斷提高自身的科研能力，做出科研成果，科研秘書要輔助學院領(lǐng)導制定出行之有效的科研管理工作規(guī)章制度和獎勵機制，但對于科研秘書來說，沒有獎勵制度和激勵措施，這使得其工作主動性不強，創(chuàng)造性不高。在科研管理中應適當引進激勵機制，對那些工作認真負責、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關(guān)心和照顧，以維持科研秘書的工作積極性；對那些工作不積極、無責任心、無大局意識的人員應堅決按章處理。只有這樣，才能促進科研秘書在工作中充分發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性。
4 結(jié)語
科研秘書處于一個服務學院教師并聯(lián)系學?？蒲胁康谋容^重要的位置?？蒲忻貢陨硭仞B(yǎng)和工作能力的高低直接影響著高校科研工作的發(fā)展?？蒲忻貢挥性诠ぷ髦信c時俱進不斷思考與學習，才能更好地服務于教師，并為學校領(lǐng)導和科研部及時提供相關(guān)信息，為整個學校的科研管理發(fā)展提供更好的服務。
參考文獻
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