王莉

摘 要：督查督辦工作作為高校辦公室的主要職能之一，是保證上級(jí)部署、學(xué)校決策順利實(shí)施的重要手段，是強(qiáng)化工作執(zhí)行和推動(dòng)工作落實(shí)的有效途徑。當(dāng)前，高校督查督辦工作還存在重視程度不夠、工作機(jī)制不健全、督辦方式相對(duì)單一、信息化水平落后、督辦結(jié)果的評(píng)估考核不完善等問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需建立一套完善統(tǒng)一的督辦工作系統(tǒng)，將整個(gè)督辦過(guò)程從督辦事項(xiàng)產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要到督辦結(jié)果辦理的反饋，全流程納入到網(wǎng)上流程，進(jìn)行全生命周期流轉(zhuǎn)和監(jiān)控; 明確工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任歸屬，提高督辦效率; 完善獎(jiǎng)懲制度和問(wèn)責(zé)機(jī)制，強(qiáng)化對(duì)督辦結(jié)果的考核和評(píng)價(jià)，“督”在節(jié)點(diǎn)上，“查”到關(guān)鍵處，“辦”出實(shí)效果。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);雙一流高校;督查督辦系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2019）06 — 0153 — 03

督查督辦是指對(duì)上級(jí)要求和本單位重要決策部署的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查、研究分析，保證工作的順利開(kāi)展和各項(xiàng)決策的有效實(shí)施，是推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)，提高工作效率的有效手段。高校辦公室作為學(xué)校的綜合職能部門(mén)，承擔(dān)著理順各條線工作機(jī)制、確保政令暢通、促進(jìn)政策落實(shí)的任務(wù)。作為高校管理行為的延伸，督查督辦不僅是落實(shí)重大部署、重要決定和提高行政效能的重要手段，也是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部執(zhí)行力、改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)、提升行政工作效率的突破點(diǎn)，在推動(dòng)重大決策部署和工作安排落實(shí)中有著重要的作用。新時(shí)期，本文在肯定高效督查督辦對(duì)高校發(fā)展積極意義的基礎(chǔ)上，充分調(diào)查研究目前督查督辦工作運(yùn)行中存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以分析南京師范大學(xué)督查督辦系統(tǒng)建設(shè)的目的、功能、意義和建設(shè)方向，以期為各高校督查督辦工作的開(kāi)展提供實(shí)踐參考。

一、系統(tǒng)建設(shè)的必要性

2014 年8 月，國(guó)務(wù)院辦公廳以國(guó)辦發(fā)﹝2014﹞42號(hào)文件的形式下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)政府督促檢查工作的意見(jiàn)》，對(duì)加強(qiáng)督促檢查工作提出了一系列新的要求。文件要求，“把督促檢查工作貫穿于政府工作的全過(guò)程，研究決策時(shí)提出督促檢查要求，部署工作時(shí)明確督促檢查事項(xiàng)，決策實(shí)施后檢查落實(shí)情況?！?018年，習(xí)近平在中央全面深化改革委員會(huì)第四次會(huì)議和十九大報(bào)告中明確指出：“要投入更多精力、下更大氣力抓落實(shí)”，“提高工作落實(shí)的本領(lǐng)，堅(jiān)持說(shuō)實(shí)話、謀實(shí)事、出實(shí)招、求實(shí)效”。黨的十八大以來(lái)，隨著黨委巡視工作不斷深入，巡視整改意見(jiàn)的反饋落實(shí)工作已成為學(xué)校重要工作之一，很多學(xué)校都將整改工作列入年度工作計(jì)劃。新時(shí)期，作為“雙一流”建設(shè)高校，學(xué)校事業(yè)發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)也必須落腳在對(duì)工作任務(wù)和文件精神“高質(zhì)量”的執(zhí)行和強(qiáng)有力的推動(dòng)上，這對(duì)督辦的力度和效度提出新的要求。

沒(méi)有教育的信息化就沒(méi)有教育的現(xiàn)代化。劉延?xùn)|同志曾講要“以教育信息化全面推動(dòng)教育現(xiàn)代化”。高校督查督辦工作的信息化是教育信息化的應(yīng)有之義，是提高督查督辦工作效能的有效途徑。將督辦的各項(xiàng)要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，將督辦事項(xiàng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全流程跟蹤管理，將督辦的績(jī)效評(píng)估應(yīng)用到學(xué)校對(duì)部門(mén)和個(gè)人的考核評(píng)價(jià)中，是大勢(shì)所趨。隨著智慧校園、數(shù)字校園的建設(shè)，通過(guò)對(duì)全生命周期的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)督查督辦工作的信息化、實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，對(duì)學(xué)校重要工作進(jìn)行目標(biāo)管理、過(guò)程管理和反饋評(píng)價(jià)管理至關(guān)重要。

二、督查督辦工作普遍存在的問(wèn)題

根據(jù)對(duì)部分高校的調(diào)研情況，大部分高校辦公室都有督查督辦的職能，但長(zhǎng)期運(yùn)行以來(lái)，主要存在如下問(wèn)題：

1.對(duì)督查督辦重視程度不夠。隨著高校職能的拓展和內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的完善，高校辦公室事務(wù)常常是各項(xiàng)工作交織進(jìn)行，從部署到落實(shí)，從決策到執(zhí)行，對(duì)具體的工作人員提出了較高的要求。而對(duì)于各項(xiàng)工作的具體落實(shí)及決策的貫徹實(shí)施，以及進(jìn)展和成效如何，是否存在問(wèn)題等，很多高校沒(méi)有專門(mén)的督辦機(jī)構(gòu)和人員。同時(shí)，在基層部門(mén)和學(xué)院，并沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)處理督辦事項(xiàng)的人員，督辦工作在對(duì)接和反饋上存在一定困難。

2.督查督辦工作機(jī)制不健全。目前，高校的督查督辦職能大多由學(xué)校辦公室承擔(dān)，一些辦公室還設(shè)立了專門(mén)的督辦室，并制定了有關(guān)規(guī)章制度。從實(shí)際運(yùn)行情況看，督查督辦沒(méi)有成為常態(tài)化工作，工作缺乏連貫性和權(quán)威性。缺乏完善的實(shí)施辦法和責(zé)任機(jī)制，導(dǎo)致督辦工作受個(gè)人業(yè)務(wù)水平、分工合作情況和整體工作安排影響較大。同時(shí)，督查督辦事項(xiàng)存在邊界不清的現(xiàn)象，對(duì)于時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及部門(mén)多、解決難度大的問(wèn)題，容易停滯不前，甚至出現(xiàn)推諉、扯皮的現(xiàn)象，缺乏合理的考核制度、公開(kāi)制度和獎(jiǎng)懲制度。

3.督查督辦方式相對(duì)單一。從督查督辦的具體事項(xiàng)來(lái)看，因其內(nèi)容不同、性質(zhì)不同，方法也應(yīng)不同，需要針對(duì)具體事項(xiàng)確定合理的督查方式。目前督辦的方式主要是事后督辦、年中年底督辦，依靠打電話要，發(fā)短信催等傳統(tǒng)方式進(jìn)行，重“結(jié)果”輕“過(guò)程”，缺少有效的動(dòng)態(tài)監(jiān)控和過(guò)程管理。

4.督查督辦工作信息化建設(shè)滯后。另外，隨著高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大，一校三區(qū)相對(duì)較為分散，使得“管理鏈條”增長(zhǎng)，管理難度增大，各類(lèi)決策及信息的傳達(dá)和執(zhí)行力度減緩、延遲，這無(wú)疑會(huì)增加督查督辦工作的難度。有些重要程度高、落實(shí)難度大、完成周期長(zhǎng)的事項(xiàng)不能僅僅依靠口頭交辦、電話通知或者書(shū)面?zhèn)鬟_(dá)等傳統(tǒng)方式進(jìn)行，將督查事項(xiàng)的提出、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋、歸檔等環(huán)節(jié)納入信息系統(tǒng)，方便全流程跟蹤和管理。

三、我校督查督辦系統(tǒng)建設(shè)情況

針對(duì)以上情況，2018年校辦專門(mén)成立了督辦科，與原有的公文職能相聯(lián)動(dòng)，在智慧化校園建設(shè)過(guò)程中，在OA系統(tǒng)專門(mén)建立了督查督辦系統(tǒng)。將校務(wù)會(huì)議、黨委常委會(huì)等主要會(huì)議形成的決策意見(jiàn)，校長(zhǎng)辦公會(huì)、重要協(xié)調(diào)會(huì)等工作會(huì)議形成的工作方案，進(jìn)行全要素、全生命周期、全流程管理。

1.實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理，納入智慧校園建設(shè)

在督辦系統(tǒng)里，一項(xiàng)工作從開(kāi)始制定方案到最后督辦歷經(jīng)了“制定方案”-“提交議題”-“會(huì)議討論”-“形成紀(jì)要”-“下發(fā)抄告”-“督查督辦”-“落實(shí)執(zhí)行”-“意見(jiàn)反饋”8個(gè)階段。隨著新版OA系統(tǒng)的上線，督辦流程從相關(guān)職能部門(mén)提交黨委常委會(huì)和校務(wù)會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議的議題階段開(kāi)始，到工作落實(shí)反饋，督辦任務(wù)完成，這一過(guò)程全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作。

2.階段性成果分步呈現(xiàn)，便于工作記錄和總結(jié)

所有工作的完成不可能一蹴而就，需要分步驟、分項(xiàng)目、分部門(mén)實(shí)施。為了方便執(zhí)行部門(mén)及時(shí)反饋各自完成情況，系統(tǒng)專門(mén)設(shè)立了“里程碑”，用以記錄階段性的標(biāo)志性成果?！袄锍瘫钡脑O(shè)立一方面是督辦事項(xiàng)完成的需要，同時(shí)也是工作的留痕和總結(jié)，方便相關(guān)單位和責(zé)任人今后工作中提取和查閱。

3.多視野、多角度全面督辦，充分保障督辦效果

為了使部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員、校領(lǐng)導(dǎo)都能了解所有工作完成情況，系統(tǒng)做了專門(mén)設(shè)計(jì)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可見(jiàn)本部門(mén)主辦的各項(xiàng)督辦工作;辦公室督辦工作人員可見(jiàn)各自相關(guān)的所有工作完成情況;校領(lǐng)導(dǎo)可見(jiàn)所有工作完成情況，也可根據(jù)自己的分工職責(zé)，查看分管部門(mén)和聯(lián)系學(xué)院的工作完成情況。根據(jù)工作進(jìn)展，能夠變被動(dòng)接收督辦進(jìn)展為主動(dòng)了解，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;適時(shí)干預(yù)，有效糾偏;加快進(jìn)度，增強(qiáng)效應(yīng)，從而方便頂層設(shè)計(jì)和有效推動(dòng)。建立三級(jí)督辦體系，根據(jù)各自的工作要求，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行督查督辦，使所有工作都能按照時(shí)間要求有序開(kāi)展，準(zhǔn)時(shí)完成。

4.加強(qiáng)預(yù)警和提醒設(shè)置，有效提高工作規(guī)劃性

隨著學(xué)校事業(yè)發(fā)展，各單位工作日趨繁重，有時(shí)只關(guān)注了當(dāng)前突發(fā)工作、重點(diǎn)工作，忽視了前面布置的工作;有時(shí)會(huì)及時(shí)完成工作，卻忽略在系統(tǒng)中填報(bào)。為了避免此類(lèi)情況，系統(tǒng)專門(mén)設(shè)置了預(yù)警提醒功能。一方面在系統(tǒng)中通過(guò)不同顏色區(qū)分按時(shí)完成、逾期完成、未完成，另一方面，在截止時(shí)間之前，系統(tǒng)通過(guò)手機(jī)短信定時(shí)提醒，今后還將實(shí)現(xiàn)微信提醒。通過(guò)預(yù)警提醒功能，以期提高工作完成效率。

四、督查督辦系統(tǒng)建設(shè)的意義

1.全員督查的工作格局，變督查督辦工作“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。數(shù)字化督查督辦系統(tǒng)建設(shè)，目前在我國(guó)高校中是一個(gè)較前沿的課題，具有相應(yīng)操作資質(zhì)、運(yùn)作成熟的集成商并不多，目前進(jìn)行此類(lèi)探索的高校也屈指可數(shù)，此項(xiàng)研究尚在前列。傳統(tǒng)的督查督辦，整個(gè)過(guò)程只有督查者及被督查者參與。在督查督辦工作的整個(gè)過(guò)程中，其他人員無(wú)法了解到相關(guān)信息。而通過(guò)督辦系統(tǒng)和智慧校園建設(shè)，可以將督辦工作的整個(gè)環(huán)節(jié)如擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋、直至歸檔等記錄在案，公布于眾，變督查督辦工作從“部門(mén)督辦”轉(zhuǎn)為“全員督辦”，有利于形成全員督查的工作格局，有利于高校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)整個(gè)督查督辦事項(xiàng)及其進(jìn)展、結(jié)果的了解，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作從“被動(dòng)”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)”，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”。

2.督查督辦工作的閉路系統(tǒng)，打造有力抓手，理清督查督辦工作重點(diǎn)。由傳統(tǒng)高校辦公室在督查督辦工作中的“結(jié)果導(dǎo)向”向“過(guò)程導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變。使用新信息技術(shù)和科學(xué)測(cè)量的工具來(lái)策劃、控制和改進(jìn)過(guò)程的效果、效率和適應(yīng)性，可以使得督查督辦工作的各個(gè)環(huán)節(jié)如交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等都在系統(tǒng)中有詳細(xì)的記錄。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)督查督辦工作的完成情況，完成的進(jìn)度，責(zé)任人，標(biāo)志性事件將一目了然，這將促使督查督辦工作各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成閉路。同時(shí)，也破解了督查督辦工作流于形式，重點(diǎn)不突出的問(wèn)題，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、糾正偏差。

3.“線上+線下”的督查督辦系統(tǒng)打破環(huán)節(jié)時(shí)空限制，提高工作績(jī)效?！熬€上”將此項(xiàng)工作納入到學(xué)校智慧校園建設(shè)中，通過(guò)信息化的手段監(jiān)督檢查學(xué)校各項(xiàng)工作的具體開(kāi)展和實(shí)際落實(shí)情況?！熬€下”引入督辦問(wèn)責(zé)機(jī)制、強(qiáng)化對(duì)督辦結(jié)果的績(jī)效管理和獎(jiǎng)懲應(yīng)用，建立“職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核”五位一體的協(xié)同機(jī)制，有效保證督查督辦效果。特別是線上的信息系統(tǒng)，關(guān)系到被督辦工作落實(shí)的重視程度和執(zhí)行力度，關(guān)系到辦公室管理的效率和效果。利用信息化手段，可以減少傳統(tǒng)的督查督辦工作會(huì)議等，在時(shí)間及空間上減少相關(guān)部門(mén)因業(yè)務(wù)性工作繁忙見(jiàn)一面不容易的窘境，解放了相關(guān)參與部門(mén)在某一時(shí)間、空間上難對(duì)接的困難，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作的全方位、跨時(shí)空、多渠道跟蹤，提高工作績(jī)效。

五、對(duì)系統(tǒng)未來(lái)發(fā)展方向和運(yùn)行的難點(diǎn)思考

1.對(duì)數(shù)據(jù)共享的完善的未來(lái)計(jì)劃?，F(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)資源共享的社會(huì)，信息時(shí)代下，充分利用信息資源是發(fā)展的持續(xù)動(dòng)力。信息化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和有效性是前提，對(duì)于現(xiàn)有使用的系統(tǒng)，不同系統(tǒng)具有不同開(kāi)發(fā)商，內(nèi)數(shù)據(jù)流通彼此不連接共享，一定程度存在“信息孤島”現(xiàn)象。同時(shí)，線下會(huì)議的紀(jì)要、抄告很多時(shí)候以紙質(zhì)的形式發(fā)放和留存，不利于任務(wù)的歸口和信息的有效溝通。督辦系統(tǒng)把工作做在平時(shí)，年中、年末的校務(wù)會(huì)議、常委會(huì)執(zhí)行情況總結(jié)由系統(tǒng)自動(dòng)完成，將信息的被動(dòng)收集變?yōu)橹鲃?dòng)讀取和分析，強(qiáng)化執(zhí)行過(guò)程，確保落實(shí)到位。各部門(mén)、各學(xué)院只需對(duì)以往的完成情況進(jìn)行審查和補(bǔ)充，可大大減少各單位年底各項(xiàng)總結(jié)的工作量，提高工作效率。系統(tǒng)將在整合數(shù)據(jù)，打破不同平臺(tái)和用戶之間的壁壘，盡可能簡(jiǎn)化流程，實(shí)現(xiàn)一鍵讀取，信息共享。

2.對(duì)督辦工作的監(jiān)督模式思考。對(duì)督辦過(guò)程的監(jiān)督機(jī)制，關(guān)系到督辦執(zhí)行的有效程度和效益，也關(guān)系到執(zhí)行部門(mén)和相關(guān)單位的工作積極性?？?jī)效評(píng)估理論主張公眾參與績(jī)效評(píng)估，包括參與鑒別要評(píng)估的項(xiàng)目，陳述目的并界定所期望的結(jié)果，選擇衡量標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)，設(shè)置業(yè)績(jī)和結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)和、監(jiān)督結(jié)果等。所以除了政策制定的主體、主管部門(mén)、相關(guān)責(zé)任人，監(jiān)督也需要其他群體的參與。如專家群體、獨(dú)立評(píng)估單位掛靠在相關(guān)部門(mén)、教師、學(xué)生代表等，監(jiān)督主體應(yīng)該從系統(tǒng)自評(píng)向多元化的主體發(fā)展。在傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)模式中忽略非相關(guān)責(zé)任單位的普通非利益相關(guān)人員，不利于改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提升督辦執(zhí)行效力。目前系統(tǒng)的監(jiān)督主體一種是探索通過(guò)全員督辦的方式，對(duì)全校教師公開(kāi);一種是探索通過(guò)一定的機(jī)制，選擇一批代表，如執(zhí)委會(huì)代表、兼職監(jiān)察員、特邀監(jiān)察員、學(xué)生會(huì)、研究生會(huì)代表等，對(duì)督辦過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行把關(guān)和監(jiān)督。

3.對(duì)考核結(jié)果的評(píng)估、應(yīng)用的模型設(shè)計(jì)。

評(píng)估是對(duì)客體滿足主體需要的程度的判斷活動(dòng)，其目的在于控制客體的過(guò)程和行為，以及為主體服務(wù)。學(xué)校相關(guān)部門(mén)正是通過(guò)督辦系統(tǒng)建設(shè)評(píng)價(jià)體系來(lái)收集信息、處理進(jìn)度、分析數(shù)據(jù)等信息，控制并不斷完善其行為，以提高督辦效率，從而為學(xué)校決策和執(zhí)行服務(wù)。

對(duì)于督辦系統(tǒng)所反饋的工作落實(shí)情況，可以采取定性和定量相結(jié)合的分析方式進(jìn)行評(píng)估。定量分析可以通過(guò)督辦系統(tǒng)所反饋的工作執(zhí)行的力度和效度。執(zhí)行的力度主要針對(duì)執(zhí)行主體、執(zhí)行資源、執(zhí)行制度狀態(tài)的評(píng)價(jià)。執(zhí)行的效度就看是否達(dá)到預(yù)期效果，是否實(shí)際解決問(wèn)題的程度，即政策的落實(shí)程度，反應(yīng)在執(zhí)行績(jī)效就是執(zhí)行效果、效益和效率的統(tǒng)一。在實(shí)際督辦事項(xiàng)中，如何花費(fèi)時(shí)間較少、解決問(wèn)題程度和質(zhì)量較高、消耗資源狀況較少地完成既定預(yù)期目標(biāo)，是進(jìn)行評(píng)估和考核的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

另一方面，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)督辦結(jié)果進(jìn)行考核評(píng)估的科學(xué)化、制度化和法制化。在督辦工作的績(jī)效評(píng)估中，既要關(guān)注目標(biāo)和過(guò)程，同時(shí)也要對(duì)上級(jí)組織和學(xué)校政策和各項(xiàng)工作的預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度和效果來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)。不僅看重決策過(guò)程和執(zhí)行過(guò)程，同時(shí)注重執(zhí)行效果，在績(jī)效評(píng)價(jià)中，充分肯定“公平、公正、廉潔、責(zé)任”等價(jià)值，鼓勵(lì)師生員工參與評(píng)價(jià)。同時(shí)確立正確的評(píng)估目的，實(shí)施科學(xué)權(quán)威、公平合理的評(píng)價(jià)工作，對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果持續(xù)追蹤，引入督辦問(wèn)責(zé)機(jī)制、強(qiáng)化對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度和激勵(lì)措施，將督查督辦的結(jié)果有效應(yīng)用到部門(mén)績(jī)效評(píng)估和個(gè)人考核評(píng)價(jià)體系中，是系統(tǒng)建設(shè)的探索方向。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔責(zé)任編輯：侯慶?！?/p>