文/王大全

1 前言

會(huì)計(jì)工作并不是一項(xiàng)只著眼于現(xiàn)實(shí)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員在工作中如果遇到了問題，必須從歷史信息中找到問題的成因，這樣才能從根本上解決問題。會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理人員提供歷史信息，以便于會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行分析。物流運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)當(dāng)思考如何做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，并針對以往缺陷進(jìn)行優(yōu)化，開展必要的相關(guān)研究，此舉具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

2 物流運(yùn)輸企業(yè)中會(huì)計(jì)檔案的作用

2.1 可加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理力度

在物流運(yùn)輸企業(yè)角度上，高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)以往經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等進(jìn)行記錄，生成原始的信息數(shù)據(jù)體，這樣會(huì)計(jì)檔案管理人員就能夠根據(jù)數(shù)據(jù)體了解以往工作情況，再從微觀層面上對現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行管理，使得企業(yè)內(nèi)部管理力度得到加強(qiáng)?？傮w而言，所謂會(huì)計(jì)檔案就是記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)軌跡的報(bào)表，其中信息會(huì)依照一定規(guī)則構(gòu)成一個(gè)體系，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等都是構(gòu)成報(bào)表內(nèi)信息體系的核心要素。會(huì)計(jì)檔案與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，會(huì)計(jì)檔案管理人員通過檔案內(nèi)信息能夠了解到企業(yè)在發(fā)展歷程各階段中的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況，如開設(shè)了什么業(yè)務(wù)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的成本支出與收益情況等，隨后采用會(huì)計(jì)核算方法對所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)運(yùn)動(dòng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌與綜合分析，對微觀存在的問題進(jìn)行掌握，最后做出能治理現(xiàn)存問題或推動(dòng)企業(yè)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的決策。

2.2 便于開展經(jīng)濟(jì)管理工作

對于物流運(yùn)輸企業(yè)而言，經(jīng)濟(jì)管理工作的重要性不言而喻，該項(xiàng)工作的主要內(nèi)容包括經(jīng)濟(jì)分析、預(yù)測與決策，其中涉及現(xiàn)代會(huì)計(jì)的兩大職能，即監(jiān)督職能與管理職能。首先，在監(jiān)督職能上，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案管理人員想要知道企業(yè)當(dāng)前存在哪些經(jīng)濟(jì)層面上的問題或者想知道企業(yè)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下的未來走勢，可以依靠會(huì)計(jì)檔案中的歷史信息進(jìn)行分析與預(yù)測。例如，會(huì)計(jì)檔案管理人員根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歷史信息發(fā)現(xiàn)以往企業(yè)業(yè)務(wù)擴(kuò)張速度比較快，現(xiàn)今已經(jīng)達(dá)到了較高水平，每周期的成本支出占企業(yè)當(dāng)前周期經(jīng)濟(jì)收益的50%，因此會(huì)計(jì)檔案管理人員預(yù)測判斷確認(rèn)如果企業(yè)繼續(xù)依照以往速度擴(kuò)張業(yè)務(wù)項(xiàng)目，成本支出會(huì)超出經(jīng)濟(jì)收益，說明企業(yè)當(dāng)前需要減緩甚至?xí)和I(yè)務(wù)項(xiàng)目擴(kuò)張，將成本放在內(nèi)部管理強(qiáng)化中；其次，在管理職能中如果會(huì)計(jì)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)發(fā)生了一些違規(guī)現(xiàn)象，可以通過會(huì)計(jì)檔案歷史信息了解到此類現(xiàn)象中的經(jīng)濟(jì)運(yùn)動(dòng)情況，根據(jù)這一情況鎖定違規(guī)現(xiàn)象的源頭，隨后進(jìn)行管理。

2.3 提供可靠參考

幾乎所有企業(yè)在長期的歷史發(fā)展中都會(huì)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)管理不善的情況，這一點(diǎn)在物流運(yùn)輸企業(yè)中也不例外。這些情況的產(chǎn)生并不可怕，可怕的是人們不吸取教訓(xùn)，導(dǎo)致此類情況反復(fù)發(fā)作，這就會(huì)給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。但面對這種情況，如果物流運(yùn)輸企業(yè)內(nèi)有良好的會(huì)計(jì)檔案，就可以將以往出現(xiàn)過的情況記錄在內(nèi)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員根據(jù)檔案了解到企業(yè)可能會(huì)發(fā)生什么樣的情況、相關(guān)問題會(huì)造成什么影響、有什么特征、當(dāng)時(shí)是如何規(guī)避的等參考信息，這樣會(huì)計(jì)檔案管理人員在后續(xù)經(jīng)濟(jì)管理工作中能夠避免此類情況發(fā)生，即使發(fā)生也能及時(shí)做出應(yīng)對，為會(huì)計(jì)檔案提供可靠參考[1]。

3 物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中的現(xiàn)狀問題

3.1 管理模式已不滿足工作需求

既然會(huì)計(jì)檔案需要對物流運(yùn)輸企業(yè)的歷史信息進(jìn)行記錄，就說明會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量會(huì)不斷增多，因此隨著時(shí)間的推移，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)記錄的信息最終會(huì)形成一個(gè)不斷增長的龐大信息體且其中每條信息都不能隨意丟棄，會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案管理中要對所有信息進(jìn)行維護(hù)。因?yàn)楝F(xiàn)代物流運(yùn)輸企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作模式依賴人工，所以無論是工作效率還是工作穩(wěn)定性都會(huì)受人工影響，其中最主要的影響表現(xiàn)就體現(xiàn)在工作效率上。即人工模式下會(huì)計(jì)檔案管理人員即使全天候不間斷的工作最多也就能處理數(shù)萬條信息，而在企業(yè)長期發(fā)展下會(huì)計(jì)檔案內(nèi)的信息又何止數(shù)萬，人工不能全天候不間斷工作，這就體現(xiàn)出人工在工作效率上的不足，無法有效對所有信息進(jìn)行處理，同時(shí)物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)檔案不斷更新，使在工作效率低的情況下，未被處理的信息越積越多，這必將造成很多負(fù)面影響，也說明了人工管理模式依舊不滿足現(xiàn)實(shí)工作需求，必須得到改善[2]。

3.2 檔案形式落后

目前，許多物流運(yùn)輸企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案形式都比較傳統(tǒng)，即紙質(zhì)形式，這種形式在現(xiàn)代視角上存在很多缺陷：其一，紙質(zhì)形式的檔案存在易損壞、易丟失，甚至是易被竊、易被篡改等缺陷，使得該形式下的檔案無法被長期保存，給會(huì)計(jì)檔案管理工作造成巨大的阻礙；其二，紙質(zhì)形式的檔案不易于流通，即會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)常需要傳遞檔案信息，但紙質(zhì)形式檔案數(shù)量較多，如果要全部傳遞就會(huì)消耗大量的時(shí)間，過程比較繁瑣，因此該形式檔案不易于流通，同時(shí)紙質(zhì)形式檔案在流通過程中容易出現(xiàn)損壞、丟失的現(xiàn)象，這也說明其存在不易于流通的缺陷；其三，紙質(zhì)形式的檔案信息錯(cuò)綜復(fù)雜，不便于整體分析，即每張檔案用紙的信息容量有限，面對歷史累積下龐大的檔案信息，檔案內(nèi)紙張數(shù)量也會(huì)不斷增長，這時(shí)如果會(huì)計(jì)檔案管理人員需要尋找一些久遠(yuǎn)的歷史信息，就要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行找尋，甚至某些工作中涉及大量歷史信息，這時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員要將這些信息關(guān)聯(lián)在一起絕非易事，也說明了紙質(zhì)形式檔案在這方面存在缺陷。由此可知，紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)檔案使檔案管理工作遭遇了較大阻力與困難，該形式檔案比較落后，需要得到改進(jìn)與優(yōu)化。

3.3 檔案管理人員專業(yè)水平不足

現(xiàn)代很多物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)將檔案管理工作交付于會(huì)計(jì)人員，同時(shí)兼顧會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)檔案管理兩項(xiàng)工作，此舉能夠保障兩項(xiàng)工作的協(xié)同性，是一種行之有效的崗位職能劃分方式。但在該方式下，相關(guān)企業(yè)普遍都忽略了會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案管理工作人員時(shí)的專業(yè)水平問題，即大部分會(huì)計(jì)人員的專業(yè)水平傾向于會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)賬目編制等，而在會(huì)計(jì)檔案管理方面則顯得比較薄弱，因此就出現(xiàn)了檔案管理人員專業(yè)水平不足的問題。這一問題很可能會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)信息不完整、不準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)工作被誤導(dǎo)，因此物流運(yùn)輸企業(yè)必須著重對這一點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化，這是加強(qiáng)此類企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的必由之路。

4 物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化策略

4.1 管理模式改革

既然人工管理模式已經(jīng)不滿足當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作需求，物流運(yùn)輸企業(yè)就有必要對該模式進(jìn)行改革，這里本文提出的改革方向是大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種泛用性技術(shù)，基本上在任何領(lǐng)域中都可使用，同時(shí)該項(xiàng)技術(shù)還具有強(qiáng)大的信息處理性能及智能邏輯，因此將該項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案管理工作中能夠取代人工對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，最終所得信息被高度簡化，這時(shí)后續(xù)工作已處于人工能力范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理模式改革。具體應(yīng)用方法是，首先，物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)人員可以將檔案信息全部輸入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中，借助技術(shù)信息分析功能獲取每條信息的特征，使系統(tǒng)能夠根據(jù)特征對信息進(jìn)行定義與識(shí)別；其次，在智能邏輯上大數(shù)據(jù)技術(shù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)各信息的定義將它們連接在一起，形成一個(gè)代表管理事項(xiàng)的信息架構(gòu)，這時(shí)會(huì)計(jì)人員就能直接根據(jù)該架構(gòu)了解到事項(xiàng)的可能發(fā)展路線，即發(fā)展走向的概率，隨后做出準(zhǔn)確判斷。

4.2 檔案形式全面革新

同理，面對紙質(zhì)形式檔案上的缺陷，物流運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)當(dāng)對該形式進(jìn)行革新，建議企業(yè)采用電子檔案形式實(shí)現(xiàn)革新目的。所謂電子檔案形式，就是將所有紙質(zhì)形式的檔案全部轉(zhuǎn)換成電子信息格式，保存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，這種形式的檔案就不會(huì)被損壞，同時(shí)只要做好備份，檔案信息也不會(huì)出現(xiàn)丟失、被竊、篡改的現(xiàn)象，可見紙質(zhì)檔案形式中的種種缺陷在電子形式下被全部解決。另外，電子檔案形式與上述提到的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用有良好的銜接關(guān)系，可以將電子信息格式轉(zhuǎn)化視作大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用預(yù)備工作。

4.3 開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)工作

會(huì)計(jì)人員在專業(yè)學(xué)習(xí)階段很難接觸到檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，因此會(huì)計(jì)人員在該方面的專業(yè)能力必然會(huì)處于較低水平，這時(shí)在物流運(yùn)輸企業(yè)個(gè)體層面上，有必要開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)工作，對會(huì)計(jì)人員該方面展業(yè)能力進(jìn)行加強(qiáng)，保障檔案管理工作質(zhì)量。在培訓(xùn)過程中，首先，要讓會(huì)計(jì)人員在觀念上接受檔案管理，這樣才能使會(huì)計(jì)人員重視培訓(xùn)內(nèi)容；其次，在培訓(xùn)內(nèi)容中應(yīng)當(dāng)傳遞檔案管理工作的要點(diǎn)、相關(guān)技術(shù)的使用方式等，這一部分的內(nèi)容要盡可能精簡，拋出一些不必要的理論內(nèi)容，提高會(huì)計(jì)人員該方面的能力，保障會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。

5 結(jié)語

綜上，本文對物流運(yùn)輸企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行了分析，闡述了該項(xiàng)工作的作用、現(xiàn)狀與存在的問題，針對問題提出了優(yōu)化策略。通過分析可知，會(huì)計(jì)檔案管理工作對于物流運(yùn)輸企業(yè)而言非常重要，良好的工作開展能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)作、效益等做出保障，但現(xiàn)實(shí)情況中物流運(yùn)輸企業(yè)內(nèi)的該項(xiàng)工作開展情況表現(xiàn)不佳，其中存在很多問題。采用文中提出的策略能對現(xiàn)狀問題進(jìn)行全面治理，起到優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作的作用。